Wie Sie ein Gantt Diagramm erstellen

factro bietet ‒ neben dem Projektstrukturbaum, der Aufgabenliste und dem Kanban Board ‒ jetzt auch das Gantt-Chart in einer optisch ansprechenden Darstellung an... Was genau ist ein Gantt-Diagramm? Welche Vorteile bietet es im Projektmanagement und wie erstellen Sie Gantt-Charts mit factro?

Gantt Chart schnell aufbauen

Mit dem Gantt Diagramm können Sie Ihren Zeitplan sprechend und übersichtlich visualisieren. Damit behalten Sie alle Aufgaben, Abhängigkeiten, Meilensteine und Deadlines jederzeit im Blick und bringen Ihre Projekte pünktlich und wirtschaftlich ins Ziel.

Wie Sie vom Gantt Chart profitieren und eines aufbauen zeigt Ihnen der folgende Artikel anhand der Projektmanagement-Software factro. Das Tool bietet ‒ neben dem Projektstrukturbaum (PSP), der Aufgabenliste und dem Kanban Board – auch das Gantt Chart.

Das kann ein Gantt Diagramm

Balken-Visualisierung

Mithilfe der Gantt-Darstellung werden alle Projekt-Aktivitäten, also Pakete und Aufgaben eines Projektes, entsprechend Ihres zeitlichen Aufwands ‒ chronologisch von links nach rechts ‒ unterhalb einer Zeitleiste ausgerichtet, wobei jedes Paket und jede Aufgabe des Projektes durch einen Balken repräsentiert wird. Pakete werden in factro durch grüne, Aufgaben durch schwarze Balken veranschaulicht.

Ein Balken bildet dabei immer das Start- bzw. Enddatum und somit die Dauer einer Aufgabe ab. Daher wird diese Art der Darstellung oft auch als Balken-Diagramm oder Balkenplan bezeichnet.

Ein Screenshot des Gantt Charts in factro
Das Gantt Chart in factro

Wo stehe ich gerade?

Die Zeiträume für Pakete, aber auch für das ganze Projekt ergeben sich immer aus den „darunterliegenden“ Aufgaben. Die senkrechte Linie kennzeichnet dabei das aktuelle Datum von heute. Alle Aufgaben, die ihr Enddatum links von dieser Linie haben, sollten also bereits erledigt sein. Dies wird grafisch durch das grüne Häkchen und die hellgraue Darstellung des blauen Aufgaben-Balkens angezeigt.

Bereiche innerhalb der Gantt-Darstellung

Wenn Sie in factro ein Gantt Diagramm erstellen, lässt es sich grundsätzlich in 3 Bereiche gliedern:

  • Am linken Rand befinden sich alle Projektschritte, d.h. Pakete und Aufgaben in hierarchisch strukturierter Form.
  • Es folgen weitere optionale Informationsspalten wie Ausführender, Start- / Enddatum, Status etc., die individuell hinzugefügt werden können.
  • Rechts daneben wird im grafischen Bereich der zeitliche Verlauf in Form von Balken visualisiert.

Gantt liefert Übersicht und Aussagekraft

Wenn Sie ein Gantt Chart erstellen, lassen sich Terminpläne für Projekte auf einfache Weise grafisch abbilden und übersichtlich auf einen Blick verfolgen. Zudem erkennt man direkt, welche Aufgaben bereits abgeschlossen, welche zurzeit in Bearbeitung und welche noch in Planung sind.

So sind alle Projektbeteiligten oder Kunden sofort auf dem Laufenden. Zeitkritische Aufgaben können im Gesamtkontext schnell identifiziert und behandelt werden. Sie können einen Aufgabenbalken komplett verschieben, ohne seine Dauer zu verändern. Die Dauer ändern Sie am Anfang des Balkens für den Start und am Ende für den Endzeitpunkt.

Eine Animation, die zeigt, wie Zeiträume von Abhängigkeiten in factro verschoben werden
So einfach verschieben Sie Aufgaben, die in Beziehung zueinander stehen

Verschieben Sie auf der Zeitachse ganze Aufgabenpakete oder Projekte, werden alle darunterliegenden Aufgaben entsprechend als Block verschoben. Noch ein Hinweis: Die von Ihnen eingestellten oder optimierten Zeiträume können Sie natürlich in einem nächsten Projekt wiederverwenden, wenn Sie dieses Projekt als Vorlage abspeichern.

Abhängigkeiten, Abfolgen und Meilensteine

Vorgänger-/Nachfolger-Beziehungen bestimmen

Planen Sie den Ablauf Ihrer Projekte noch exakter – mit den Vorgänger-/Nachfolger-Beziehungen. Mit diesen unterstützt Sie factro in Ihrem Projekt, Aufgaben in einer sinnvollen Abfolge miteinander zu verknüpfen. Fahren Sie mit dem Cursor über die Aufgabenbalken, werden Ihnen mögliche Vorgänger-Aufgaben angezeigt, die Sie durch einen Klick auswählen können.

Sogleich werden Ihnen mögliche Nachfolger-Aufgaben vorgeschlagen, die Sie nur noch auswählen müssen – und schon ist die Beziehung/Abhängigkeit gesetzt. So sehen Sie auf einen Blick alle Zusammenhänge im Projekt, erkennen kritische Abfolgen (rote Pfeile) und können diese bequem per Drag & Drop anpassen.

Ein Screenshot mit Abhängigkeiten in einem factro Gantt Chart
Vorgänger-Nachfolger-Beziehungen erkennen Sie an den Pfeilen

Meilensteine setzen

Oftmals enthalten Projekte wichtige Benchmarks wie Projektphasen, Lieferfristen oder Meetings. Die Meilensteine helfen Ihnen dabei, Ihr Projekt noch besser zu strukturieren, Ihr Team zu motivieren und wichtige Etappen im Blick zu behalten. Im Gantt Diagramm sind diese mit einer Raute gekennzeichnet.

Gantt Chart drucken

Für Offline-Meetings, Plantafeln oder zur Weitergabe können Sie das Gantt Chart auch drucken. Das geht ganz einfach:

  • Gehen Sie dazu auf das Zahnrad-Icon
  • Wählen Sie „Drucken

factro erzeugt Ihnen in Echtzeit eine PNG-Datei, die Sie auf Ihrem Rechner direkt öffnen, abspeichern, ausdrucken oder per E-Mail verschicken können. Schneller und bequemer geht es nicht. Anders als z.B. bei Excel brauchen Sie keine Formeln, Formatierungen und müssen die Darstellung nicht selber händisch einrichten.

Fazit: Was zeigt das Gantt Diagramm?

  • Liste der Pakete und Aufgaben eines Projektes
  • Start- und Enddatum sowie geplante Dauer von Projekten, Paketen und einzelnen Aufgaben
  • Überschneidungen von Aufgaben
  • aktueller Aufgabenfortschritt
  • Vorgänger-/Nachfolger-Beziehungen zwischen Aufgaben
  • kritische Abfolgen
  • Meilensteine im Projekt

Überzeugen Sie sich selbst!
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