Produktiv und effizient Arbeiten
Ach Mist! Die Deadline ist schon morgen, das Meeting mit dem Chef noch nicht vorbereitet und eine Mitarbeiterin ist überraschend krank geworden…
Im Alltag, beruflich wie auch privat, benötigt man ein gutes Selbstmanagement. Viele Aufgaben und Termine gilt es zu priorisieren, um mit der optimalen Einteilung alle Aufgaben bis zum Ende der Frist bearbeitet zu haben. Die Eisenhower-Matrix ist eine Methode des Zeitmanagements, die Dir dabei hilft, anstehende ToDo’s nach Dringlichkeit und Wichtigkeit einzuschätzen.
Keine Frist mehr verpassen
Eine gute und optimierte Zeiteinteilung zu erlangen, ist für viele eine große Herausforderung. Doch mit dem richtigen Zeitmanagement kannst Du viel produktiver und effizienter arbeiten. Und die Wahrscheinlichkeit, dass Du in
Zukunft Fristen verpasst, wird deutlich geringer.
Wie Du die Eisenhower-Matrix im Projektmanagement und allen anderen Bereichen Deines Unternehmens anwenden kannst und die Methode optimal nutzt, zeigen wir Dir in diesem Artikel.
Mit der Eisenhower-Matrix produktiv arbeiten
Definition: Was ist die Eisenhower-Matrix?
Bei der Eisenhower-Matrix handelt es sich um eine Methode zur Optimierung der Selbstorganisation. Mit der Matrix werden wichtige und unwichtige, sowie dringende und nicht dringende Aufgaben unterschieden. Aufgaben und ToDos sollen mit der Matrix effektiv eingeordnet werden, um so das Zeitmanagement zu optimieren und den Fokus auf die relevantesten Aufgaben zu setzen.
Die Eisenhower-Matrix ist auch unter dem Namen der „Vier-Quadranten-Methode“, sowie unter „Eisenhower-Prinzip“ und der „Eisenhower-Methode“ bekannt.
Ziele der Eisenhower-Matrix
Das übergeordnete Ziel des Eisenhower-Prinzips ist es, Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit zu sortieren und somit zu priorisieren. Es geht darum, die „richtigen“ Dinge zu tun und so die Effektivität und Produktivität zu steigern. Mit der Hilfe der Matrix konzentriert man sich auf das Wesentliche und lässt sich nicht von unwichtigen Aufgaben ablenken.
Durch die vier Quadranten der Eisenhower-Matrix wird eine sinnvolle Aufteilung Deiner wichtigsten Aufgaben ermöglicht. Ob dringend oder wichtig, die Methode hilft Dir zu unterscheiden.
Ursprung der Matrix
Der Ursprung der Matrix geht auf den namensgebenden US-Präsidenten und Alliierten-General Dwight D. Eisenhower zurück. Durch eine Rede, die Eisenhower 1954 hielt, entstand folgendes Zitat: „I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.“, wodurch er als Namensgeber der Matrix galt. Allerdings konnte nie belegt werden, dass Eisenhower die Matrix selbst nutzte und in seinem Alltag praktizierte.
Aufbau – die vier Quadranten der Eisenhower-Matrix
Mit Hilfe der Matrix werden Deine Aufgaben und ToDos in vier verschiedene Kategorien eingeteilt. Dabei wird jede der Kategorien in einem Quadranten festgehalten und erhält auf diese Weise einen festen Platz.
- A: wichtig und dringend
- B: wichtig, aber weniger dringend
- C: weniger wichtig und dringend
- D: weniger wichtig und nicht dringend
Mit der Kategorisierung Deiner Aufgaben lassen sich klare Handlungen ableiten, die Dir das Priorisieren wichtiger Aufgaben erheblich vereinfachen. Die Aufgaben der unterschiedlichen Kategorien als A-Aufgaben, B-Aufgaben, C-Aufgaben und D-Aufgaben bezeichnet. Von A nach D kannst Du Deine ToDos dann erledigen oder verschieben. Doch wann was am Besten ist, zeigen wir Dir im nächsten Absatz.
Top Tipp: Um zu jedem Zeitpunkt einen Übersicht über Deine Aufgaben zu haben, hilft Dir die Projektmanagement-Software factro. In dem Tool ist ein Kanban Board integriert, welches Dir alle Deine Aufgaben automatisch sortiert.
Eisenhower-Matrix: Prioritäten richtig setzen
Die Eisenhower Matrix besteht aus vier verschiedenen Quadranten, die Dich bei der effektiven Priorisierung Deiner Aufgaben unterstützen und Dir helfen, Deine Ressourcen einzuteilen.
A: Wichtig und dringend
Aufgaben und ToDos, die in diesen Quadranten fallen, sollten am besten sofort erledigt werden, da sie eine hohe Bedeutung für das Unternehmen oder einzelne Projekte haben und daher nicht aufgeschoben werden können. Daher gilt: Auf diese Aufgaben solltest Du Dich zuerst konzentrieren.
B: Wichtig, aber weniger dringend
In diesem Quadranten befinden sich Aufgaben, die eine hohe Bedeutung haben, allerdings langfristig orientiert und somit nicht dringend erledigt werden müssen. Bei diesen Aufgaben ist es sinnvoll, diese zu terminieren und konsequent an ihnen zu arbeiten, um das Ziel langfristig zu erreichen. Da in dieser Kategorie noch ausreichend Zeit vorhanden ist, muss nicht sofort gehandelt werden.
C: Weniger wichtig, aber dringend
ToDos und Aufgaben, bei denen das Enddatum näher rückt, die aber gleichzeitig nicht unbedingt wichtig sind, lassen sich sehr gut übertragen. Schau mal nach, welche Deiner Kollegen oder Mitarbeiter gerade noch Puffer zur Verfügung haben, um diese Aufgaben an sie weiterzugeben.
Unser Tipp: Mit der Ressourcenauslastung des PM-Software factro, kannst Du überblicken, welche Mitarbeiter wie ausgelastet sind. So kannst Du Aufgaben der Kategorie C schnell und ohne großen Zeitaufwand delegieren.
D: Weniger wichtig und nicht dringend
In diese Kategorie fallen diejenigen Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind. Sie können erstmal hintenrüberfallen, denn entweder sind diese Aufgaben nicht so wichtig oder Du hast für die Erledigung noch sehr viel Zeit zur Verfügung.
Die Eisenhower-Methode anwenden
Wenn Dir der Unterschied zwischen den einzelnen Quadranten klar ist, kannst Du das Eisenhower-Prinzip problemlos verwenden. Verschaffe Dir einfach einen Überblick über alle anstehenden Aufgaben und ordne sie anschließend den einzelnen Kategorien der Matrix zu.
Top Tipp: Mit der Projektmanagement-Software factro kannst Du die Eisenhower-Matrix auch direkt im Tool anwenden. Denn Aufgaben werden dort nach Deadline (Dringlichkeit) und Priorität sortiert. Dieses Vorgehen entspricht zwar nicht der klassischen Eisenhower-Matrix, ist mindestens genauso effektiv. Denn wenn eine Frist verschoben wird, wird die Aufgabe automatisch mit verschoben. Genauso sieht es mit der Priorität aus. Außerdem können Aufgaben leicht delegiert werden.
Um Deine Aufgaben in die Matrix einteilen zu können, benötigst Du nur einen Stift und ein Blatt Papier. Oder Du kannst eine Eisenhower-Matrix Vorlage kostenlos aus dem Internet herunterladen, zum Beispiel hier:
- Kostenlose Eisenhower-Matrix-Vorlagen (smartsheet.com)
- Das Eisenhower-Prinzip verstehen und anwenden + Vorlage (scribbr.de)
- Die Eisenhower Matrix – 6 Möglichkeiten zur Verwendung der Matrix für die Ideenpriorisierung (conceptboard.com)
Unterschied zwischen dringenden und wichtigen Aufgaben
Um die Matrix optimal verwenden zu können, haben wir Dir hier nochmal klar definiert, was man unter dringlich und wichtig versteht. Denn auch wenn beide Begriffe sehr ähnlich erscheinen, sind ihre Bedeutungen unterschiedlich:
- Dringliche Aufgaben: Dringenden Aufgaben solltest Du sofort Deine Aufmerksamkeit schenken. Aufgaben, die Du als dringlich eingestuft hast, müssen zeitnah erledigt werden und können nicht länger aufgeschoben werden.
- Wichtige Aufgaben: Zu den wichtigen Aufgaben gehören solche, die Dir dabei helfen, langfristige Ziele zu erreichen. Zwar sind diese Aufgaben oft weniger dringend, dennoch sehr wichtig.
Wichtige und Dringende Aufgaben
Tipps – So gelingt Dir die Priorisierung Deiner Aufgaben
Jetzt weißt Du, wie Du die Eisenhower-Matrix anwenden kannst und wie diese aufgebaut ist. Falls es Dir trotzdem noch schwerfällt, Deine Aufgaben zu priorisieren, haben wir nochmal einige Tipps parat, die Dir dabei helfen, bei Deinen Aufgaben und ToDo’s Prioritäten zu setzen.
- Schritt 1: Farbliche Markierung nach Grad der Priorisierung
- Schritt 2: Maximal 10 Aufgaben pro Quadrant, damit die Übersichtlichkeit nicht verloren geht
- Schritt 3: Irrelevante Aufgaben direkt streichen, dann die übrigen priorisieren
- Schritt 4: Eine ToDo-Liste mit den wichtigsten Punkten erstellen
Beispiel für die Anwendung der Eisenhower-Matrix
Das Eisenhower-Prinzip unterstützt Dich dabei, Deine ToDo-List im Griff zu haben. Durch das klare Strukturieren der ToDo´s in die vier Quadranten der Eisenhower-Matrix, werden diese nach Dringlichkeit und Wichtigkeit sortiert. Hier ist ein kurzes Beispiel für die Anwendung:
Ausgangssituation: Büroalltag organisieren
- Wichtig und dringend (sofort erledigen): Bericht für den Chef fertigstellen: Der Bericht muss heute noch abgegeben werden.
- Wichtig, aber nicht dringend (terminieren): Strategisches Jahresziel-Meeting vorbereiten: Die Vorbereitung ist wichtig, aber das Meeting findet erst in zwei Wochen statt.
- Dringend, aber nicht wichtig (delegieren): Terminanfragen beantworten: Viele E-Mails kommen rein, aber ein Kollege oder Assistent kann das erledigen.
- Weder wichtig noch dringend (eliminieren): Durchs Internet surfen: Es bringt keine Produktivität und lenkt nur von den wichtigen Aufgaben ab.
Vorteile und Nachteile der Eisenhower-Matrix
| Vorteile | Nachteile |
|---|---|
| Leicht anzuwenden und verständlich | Spontane neue Aufgaben können den Zeitplan durchkreuzen |
| Kein Vorwissen nötig | Kategorien sind nur grobe Einteilungen |
| Keine Einarbeitungszeit notwendig | Neue Aufgaben entstehen beim Bearbeiten, die doch noch wichtiger sind |
| Hilft, Überblick zu schaffen | Für Menschen, die getaktetes Arbeiten, nicht mögen, könnte die Kreativität gestört sein |
| Schnelle Einordnung der Aufgaben | Nicht jeder ist in der Lage, seine Aufgaben selbständig zu planen |
| Zeitliche Grenzen können ganz einfach berücksichtigt werden |
Alternative Zeitmanagement Methoden
Neben der Eisenhower-Matrix gibt es noch einige andere Methoden:
Fazit: Die Eisenhower-Matrix für effizientes Zeitmanagement
Für effizientes Zeitmanagement ist die Eisenhower-Methode ein echter Gewinn. Aufgaben und ToDo’s lassen sich easy und zeitsparend in die Quadranten einteilen. Es entsteht eine Priorisierung der Aufgaben, wodurch sich Handlungsschritte direkt ableiten lassen.
📚 Leseempfehlungen
- Organisationshandbuch: Eisenhower Matrix (orghandbuch.de)
- Die Eisenhower-Matrix einfach erklärt (projekte-leicht-gemacht.de)
- Task Management Through the Eisenhower Matrix (hugendubel.de)
