Cloud Collaboration Tools 2024

Effiziente Zusammenarbeit meistern

Ein Cloud Collaboration Tool ist im Jahr 2024 für viele Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Bist Du nun auch auf der Suche nach einer geeigneten Software? Dann bist Du hier genau richtig!

Der Hauptgrund für eine Cloud-Lösung ist, dass das jeweilige Tool nicht extra installiert werden muss, sondern direkt über den Browser verfügbar ist. Dein Team hat von überall Zugriff darauf und eine effiziente Zusammenarbeit ist möglich.

Aber fangen wir von vorne an:

1. Definition: Was sind Cloud Collaboration Tools?
2. Vor- und Nachteile der Nutzung von Cloud Collaboration Tools
3. 3 Cloud Collaboration Tools im Vergleich

Arbeiten mit einem Cloud Collaboration Tool erleichtert die Zusammenarbeit

1. Definition: Was sind Cloud Collaboration Tools?

Bei einem Cloud Collaboration Tool handelt es sich um eine digitale Anwendung, die die produktive Zusammenarbeit im Team erleichtert und fördert. Bei diesen Tools liegt unter anderem die ortsunabhängige Nutzung im Vordergrund, da durch die Cloud-Lösung der Zugriff von überall möglich ist.

Was ist eine Cloud?

Der Begriff “Cloud” kommt aus dem Englischen und bedeutet übersetzt “Wolke” und steht im IT-Umfeld für die Abkürzung Cloud Computing. Die Cloud kann Speicherplatz, Rechenleistung oder auch ausführbare Software in einem stationären Rechenzentrum zur Verfügung stellen, welches räumlich entfernt ist. Mit einer stabilen und geschützten Internetverbindung kann von jedem Ort aus jedes Mitglied dieser Cloud darauf zugreifen. Es sind keine Installationen notwendig.

Ein Tool, welches cloudbasiert ist, kann so von mehreren Personen genutzt werden. Durch die Cloud-Anbindung lässt sich eine Software optimal nutzen. Cloud Collaboration Tools ermöglichen eine effektive Zusammenarbeit im Team. Durch den Zugriff auf Informationen und Dateien können Interaktionen in Echtzeit entstehen. Die gemeinsame Arbeit an Projekten, Aufgaben oder innerhalb von Prozessen wird enorm erleichtert.

Cloud Collaboration Tools sind sehr vielseitig in ihren Anwendungsbereichen und können Dich und Dein Unternehmen auf vielfältige Weise unterstützen. Ob als Kommunikationstool im Projektmanagement oder als multifunktionale Lösung. Aufgrund der unterschiedlichen Anwendungen möchten viele Unternehmen nicht mehr auf diese verzichten. Auch Projektmanagement-Standards lassen sich mit einem Tool einfach etablieren.

Top 5 Gründe – Warum Unternehmen Cloud Collaboration Tools nutzen sollten

Der Einsatz von Collaboration Tools in Unternehmen wird von Zeit zu Zeit immer beliebter und ist für viele Teams im Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Hier sind einige Gründe für den Einsatz der Tools:

• Der interne Austausch wird gefördert und schnelle Abstimmungen und Absprachen sind einfach möglich.
• Einfache Koordination von Aufgaben, Projekten und Prozessen.
• Alle Informationen und Dokumente sind gebündelt an einem Ort verfügbar und in Echtzeit zu erreichen.
• Keine komplizierten Installationen im eigenen Netzwerk oder stationären Rechner
• Das Arbeiten mit Cloud Collaboration Tools ist ortsunabhängig

Ortsunabhängig arbeiten mit einem Cloud Collaboration Tool

2. Vor- und Nachteile der Nutzung von Cloud Collaboration Tools

Was mit einem Cloud Collaboration Tool möglich ist

Mit einem Cloud Collaboration Tool kannst Du alle Aufgaben eines Projekts in der Cloud-Lösung übersichtlich aufbauen. Teammitgliedern werden Tasks zugewiesen und sie sehen auf einen Blick, wer die Verantwortung trägt. Damit weißt Du auch direkt, an wenn Du Dich bei Fragen bzw. Problemen wenden kannst.

Für eine passende zeitliche Planung können außerdem noch Deadlines sowie Prioritäten vergeben werden. Das Tool informiert ausführende Personen frühzeitig darüber, wenn eine Deadline zu reißen droht.

Durch die konkrete Zuweisung von ToDos, wissen alle Mitarbeiter direkt, welche Aufgaben auf ihrem digitalen Schreibtisch liegen.

3. Cloud Collaboration Tools im Vergleich

Um im Dschungel der Tools einen ersten Überblick zu bekommen, haben wir für Dich drei Tools unter die Lupe genommen.Denn neben Microsoft, Google und Slack gibt es noch einige Tools, mit denen die Zusammenarbeit optimiert werden kann. Alle Tools haben ihre Vor- und Nachteile und können im Projekt- und/oder Aufgabenmanagement überzeugen. Auch Multiprojektmanagement ist mit einem Tool ganz einfach möglich.

factro

Das Cloud Collaboration Tool factro ist eine Leistungsstarke Cloud-Lösung, die Dein Team bei der Zusammenarbeit unterstützt. Durch verschiedene Ansichten – Projektstrukturplan, Gantt Chart, oder Kanban Board – werden Prozesse, Projekte und Aufgaben strukturiert und lassen sich einfach digital managen.

Der einzigartige factro Projektstrukturplan

Mit einem Projektstrukturbaum lassen sich Projekte, Prozesse und Aufgaben ganz einfach überblicken. Das Gantt-Diagramm zeigt zeitliche Zusammenhänge an. Das erleichtert die Zusammenarbeit im Team ungemein. Alle haben den Überblick und Projekte sind transparent aufgebaut. Alle Teammitglieder wissen immer genau, wo ein Projekt steht, welche Phase oder Aufgabe als nächstes ansteht und in welchem zeitlichen Rahmen sich ein Projekt bewegt.

Erfolgreich zusammenarbeiten

Bei der Aufgabenverteilung können ganz einfach Verantwortungen und Teilaufgaben zugewiesen, Deadlines festlegt und Prioritäten in Aufgaben gesetzt werden. So sind Aufgaben von Anfang an klar organisiert und alle Details sind klar. Deine Mitarbeiter können direkt mit der Bearbeitung loslegen.

Mit den ersten Tasks in factro starten

Produktive Meetings

Die Meeting-Funktion von factro ermöglicht Dir und Deinem Team effiziente und produktive Meetings. Du kannst ganz einfach die Agenda für euer Meeting erstellen und alle Teilnehmer können ihre Punkt und Anliegen hinzufügen. Wichtige Erkenntnisse und Änderungen können während dem Meeting festgehalten werden und stehen dank dem automatisch generiertem Meeting-Protokoll direkt im Anschluss alles zur Verfügung. So bleibt die Kommunikation zielgerichtet.

Mit der Meeting-Agenda alle Anliegen im Blick.

Zielgerichtete Kommunikation

Mit factro wird Dein Team in Zukunft zielgerichtet und aufgabenbezogen kommunizieren. Durch die Kommentarfunktion in den Projekt- und Aufgabendetails können Rückfragen, Feedback oder Abstimmungen direkt zum jeweiligen Task erfolgen.

Dateien und Kommentare können zusammen abgespeichert werden

Auch durch den Aufgabenstatus wird kommuniziert. Sind die Aufgaben bereits beendet? Oder doch noch in Bearbeitung? In jedem Task kann angegeben werden, ob eine Aufgabe geplant, aktiv, beendet, eingestellt oder pausiert wurde. Zudem kann der Status Review vergeben werden, um den Verantwortlichen um sein Feedback zu bitten. Mit dem Cloud Collaboration Tool factro ist eine produktive und effiziente Zusammenarbeit somit unkompliziert möglich.

Datenschutz steht an erster Stelle

Auch in Sachen Datenschutz und Serverstandort, musst Du Dir bei factro keine Sorgen machen. Denn factro ist DSGVO-Konform und BDSG-neu-konform. Deine Daten werden in deutschen Rechenzentren in Frankfurt und Nürnberg gesichert, die nach den Normen ISO/IEC 27001 und DIN EN ISO 9001 zertifiziert sind. Auch die Verschlüsselung der Datenübertragung zwischen den Rechenzentren und dem Endgerät erfolgt über das sichere SSL-Verfahren. Zudem ist factro 100% Made in Germany.

Persönlicher Kundenservice

Egal ob Du mit Deinem Team factro schon lange nutzt oder neu dabei bist – der kostenfreie persönliche Kundenservice steht Dir direkt nach der Registrierungen zur Verfügung. Somit kannst Du Dich schon von der kostenlosen Basic Cloud persönlich beraten lassen. Auch der Support per Telefon, Mail oder über ein Kontaktformular steht Dir immer zur Seite.

Der persönliche Support von factro

Wrike

Die Projektmanagement-Software Wrike überzeugt als All-in-One-Lösung und bietet einige Funktionen und Integrationsmöglichkeiten. Als Grundlage hat Wrike ein System aus Ordnern, Aufgaben und Projekten, mit deren Hilfe Du Deine Arbeit organisieren kannst und jeden Fortschritt verfolgen kannst. Es stehen Dir Ansichten wie ein Kanban Board, Listen und Änderungsprotokolle zur Verfügung. Auch die Arbeitsauslastung sowie ein Zeiterfassungsprotokoll stehen Dir als Funktion bereit.

Kommunikation auf Aufgabenebene

Mit Wrike ist die Kommunikation nur auf Aufgabenebene durch ein Kommentarfeld möglich. Alles andere muss über Kommunikationswege außerhalb des Tools geregelt werden.

Mobile App für effiziente Zusammenarbeit

Genauso wie in factro ist auch mobil die Zusammenarbeit im Team möglich. Durch die Apps für iOS und Android kannst Du Deine Mitarbeiter auch einbinden, wenn sie gerade unterwegs sind. Mit dem Offline-Modus funktioniert dies sogar, wenn die Internetverbindung schlecht ist. Ein effizientes Cloud Collaboration Tool

Support und Sicherheit

Um den Einstieg in Wrike-Neulingen so einfach wie nur möglich zu gestalten, werden einige Video-Tutorials zur Verfügung gestellt, allerdings sind diese überwiegend in Englisch. Einen deutschsprachigen Support-Chat gibt es nicht. Falls Du doch Support benötigst, kannst Du für Dein Anliegen ein Ticket anlegen. Dieses wird dann dem persönlichen Account-Manager zugewiesen, dem man automatisch bei der Anmeldung zugewiesen wird. An dieser Stelle ist es auch möglich, seine Anliegen auf deutsch zu stellen.

Wirke-Hilfe-Center

Der Server-Standort von Wirke befindet sich in San Jose, Kalifornien. Für europäische Kunden (mit kostenpflichtigen Tarifen) hat das Unternehmen einen zusätzlichen Serverstandort in Amsterdam eingerichtet, der allerdings außerhalb der DACH-Region liegt.

Trello

Das Programm Trello ist ein Cloud Collaboration Tool für Aufgabenmanagement. Aufgaben in Trello werden in Listen angelegt, in denen verschiedene Aufgaben in Form von Karten erstellt und verwaltet werden. Konzipiert wurde das Programm auf der Grundlage der Projektmanagement-Methode Kanban. Zudem hat Trello eine Zeitleistenübersicht, in der einzelne Aufgaben zeitlich eingeordnet werden, sowie eine Tabellenansicht mit allen Tasks eines Boards.

Karten mit verschieden Optionen

Die Kartenansicht hat ähnliche Funktionen wie die Aufgabendetails in factro. Enthalten sind eine Checkliste, Mitglieder Zuordnung, Fristen und Deadlines, sowie Links- oder Dateianhänge.

Kommunikation nur über die Kommentarfunktion

Ähnlich wie Wrike ist die Kommunikation mit Trello auf Karten Eben, durch ein Kommentarfeld möglich. Alles andere muss über Kommunikationswege außerhalb des Tools geregelt werden.

Im Gegensatz zu Wrike und factro bietet Trello keine Mobil App an, wodurch die Zusammenarbeit im Team von unterwegs aus fast unmöglich ist.

Support und Sicherheit

Trello bietet keinen persönlichen Support an, sondern nur Hilfestellungen in Form von einem Benutzerhandbuch sowie einzelne Youtube-Tutorials.

Gehostet werden alle Daten von Trello auf einem US-amerikanischen Server. Trello ist ISO/IEC 27001 und SOC 2 zertifiziert und respektiert die DSGVO.