Multiprojektmanagement-Software verschafft Überblick

Wie lassen sich mehrere Projekte parallel managen?

Dass in einem Unternehmen, einem Bereich oder einer Abteilung mehrere Projekte gleichzeitig ablaufen, gehört zur Tagesordnung. Das alles unter einen Hut bringen? Keine einfache Aufgabe. Themen wie die Ressourcenplanung, Projektziele und das Wissensmanagement müssen aufeinander abgestimmt werden.

Im Vergleich zur persönlichen Arbeitsorganisation mit klassischen To-do-Listen benötigt man für professionelles Multiprojektmanagement spezifische Werkzeuge. Wer mehrere Projekte parallel managen möchte, benötigt mindestens:

• eine zentrale Übersicht über alle laufenden Projekte,
• gemeinsame Prioritäten,
• eine Ressourcenplanung über mehrere Projekte,
• eindeutige Verantwortlichkeiten,
• transparente Termine und Abhängigkeiten,
• aktuelle Projektstände,
• einen persönlichen Überblick für jedes Teammitglied.

Wir zeigen Dir welche Funktionen Dich dabei unterstützen, welche Anforderungen erfüllt werden sollten und stellen Dir Tools für eine digitale Lösung vor.

Das Wichtigste in Kürze

• Wer mehrere Projekte gleichzeitig managen muss, braucht einen projektübergreifenden Blick auf Termine, Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Ressourcen.
• Multiprojektmanagement scheitert meist an fehlender Transparenz, nicht an fehlender Planung.
• Besonders profitieren Projektleitungen, Teamleitungen und PMO-Verantwortliche, die mit 10–50 Personen fünf oder mehr Projekte parallel steuern.
• Tools wie factro reduzieren den Abstimmungsaufwand und ermöglichen zentrale Steuerung von Ressourcen, Prioritäten und Abhängigkeiten in Echtzeit.

Warum ist es so schwierig, mehrere Projekte parallel zu managen?

Kennst Du das? Eine Vielzahl von parallelen Projekten sorgt immer wieder für Schwierigkeiten im Unternehmen. Der Überblick fehlt. Prioritäten werden falsch gesetzt. Und schon steigen die Kosten. Die Qualität leidet und Mitarbeiter und/oder Kunden werden unzufrieden.

Der Grund: Dieselben Mitarbeitenden, Budgets und Zeitfenster werden häufig von mehreren Projekten gleichzeitig beansprucht.

Welche Probleme treten im Multiprojektmanagement besonders häufig auf?

Die häufigsten Probleme beim Managen von zeitgleichen Projekten sind:

• Zielkonflikte
• Mangelnder Überblick über Projekte
• Konkurrierende Projektziele
• Hoher Abstimmungsaufwand per E-Mail und Meeting
• Koordination von Ressourcen aus unterschiedlichen Bereichen
• Standortunabhängiges Projektumfeld
• Keine Berücksichtigung von Abhängigkeiten
• Falsche Priorisierungen
• Wenig Zeit für Entscheidungen

Was sind typische Warnsignale im Multiprojektmanagement?

Es gibt einige Anzeichen, an denen Du erkennst, dass Dein aktuelles System nicht ausreicht, um mehrere Projekte effektiv zu managen. Wir zeigen Dir, worauf Du achten solltest:

• Projektleitungen müssen Informationen regelmäßig manuell zusammentragen.
• Niemand kann spontan sagen, welche fünf Projekte gerade kritisch sind.
• Die gleiche Person wird in mehreren Projekten gleichzeitig vollständig eingeplant.
• Prioritäten unterscheiden sich je nach Abteilung.
• Statusmeetings dienen vor allem dazu, Informationen einzusammeln.
• Verschiebt sich ein Termin, müssen mehrere Pläne manuell angepasst werden.
• Excel-Listen, E-Mails und Projektpläne zeigen unterschiedliche Stände.

Spätestens dann wird eine Multiprojektmanagement-Software für mehrere parallele Projekte relevant.

Welche Funktionen sollte eine Multiprojektmanagement-Software bieten?

Wer mehrere Projekte gleichzeitig steuern möchte, sollte auf folgende Funktionen achten:

• Projektübergreifender Überblick: Zentrale Dashboards, Echtzeit-Statusberichte, projektübergreifende Filter und KPI-Darstellungen
• Ressourcenplanung: Auslastungsübersicht, Prognosen und Aufwandsschätzung, mit denen Du verfügbare Kapazitäten überwachen und steuern kannst.
• Darstellung von Abhängigkeiten: Abbildung von Vorgänger-/Nachfolger-Beziehungen, Meilensteinen, Abbildung des kritischen Pfads und automatische Verschiebung von Zeiträumen, z.B. im Gantt Diagramm.
• Aufgabenmanagement: Verantwortliche, Deadlines und Status müssen eindeutig festgelegt werden können.
• Filter und Ansichten: Informationen nach Person, Projekt, Zeitraum oder Status reduzieren den Abstimmungsaufwand.
• Zeiterfassung und Aufwandsschätzung: Plan- und Ist-Aufwände direkt in Aufgaben und Projekten vergleichen.
• Dokumentation: Kommentare, Dateien und Entscheidungen direkt am Arbeitskontext bündeln.
• Projektportfolio: mehrere Projekte als zusammenhängendes Gesamtbild steuern.

Wie hilft Multiprojektmanagement-Software bei der Steuerung von Projekten?

Spezielle Projektmanagement-Software helfen Dir bei der Organisation und Koordination von Aufgaben und Projekten. Durch viele nützliche Features kann eine Multi-PM-Software eine unglaublich gute Unterstützung für Dich in Deinen Vorhaben sein. Und damit meinen wir nicht E-Mail & Outlook oder Excel.

Neben den alteingesessenen US-Anbietern wie Asana & Co. oder dem sehr konservativen MS Project gibt es inzwischen auch frische und moderne Tools aus Deutschland (mit deutschem Server-Standort und Datenschutz). Mit der Bochumer Software factro kannst Du ohne Einarbeitung direkt loslegen und Dein Multiprojektmanagement strukturiert, effizient und erfolgreich steuern. Der Traum eines jeden Digital Leaders.

Wie unterstützt factro beim Multiprojektmanagement?

Mit factro bekommst Du die passenden Dashboards an die Hand, um parallele Projekte optimal zu steuern: Weniger Meetings, mehr Klarheit, massiver Zeitgewinn – erfolgreiches Multiprojektmanagement. Du siehst mit nur einem Klick alle Aufgaben, in denen Du ausführend sowie verantwortlich bist, Du siehst die Aufgaben Deines Teams über alle Projekte hinweg und auch Dashboards, die die aktuelle Projektsituation zeigen, sind sofort erreichbar.

Welche Projektansichten helfen dir, den Fokus zu behalten?

Das Projektmanagement-Tool factro strukturiert ganze Projekte in einzelne Pakete. Diese werden wiederum in Aufgaben unterteilt. Durch unterschiedliche, projektübergreifende Ansichten auf ein Projekt kannst Du die Schwerpunkte Deiner Betrachtung selbst festlegen. Das Tool verbindet:

• projektübergreifenden Überblick,
• strukturierte Projektplanung,
• Aufgabenmanagement,
• unterschiedliche Projektansichten,
• Ressourcen- und Auslastungsplanung,
• Zeiterfassung,
• Kommunikation und Dokumentation.

Ein Beispiel für den Aufbau eines Projektstrukturplans

Wähle diejenige Perspektive auf Deine Projekte und Aufgaben aus, die für Dich und Deine Fragestellung gerade relevant ist.

• Projektstrukturplan: Bringe Struktur in Deine Projekte. Lege Pakete und Aufgaben an, um für alle Projektbeteiligten Klarheit zu schaffen.
• Gantt-Chart: In dieser Ansicht Behältst Du den Zeitplan für Deine Projekte, Abhängigkeiten von Aufgaben und die dazugehörigen Meilensteine im Blick.
• Kanban-Board: Du siehst auf einen Blick, welche To-dos in diesem Projekt geplant sind, welche bereits laufen, zur Endkontrolle anstehen oder schon erledigt sind. Der ideale Statusbericht.
• Tabelle: Du arbeitest gerne in Tabellen und möchtest schnell Details zu mehreren Aufgaben anpassen? Dann bist Du hier richtig. Zusätzlich kannst Du mit Hilfe der Filter- oder Gruppen-Funktion unterschiedlichste Übersichten verschaffen.
• Projektüberblick: Der Projektüberblick gibt Dir einen schnellen Einblick in die Projekte. Du erkennst auf einen Blick den Projektfortschrtt, zeitkritische Aufgaben und Aufwandsprognosen.
• Projekträume: In den Projekträumen kannst Du Du Dir eine eigene Auswahl an Projekten und Ansichten zusammenstellen, die beispielsweise für ein Team relevant sind. Hier hast Du die notwenige Flexibilität, um die wichtigsten Informationen zentral abzubilden.

Aufgaben in eine individuelle Reihenfolge bringen

Wie lassen sich Aufgaben über mehrere Projekte priorisieren?

10 verschiedene Baustellen, 100 verschiedene Aufgaben – wo soll man nur anfangen? factro ermöglicht Dir eine zielführendes Aufgabenmanagement, indem Du Prioritäten setzen und ein Enddatum bestimmst. Durch visuelle Hilfen – wie der „Deadline“-Ampel – siehst Du auf einen Blick, was als nächstes erledigt werden muss.

Durch die Prioritäten verlierst Du dringende und wichtige Aufgaben nicht mehr aus den Augen und kannst Dich selbst und Dein Team optimal organisieren. Mit der integrierten Zeiterfassung kannst Du zudem Aufwände besser einschätzen und planen.

Die perfekte Ansicht für diesen Einsatz sind die factro Boards. Hier kannst Du nämlich projektübergreifende Ansichten für Dein Team an einem Ort organisieren, z.B. ein Teamboard, dass alle Aufgabe für eine Woche nach Teammitglieder sortiert oder der Quartalsplan, der Dir alle Projekte und Meilensteine der nächsten Wochen anzeigt.

Wie findest Du Deinen persönlichen Fokus trotz vieler Projekte?

Um zusätzlich noch Aufgaben in eine Persönliche Reihenfolge zu bringen, hilft der Fokus von factro. Hier kannst Du eigene ToDo-Listen erstellen und Aufgaben hineinziehen. So kannst Du all Deine Aufgaben individuell sortieren. Zudem finden hier auch ToDos platz, die nicht zu einer bestimmten Aufgabe gehören oder für die noch eine Aufgabe erstellt werden muss. Die Listen können auch im Team geteilt oder direkt zusammen für bestimmte Themen erstellt werden – zum Beispiel für Ideen Sammlungen.

So hast Du Deine ToDos noch besser im Blick!

Im Fokus-Bereich findest Du zudem auch die Meeting-Funktion. Hier kannst Du Termine für Meeting direkt in factro einstellen und Meetings vorbereiten. Während dem Meeting können alle Beteiligten die Meeting-Agenda bearbeiten und ein Protokoll wird automatisch generiert.

Wie funktioniert die Ressourcenplanung über mehrere Projekte hinweg?

Vorbereitet ist halb umgesetzt? Leider nicht so ganz. Aber mit Deinen zur Verfügung stehenden Ressourcen musst Du Dich trotzdem – im Vorfeld des Projektes – beschäftigen. Mit factro kannst Du zu jeder Aufgabe eine Aufwandsschätzung vornehmen und sämtliche Leistungen aufgabenbezogen erfassen.

Auf diese Weise kannst Du Kapazitäten planen, einschätzen und wenn nötig anpassen bzw. bei Bedarf unterstützen. Zudem unterstützt Dich factro mit der Auslastungsübersicht, das Pensum Deines Teams immer zu überblicken, anzupassen und somit Überlastung vorzubeugen. So klappt effizientes Ressourcenmanagement!

Eine Auslastungsübersicht erleichtert die Kapazitätsplanung massiv

Wie stellst Du Transparenz für alle Projektbeteiligten her?

Informationen – manchmal ein rares Gut. Das Schreiben von E-Mails und lästiges Herumtelefonieren kosten Zeit und Nerven. Mit einem Projektmanagement-Tool wird die gesamte Kommunikation in Deinen Projekten gebündelt und steht nicht nur Dir, sondern auch allen anderen beteiligten Kollegen und Mitarbeitern zur Verfügung. An einem einzigen virtuellen Ort findest Du alle nötigen Informationen, Dokumente und Kommentare.

Besonders hilfreich ist das für Verantwortliche und Projektleiter. Einsichten in alle Bereiche – Projektstatus, Arbeitszuteilungen, Ressourcen und Kapazitäten, Fortschritte oder organisatorische Veränderungen – ermöglichen Führungskräften bei Problemen frühzeitiges Eingreifen, das Verschieben von Terminen und das Anpassen von Ressourcen.

Wie reagierst Du flexibel auf Veränderungen im Projekt?

Unkalkulierbare Faktoren oder Ereignisse können Dir immer einen Strich durch die Rechnung machen. Daher ist ein kontinuierliches Verfolgen von Aufgaben und Projekten besonders wichtig. Wenn Timings kurzfristig angepasst und Aufgaben zeitlich verschoben werden müssen, ist ein Gantt-Chart ein praktisches Werkzeug. Hier siehst Du Deine detaillierte zeitliche Planung mit Meilensteinen und Abhängigkeiten und kannst die per Drag and Drop anpassen.

Durch Vorgänger- und Nachfolger-Beziehungen können einzelne Termine verändert und den Gegebenheiten angepasst werden, ohne dass Du Deine gesamte Planung zerschießen. Zeitliche Abfolgen bleiben bestehen und passen sich bei Bedarf automatisch an. So kannst Du flexibel reagieren und Risiken minimieren.

Asana

Verschiedene Projekte als Portfolio managen

Das US-amerikanische Tool Asana bietet in seinen Tarifen Business und Enterprise gezieltes Projektmanagement an. Mit Porfolios kannst Du einen Katalog an Projekten zusammensetzen, dessen Zielerreichung Du fortlaufend im Blick behalten kannst. Jedes Portfolio präsentiert Dir dabei wichtige Eckdaten auf einen Blick. Dazu gehören der Fortschritt, der jeweilige Projektzeitraum, die Priorität sowie ein Status wie „Planmäßig“ oder „Gefährdet“.

Du kannst auch mehrere Portfolios anlegen, die verschiedene Unterprojekte mit einem vergleichbaren Schwerpunkt zusammenfassen. Die Portfolios kannst Du dabei auch mit Deinen Teammitgliedern teilen, damit alle den gleichen Stand haben.

Auslastung per Portfolio prüfen

Asana bietet eine Auslastungsübersicht, die zeigt, wie viele Aufgaben bei den Kollegen auf den Schreibtischen liegen. Diese Übersicht kannst Du in Kombination mit Portfolios nutzen und so immer überblicken, an welchen Stellen das Zeitbudget Deines Teams ausgereizt ist.

Aufgaben und Projekte überblicken

Des Weiteren ist es mit dem Tool möglich, Aufgaben zu priorisieren, zeitlich zuzuordnen und mit Anhängen, Kommentaren und Beschreibungen für transparente Informationen zu sorgen. Einzelne Projekte kannst Du wahlweise im Kanban Board, einer Tabelle oder einer Zeitleiste betrachten und anpassen.

MS Project

Altbekannte Multiprojektmanagement-Software

Eine weitere Multiprojektmanagement-Software ist schon ein „alter Hase“ der Branche – die Rede ist von MS Project. Das Tool eignet sich insbesondere für eine sehr detaillierte Projektplanung und Multiprojektmanagement. Es bietet sehr viele Einstellungsmöglichkeiten, was aber auch dafür sorgt, dass die Bedienung eher kompliziert ist, wenn tiefer in die Planung eingestiegen wird.

Verschiedene Ansichten und Portfolios

In neuen Versionen hat Microsoft daher probiert, MS Project leichtfüßiger und moderner zu gestalten. Zu den Fähigkeiten gehören unter anderem verschiedene Projektansichten wie z.B. das Kanban Board, die Tabelle sowie das Gantt-Diagramm. In den höherpreisigen Varianten lassen sich zudem Berichte zu Projekten und Portfolios erstellen. In diesen Varianten kann MS Project dann auch mit Arbeitszeittabellen und Ressourcen umgehen.

Zur Nutzung als Multiprojektmanagement-Software setzt das Tool u.a. auf Portfolios. Hier können verschiedene Projekte und Projektideen gesammelt und bewertet werden. Die größte Version unterstützt zudem Projektbedarfsmanagement.

Fazit: Warum eignet sich factro als Multiprojektmanagement-Software?

1. Nutze Dashboards für einen Projekt-übergreifenden Überblick.
2. Mit der passenden Projekt-Ansicht schärfst Du den Fokus.
3. Priorisiere Deine Aufgaben, um das Tagesgeschäft zu erleichtern.
4. Plane und steuer Deine Kapazitäten durch die einfache Leistungserfassung und Aufwandsrechnung.
5. Sorge für Transparenz, um Vorgänge zu verfolgen, anzupassen und Risiken zu vermeiden.
6. Passe Änderungen mit Vorgänger-/Nachfolger-Beziehungen im Gantt-Chart flexibel an.