Zusammenarbeit in Projekträumen
Moderne Projektarbeit wird zunehmend komplexer: Projekte werden umfangreicher, Multiprojektmanagement rückt in den Fokus und Teams arbeiten nicht immer gemeinsam vor Ort. Ein klassischer, physischer Projektraum kann nicht mehr mithalten. Als innovative Lösung wird auf virtuelle Projekträume gesetzt.
Ein moderner Projektraum bietet weit mehr als nur eine zentrale Ablage für Dokumente. Er vereint alle Funktionen, die für eine reibungslose Zusammenarbeit notwendig sind – von der Aufgabenverwaltung über die Nachverfolgung von Fortschritten bis hin zur Kommunikation im Team. Dabei spielt Effizienz eine entscheidende Rolle: Der Projektraum hilft Dir, den Überblick zu behalten, redundante Abstimmungen zu vermeiden und wertvolle Zeit zu sparen.
Mit den richtigen Tools kannst Du von überall auf wichtige Informationen zugreifen, ohne dabei Kompromisse bei Transparenz oder Zusammenarbeit einzugehen. Doch wie sieht das in der Praxis aus? Wie genau funktionieren diese Projekträume und was bieten sie für Vorteile? Das erfährst Du in diesem Artikel.
Ein Projektraum unterstützt die Teamarbeit
Was ist ein Projektraum? – Eine Definition
Wenn von einem Projektraum die Rede ist, ist oft unklar, was genau damit gemeint ist. Zum einen kann es sich dabei um einen physischen Raum handeln. Zum Beispiel einen eigenen Raum im Büro, in dem projektbezogene Meetings stattfinden und Informationen gesammelt werden. Zudem gibt es Räume, die für Workshops, Seminare etc. angeboten werden. Allerdings wird der Begriff auch oft in der Kunstszene verwendet, um einen Ausstellungsraum für Kunst zu bezeichnen.
Zum anderen gibt es auch virtuelle Projekträume. Virtuelle Projekträume sind bereits bekannt und insbesondere im Baumanagement beliebt. Angelegt werden diese Räume zum Beispiel in einer Projektmanagement-Software. Mit so einem Tool ist es Dir möglich, einen Projektraum zu gestalten, einzurichten und die Verwaltung des Projekts zentral zu steuern.
Wobei helfen Projekträume?
Das Ziel von Projekträumen ist es, ein einheitliches Bild sowie Übersicht für alle Projektbeteiligten zu erschaffen. So ist der Projektstatus jederzeit für alle einsehbar und die Zusammenarbeit im Team wird verbessert. Das stärkt vor allem die Transparenz, wirkt sich aber auch positiv auf die Kommunikation mit externen Beteiligten aus.
Projekträume vereinen also Tools, Daten und Teammitglieder an einem zentralen, digitalen Ort und legen so den Grundstein für modernes und effizientes Projektmanagement.
Was ist ein virtueller Projektraum?
Einen virtuellen Projektraum richtest Du in einem kollaborativen System ein und machst ihn für bestimmte User zugänglich. In einem solchen Raum kannst Du das gesamte Projekt überblicken und hast Zugriff auf dazugehörige Projektpläne, Dateien, Aufgaben etc. Besonders wichtig sind Projekträume bei Remote Teams oder wenn Homeoffice und mobiles Arbeiten im Unternehmen möglich sind.
Der Vorteil bei virtuellen Räumen ist, dass alle Informationen an einem Ort abgelegt und von überall zugänglich sind. Zudem wird viel Zeit eingespart, da zum Beispiel Dokumente nicht per Mail hin- und hergeschickt werden müssen oder der Statusbericht nicht erst mühsam zusammengestellt werden muss. Zudem kann ein Projektraum jederzeit an ein spezifisches Projekt angepasst werden.
Zentrale Funktionen dieser Räume sind:
- Aufgaben- und Terminmanagement: Der Projektraum gibt eine klare Struktur vor. Jeder weiß, was zu tun ist und Deadlines sind für alle sichtbar. Durch Features wie Gantt oder Kanban bleibt auch bei komplexen Projekten alles übersichtlich.
- Dokumentenmanagement: Schluss mit chaotischen Ordnern und endlosen E-Mail-Anhängen. Im Projektraum werden alle Dateien zentral gespeichert, mit Versionskontrolle und Zugriffseinstellungen, damit jeder die aktuelle Version hat.
- Kommunikation: In einer Aufgabe oder auch auf Projektebene kann projektbezogen über die Kommentarspalte kommuniziert werden. Damit sind auch immer Updates an einem Ort.
- Ressourcenübersicht: Moderne Projekträume bieten Einblicke in die Auslastung von Mitarbeitenden, damit Projekte besser geplant werden können.
All diese Funktionen sorgen dafür, dass Dein Team effizienter arbeitet, weniger Zeit mit administrativen Aufgaben verliert und sich stärker auf die inhaltlichen Ziele konzentrieren kann.
Für welche Projekte lohnt sich ein virtueller Projektraum?
- IT- und Digitalisierungsprojekte
- Kunden- und Agenturprojekte
- Bau- und Organisationsprojekte
- Interne Chance- und Transformationsprojekte
So kannst Du Deinen Projektraum mit factro einrichten
Neben den klassischen Projektansichten wie Gantt-Diagramm, Kanban, Tabelle und dem Projektstrukturbaum kannst Du in factro auch individuelle Ansichten, einen Projektraum, hinzufügen. Auf diese Weise behältst Du immer den Überblick und gibst Deinem Team genau die Informationen, die es braucht. Das Besondere an den Projekträumen? Du stellst Dir genau die Ansichten zusammen, die Eure individuelle Arbeitsweise unterstützen. Ohne, dass Du an vorgefertigte Views gebunden bist. Schließlich weißt Du selbst am besten, welche Infos Ihr benötigt.
Wie genau das funktioniert? Das zeigen wir Dir hier anhand praktischer Beispiele.
Eine ausführliche Anleitung dazu, wie Du einen solchen Projektraum erstellst, findest Du in unserem Handbuch.
👉 Wie erstelle ich Projekträume?
Übersicht der Ressourcen
Für Projektmanager ist das richtige Ressourcenmanagement entscheidend, um den Überblick über die Verteilung der Ressourcen zu behalten – sei es die Auslastung Deines Teams oder der Fortschritt der Aufgaben. Schließlich möchtest Du frühzeitig erkennen, ob jemand überlastet ist oder sich mögliche Engpässe abzeichnen. Genau dafür ist die Ansicht „Aufgabenstapel“ in Deinem Projektraum ideal.
Stell Dir vor: Jeder Schreibtisch der Teammitglieder wird als übersichtlicher Stapel visualisiert. Du siehst auf einen Blick, welche Aufgaben gerade auf den einzelnen Tischen liegen und wie groß die Arbeitslast ist. So wird deutlich, wer gut im Zeitplan liegt und wer möglicherweise Unterstützung benötigt.
Mit dem Aufgabenstapel überblickst Du die ToDos von allen
💡 Ein Beispiel aus der Praxis:
Du bemerkst, dass auf dem Schreibtisch einer Kollegin zahlreiche dringende To Dos liegen und gleichzeitig eine weitere, weniger dringende Aufgabe hinzukommt. Oder ein Kollege fällt krankheitsbedingt aus und seine Aufgaben drohen, liegen zu bleiben. Aber keine Sorge! Mit wenigen Klicks verteilst Du die entsprechenden Aufgaben auf andere Mitarbeitende. So bleibt Dein Projekt auf Kurs und die Kapazitäten Deines Teams nutzt Du optimal aus.
Die „Aufgabenstapel“-Ansicht in Deinem Projektraum macht es nicht nur leicht, flexibel zu reagieren, sondern fördert auch die Fairness im Team. Indem Du die Arbeitslast gleichmäßig verteilst, vermeidest Du Überlastung und stellst sicher, dass sich niemand übergangen fühlt. Eine klare, transparente Ressourcenplanung ist damit nicht nur ein organisatorischer Vorteil, sondern auch ein echter Gewinn für das gesamte Team.
Stolpersteine herausfiltern
Jedes Projekt birgt Herausforderungen – sei es eine verzögerte Aufgabe, unklare Abhängigkeiten oder drohende Deadline-Überschreitungen. Damit solche Stolpersteine nicht erst auffallen, wenn es schon zu spät ist, gibt es die „Störeransicht“ in factro. Dieses praktische Feature zeigt Dir frühzeitig, wo im Projekt Probleme auftreten könnten und ermöglicht es Dir, rechtzeitig einzugreifen.
Die Störeransicht funktioniert wie ein Frühwarnsystem. Sie hebt automatisch Aufgaben hervor, die aus dem Rahmen fallen, zum Beispiel weil sie wichtige Deadlines gefährden oder noch auf Feedback warten. So hast Du als Projektleitung die kritischen Punkte immer im Blick, ohne Dich durch unzählige Details kämpfen zu müssen.
💡 Ein Beispiel aus der Praxis:
In der Störeransicht erkennst Du, dass eine Aufgabe bereits überfällig ist und damit andere, abhängige Aufgaben blockiert. Vielleicht wartet das Design-Team auf die Freigabe eines Konzepts, während der nächste Meilenstein in Gefahr gerät. Mit der Störeransicht kannst Du genau sehen, wo es hakt und sofort Maßnahmen ergreifen. Sei es, zusätzliche Ressourcen bereitzustellen, die Prioritäten neu zu setzen oder ein schnelles Meeting einzuberufen.
Mit der Störer-Ansicht erkennst Du alle kritischen Aufgaben
Die Stärke der Störeransicht liegt in ihrer klaren Visualisierung und schnellen Umsetzbarkeit. Anstatt selbst nach Problembereichen suchen zu müssen, zeigt sie Dir automatisch, wo Du als Projektleitung gefragt bist. Damit behältst Du nicht nur den Überblick, sondern sicherst auch die Einhaltung Deiner Deadlines – und das ohne unnötigen Stress für Dich oder Dein Team.
Projektbericht zu Fortschritten erstellen
In einem Projekt sind klare Informationen Gold wert – besonders dann, wenn externe Stakeholder, Kunden oder Partner involviert sind. Denn nichts ist wichtiger, als den aktuellen Projektfortschritt mit allen Änderungen jederzeit griffbereit zu haben. Und genau hier kommt der Projektbericht ins Spiel.
In factro hast Du die Möglichkeit, den aktuellen Fortschritt Deines Projekts als Ansicht hinzuzufügen. Dieser Projektbericht wird automatisch aktualisiert und liefert Dir mit nur einem Klick eine klare Übersicht über die wichtigsten Eckdaten des Projekts. Ob es um den Abschluss einzelner Aufgaben, den Stand von Meilensteinen oder drohende Verzögerungen geht – alle Beteiligten haben die relevanten Infos sofort parat.
Ein Projektstatusbericht in factro
Ein typisches Szenario: Ein Stakeholder möchte ein spontanes Update zu einem laufenden Projekt. Kein Problem. Denn anstatt erst Daten aus verschiedenen Quellen zusammenzusuchen, rufst Du den Projektbericht direkt im Projektraum ab. Mit einer klaren und übersichtlichen Darstellung kannst Du sofort zeigen, wo das Projekt steht, was bereits erreicht wurde und welche Schritte als Nächstes anstehen.
Doch der Projektbericht ist nicht nur für externe Partner wertvoll. Auch Dein Team profitiert von der Transparenz. Jedes Mitglied kann auf einen Blick erkennen, wie das Projekt voranschreitet, welche Ziele bereits erreicht wurden und wo noch Handlungsbedarf besteht.
Fazit: Effiziente Projekträume in der Cloud
Die Herausforderungen der modernen Projektarbeit zeigen, wie wichtig es ist, wichtige Projektinformationen zu zentralisieren. Ein virtueller Projektraum zur Zusammenarbeit holt alle Teammitglieder ab und schafft Transparenz innerhalb des Teams sowie in der Kommunikation mit Stakeholdern. Zudem sind digitale Projekträume überall zugänglich und individuell anpassbar – so profitieren alle davon.
Unternehmen, die virtuelle Projekträume fördern, eine transparente Zusammenarbeit und effiziente Projektarbeit. Ein Projektraum ist somit ein wesentlicher Bestandteil der modernen Arbeitswelt.
