factro im Team einführen – so geht’s!

Bei der Einführung eines neuen Tools gibt es einiges zu beachten. Erfahren Sie hier, wie Sie factro in den Arbeitsalltag Ihres Team integrieren und die Nutzung vorleben können.

In fünf Schritten erfolgreich einsetzen

Der Markt für Projektmanagement-Software ist schwer zu durchblicken. Wenn Sie factro in die engere Auswahl einbeziehen oder sich bereits dafür entschieden haben, haben Sie eine sehr gute Wahl getroffen! Über 25.000 Nutzer vertrauen im Projektmanagement erfolgreich auf die Bochumer Software.

„Eine wirklich erstklassige PM-Software, die super leicht in der Bedienung ist. Besonders begeistert sind wir vom factro Kundenservice! Ob per Chat, Mail oder Telefon – die freundlichen Mitarbeiter in Bochum können immer direkt helfen.“
– Bewertung auf ProvenExpert.com

Doch ein Tool alleine löst noch keine Probleme. Im Folgenden zeigen wir Ihnen, wie Sie factro in wenigen Schritten erfolgreich in Ihrem Team oder Unternehmen vorstellen, testen und einführen. So schaffen Sie Akzeptanz und das richtige Mindset.

  1. Erste Schritte mit der Basic Cloud
  2. Botschafter und Champions gehen voran
  3. factro dem Team präsentieren
  4. Nutzung im Arbeitsalltag vorleben
  5. Anwendung im Unternehmen ausweiten
  6. Ihre Vorteile durch factro

1. Erste Schritte mit der Basic Cloud

Überzeugen Sie sich zuerst selbst: Testen Sie factro kostenlos und unverbindlich. Registrieren Sie sich hierzu für die Basic Cloud und probieren Sie alle Basis-Funktionen aus: Starten Sie mit dem ersten Projekt an, legen Sie Aufgaben an, vergeben Sie Prioritäten und erstellen Sie Checklistenpunkte.

Starten Sie im Anschluss einen unverbindlichen Test der umfangreichen Tarife Team, Business oder Professional Cloud. Hier können Sie erweiterte Funktionen wie z.B. die Sicht- und Bearbeitungsrechte, eine projektübergreifende Übersicht, das Gantt Chart oder die Ressourcen-Auslastung ausprobieren.

Dadurch erhalten Sie einen vollständigen Einblick in die Features der jeweiligen Variante. Der Test endet dabei automatisch nach 14 Tagen, eine Eingabe von Zahlungsdaten ist nicht erforderlich, sodass Sie in keine Abofalle tappen können. Am Ende des Tests können Sie Ihren Wunschtarif buchen oder mit der Basic Cloud kostenfrei weiter arbeiten.

Egal, wie Sie sich entscheiden, Sie können alle Daten aus dem Test mitnehmen und weiternutzen – auch in der Basic Cloud. Natürlich können Sie nach dem Test ebenso mit einer frischen Cloud neustarten.

Ein junger Mann arbeiter von zuhause aus

2. Botschafter und Champions gehen voran

Um ein neues Tool erfolgreich einzuführen, braucht es vor allem die Akzeptanz des Teams. Identifizieren Sie daher „Botschafter“ und „Champions“, die motiviert mitziehen. Diese Teammitglieder müssen dabei nicht Führungspositionen besetzen, sondern viel mehr offen für Neues und überzeugend gegenüber den Kollegen sein.

factro den Champions vorstellen und testen

Stellen Sie Ihren Champions und Botschaftern factro vor und erklären Sie dabei, welche Features für das Managen von Themen, Teams und Projekten in Ihrer Organisation besonders wertvoll sind und welche zusätzlichen Aspekte, z.B. Datenschutz und Sicherheit oder Service und Support, factro dabei qualifizieren.

Kreatives Team sucht nach Teamleader-Alternative Gehen Sie die Bedienung und die Funktionen gemeinsam durch und schauen Sie sich hierzu auch unsere kostenfreien Webinare an. Laden Sie bis zu 10 Botschafter und Champions anschließend in Ihre factro Cloud ein, damit Sie das Tool gemeinsam nutzen und die Teamarbeit damit in der Praxis erleben.

Erstellen Sie nun Ihr erstes gemeinsames Projekt, legen Sie Aufgaben an und machen Sie sich mit den verschiedenen Projektansichten sowie dem Newsfeed vertraut. So erhalten Sie einen schnellen Überblick zu allen Neuigkeiten in Ihren Themen.

Falls noch nicht geschehen, sollten Sie nun den Test auslösen, damit Sie und Ihre Kollegen einen besseren Überblick über den Funktionsumfang bekommen. Bei weiteren Fragen empfehlen wir auch die Tutorials und das multimediale Handbuch. So werden Sie schnell zu Kennern und können Fragen des Teams klären, wenn Sie factro Ihren Kollegen zeigen.

Rollen festlegen

Legen Sie bei jeder Einladung auch fest, welche Nutzertypen Sie für die Arbeit in factro benötigen. Ab der Business Cloud können Sie zwischen vier verschiedenen Berechtigungsgruppen wählen:

  • Admin: Zuständig für Verwaltung (Nutzer einladen, Daten exportieren/löschen) und Rechtevergabe (Lese- und Bearbeitungsrecht), Zugriff auf alle Funktionen und das Controlling
  • Planer: z.B. ein Projekt- oder Teamleiter, der Projekte steuert, aber keine administrativen Aufgaben übernimmt
  • Mitarbeiter: Aufgaben anlegen und bearbeiten, Leserechte für Projekte erhalten, aber keine Projekte steuern
  • Gastnutzer: externe Nutzer, wie z.B. Lieferanten, die Aufgaben rückmelden, aber keine Verantwortlichkeiten übernehmen können

3. factro dem Team präsentieren

Nachdem Sie factro mit Ihren Botschaftern und Champions ausprobiert und die Vorteile für Ihr Projektmanagement und die Zusammenarbeit im Team herausgearbeitet haben, wird es Zeit, allen kommenden Nutzern das Tool zu präsentieren. Das geht z.B. bei einer gemeinsamen Kick-Off-Veranstaltung.

Nehmen Sie sich Zeit und gehen Sie auf die Ihre Planung mit factro und die wichtigsten Vorzüge des Tools ein. Dazu gehören u.a.:

  • Wofür soll factro konkret eingesetzt werden? Bspw. Projektmangement, Task Management, Wissens-Transparenz, zielorientierte Kommunikation.
  • Was macht factro aus? Bspw. Leichte Bedienung, kostenloser Support, hohe Datenschutz-Standards, vielfältige Ansichten, mobile App.
  • Wie wird factro im Unternehmen eingebunden? Bspw. einzelne Teams mit Projekt-/Abteilungsleiter oder ein übergreifendes Projekt.

Beispielprojekt durchgehen

Damit Ihr Team auch einen praktischen Eindruck von factro erhält, gehen Sie am besten ein Beispielprojekt durch und zeigen die wichtigsten Funktionen für Ihre Organisation und Ihre Projekte.

Das Beispielprojekt können Sie im Vorfeld erstellen und als Vorlage abspeichern. So können Sie ein leistungsstarkes factro Feature präsentieren und direkt produktiv nutzen. Alternativ können Sie auch auf eine der Vorlagen im Best Practice Store zurückgreifen, z.B. auf unseren kostenlosen Home Office-Leitfaden.

Businessteam sucht Airtable-Alternative

4. Nutzung im Arbeitsalltag vorleben

Um die Akzeptanz eines Tools zu fördern, ist es besonders wichtig, es in den Arbeitsalltag zu integrieren und die aktive Nutzung vorzuleben. Gehen Sie voran: Organisieren Sie Ihre Themen und Ihr Team mit factro. Das schafft ein gemeinsames und überzeugendes Mindset.

Zusammen mit den Botschaftern und Champions zeigen Sie dem Team, dass die Wahl von factro Sie als gesamtes Team betrifft und dass auch Führungskräfte geschlossen dahinter stehen. Das verstärkt das Wir-Gefühl und die Gemeinschaft, da alle gemeinsam auf Augenhöhe agieren.

Die Einführung eines Tools bedeutet auch vor allem Change Management. Um Neues nachhaltig zu verankern, ist daher das konsequente Vorleben essentiell. Ebenso wichtig ist es, die Fragen der Kollegen zu klären, Sorgen auszuräumen und zu zeigen, wie Sie zusammen als Team von der Nutzung profitieren.

5. Anwendung im Unternehmen ausweiten

Wenn Sie factro in einem Team erfolgreich eingeführt haben, können Sie es diese Erfahrungen anschließend nutzen, um das Tool in anderen Abteilungen, Bereichen und Teams zu integrieren. Hier können Sie ähnlich verfahren wie zuvor, indem Sie Champions und Botschafter auswählen und Ihr Team schrittweise und gemeinschaftlich an die Software heranführen.

Der große Vorteil: Nachdem Sie factro bereits nutzen, haben Sie einen zusätzlichen Erfahrungsschatz, der hilft, die Fragen und Sorgen der anderen Teams zu klären. So schaffen Sie eine Vernetzung Ihres Unternehmens. Die Kommunikation, die Planung und die Organisation werden einheitlich. Das erleichtert das abteilungs- und standortübergreifende Arbeiten deutlich.

6. Ihre Vorteile durch factro

Durch die Nutzung von factro haben Sie vielfältige Vorteile im Aufgaben- und Projektalltag. Mit dem Tool arbeitet Ihre Organisation zielgerichteter, wirtschaftlicher und als Team.

Ressourcen präzise einteilen

factrohilft Ihnen dabei, Ihre Ressourcen präzise einzuteilen. Nutzen Sie die Leistungserfassung, um Plan-, Ist- und Rest-Aufwände für Aufgaben gegenüberzustellen. Mit der Ressourcen-Auslastung behalten Sie zudem das Pensum Ihres Team stets im Blick und können Überforderung und Unzufriedenheit vorbeugen.

So schafft factro Transparenz und hilft dabei, Prozesse zu optimieren. Wird eine Aufgabe schneller als geplant fertig, können Sie dem Ausführenden eine neue Tätigkeit zuweisen und so effizienter arbeiten. Sollte die Planung sich als zu knapp erweisen, können Sie schnell und agil reagieren.

Weniger Meetings, mehr Produktivität

Damit Ihre Projekte erfolgreich und zuverlässig abgeschlossen werden, müssen Sie effektiv, zielgerichtet und möglichst ungestört arbeiten. Im Organisationsalltag entpuppen sich zahllose Meetings als Produktivitätskiller. Sie kosten Zeit, liefern aber oft kein konkretes Ergebnis.

Mit factro können Sie Meetings um bis zu 80 % reduzieren und dadurch maßgeblich Entscheidungen beschleunigen und erleichtern. Das Tool dient als zentrale Anlaufstelle für alle projektbezogenen Informationen: Wer ist zuständig für eine Aufgabe? Wann wurden die letzten Änderungen vorgenommen? Sind wir im Zeitplan? Mit factro haben Sie Antworten zu allen Fragen direkt zur Hand und sparen bis zu 40% Ihrer Kapazitäten.

Schluss mit E-Mail- und Excel-Chaos

Die Kommunikation im Team ist ein notwendiger Schlüssel zu erfolgreichen Projekten, muss dafür aber effektiv, präzise und kontextbezogen sein. In vielen Organisationen scheitert dies an unzähligen und nicht durchschaubaren E-Mails, immer neuen Anhängen mit Dateinamen wie „Tabelle_Zeiten_NEU_fertig_2.xls“ und daraus entstehenden unklaren Wissensständen.

Anstelle von direkter, konkreter Kommunikation müssen erst alle Informationen auf den neuesten Stand gebracht werden, was wiederum oft in den angesprochenen Meetings resultiert. Wenn der Durchblick verloren geht, ist ein produktiver Dialog nicht möglich.

Projektteam bei Brainstorming

Echte Kollaboration und gesichertes Know-How

Mit factro ist das gesamte Team immer auf dem neuesten Stand – unabhängig von der Abteilung oder dem Standort. Dank direktem Zugriff auf die neuesten Dokumente und Änderungen, Kommentar-Funktion sowie @mentions für gezielte Ansprachen entsteht echte, zielführende Kollaboration. Das stärkt die Motivation und Wir-Gefühl, denn die Mitarbeiter fühlen sich aktiv eingebunden.

Ein Vorteil, von dem Ihr gesamtes Unternehmen profitiert, ist zudem die Sicherung von Know-How. Alle Prozesse, Erfahrungen und abgeschlossene Projekte finden Sie in strukturierter Form gebündelt bei factro – so entsteht ein Wissens-Archiv. Damit beugen Sie Wissensverlusten bei Mitarbeiterfluktuation oder Krankheit vor.

Mit Praxiserfahrung entwickelt

Das Tool wurde mit dem Feedback unzähliger Unternehmen entwickelt. Es basiert auf 25 Jahren Praxiserfahrung in der Unternehmens- und Managementberatung. Dadurch versteht factro die Lebenswirklichkeit von Organisationen und Teams besser als jedes andere Tool auf dem Markt.

Das spiegelt sich nicht nur im Funktionsumfang, sondern auch in der spielend leichten Bedienung wider. Die Oberfläche ist intuitiv und ohne Vorkenntnisse von PM-Software oder aufwendigen Schulungen nutzbar. Jeder kann factro verwenden, wodurch es sich ideal für das operative Geschäft und alle Bereiche des Unternehmens eignet.

Ein Screenshot, der den Projektstrukturbaum in factro zeigt
Der Projektstrukturbaum in factro

Datenschutz

Die Privatsphäre der Nutzer und die Sicherheit von Unternehmensdaten sind von oberster Priorität. Daher setzt factro auf höchste Datenschutz-Standards. Das PM-Tool unterstützt die DSGVO und das strenge deutsche BDSG-neu.

Um die Konformität zu gewährleisten, wird factro ausschließlich auf deutschen Servern in Frankfurt und Nürnberg betrieben. Die Rechenzentren sind gemäß den Normen ISO/IEC 27001 und DIN EN ISO 9001 zertifiziert. factro ist von Entwicklung, Vertrieb bis zum Betrieb 100% Made in Germany. Das bestätigt auch das Gütesiegel des Bundesverband IT-Mittelstand.

Das Siegel des Bundesverbands IT-MittelstandSupport und Schulung

Sollte es doch mal dazu kommen, dass Sie und Ihr Team an einer Stelle nicht weiterkommen, steht Ihnen der kostenlose, deutschsprachige Kundenservice per E-Mail, Telefon und Kontaktformular jederzeit zur Verfügung. Nehmen Sie Kontakt zu greifbaren Ansprechpartnern auf, die Ihnen gerne weiterhelfen – unabhängig vom gewählten Tarif.

Falls Sie konkrete Unterstützung bei der Einführung und Nutzung wünschen, können Sie uns gerne für persönliche Online-Schulungen und Trainings für Sie und Ihr Team ansprechen. Gemeinsam finden wir die passende Lösung.

Fazit: Schritt für Schritt zum neuen Tool

Um factro in Ihrem Unternehmen einzuführen und dabei Ihre Mitarbeiter mit ins Boot zu holen, sollten Sie schrittweise vorgehen. Zeigen Sie es zuerst den Botschaftern und Champions in Ihrem Team und beurteilen Sie die Eignung für Ihren Projektmanagement-Alltag.

Wenn Sie alle wichtigen Features in einem unverbindlichen Test ausprobiert und den passenden Tarif gefunden haben, können Sie das neue Tool allen Mitarbeitern z.B. im Rahmen einer gemeinsamen Kick-Off-Veranstaltung präsentieren. Dank des Tests sind Sie und Ihre Champions geübt und können Fragen & Unsicherheiten klären.

Dann sind Sie auch schon bereit, die Arbeit Ihrer Organisation enorm zu verbessern. Mit factro wird Ihre Arbeit effektiver, produktiver, zielgerichteter und wirtschaftlicher. Zudem arbeiten alle Kollegen als ein Team.

Überblick: Wie Sie von factro profitieren

Sinnlose Meetings reduzieren
Zielgerichtete Kommunikation statt E-Mail-Chaos
Erhöhte Transparenz
Ressourcen effektiv einteilen
Entscheidungen beschleunigen
Schnell und agil reagieren
Höchste Datenschutz-Standards mit deutschen Servern
Persönlicher Support mit greifbaren Ansprechpartnern
Know-How sichern

Hat Ihnen dieser Artikel gefallen? Gerne können Sie den Beitrag hier bewerten:
[Anzahl: 5 Durchschnitt: 5]