Was bedeutet Kollaboration eigentlich?
Die Begriffe “Kollaboration” oder “kollaborative Zusammenarbeit” fallen immer häufiger im Zusammenhang mit moderner Teamarbeit. Doch was genau steckt eigentlich dahinter und wie kann es die Arbeitswelt verändern?
Unter Kollaboration wird die Zusammenarbeit zwischen mehreren Personen oder Personengruppen verstanden. Das kann digital aber auch analog stattfinden.
Kollaborationstools – was ist das?
Digitale Kollaborationstools sind für die gleichzeitige Bearbeitung von einer oder mehreren Aufgaben innerhalb eines Teams konzipiert. Das bedeutet also, dass mehrere Personen gleichzeitig auf Dokumente zugreifen und an diesen arbeiten können, den Status der Aufgabe sehen und über alle Änderungen und Ergänzungen up to date sein – eine große Challenge, oder? Damit das gelingt, gibt es praktische digitale Tools, die die Zusammenarbeit vereinfachen.
Egal ob als räumlich getrenntes Team oder in Präsenz – Kollaborationstools sind dafür da, um die Zusammenarbeit zu unterstützen. Sie helfen bei der Kommunikation, Planung und Koordination von gemeinsam zu erledigenden Aufgaben. Teamwork wird so möglich.
Welche Funktionen sollten Kollaborationstools bieten?
Es gibt viele verschiedene Arten von Kollaborationstools, die meisten ähneln sich in ihren Funktionen, doch es gibt dennoch Unterschiede. Bevor Du Dich für ein Tool entscheidest, sollte dir klar sein, welche Funktionen benötigt werden. Diese Funktionen werden fast überall benötigt:
- Online–Verwaltung von Projekten und Aufgaben
- die Möglichkeit Dokumente hochzuladen
- Kommunikationsmöglichkeit innerhalb des Tools (oder Ergänzung durch ein Externes)
- Übersichtliche Darstellung von Aufgaben und ToDos
Kollaborationstools helfen Dir dabei, die Zusammenarbeit zu strukturieren
Vorteile von Kollaborationstools
Kollaborationstools können das gemeinsame Arbeiten in vielen Bereichen vereinfachen. So entsteht durch die übersichtliche Darstellung von Aufgaben, Projekten, ToDos, etc. in beispielsweise einer Projektmanagement-Software mehr Transparenz. Ebenfalls lassen sich so Aufgaben besser verteilen und Verantwortlichkeiten festlegen, was eine bessere und strukturierte Organisation ermöglicht.
Nie wieder Mail-Chaos: Durch die Nutzung von digitalen Tools entsteht ein zentraler Zugriffspunkt und eine Ablage von wichtigen Dokumenten. Dadurch ist es einfacher allen Beteiligten Dokumente zukommen zu lassen und Mail-Chaos wird verhindert.
In viele Softwares oder Dokumenten-Sharing Tools kannst Du innerhalb des jeweiligen Tools zu kommunizieren, z.B. indem Kommentare gesetzt werden. Dieser Weg der Kommunikation eignet sich besonders für projektbezogene Themen.
In manchen Programmen besteht zudem die Möglichkeit, ein externes Kommunikations-Tool hinzuzufügen, was dabei helfen kann, außerhalb der Projekte schnelle Absprachen zu treffen oder auch private Dinge, wie zum Beispiel, wann die Mittagspause stattfindet, zu klären.
Ein zusätzlicher Vorteil ist, dass externe Personen mit einbezogen werden können. Einige Softwares haben die Funktion, die es erlaubt, Personen einzuladen. Somit ist es nicht nötig, gesonderte Aufgaben oder Projekte zu erstellen, sondern alles kann an einem Ort stattfinden. Für eine noch bessere Zusammenarbeit eignen sich auch Cloud Collaboration Tools, wie factro. Auch Remote Work, Homeoffice oder mobiles Arbeiten lässt gut mit cloud-basierten Tools umsetzen.
Wie finde ich das passende Kollaborationstool?
Bei der Auswahl eines Tools ist es vor allem wichtig zu wissen, wie genau es im Unternehmen eingesetzt werden soll. Das bedeutet, Du solltest Dich fragen, an welcher Stelle oder in welcher Abteilung digitale Unterstützung benötigt wird.
Dazu solltest Du Dich damit beschäftigen, wie genau das Kollaborationstool eingesetzt werden soll. Ist es lediglich eine Ergänzung oder soll der Hauptteil der Arbeit darüber laufen?
Nachdem Du diese Fragen für Dich beantwortet hast, solltest Du herausfinden, welche Funktionen für den Einsatzzweck des Tools nicht fehlen dürfen. Brauchst Du eine zentrale Dokumentenablage? Ein Tool, in dem alle gemeinsam etwas bearbeiten können? Vielleicht noch eine Ergänzung im Bereich der Kommunikation?
Da viele Unternehmen bereits digitale Tools nutzen, ist es wichtig zu klären, ob diese Tools in das neue integriert oder vielleicht sogar ersetzt werden können. Denn auch zu vielen Softwares und Apps werden irgendwann unübersichtlich und zu einem digitalen Papierberg.
Nach Beantwortung der Fragen lohnt sich der Kollaborationstool Vergleich.
Drei hilfreiche Tools für den Start
Auf dem Markt gibt es unzählige Firmen, die ihre Tools präsentieren. Wir haben uns ein paar der praktischsten Kollaborationstools herausgesucht und stellen Dir die Vorzüge vor.
- Projektmanagement mit dem Tool factro
- Zusammenarbeit an Dokument mit Google Docs
- Kommunikation mit Slack unterstützen
Projektmanagement mit dem Tool factro
Für die Organisation von Projekten, Aufgaben und ToDos eignen sich Projektmanagement-Tools besonders gut. Durch die anschauliche Darstellung wird die Organisation vereinfacht und effizienter.
Ein Tool, das Dich bei Deiner Projektplanung unterstützt ist zum Beispiel factro. Mit diesem Tool kannst Du Projekte und Aufgaben erstellen, Verantwortungen setzen und vieles mehr. Auch wenn factro in erster Linie eine Projektmanagement-Software ist, können viele der Funktionen mit anderen Kollaborationstools mithalten.
Für die kollaborative Zusammenarbeit ist es besonders hilfreich, dass es hier die Möglichkeit gibt, Teams zu erstellen. Wenn Du dann eine neue Aufgabe oder ein neues Projekt anlegst, kannst Du Deinem Team Lese- und Schreibrechte dafür freigeben. So erfolgt die Zuordnung schneller und leichter.
Als Kollaborationstool eignet sich factro, da auch hier in Echtzeit gemeinsam gearbeitet werden kann und alle Änderungen an die Beteiligten weitergegeben werden. Benachrichtigungen darüber werden Dir im Newsfeed und/oder der Alarmglocke sofort angezeigt.
Der Newsfeed in factro
So kannst Du zum Beispiel in den Aufgaben Kommentare und @mentions verfassen, um Deine Teammitglieder zu erreichen. Auch Dokumente zum jeweiligen Task können hier hochgeladen werden und sind somit direkt abrufbar. So reduzieren sich auch Deine Mails deutlich.
Durch die Checklist in der Aufgabe ist sofort ersichtlich, welche Punkte schon erledigt sind und welche noch bearbeitet werden müssen.
Für mehr Notizen und ToDo-Listen gibt es zusätzlich den Fokusbereich. Hier kannst Du beispielsweise eine Liste für Dein Team erstellen. An dieser ToDo-Liste können dann alle Teammitglieder mitarbeiten, also zum Beispiel Ideen ergänzen oder Erledigtes abhaken.
Auch Meetings lassen sich hier erstellen, zum Beispiel für die Absprache zu gemeinsamen Aufgaben und Projekten. Um den Überblick über alle Änderungen zu behalten, hilft dir das automatisierte Protokoll, das während eines Meetings erstellt wird und alles Wichtige festhält.
So könnte in Zukunft Dein automatisiertes Meetingprotokoll aussehen!
Sicherheit & Datenschutz: Gerade wenn in Deinem Unternehmen mit vertraulichen Daten und Informationen gearbeitet wird, können einem die Sicherheitsrisiken bei Kollaborationstools Sorgen bereiten.
Im Gegensatz zu anderen Softwares, ist hier der Serverstandort bei factro aber in Deutschland, das heißt, dass alle Daten und Informationen der deutschen DSGVO unterliegen. Klicke hier, um mehr darüber zu erfahren, wie Deine Daten gespeichert werden.
Link: factro
Zusammenarbeit in Dokumenten mit Google Docs
Da es bei der kollaborativen Zusammenarbeit darum geht, gleichzeitig gemeinsam etwas zu erarbeiten, eignet sich eine Anwendung wie Google Docs perfekt. Dort ist es möglich, ein Textdokument zu erstellen und dann den Link zu teilen oder freizugeben, um dann mit anderen daran zu arbeiten.
Genutzt werden kann diese Art der Kollaborationstools zum Beispiel für ein gemeinsames Brainstorming, die Ausarbeitung von Konzepten oder das Korrekturlesen von Dokumenten.
Kollaborationstools unterstützen die gemeinsame Arbeit an Dokumenten
In Echtzeit werden Veränderungen und Ergänzungen bei allen Personen, die das Dokument bearbeiten und darauf zugreifen können, angezeigt. Zusätzlich können die Dokumente in einer Google Drive-Ablage gespeichert werden. Dort können verschiedene Ablagen mit unterschiedlichen Zugriffsrechten erstellt werden. Das heißt, einzelne Teams können ihre ganz persönliche Ablage einrichten, in der sich alle wichtigen Dokumente befinden.
Link: Google Docs
Kommunikation mit Slack unterstützen
Für die Unterstützung der Kommunikation innerhalb des Teams ist die App Slack als ein weiteres Kollaborationstool eine hilfreiche Ergänzung. Besonders praktisch bei diesem Tool ist das übersichtliche Design. So befinden sich ein- und ausklappbare Ansichten auf der linken Seite, die in Direktnachrichten und Channel unterteilt sind. Die Channel können individuell benannt werden, was bedeutet, dass Nachrichten themenspezifisch zugeordnet werden können. Dadurch entsteht weniger Nachrichten-Chaos.
Ein weiterer Vorteil: Die App ist auch auf dem Smartphone verfügbar und ist somit auch unterwegs immer dabei.
Slack kann dich im Büro und auch unterwegs unterstützen
Es gibt verschiedene kostenpflichtige Tarife sowie eine kostenlose Basisversion. In dieser sind die wichtigsten Funktionen, allerdings mit Einschränkungen, enthalten. Dazu zählen zum Beispiel die Zusammenarbeit mit externen Unternehmen und Organisationen und die Integration mit anderen Tools. Letzteres ist jedoch auf 10 Tools begrenzt. Auch das Messaging ist dort nicht unbegrenzt, sondern auf 90 Tage limitiert.
Link: Slack
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