Kanban Board: Aufbau, Vorteile & digitale Tools

Aufgaben effizient managen und überblicken

Das Kanban-Board ist eines der beliebtesten Werkzeuge zur Visualisierung des Aufgabenmanagements und Projektmanagements. Besonders im agilen Projektmanagement oder Scrum erfreut sich die zugehörige Kanban-Methode großer Beliebtheit, doch auch klassische und hybride Aufgabenverwaltung ist mit Kanban-Boards möglich.

Organisieren mit der Kanban-Tafel

Heute wird die Kanban-Tafel branchenübergreifend genutzt, um WIP-Aufgaben zu managen, den Workflow zu optimieren, Engpässe zu organisieren und eigene Arbeitsabläufe zu visualisieren. Doch wie kann man Kanban-Boards am effektivsten nutzen, welche digitale Kanban Boards gibt es – und was genau macht die „Kanban-Karte“ eigentlich aus? Das erfährst Du in diesem Artikel.

Die Zusammenarbeit im Team ist mit dem Kanban im Projektmanagement noch effizienter

Was ist ein Kanban Board?

Traditionell besteht das Kanban-Board besteht aus drei nebeneinanderliegenden Spalten, in die verschiedene Aufgaben aus einem oder mehreren Projekten nach ihrem Status eingeordnet werden. Es ist eine Art horizontale Anordnung einer klassischen To-do-Liste.

Aufgrund der einfachen Struktur wird die Kanban-Methode sowohl im Projektmanagement als auch in persönlichen To-Do-Apps verwendet. Die Anwendungsfälle des (digitalen) Kanban-Boards finden sich in den verschiedensten Branchen und reichen von der agilen Softwareentwicklung über IT Operations bis hin zu Marketing- oder Support Teams.

Kanban-Tafeln visualisieren Projekte

Kanban-Boards begleiten und visualisieren i.d.R. den gesamten Projektzeitraum und werden kontinuierlich mit den neuesten Ergebnissen für Mitarbeiter aktualisiert. Es ist also quasi eine Übersicht des Arbeitsprozesses. Lange Zeit wurde das Kanban-Modell analog an physischen Boards oder Pinnwänden eingesetzt, während heute digitale Collaboration Tools die Planung unterstützen.

Initial wurde die Kanban-Methode vor allem für kurz- und mittelfristige Aufgaben und Projekte genutzt. Aus der Arbeit mit zeitintensiven Tasks entwickelte sich anschließend die umfangreichere Form des Personal Kanban Boards.

Definition „Kanban Board“
Das Wort „Kanban” kommt aus dem Japanischen, bedeutet wörtlich „Karte” und bezeichnet die Identifizierungskarte, die sich bei jedem Endprodukt, jeder Baugruppe und jedem Einzelteil, das im Betrieb verwendet wird, befindet. […] Durch das Kanban-System werden jeweils zwei benachbarte Produktionsstufen zu einem Regelkreis verbunden. Das Kanban-System beruht auf dem Hol-Prinzip (Holsystem). Nur wenn eine Produktionsstufe „Nachfrage” entfaltet, wird auf der vorgelagerten Stufe produziert. – Prof. Dr. Kai-Ingo Voigt, Gabler Wirtschaftslexikon

Ursprung Kanban

Ursprünglich wurde das Kanban-Board für die Produktionssteuerung herangezogen und vom Autohersteller Toyota genutzt, um die Wertschöpfungskette effizienter zu machen.

Ziel des Kanban Boards

Eines der Hauptziele ist es, den Arbeitsfluss sichtbar zu machen – gerade für Teammitglieder ein wichtiger Aspekt. Durch die Visualisierung in Spalten wissen Du und Dein Team zu jeder Zeit, in welcher Phase sich die jeweilige Aufgabe gerade befindet. Außerdem dient das Board als Kommunikationsgrundlage und sorgt für eine optimierte Zusammenarbeit.

Ist Kanban eine agile Methode?

Ja, das Kanban ist für agiles Projektmanagement geeignet. Denn Agilität zeichnet sich unter anderem durch schnelle Reaktionsfähigkeit aus, die beim Kanban einfach umzusetzen ist. Denn eine Aufgabe kann jederzeit in eine andere Spalte verschoben werden. Zudem ist das Kanban Board flexibel und bedient einen iterativen Ansatz, bei dem Aufgaben Schritt für Schritt bearbeitet werden und sich wiederholende Zyklen durchlaufen.

Im Kanban-Board geht das so: Du bearbeitest eine Aufgabe und verschiebst sie in die Spalte „Review“. Anschließend notiert die Person ihr Feedback und setzt die Aufgabe wieder auf aktiv, sodass Du das Feedback anpassen kannst. So werden die Ergebnisse stetig verbessert.

Das Kanban fördert eine gute Zusammenarbeit

Kanban Board: Die wichtigsten Elemente

Das Wort Kanban ist japanisch und bedeutet in etwa „Karte“, „Tafel“ oder „visuelles Zeichen“. Entsprechend besteht die Darstellung aus Karten für alle Aufgaben, welche wiederum in mehrere Spalten aufgeteilt sind.

Traditionell entsprechen die Spalten den verschiedenen Bearbeitungsstatus einer Aufgabe:

• To Do (oder auch: Backlog): Die Aufgabe ist geplant
• In Progess: Die Aufgabe wird gerade bearbeitet
• Done: Die Aufgabe ist erledigt

Die Spalten bilden den Zyklus bzw. die Phasen der Aufgabe. Angefangen bei der Planung bis hin zum Abschluss. Deswegen werden Kanban-Boards auch oft für das Management von sogenannten WIP-Aufgaben, also Work-In-Progess-Aufgaben, verwendet. Ein beliebtes Mittel, das Pensum mithilfe der Boards zu steuern, ist ein sogenanntes WIP-Limit (auch WIP-Grenze). Denn dadurch wird die Anzahl an To-Dos, die in Bearbeitung sind, begrenzt, um den Fokus zu behalten.

Wie erstelle ich ein Kanban-Board?

Bei Bedarf kann ein digitales Kanban-Board auch um eigene Spalten ergänzt werden, die an die individuellen Schritte oder Strukturen im Team angepasst sind. So kann z.B. ein weiterer Status wie „Review“ ergänzt werden, der diejenigen Tasks zeigt, die vor der Freigabe geprüft werden müssen. Jeder Status ist wie ein Schritt, der für das Beenden der Arbeitsaufgabe notwendig ist.

Arten von Kanban Boards: Physische vs. Digitale

Kanban-Boards lassen sich an alle Gegebenheiten anpassen. Ob in einem Vertriebs- oder Marketingteam oder in handwerklichen Berufen. Das Kanban-Board unterstützt in vielen Bereichen der Projekt- und Auftragsorganisation. Allgemein kann man ein Kanban-Board in physischer oder digitaler Form erstellen.

Bei einem physischen Board kann man beispielsweise ein Whiteboard und Notizzettel verwenden. Das Whiteboard stellt dann die Spalten im Workflow dar, innerhalb derer die Zettel verschoben werden können. Bei digitalen Boards ist das Prinzip natürlich das Gleiche, nur immer und überall abrufbar. Vor allem für Remote Teams ist eine digitale Lösung von großem Mehrwert.

Workflow via Kanban abbilden

In manchen Unternehmen werden auch ganze Workflows mithilfe von Spalten abgebildet, sodass statt des Status einer Aufgabe die jeweiligen Produktionsschritte bzw. betrieblichen Abläufe visualisiert werden.

Doch auch auf einem Board wird die Vielzahl an Aufgaben schnell unübersichtlich. Um dennoch den Überblick zu behalten und eine Struktur zu erkennen, bieten sich sogenannte Swimlanes an. Diese bieten Dir eine weitere Ebene, nach der sortiert wird – beispielsweise nach Priorität.

Was bedeutet Priorität?
Priorität bedeutet, dass etwas Vorrang gegenüber einer anderen Sache hat, z.B. aufgrund einer Deadline oder des Beitrags für ein Ziel.

Schritt für Schritt zum eigenen Kanban-Board

Wenn Du ein Tool gefunden hast, das Deine Arbeitsweise unterstützt, beginnst du Du damit, Dein eigenes Kanban zu erstellen:

1. Visualisiere Deinen Arbeitsablauf: Je nach Branche gibt es unterschiedliche Prozesse, die abgebildet werden müssen. Achte jedoch darauf, dass Dein Board nicht zu komplex wird. Die drei Spalten „ToDo“, „In Progress“ und „Done“ sind in vielen Fällen völlig ausreichend.
2. Fülle Dein Board: Erstelle danach Aufgaben oder sortiere bereits bestehende Aufgaben in die richtige Spalte ein. Die Reihenfolge kann beispielsweise nach Priorität oder Dringlichkeit erfolgen. Bei einem digitalen Tool wie factro kannst Du einfach danach filtern und sortieren.
3. Aktualisiere Dein Board: Damit die Arbeit mit dem Kanban-Board funktioniert, solltest Du darauf achten, den Status regelmäßig anzupassen. Nur so behältst Du den Überblick und kannst effizient arbeiten.

Da das Kanban-Board häufig auch als Kollaborationstool verwendet wird, ist es natürlich auch immer wichtig, Rücksprache mit den anderen Teammitgliedern zu halten, um im Workflow zu bleiben.

Vorteile und Nachteile von Kanban-Boards

Mehrwerte, die ein Kanban-Board zu bieten hat

Zu den Vorteilen des Kanban-Boards gehört unter anderem die gute Übersicht. Alle Aufgaben sind genau einer Spalte zugeordnet, wodurch Dir zusätzlicher Kontext geboten wird. So sind vor allem der Fortschritt und der Prozess jederzeit für das gesamte Team nachvollziehbar.

Dies sorgt für Transparenz und hilft dabei, Schwächen in den eigenen Workflows aufzudecken und die Prozesse zu optimieren. Wie ist der aktuelle Stand? Kommt jemand im Team nicht voran? Hängen Aufgaben fest? Wo sind WIP-Grenzen? Das kann der Blick auf die Karte beleuchten. Zudem werden Arbeitsprozesse perfekt abgebildet und Ressourcen eingespart. Auch Meetings sind mit dem Kanban-Board effizienter, denn mit einem Blick wissen alle, wo einzelne Aufgaben gerade stehen.

Außerdem ermöglicht das Werkzeug eine effiziente Zusammenarbeit, da alle im Team stets den aktuellen Stand vor Augen haben. Der Fokus auf die laufenden Aufgaben wird erhöht und die Motivation, die Karten über alle Spalten zu schieben, gestärkt.

Schattenseiten eines Kanban-Boards

Zu den Nachteilen des Kanban-Boards gehört, dass die Spalten nicht zu allen Planungsprozessen und Projektphasen passen. Da sich die Spalten meist nach Status oder vergleichbaren Parametern im individuellen Workflow richten, eignet es sich nicht für die präzise Zeitplanung. Hier kommt eher das Gantt-Diagramm in Frage.

Aus den gleichen Gründen können auch strukturelle sowie logische Zusammenhänge mit dem Kanban Board nicht sauber abgebildet werden. Für eine themenbezogene Planung eignet sich daher eher der Projektstrukturplan (PSP).

Überblick: 9 Tools, die Du kennen solltest

Analoge vs. Online-Kanban-Boards

Analoge Kanban-Boards bestehen aus physischen Tafeln und Karten, die Teammitgliedern einen direkten, visuellen Überblick über Aufgaben geben, erfordern jedoch regelmäßige manuelle Aktualisierung.

Online Kanban-Boards hingegen bieten die gleiche visuelle Struktur, ermöglichen aber außerdem Echtzeit-Updates, standortunabhängigen Zugriff und oftmals integrierte Analysefunktionen.

factro

Viele Aufgaben- und Projektmanagement-Tools bieten das Kanban-Board als Planungsmethode und zur Visualisierung. Ein Beispiel ist factro aus Bochum. Mit factro kannst Du Aufgaben im Handumdrehen anlegen und im digitalen Kanban-Board präzisieren. Vergib Prioritäten, Teilaufgaben, Zuständigkeiten und Deadlines und nutze die integrierte Zeiterfassung, um Deine Aufwände festzuhalten. Die Karten zeigen alle wichtigen Informationen auf einen Blick, sodass die Anforderungen klar sind und in der Aufgabenhistorie kannst Du sogar alle Aktivitäten und Änderungen nachvollziehen.

Dank intuitiver Bedienung per Drag & Drop kannst Du jede Aufgabe spielend leicht in die richtige Spalte verschieben oder direkt innerhalb der passenden Spalte eine neue Aufgabe anlegen. Statusänderungen werden in Echtzeit angepasst und der Weg der Arbeitsaufgaben lässt sich genau verfolgen. Doch factro bietet das Kanban im Projektmanagement nicht nur auf Projektebene, sondern eignet sich dank globalem Board auch für Multiprojektmanagement.

Zudem konzentrierst Du mit eigenen Kanban-Boards genau die To-Dos, die Dich persönlich betreffen. Für einen besseren Überblick, lassen sich die einzelnen Spalten einklappen. Außerdem kann das Kanban-Board – durch die Verwendung verschiedenster Filter – auch dynamisch genutzt werden. So gelingt es, das Board individuell an die Bedürfnisse des Einzelnen, aber auch für das gesamte Team anzupassen.

Das projektübergreifende Kanban Board “Meine Aufgaben”

Wenn Du doch mal einen anderen (gemeinsamen) Blickwinkel brauchst, bietet das Tool nur einen Klick entfernt auch die Ansichten Projektstrukturplan, Gantt-Diagramm und Tabelle. Zusätzlich kannst Du zu jedem Projekt eine oder mehrere individuelle Ansichten hinzufügen: in den virtuellen Projekträumen. Auf diese Weise kannst Du genau das abdecken, was Du brauchst – zum Beispiel einen Überblick der zeitkritischen Aufgaben oder Zugriff auf einen immer aktuellen Projektstatusbericht. Obwohl das Hauptaugenmerk bei factro nicht das Kanban Board ist, können die Funktionen locker mit denen von speziellen Kanban-Tools mithalten.

Dabei ist die Cloud-Lösung 100% made in Germany inkl. deutscher Server-Standorte und bietet einen kostenfreien, persönlichen Support per E-Mail und Telefon (dt. Festnetz).

Trello

Eine andere App zur Nutzung von Kanban Boards ist z.B. Trello. Das Tool stammt aus den USA und fokussiert sich besonders auf die agile Methode. Das sorgt für eine einfache Bedienung. Weitere Features sind die Integration verschiedener Apps über sogenannte „Power-Ups“.

Mit der Mobile App können die Aufgaben auch unterwegs verwaltet werden. Die Lösung ist besonders für komplett agile Umfelder geeignet. Wer jedoch zusätzlich komplexere Projekte z.B. hybrid oder klassisch planen möchte, stößt bei dem Tool eher an seine Grenzen.

Businessmap

Auch die Lösung Businessmap (ehemals bekannt als Kanbanize) konzentriert sich, wie der ehemalige Name bereits andeutet, auf das Kanban Modell. Wer mehr benötigt, z.B. Automatisierung, kann dies gegen Aufpreis hinzufügen. Die Gebühren richten sich nach bestimmten Teamgrößen und sind daher nicht immer auf die wirkliche Nutzerzahl skaliert.

Mithilfe verschiedener Integrationen können andere Dienste und Apps mit Businessmap verbunden werden. Standardmäßig werden die Daten auf Servern in den USA gespeichert. Laut Anbieter kann die Speicherung, auf Anfrage, auch in europäischen Rechenzentren erfolgen. Optional gibt es zudem Single Sign-On (SSO) sowie eine 2-Faktor-Authentifizierung.

Jira

Die Software Jira setzt den Fokus ebenfalls auf das Kanban Board, bietet aber noch einige weitere Funktionen an. Es gibt beispielsweise auch die Möglichkeit, Scrum-Boards anzulegen. Bei beiden Varianten können Spalten ergänzt und umbenannt werden. Ein weiteres Feature ist die Zeitplanansicht, die eine abgewandelte Funktion des Gantt-Diagramms darstellt.

Das Kanban Board in Jira

Es gibt drei Tarife: Kostenlos, Standard und Premium. Die kostenpflichtigen Varianten belaufen sich auf $5 für die Standard-Version und $10 für die Premium-Version.

Kanboard

Auch die Open-Source-App Kanboard eignet sich für die Nutzung der agilen Methode. Die Bedienung ist sehr einfach, der Umfang der Anwendung dafür aber auch bewusst minimalistisch. Ein besonderes Merkmal des Tools sind konfigurierbare, automatische Aktionen, die den Workflow vereinfachen können.

Weitere Features lassen sich durch Plugins nachträglich installieren. Allerdings werden diese nicht überprüft und freigegeben, wodurch die Zuverlässigkeit und Funktionsweise nicht sichergestellt ist.

Kanbantool

Mit der Software Kanbantool kannst Du zwischen einer On-Premise-Lösung zur lokalen Installation auf eigener Hardware und einer Cloud-Variante wählen, die wartungsfrei ist. Es gibt neben den kostenpflichtigen Tarifen auch eine kostenfreie Version, welche jedoch auf maximal 2 Benutzer und 2 Boards beschränkt ist. Für ein großes Team eher ungeeignet.

Zur präzisen Steuerung des Workflows unterstützt die Anwendung Swimlanes. Wer mehr als das Kanban-Board benötigt, z.B. einen Kalender oder wiederkehrende Aufgaben, kann den Funktionsumfang durch sogenannte Power-Ups erweitern. Kanbantool ist auch per App für Smartphone und Tablet erhältlich.

Kanbanflow

Das schwedische Tool Kanbanflow fokussiert sich auf das Lean Management und WIP-Limits, um besonders effiziente Prozesse zu ermöglichen und die Produktivität zu steigern. Im Mittelpunkt steht dabei ganz klar die Kanban-Methode, weitere Visualisierungen wie ein Gantt-Diagramm sind nicht enthalten.

Neben dem Aufgaben- und Projektmanagement können Nutzer auch Zeiten erfassen oder per API-Schnittstelle Verknüpfungen entwickeln. Derzeit steht Kanbanflow nur auf Englisch zur Verfügung. Neben einer kostenpflichtigen Variante gibt es auch eine Gratis-Version, die jedoch z.B. keine Swimlanes, Dateianhänge oder eine Suche bietet.

Meistertask

Meistertask ist vor allem als To-Do-App bekannt geworden, eignet sich aber auch für das Aufgaben- und Projektmanagement. Die Organisation erfolgt primär über das Kanban Board, ab dem Business-Tarif gibt es auch eine Zeitleiste, die an ein Gantt-Diagramm erinnert.

Neben Aufgabenmanagement ermöglicht Meistertask auch Automation sowie die Erstellung eigener Workflows. WIP-Limits und Integration anderer Dienste sind für Nutzer der kostenpflichtigen Tarife ebenfalls erhältlich.

Miro

Das Online-Tool Miro ist ein digitales Whiteboard, das Du flexibel und nach Deinen eigenen Wünschen gestalten kannst. Du kannst zum Beispiel Workflows darstellen, Mindmaps erstellen, Flussdiagramme abbilden und natürlich auch ein Kanban Board kreieren.

Das Kanban Board in Miro

Es gibt vier Preismodelle, aus denen Du wählen kannst. Neben einem kostenlosen Tarif, gibt es eine Starter-Version für $8 pro User, einen Business-Plan für $16 pro User und einen Enterprise Tarif, mit Preis nach Absprache.

Kanban Board vs. Scrum Board

Ein Scrum-Board ist ähnlich aufgebaut, wie ein Kanban-Board. Auch hier werden Aufgaben und ToDos in Spalten gesammelt, die einen bestimmten Status der Aufgaben anzeigen. Der größte Unterschied der beiden Methoden ist vor allem die Art der Arbeitsweise. Das Scrum Board wird eher für einzelne Aufgabensprints verwendet und das Kanban-Board ist übergreifend für alle Aufgaben eines oder mehrerer Projekte. Wesentliche Unterschiede der beiden Arbeitswege, unterscheiden sich nochmals von Tool zu Tool. Jedes Tool bringt andere Möglichkeiten und Grenzen mit sich.

Fazit: Effizientes Aufgabenmanagement per PM-Software

Das Kanban-Board ist ein beliebtes Werkzeug im Aufgaben- und Projektmanagement, da es einfach, übersichtlich und flexibel ist. Es hilft effektiv dabei, den eigenen Workflow abzubilden, den Blick zu schärfen und dabei auch Schwachstellen aufzudecken. So gelingt eine stetige Verbesserung.

Heutzutage hat sich die Visualisierung mit Karten und Spalten in verschiedensten Branchen bewährt. Mit Collaboration-Tools wie factro wird die agile Methode um leistungsstarke Ansichten ergänzt, die ein umfassendes Projektmanagement ermöglichen, was Deine Planung noch flexibler macht. Zu den Vorteilen des Kanban im Projektmanagement zählen:

• Alle Aufgaben übersichtlich
• Schafft Klarheit über den Projektfortschritt
• Für viele Branchen geeignet
• Flexibel in den eigenen Workflow integrieren
• Erhöht die Effizienz
• Hilft bei der Optimierung der Abläufe

Unsere Tipps zum Lesen!

• Kanban was ist das? Definition & Erklärung (ionos.de – Digital Guide by 1&1)
• Das Kanban Board – So machen Sie Ihre Arbeit sichtbar und verbessern die Teamarbeit (blog.karrieretutor.de – Blog zum beruflichen Erfolg)
• Kanban Board: So einfach funktioniert es + Tipps & Vorlagen (karrierebibel.de – Karriere-Blog)
• Agiles Projektmanagement für Ingenieure und Informatiker (ingenieur.de – Karriere und Bildung)