Digitale Transformation in der Öffentlichen Verwaltung

Digitalisierung im öffentlichen Sektor

Die öffentliche Verwaltung steht vor großen Herausforderungen: Der Wunsch nach schnellen, transparenten und unkomplizierten Verwaltungsstrukturen steigt, während viele Prozesse noch immer papierbasiert und aufwändig sind. Das führt zu langen Bearbeitungszeiten und viel Bürokratie.

Das Ziel der digitalen Transformation ist es, den öffentlichen Sektor zukunftsfähig zu gestalten. Mit Hilfe des Einsatzes von digitalen Tools, digitalen Prozessen sowie ortsunabhängigen Diensten kann die Verwaltung nicht nur schneller, sondern auch effizienter agieren. Die Voraussetzung dafür: ein Umdenken in der Organisation. Wie das funktioniert und wie die digitale Transformation umgesetzt werden kann, erfährst Du in diesem Artikel.

Das Wichtigste in Kürze

• Digitale Transformation in der öffentlichen Verwaltung bedeutet mehr als Papier durch Software zu ersetzen: Prozesse, Zuständigkeiten, Datenflüsse und Zusammenarbeit müssen gemeinsam neu gedacht werden.
• Das OZG setzt den rechtlichen Rahmen für digitale Verwaltungsleistungen weiter fort. Zu den aktuellen Meilensteinen gehören einheitliche Standards, Ende-zu-Ende-Digitalisierung und die weitere Zusammenführung der Verwaltungsportale.
• Der größte Engpass ist häufig nicht die fehlende Software, sondern die operative Umsetzung: Wer ist verantwortlich? Was ist der nächste Schritt? Wo entstehen Medienbrüche? Welche Kennzahl zeigt Fortschritt?
• Praxisdaten zeigen das Potenzial strukturierter Projektarbeit: factro wird nach eigenen Angaben bereits von mehr als 200 Kommunen genutzt. Im dokumentierten Kundenprojekt der Stadt Bergisch Gladbach sank die Meetingdauer beispielsweise von 60 auf 15 Minuten.

Die digitale Transformation steht vor großen Hürden

Was ist digitale Transformation? Definition

Die digitale Transformation beschreibt den Wandel von analogen Prozessen, Strukturen und Dienstleistungen hin zu digitalen Lösungen. Außerdem soll auch die Arbeitsweise neu gedacht werden, indem traditionelle und hierarchische Abläufe mit dem Einsatz digitaler Technologien verbessert werden. Im Mittelpunkt stehen dabei die Bedürfnisse der Bürgerinnen und Bürger.

In der öffentlichen Verwaltung umfasst das insbesondere:

• digitale Verwaltungsleistungen
• automatisierte und standardisierte Prozesse
• digitale Akten und Dokumentenmanagement
• moderne Fachverfahren
• medienbruchfreie Datenübertragung
• klare digitale Zuständigkeiten
• ortsunabhängige Zusammenarbeit
• nutzerzentrierte Verwaltungsangebote
• eine veränderte Führungs- und Organisationskultur

Ziel ist es also, Prozesse zu beschleunigen, Transparenz zu schaffen und Zugang zu benutzerfreundlicheren Diensten anzubieten.

Was unterscheidet Digitalisierung und digitale Transformation

Die Begriffe werden häufig synonym verwendet, beschreiben aber unterschiedliche Veränderungstiefen. Hier einmal die Unterschiede im Überblick:

Was verlangt das Onlinezugangsgesetz (OZG) aktuell?

Das OZG trat 2017 in Kraft und dient als rechtliche Grundlage für Modernisierungsprojekte der öffentlichen Verwaltung. Die eigentliche Frist für die Umsetzung, Ende 2022, konnte aus verschiedenen Gründen nicht eingehalten werden.

Daher gilt seit Juli 2024 das OZG-Änderungsgesetz, auch OZG 2.0 genannt. Mit dem Ziel, die Digitalisierung zu beschleunigen. Um das zu erreichen, wurde festgehalten, dass

• Anträge sollen digital eingereicht werden können, die Schriftform soll abgeschafft werden.
• das Once-Only Prinzip in Ämtern gilt: Wichtige Dokumente müssen nur einmal vorgelegt werden und sind danach digital abrufbar.
• unternehmensbezogene Verwaltungsleistungen nach 5 Jahren nur noch elektronisch erfolgen (Digital only).
• innerhalb von zwei Jahren einheitliche Standards entstehen sollen.
• die Ende-zu-Ende-Digitalisierung von der Beantragung bis zum Bescheid wirken soll.

Dies ist jedoch lange nicht der einzige rechtliche Rahmen, der die ÖV betrifft. Auch das Digital-Gesetz und das Bürokratieentlastungsgesetz streben die Digitalisierung der Verwaltung an.

Weitere Details findest Du in dem Dokument des Bundesministeriums des Innern und für Heimat (BMI)
👉 Upgrade für ein Digitales Deutschland ist da: Das OZG-Änderungsgesetz tritt in Kraft (bmi.bund.de)

Welche digitalen Strategien funktionieren in der öffentlichen Verwaltung?

• Zentraler Eingangskanal (ZEK): Der ZEK ist dafür, dass die Transformationsakteure sich miteinander vernetzen können. Das können Führungskräfte in der Verwaltung sein, Chief Digital Officers oder technische Fachkräfte. So soll ein gemeinsames Wissensmanagement und der Austausch gefördert werden. Dadurch sollen Transparenz entstehen und die Verwaltungstransformation unterstützt werden.
• GovLabDE: Das GovLabDE ist eine Zusammenarbeitsplattform zur Unterstützung für gemeinsame und themenübergreifende Projekte der Bundesministerien. Es gibt drei Hauptbereiche, in denen unterstützt wird:
  • Infrastruktur: Angebote von technischer Infrastruktur (z.B. Softwarelösungen, passende Räumlichkeiten etc.)
  • Methodenexpertise: Vermittlung von Techniken wie Design Thinking, Arbeiten in Sprints und Schulungen von Verwaltungsangestellten
  • Personalressourcen: Mangelt es an Expertise in der eigenen Abteilung, können Fachpersonen hinzugezogen werden
• Personal in der digitalen Verwaltung (PersDiV): Dieses Netzwerk ist eine interministerielle Arbeitsgruppe und verbindet die obersten Bundesbehörden miteinander. So soll ein ressortübergreifender Austausch stattfinden.

📚 Lesetipps zum Thema

• Digitale Transformation der Verwaltung – Empfehlung für eine gesamtstaatliche Strategie (bertelsmann-dtiftung.de)
• Kompetenzzentrum für Digitale Transformation im öffentlichen Sektor (hs-ludwigsburg.de)
• Digitalisierung der Landesverwaltung in Deutschland: Erfahrungen und Herausforderungen (pwc.de)

Welche Herausforderungen bremsen die digitale Transformation in der ÖV?

Die digitale Transformation bringt der öffentlichen Verwaltung zahlreiche Herausforderungen, die einen umfassenden und koordinierten Ansatz erfordern.

Was muss beim Datenschutz und der IT-Sicherheit beachtet werden?

Eine der größten Herausforderungen ist der Schutz von sensiblen Daten: Behörden verwalten eine Menge personenbezogener Daten, die besonders geschützt werden müssen. Daher ist die Einhaltung der Datenschutzstandards von besonderer Bedeutung. Wenn digitale Tools und Software eingesetzt werden, sollten diese also die Anforderungen erfüllen und standhaft gegen Cyberangriffe sein. Ein unzureichendes Sicherheitssystem kann das Vertrauen der Bürgerinnen und Bürger schwächen und hohe Kosten durch Datenlecks verursachen.

Wie können Behörden Personalmangel händeln?

Um Digitalisierungsprozesse voranzutreiben, braucht es ausreichendes, geschultes Personal. Gerade im öffentlichen Dienst ist das ein bekanntes Problem. Denn viele Verwaltungsstellen kämpfen mit einem Mangel an digitalen Kompetenzen, was die Implementierung und Pflege neuer Tools und Systeme erschwert. Daher sind Weiterbildungen und Schulungen unverzichtbar, um den digitalen Wandel voranzutreiben und Ressourcen gezielt einzusetzen.

Weiterbildungen sind für die digitale Transformation unerlässlich

Wie lassen sich starre Hierarchien überwinden?

Digitalisierung ist nicht nur das bloße Nutzen von digitalen Tools, auch die Arbeitsorganisation muss umgekrempelt werden. Starre Hierarchien und Strukturen funktionieren oft nicht mehr. In vielen Verwaltungsbereichen ist dies allerdings heute noch der Fall – und Veränderungen wird oft Skepsis entgegengebracht. Wichtig ist es daher, die Mitarbeitenden ins Boot zu holen. Dabei ist es essentiell, ein Bewusstsein für die Notwendigkeit der Digitalisierung und das Anbieten geeigneter Schulungen und Anreize zu schaffen.

Wie können unterschiedliche digitale Voraussetzungen ausgeglichen werden?

Neben den unterschiedlichen Startbedingungen innerhalb der Behörden, Ämter und Verwaltungen, ist auch die digitale Infrastruktur in Deutschland nicht flächendeckend und gleichmäßig ausgebaut. Diese Unterschiede erschweren die Umsetzung und führen dazu, dass einige Städte und Gemeinden abgehängt werden. Eine flächendeckende Versorgung mit leistungsfähiger digitaler Infrastruktur ist daher eine Grundvoraussetzung, um eine gleichberechtigte digitale Verwaltung zu ermöglichen. Dabei steht die Barrierefreiheit im Fokus.

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Warum ist Change Management für die digitale Verwaltung entscheidend?

Um diese Hürden und die damit einhergehende Komplexität in den öffentlichen Verwaltungen zu meistern, ist ein ganzheitlicher Ansatz nötig. Dabei helfen kann Change Management. Laut Definition ist dabei das Ziel, bestimmte Maßnahmen umzusetzen, die die Organisation verändern, um einen gewünschten Zustand zu erreichen. Davon betroffen sind nicht nur einzelne Prozesse, sondern die Gesamtorganisation. Es handelt sich also um tiefgreifende Veränderungen.

Vor der Umsetzung eines Veränderungsprozesses, sollten diese Faktoren geklärt sein:

1. Status-Quo-Analyse: Wie soll der Soll-Zustand aussehen?
2. Planung: Definition des Ziels
3. Kulturanalyse: Welche Dinge im Unternehmen stehen dem im Weg?
4. Umsetzung: Das Team sollte vorbereitet und mit einbezogen werden
5. Reporting: Erreichte Ziele und wichtige KPIs werden dokumentiert

Die eigentliche Umsetzung von Change Management-Prozessen kann individuell gestaltet werden. Dabei gibt es verschiedene Modelle, an denen Du Dich orientieren kannst.

Wie funktioniert das 5-Phasen-Modell

Das Modell nach Krüger beschreibt die Phasen, die ein Change-Prozess durchlaufen soll:

1. Initialisierung: Ist-Analyse und Identifizierung von Verbesserungsmöglichkeiten
2. Konzeption: Erstellung eines Plans, mit genauen Schritten und Maßnahmen
3. Mobilisierung: Miteinbeziehen der Mitarbeitenden in die neuen Prozesse
4. Umsetzung: Die aufgestellten Ziele werden priorisiert und die geplanten Schritte umgesetzt
5. Verstetigung: Prozesse werden langfristig etabliert und werden zur neuen Norm

Erfolgsfaktoren, die zu einem erfolgreichen Change Management beitragen, sind das Aufstellen von SMART-Zielen, der Einbezug der Mitarbeitenden, ein methodisches Vorgehen und vor allem Transparenz.

Gibt es Weiterbildungsmöglichkeiten für Verwaltungspersonal?

Mittlerweile gibt es viele Möglichkeiten, sich im Bereich Digitalisierung weiterzubilden. Eine Weiterbildung, die sich speziell auf die digitale Transformation der öffentlichen Verwaltung spezialisiert, wird an der HAW Hamburg angeboten. Sie ist für Fach- und Führungskräfte und soll ein neues Verständnis für die strategische Ausrichtung von Personal, Organisation, IT und Recht vermitteln.

Es ist eine dreiteilige Veranstaltung, die zweimal in Präsenz und einmal virtuell innerhalb von 2 Monaten stattfindet. Mehr Informationen findest Du auf der Website der HAW:
👉 Campus Weiterbildung: Digitale Transformation der Öffentlichen Verwaltung

Wie kann der digitalen Wandel mit einem PM-Tool vorangetrieben werden?

Die digitale Transformation der öffentlichen Verwaltung lebt von strukturierten und effizienten Prozessen – genau dabei sind Tools und Software unverzichtbar. Eine entsprechende Unterstützung bietet beispielsweise das PM-Tool factro, mit dem Du neue Prozesse darstellen und überwachen kannst. Als wichtiger Baustein in der Modernisierung hilft factro dabei, Projekte nicht nur effizienter zu planen, sondern auch die Zusammenarbeit im Team gezielt zu verbessern. Im Zusammenspiel mit anderen Tools können so Abläufe digital gestaltet werden.

Projektmanagement mit factro

In der öffentlichen Verwaltung stehen die Mitarbeitenden oft vor der Herausforderung, komplexe Projekte mit vielen Beteiligten zu koordinieren und dabei stets transparent und nachvollziehbar zu arbeiten. Mit einem Projektmanagement-Tool kannst Du diese Projekte überwachen und koordinieren. Das können zum Beispiel Projekte zum Ausbau der Digitalisierung sein, aber auch interne Prozesse, die im Sinne des Change Managements angepasst werden.

Mit factro kannst Du Deine Projekte im Projektstrukturbaum visualisieren, Aufgaben und Verantwortlichkeiten klar definieren, Fristen setzen und den Fortschritt in Echtzeit überwachen. Während beispielsweise der Strukturbaum vor allem die Organisation Deines Projekts abbildet, ist das Gantt Diagramm besonders gut für die Zeitplanung geeignet. Die nötige Transparenz wird durch die klaren Aufgaben geschaffen, die die Teammitglieder in ihrem Kanban Board einsehen können.

Der Projektstrukturbaum in factro

Zudem wird jede Aufgabe nach dem vier Augen Prinzip erstellt: Es gibt immer eine verantwortliche und eine ausführende Person. Das hilft dabei, Aufgaben nicht aus den Augen zu verlieren und Deadlines einzuhalten. In den Kommentaren können Fortschritte geteilt und Fragen gestellt werden. So findet die Kommunikation aufgabenbezogen und in Echtzeit statt.

Ein wichtiger Punkt in der öffentlichen Verwaltung ist die Einhaltung von Vorgaben zur Transparenz und Dokumentation. In factro Aufgaben kannst Du in der Aufgabenhistorie alle Änderungen an der Aufgabenbeschreibung, dem Aufwand, dem Zeitraum, dem Status, den Teilaufgaben etc. nachvollziehen.

Um den Aufwand von Projekten und Digitalisierungsmaßnahmen nachvollziehen zu können, ist eine Zeiterfassung ein praktisches Feature. Für jede Aufgabe kann dafür ein Aufwand erfasst werden. So kann jederzeit eingesehen werden, wie viel Zeit für eine Aufgabe benötigt wurde. Das hilft dabei, Deine Projekte besser zu planen und die Zeit effizienter einteilen zu können. Im Projektstatusbericht kannst Du zusätzlich einsehen, wie weit der zeitliche Fortschritt ist.

Projektstatusbericht in factro

Neben der einfachen und nachvollziehbaren Anwendung des Tools ist auch der Datenschutz gegeben: Denn das Tool kommt aus Bochum und unterliegt somit den deutschen Datenschutzstandards, also der DSGVO und dem BDSG-neu.

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Wie sollten unterschiedliche Tools in der digitalen Verwaltung zusammenspielen?

Die digitale Transformation der öffentlichen Verwaltung erfordert strukturierte und effiziente Prozesse – genau hier setzt die Projektmanagement-Software factro an. Als wichtiger Baustein in der Modernisierung hilft factro dabei, Projekte nicht nur effizienter zu planen, sondern auch die Zusammenarbeit im Team gezielt zu verbessern. Im Zusammenspiel mit anderen Tools können so Abläufe digital gestaltet werden.

Dokumentenmanagement und Archivierung: Digitale Dokumentenmanagement-Tools wie DocuWare oder eFile bieten der Verwaltung die Möglichkeit, Akten und Dokumente sicher und zentralisiert zu speichern. Die Nutzung solcher Systeme spart Zeit und erleichtert den Zugriff auf Informationen.

Workflow-Management: Tools wie Camunda können zur Optimierung und Automatisierung von Verwaltungsabläufen genutzt werden. Gerade im Bereich Genehmigungen und Antragsbearbeitung können Workflows beschleunigt werden, sodass Entscheidungen schneller getroffen werden.

Kommunikationsplattformen: Microsoft Teams oder GovChat erleichtern die abteilungsübergreifende Kommunikation und machen es möglich, auch im Homeoffice effizient zu arbeiten. Besonders in Krisenzeiten ein echter Vorteil, um jederzeit handlungsfähig zu bleiben.

Datenanalysen: Software wie Power BI oder Tableau ermöglicht es, Daten auszuwerten und zu visualisieren, was eine datenbasierte Entscheidung ermöglicht. Auch Open Data sollten genutzt werden.

Verschiedene digitale Tools gestalten Abläufe neu

Welche Rolle spielt Digital Leadership in der öffentlichen Verwaltung?

Für den Wandel hin zu einer modernen Verwaltung ist auch die Führungsmentalität entscheidend: Starre Hierarchien haben kaum einen Platz in einer digitalen ÖV. Die Herausforderung ist es also, traditionelle Strukturen aufzubrechen, gleichzeitig die Digitalisierung voranzutreiben und das Team dafür zu begeistern. Wichtige Aspekte dabei sind digitale Kompetenzen, transparente Kommunikation, agile Arbeitsmethoden und Schulung der Mitarbeitenden. Folgende Dinge solltest Du dabei beachten:

• Digitale Kompetenz: Als Digital Leader ist es wichtig, die generellen Möglichkeiten digitaler Technologien zu verstehen und zu bewerten. Auch ein breites Wissen über Tools und Software und die Fähigkeit, sich schnell in die Funktion eines ausgewählten digitalen Hilfsmittels einzuarbeiten, sind eine Kernkompetenz. Regelmäßige Schulungen und Weiterbildungen helfen dabei, das notwendige Wissen für diese Position aufzubauen.
• Transparente Kommunikation: Um den digitalen Wandel voranzutreiben, ist eine transparente Kommunikation besonders wichtig. Als Digital Leader musst Du alle ins Boot holen. Im Fall der öffentlichen Verwaltung sind das nicht nur die Mitarbeitenden, sondern auch die Bürgerinnen und Bürger. Ein Schritt, um das Vertrauen zu gewinnen und die Mitarbeitenden zu motivieren, ist es, die Vorteile der Digitalisierung aufzuzeigen und warum sie davon profitieren.
• Arbeitsweisen etablieren: In einer modernen Verwaltung ist Flexibilität entscheidend, um schnell auf Veränderungen reagieren und sich neuen Gegebenheiten anpassen zu können. Agile Methoden ermöglichen genau das und sind daher sehr effizient. Als Digital leader solltest Du diese agilen Methoden einführen und vorleben.
• Empathische Teamführung: Als Führungskraft solltest Du einen Blick auf alle Deine Teammitglieder und auch ein offenes Ohr für Sorgen und Probleme haben. Denn es wird Zeit und Geduld brauchen, um die alten Hierarchien aufzubrechen und die Mitarbeitenden mit der neuen Arbeitsweise vertraut zu machen. Dabei ist auch die Wertschätzung gegenüber den Mitarbeitenden das A und O.

Fazit: Digitaler Fortschritt in der Verwaltung

Die digitale Transformation bietet der öffentlichen Verwaltung die Chance, sich grundlegend zu modernisieren und effizienter auf die Bedürfnisse der Bürger einzugehen. Durch den Einsatz digitaler, neuer Technologien können Verwaltungsprozesse nicht nur schneller und kosteneffizienter gestaltet, sondern auch transparenter und bürgerfreundlicher gemacht werden.

Die Herausforderungen – von Datenschutz über den Fachkräftemangel bis hin zur Veränderungsresistenz – sind allerdings erheblich und erfordern ein gezieltes Change Management, um eine nachhaltige Akzeptanz und langfristige Wirksamkeit digitaler Lösungen sicherzustellen. Dabei unterstützen digitale Tools, wie eine Projektmanagement-Software, diesen Wandel.

Eine strategisch geplante und umfassend umgesetzte digitale Transformation kann also die Verwaltung fit für die Zukunft machen, administrative Aufgaben vereinfachen und das Vertrauen der Bürger in staatliche Institutionen stärken. Damit dies gelingt, sind jedoch langfristige Investitionen und die kontinuierliche Anpassung an technologische Entwicklungen notwendig.