Warum Outlook kein Projektmanagement-Tool ist

Ob Verteilung von Aufgaben, Status-Updates, ganze Diskussionen zu Aufgaben oder die „gemeinsame“ Arbeit an Dateien – gefühlt läuft alles über E-Mails und Outlook. Dabei ist die E-Mail das schlechteste PM-Werkzeug der Welt.

Die am häufigsten genutzte “Projektmanagement-Software”

Was ist das am häufigsten genutzte “Projektmanagement-Tool” der Welt? Nicht etwa MS Project, Asana, Trello oder factro. Der Arbeitsalltag in Unternehmen sieht leider anders aus. Ob Verteilung von Aufgaben, Status-Updates, ganze Diskussionen zu Aufgaben oder die “gemeinsame” Arbeit an Dateien – gefühlt läuft alles über E-Mails und Outlook.

Der “Missbrauch” von Outlook reicht zum Teil soweit, dass bei manchen Anwendern Aufgaben – neben einer “Projekt-Kategorie” – zusätzlich die Kategorie “Warten-auf” sowie ein Fälligkeitsdatum zugewiesen bekommen, sodass man diese beim wöchentlichen Check nicht aus den Augen verliert.

E-Mail ist schlechtestes PM-Werkzeug der Welt

Dabei ist die E-Mail das wohl schlechteste und zeitfressendste aller Werkzeuge, um Projektmanagement und die Zusammenarbeit im Team zielführend und erfolgreich zu gestalten.

Kann man in Outlook Projekte verwalten? E-Mails sind hierfür weder gedacht noch geeignet. Sie stehen Ihnen mehr im Weg, als dass Sie Ihnen nutzen – oder um es auf den Punkt zu bringen: “Das kannste schon so machen, aber dann ist es halt kacke!”

Unordentlicher Arbeitsplatz

Ein Plädoyer gegen Outlook im Projektmanagement

1. Verantwortung festlegen oder per Verteiler ans Team delegieren

2. Aufgaben priorisieren oder jede E-Mail auf Wichtigkeit prüfen

3. Aufgabenbezogen kommunizieren oder alles in einer E-Mail

4. Dokumente managen oder „projekt_neu_v6_endgültig_final.xls“

5. Überblick verschaffen oder “FYI: FWD: Re: Re:”

1. Verantwortung festlegen

Klar definierte Verantwortlichkeiten sind ein wichtiger Schlüssel für erfolgreiches Projektmanagement. Wer hat den Hut auf? Eine essentielle Frage, die für alle Mitarbeiter bei Projekten und Aufgaben geklärt sein muss. Doch oft scheitert die Zusammenarbeit bereits an diesen Basics.

Aufgaben werden per Verteiler ans Team delegiert. Wer ist für die Aufgabe verantwortlich? Nicht selten bearbeiten mehrere Personen gleichzeitig die identische Aufgabe oder noch schlimmer – keiner fühlt sich verantwortlich.

2. Aufgaben priorisieren

Ist der Schreibtisch voll, muss aufgrund von Dringlichkeit und Wichtigkeit entschieden werden, welche Aufgabe Vorrang hat. Ohne Transparenz über alle anstehenden Tasks ist das Chaos vorprogrammiert.

Wenn Sie Outlook zur Projekt-Koordination verwenden, müssen Sie unweigerlich alle Nachrichten zunächst auf ihre Wichtigkeit prüfen – ein Unterfangen, das bei der heutigen Flut von E-Mails ein großer Zeitfresser ist. Und zudem geht oft aus den meisten Mails gar nicht hervor, wie wichtig und dringend eine Aufgabe ist. Weitere Rückfragen sind notwendig.

3. Aufgabenbezogen kommunizieren

In Projekten neigen viele Beteiligte schnell dazu, unterschiedliche Aufgaben in einer einzigen Mail zu verpacken. Sind diese Aufgaben dann auch noch von verschiedenen Personen zu erledigen (was gerne mit @ gekennzeichnet wird), ist die Verwirrung groß. Es entstehen ausufernde Mail-Verläufe, bei denen schnell der Überblick verloren geht.

Die Folge: Einzelne Aufgaben fallen schnell mal unter den Tisch. Werden dann noch weitere Personen in “CC:” genommen, steigt das Durcheinander an. Vergisst jetzt nur einer aus der Gruppe beim Kommentieren, “Allen antworten” zu drücken…

4. Dokumente managen

Bei der Bearbeitung von Aufgaben werden Protokolle, Präsentationen und Anhänge gerne per Mail hin- und hergeschickt, um “gemeinsam” daran zu arbeiten. Doch was passiert, wenn mehrere Personen gleichzeitig ein Dokument editieren und es dann wieder in die Runde schicken?

Die Versionen werden zwangsläufig voneinander abweichen. War es jetzt „projekt_neu_v1.xls“, „projekt_neu_neu_v1.xls“, „projekt_neu_v2_final“ oder doch „projekt_neu_v2_endgültig.xls“?

Eine klare Historie von Aufgaben, Dokumenten und Rückmeldungen ist nicht vorhanden. Welche Version soll nun weiter verwendet werden? Was ist, wenn wichtige Entscheider in weiteren Mail-Schleifen vergessen wurden und sie erst nach einigen Tagen auf die ursprüngliche E-Mail reagieren – obwohl es in der Zwischenzeit schon ein Update gegeben hat?

5. Überblick verschaffen

Ein strukturierter Überblick über das, was noch zu erledigen ist, stellt die Basis dar, um Fristen einzuhalten und die Ressourcen in der Projektsteuerung optimal einzusetzen. Managen Sie Ihre Projekte mit Outlook, werden Ihnen Betreff-Zeilen à la “FYI: FWD: Re: Re:” sicherlich bekannt vorkommen.

Welche Aufgaben sind schon komplett beendet? An welchen Stellen müssen noch Teil-Aufgaben gelöst werden? Wo ist dringend Unterstützung notwendig? Es beginnt die Suche in Mail-Verläufen, deren Inhalte zum größten Teil aus automatisch generierten Signaturen bestehen. Alles andere als Überblick pur.

Mit einer PM-Software wäre das nicht passiert

Ihnen kommen die genannten Probleme bekannt vor? Verzichten Sie in Zukunft doch einfach auf das schlechteste Projektmanagement-Werkzeug der Welt. Mit dem richtigen PM-Tool schaffen Sie Struktur, haben alle Aufgaben jederzeit im Blick und sparen eine Menge kostbare Zeit.

Projektstrukturplan

Alle Vorteile eines Projektmanagement-Tools in der Übersicht:

  • Abgestimmte Zuständigkeiten, Timings und Prioritäten
  • Alle relevanten Informationen und Kommentare direkt in der Aufgabe
  • Aktualität, Auffindbarkeit und zentrale Verfügbarkeit von Dateien
  • Über wichtige Änderungen in Echtzeit informiert
  • Aufgaben-Verlauf ist jederzeit für alle Beteiligten transparent und nachvollziehbar
  • Alle Mitarbeiter immer auf dem gleichen Stand
  • Ansprechende Projektansichten und Visualisierungen

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