Mehr Kommunikation, weniger E-Mails

Oft sind die Massen an Mails sehr Überfordernd. Mit factro kannst Du Deine Mails deutlich reduzieren, versprochen! Wir zeigen Dir, wie das am besten funktioniert.
Eine Frau die auf ihrem Laptop tippt

Randvolles Postfach war gestern

Wünschst Du Dir auch, dass Du nur noch ein Drittel der E-Mails bekommst, die morgens auf Dich warten? Ob privat oder beruflich: Überall ein volles Postfach.

Vor allem im beruflichen Umfeld kann uns die Masse an E-Mails schnell überfordern. Gerade dann, wenn man aus seinem dreiwöchigen Jahresurlaub zurückkehrt. Bevor man überhaupt das Postfach geöffnet hat, weiß man schon, dass einem eine dreistellige Zahl entgegenkommen wird. Sich dann einen genauen aktuellen Stand zu verschaffen, gestaltet sich als schwierig.

Mit factro kannst Du Deine Mails deutlich reduzieren, versprochen! Wir zeigen Dir, wie das am besten funktioniert.

  1. Warum existieren Mails überhaupt noch?
  2. Ungeeignet fürs Projektmanagement
  3. factro erfüllt alle Anforderungen!
  4. Von der Mail zur factro Aufgabe
  5. Externe Kommunikation gestalten
Eine Frau sitzt nachdenklich vor ihrem Laptop
Hast Du heute wieder Stunden mit dem sortieren von tausenden Mails verschwendet?

1. Warum existieren Mails überhaupt noch?

Die E-Mail fungiert als ein digitales Adressschild und macht jeden Benutzer eindeutig identifizierbar. Deshalb ist die E-Mail auch weltweit in jeder Branche noch im Einsatz. Selbst wenn man nun auf moderne Lösungen, wie zum Beispiel Chat Tools, umsteigen möchte, braucht man für die Registrierung eine E-Mail. Schließlich muss ein Nutzer beim Login eindeutig identifiziert sein.

Ein weiterer Grund, warum die E-Mail auch heute noch neben etlichen neuen Tools bevorzugt wird, ist die formelle und seriöse Assoziation. Chat Tools gelten hingegen eher als schnelles Werkzeug zum informellen Status-Abgleich. Mal „eben schnell“ eine Nachricht schicken ist das Motto.

Der Mensch ist ein Gewohnheitstier… Also Hand aufs Herz: Wir sind doch alle darauf gepolt, Mails im Arbeitsalltag zu verwenden. „Mal eben schnell ’ne Mail schreiben und dann hab ich’s gut kommuniziert.“ Genau das ist der große Trugschluss.

2. Ungeeignet fürs Projektmanagement

Vor allem im Projektmanagement ist die E-Mail der Erfolgskiller in jedem Projekt. Undurchsichtige Prozesse verhindern Struktur und Ordnung. Tausende Leute stehen in CC und BCC, sodass man den Überblick schnell verliert. Wer kommt bei welcher Eskalationsstufe in CC und wer braucht welche Information? Und dann kommt es noch zu persönlichen Befindlichkeiten, wenn jemand übergangen wird.

Mails gehen im Postfach unter, niemand weiß, wer gerade an welcher Aufgabe arbeitet und wie viel Zeit diese noch in Anspruch nimmt oder auf welchem Status diese steht. Verzögerungen können einfach nicht mehr überblickt werden und wichtige Dokumente gehen schnell verloren. Eine effiziente und effektive Zusammenarbeit ist unmöglich.

Eine verzweifelte Frau am Laptop
Die Zusammenarbeit per E-Mail bringt viele Schwierigkeiten mit sich!

Auch für die Urlaubsvertretung sind die Massen an E-Mails ein riesiges Labyrinth. Eine Übergabe ist kaum möglich, sodass Prozesse und Projekte nur schleppend übernommen werden können. Auch neue Mitarbeitende sehen vor lauter Bäumen den Wald nicht mehr. Ganz zum Stillstand kommen Projekte dann, wenn Personal kurzfristig ausfällt und kein Überblick vorhanden ist.

3. factro erfüllt alle Anforderungen!

Ob einen transparenten Überblick, klare Verantwortlichkeiten oder eine zielgerichtete Kommunikation, mit factro schaffst Du da Klarheit, wo die E-Mail ihre Grenzen hat.

Übersicht und Transparenz

Damit für alle ein gemeinsames Bild sichtbar wird, gibt der Projektstrukturbaum immer einen Überblick über die Projektstruktur und den aktuellen Projektstand. Pakete unterteilen sich in Phasen und einzelne Aufgaben können jederzeit per Drag & Drop angepasst werden. Vor allem beim Start eines neuen Projektes, aber auch für Zwischenstände, ist der Projektstrukturbaum deshalb die perfekte Ansicht.

Der Aufgabenstatus, Verantwortliche und Ausführende sowie Zeitraum und Prioritäten sind auf einen Blick zu erkennen und sorgen für Transparenz. Alle wissen, auf welchem Stand ein Projekt oder einzelne Aufgaben sind. Auch zeitlich kritische Aufgaben werden durch Blitze direkt angezeigt.

Diese Übersicht und Transparenz kann Dir Dein E-Mail Postfach nicht geben, wetten?

Der Projektstrukturbaum in factro
Der einzigartige factro Projektstrukturplan

Klare Verantwortlichkeiten und Inhaltliche Zusammenhänge

Nie wieder Mails mit irgendwelchen ToDos in den Raum werfen, ohne dass sich jemand verantwortlich fühlt! Konkrete Zuweisungen von Aufgaben sind in factro ganz einfach festzulegen. Du kannst pro Aufgabe immer ein Teammitglied in die Ausführung und in die Verantwortung setzen. So wird die Aufgabe auch auf zwei Schultern verteilt und die Verbindlichkeit ist gesichert.

Klare Prioritäten und inhaltliche Zusammenhänge werden zusätzlich von Anfang an kommuniziert, wodurch der Einstieg in neue Aufgaben deutlich leichter fällt. Denn factro liefert den direkten Kontext und eine Projektzuordnung. Also alles, was die E-Mail garantiert nicht kann! Im Mailpostfach muss der Kontext nämlich erst jedes Mal aufs Neue hergestellt werden. Das kostet Nerven und birgt ein hohes Fehlerpotential.

Die Aufgabendetails in factro
Die Aufgabendetails in factro

Aufgabenbezogene Kommunikation

Verschachtelte Rückmelde-Workflows sollten nicht im Mailpostfach stattfinden – das ist uns allen klar. Denn schnell geht sonst eine Information auf halber Strecke verloren. Viel Strukturierter kann der Austausch direkt in der factro Aufgabe im Kommentarfeld stattfinden. Hier können Rückfragen, Updates oder Zeitverzögerungen direkt kommuniziert werden. Und durch eine @-Mention benachrichtigst Du die richtige Person ganz gezielt mit nur einem Klick.

Zusätzlich gibst Du mit einer Status-Anpassung automatisch die Rückmeldung, auf welchem Stand die Aufgabe gerade ist. “Wie weit bist Du?” braucht in Zukunft also niemand mehr zu fragen.

Die wichtigsten News – also auch @mentions – landen direkt in der Alarmglocke. Alles weitere, was in Deinen Aufgaben stattfindet, wird Dir immer kontextualisiert im Newsfeed angezeigt.

Dokumente anhängen – schnell, einfach und übersichtlich

Suchst Du in Deinen E-Mails auch ständig nach den richtigen Dateien? Wenn Du mit Deinem Team Zwischenstände direkt in den factro Aufgaben kommunizierst, kannst Du auch direkt dort Dateien per Direktupload hochladen.

Dateien eines factro Projekts in der Übersicht

Zugriff haben natürlich nur diejenigen, die in das Projekt involviert sind, damit sensible Daten nicht in falsche Hände geraten. Denn mit der Vergabe von Lese- und Schreibrechten im Projektkopf (oder auf Paket- und Aufgabenebene) regelst Du schon im Vorfeld, wer das Dokument oder die Datei überhaupt sehen und damit auch öffnen kann.

Vor allem Dokumente, die Du langfristig und wiederkehrend in Deinem Projekt brauchst, lassen sich ganz einfach ablegen. So kannst Du jederzeit schnell darauf zugreifen. Alternativ kannst Du Dokumente aber auch mithilfe einer URL in der Beschreibung oder in den Kommentaren verlinken.

💡 Direktupload oder Verlinkung? Was bietet sich eigentlich mehr an und welche Vorteile haben beide Optionen? Das haben wir für Dich HIER mal auseinandergefriemelt.

4. Von der Mail zur factro Aufgabe

So ganz von Deinen Mails lösen kannst Du Dich noch nicht? Das verstehen wir und geben Dir mit der praktischen Mail-To-Task Funktion ein effektives Werkzeug an die Hand. Schicke eine E-Mail ganz einfach an Deine factro Inbox-Adresse. So kannst Du aus einer E-Mail heraus direkt eine Aufgabe in factro erstellen und diese dort weiter ausarbeiten.

Die praktische Mail to Task Funktion
Die praktische Mail-to-Task Funktion

Der Aufgabentitel ist dabei die Betreffzeile der E- Mail und der Fließtext ist die Beschreibung Deiner Aufgabe. Mail-To-Task unterstützt zudem auch alle Dateiformate, sodass Du angehängte Dateien auch automatisch in einer neuen factro Aufgabe hinterlegt hast.

Diese Funktion sollte aber eher für Ausnahmen gelten. Zum Beispiel bei einem Gedankenblitz auf dem Heimweg, als Reminder oder für Externe, die factro nicht nutzen, aber konkrete Aufgaben stellen sollen.

💡 Klingt interessant für Dich? In unserem Artikel zu Mail-To-Task erfährst Du alles rund um die Einrichtung und um weitere Vorteile der Funktion.

5. Externe Kommunikation gestalten

Damit Du den Mail-Verkehr auch zu Externen Dienstleistern oder Auftraggebern deutlich reduzieren kannst, kannst Du in factro kostenlos Gastnutzer einladen und so in die Projektarbeit einbinden. Ein Gast kann beispielsweise Leserechte für das zugewiesene Projekt erhalten und darin geringfügig mitarbeiten (Kommentare setzen, Dateien einsehen und herunterladen). Als Ausführung in Aufgaben kann ein Gast zusätzlich einfache Rückmeldungen geben und damit aktiv mitarbeiten.

Jetzt müsst Ihr Mails wirklich nur noch für Kunden, Lieferanten, Partner oder externe Mitarbeitende – also in Ausnahmefällen – nutzen, wenn die Kommunikation nicht projektspezifisch ist.

I Phone Icons
So könnte Dein Mail Postfach auch aussehen

Schluss

Probier es aus und besprich in Deinem Team, an welchen Stellen Ihr noch Mails einsparen könnt, um Prozesse und Projekte übersichtlicher zu gestalten. Spätestens, wenn Dein Mailpostfach nur noch halb so voll ist, wirst Du uns danken!

Ich weiß, es klingt nach diesem Artikel crazy, aber: Wenn Du Fragen hast oder uns von Deinen Erfahrungen berichten willst: schreib uns ne Mail 😉

💡 Weiterführendes Material

In unserem Handbuch findest Du noch mehr Infos rund um das Projektmanagement mit factro . Erfahre hier, wie der Projektstrukturbaum aufgebaut ist, Du Dokumente an Aufgaben hängen kannst und die Ausführung festlegst.

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