Bereit für die Zukunft?
Veraltete Prozesse, geringe Transparenz und bürokratische Hürden binden Ressourcen. Gleichzeitig wächst der Wettbewerb und Erwartungen steigen: digitale Anträge, schnellere Bearbeitung, nachvollziehbare Entscheidungen.
Doch wie können Teams diese Herausforderung meistern? Welche Aspekte und Faktoren müssen berücksichtigt werden? Und wie kann dies nachhaltigen Erfolg bringen? Das erklären wir Dir in diesem Artikel.
💡 Damit digitale Transformation nicht ohne Ergebnis endet, braucht es:
- Klare Prioritäten
- Prozess- und Rollenklärung
- Geeignete Technologien
- Change Management mit Akzeptanz im Team
Die digitale Transformation ist nötig in einer modernen Welt
Digitale Transformation – eine Definition
„Transformation“ bedeutet Umwandlung, Umformung und Verwandlung.
Digitale Transformation ist die Weiterentwicklung von Prozessen, Strukturen, Kultur und IT durch digitale Technologien. Mit dem Ziel, Leistungen effizienter, transparenter und nutzerorientierter zu gestalten.
Der Begriff „Digitalisierung“ kein Synonym. Denn Digitalisierung beschreibt einen Prozess, bei dem bestimmte Medien digitalisiert werden. Ziel ist die wirtschaftliche Wettbewerbsfähigkeit durch den Einsatz digitaler Medien.
Was bedeutet digitale Transformation?
Durch die digitale Transformation werden Abläufe und Infrastruktur verändert bzw. angepasst, sodass sie nicht nur mit neuen Technologien funktionieren, sondern auf die Bedürfnisse von Wirtschaft und Gesellschaft eingehen.
Beispielsweise der Gebrauch von KI und Automatisierungen des Workflows mithilfe von RPA. Diese Veränderungen funktionieren vor allem mit effizientem Change Management.
In welchen Branchen findet eine digitale Transformation statt?
In der Industrie 4.0, also der aktuellen Welt- und Wirtschaftslage, findet in fast allen Bereichen eine Veränderung statt:
- Gesundheitswesen: elektronische Patientenakten, Telemedizin, KI
- Finanzen: moderne Technologien wie Kryptowährung, Mobile Banking Apps
- Bildung: E-Learning-Plattformen, virtuelle Klassenzimmer
Wie funktioniert digitale Transformation in der öffentlichen Verwaltung?
Ein pragmatisches Vorgehen in 6 Schritten:
- Ist-Analyse: Welche Prozesse verursachen Medienbrüche und Wartezeiten?
- Priorisierung: Welche 3-5 Prozesse bringen den größten Effekt?
- Prozessdesign: Soll-Prozesse definieren (inkl. Rollen, Übergaben, Datenquellen)
- Pilotieren: klein starten (z.B. ein Fachbereich, ein Prozess)
- Skalieren: Standardisieren und auf weitere Bereiche übertragen
- Messen & verbessern: Durchlaufzeiten, Rückfragen, Fehlerquote beobachten
Welche Vorteile bringt digitale Transformation?
Für Bürger:innen
- Weniger Wege und Wartezeiten
- Online-Anträge und Terminbuchung
- Transparente Bearbeitungsstände
Für Mitarbeitende
- Weniger manuelle Übergaben
- Weniger Medienbrüche
- Bessere Zusammenarbeit über Fachbereiche hinweg
Für die Organisation
- Planbare Projektumsetzung
- Mehr Transparenz in Portfolios und Ressourcen
- Bessere Nachvollziehbarkeit
Welche Erfolgsfaktoren entscheiden über Gelingen oder Scheitern?
Damit digitale Transformation in Verwaltungsvorhaben nicht stockt, sind diese Faktoren entscheidend:
- Prozesse analysieren: Engpässe, Medienbrüche und Schnittstellen identifizieren.
- Methoden einführen: Veraltete Prozesse durch agile Methoden ersetzen.
- Neues testen: Digitale Technologien zuerst im kleinen Rahmen testen und auf Fehler überprüfen. Nach einer Evaluation können dann Schwierigkeiten ausgebessert werden. So reduzierst Du Risiken.
- Schulungen: Tool- und Prozesskompetenz im Team verankern
- Führung: Digital Leader, der Ziele erklärt und Hindernisse beseitigt
- Tools gezielt einsetzen: Erst der Prozess und dann das Tool
Für eine Veränderung müssen alle Beteiligten einbezogen werden
Welche Schlüsseltechnologien sind in der Verwaltung besonders relevant?
- Cloud-Computing: Ermöglicht skalierbare und standortübergreifende IT-Lösungen.
- Mobile Technologien: Zugriff auf Informationen auch im Außendienst
- Internet der Dinge (IoT): Gebäudemanagement, Verkehr, Sensorik in Smart City
- Künstliche Intelligenz (KI): Mustererkennung, Priorisierung
- Open Data: Transparenz, Nachnutzung, Innovationsökosysteme
💡 Erfolgsfaktoren im Überblick
Auch in der Forschung hat sich mit den wichtigsten Punkten der digitalen Transformation beschäftigt. Hier findest Du weitere Informationen zu dem Thema:PwC-Studie: In dieser Studie werden Zeile und entscheidende Faktoren der digitalen Transformation von Unternehmen beleuchtet und analysiert.
Fraunhofer Institut: Das Institut forscht an Fragestellungen rund um Digitalisierungs- und Transformationsprozesse und Lösungen.
Digitale Transformation mit factro umsetzen
Ein weiterer Baustein digitaler Transformation ist eine transparente und kollaborative Arbeitsweise. Dafür brauchst Du ein Tool, mit dem Du Projekte überwachen, organisieren und mit Deinen Projektmitarbeitern teilen kannst. Hier kommt factro ins Spiel: Mit dem Projektmanagement-Tool kannst Du Projekte planen, ToDos klar verteilen, Fortschritte im Blick behalten und Deine Ressourcen gewinnbringend einteilen. Durch die intuitive Bedienung und das zentrale Speichern von Daten in der Cloud, wird die Zusammenarbeit über Standorte und Teams hinweg vereinfacht.
Aufgabenmanagement
Mit dem Kanban-Board hast Du Deine ToDos stets im Blick! Dein persönliches Dashboard sortiert Deine Aufgaben nach Priorität und Zeitraum, sodass Du immer siehst, wann was anliegt. Da factro mit einem 4-Augen-Prinzip arbeitet, also immer je eine Person in Ausführung und eine in Verantwortung ist, ist das Risiko, eine Deadline zu verpassen, sehr gering.
Zudem kannst Du Aufgaben immer einem Projekt oder Paket zuordnen, wodurch die gesamte Planung strukturierter wird.
Wie hilft das Gantt-Chart bei Zeitplanung und Meilensteinen?
Damit Dein Projekt im Zeitplan bleibt, kannst Du jederzeit auf das Gantt-Diagramm zugreifen. Dort wird Dein Projektplan visuell als Wasserfallmodell dargestellt, inklusive wichtiger Meilensteine bzw. Zwischenziele. Hier erkennst Du sofort, wenn eine Verschiebung Deines Zeitplans droht und kannst eingreifen, indem Du beispielsweise Aufgaben verschiebst.
Neben dem geplanten Zeitraum, der sich durch die Zeiträume der Aufgaben ergibt, bildet das Gantt Chart auch den tatsächlichen Zeitraum ab. So kannst Du nachvollziehen, wie realistisch Deine Planung ist und gewonnene Erkenntnisse für Deine nächsten Projekte nutzen. Stichwort: Lessons Learned.
Welche Ansichten brauchen unterschiedliche Rollen?
- Tabelle für Listen- und Kontrollorientierte
- Kanban Board für operative Teams
- Gantt für Projektleitung und Steuerung
- Projektstrukturbaum für Gesamtüberblick
- Projekträume für rollenbasierte Views
Projektstrukturbaum in factro
Kommunikation im Team
Die Kommunikation im Team trägt ebenfalls maßgeblich zum Projekterfolg bei. Damit die nötige Transparenz entsteht, ist eine ordentliche Dokumentation sehr wichtig. Mit factro ist das schnell und effizient umgesetzt: Du kannst in Aufgaben kommentieren, Teilaufgaben abhaken und den Status verändern, damit die verantwortliche Person auf dem aktuellen Stand ist. Zudem gibt es die Historie, die alle Änderungen an einer Aufgabe festhält.
Außerdem kannst Du den Projektbericht als zusätzliche Ansicht nutzen, um auch externe Stakeholder in Eure Projekte einzubeziehen. Der Bericht stellt das Projektteam, den Projektfortschritt, den Zeitraum, die Kosten, zeitverzögerte ToDos sowie offene Meilensteine auf Knopfdruck zusammen.
Ein weiteres Feature, das zudem die Kommunikation mit Externen vereinfacht, ist der Projektbericht, der als zusätzliche Ansicht ergänzt werden kann. In diesem Bericht werden das Projektteam, der Projektfortschritt, der Zeitraum, die Kosten, zeitverzögernde ToDos und offene Meilensteine automatisiert dargestellt. All diese Angaben kannst Du exportieren und mit anderen Projektbeteiligten teilen, auch wenn sie nicht in factro arbeiten.
Wie funktioniert eine digitale Verwaltung konkret?
Die digitale Transformation in der Verwaltung ist eine tiefgreifende Herausforderung. Ziel ist es, Verwaltungsprozesse effizienter und bürgernäher zu gestalten. Prozesse müssen also agiler werden, Workflows automatisiert und Akten bzw. Dokumente digitalisiert werden. Gleichzeitig sollte auch digitale Souveränität erreicht werden.
Per Gesetz sollen beispielsweise die E-Akte eingeführt und digitale Tools, wie ein DMS genutzt werden. Durch verschiedene E-Government-Angebote soll der Zugang zu Verwaltungs- und Bürgerdiensten vereinfacht werden. Mit Hilfe von Online-Portalen können Anträge digital eingereicht oder Termine online gebucht werden. Das reduziert nicht nur den bürokratischen Aufwand, sondern ist auch bürgerfreundlicher und schafft eine agile Verwaltung.
💡 Digitale Verwaltung heißt:
- E-Akte & DMS statt Papierumlauf
- Online-Portale für Anträge und Terminbuchung
- Automatisierte Workflows
- Vernetzung zwischen Ämtern für weniger Doppelarbeit
- Digitale Souveränität als Leitprinzip
Fazit: Digitale Innovation für mehr Erfolg
Die digitale Transformation ist eine stetige Entwicklung, die viele Herausforderungen mit sich bringt. Unternehmen müssen alte Strukturen aufbrechen und umdenken, was nicht immer leicht ist. Umso wichtiger ist es, dass das Ziel und die Mehrwerte des digitalen Wandels nicht nur verstanden, sondern auch gelebt werden.
Wer sich frühzeitig mit den Chancen beschäftigt, kann nicht nur (neue) Kunden und Mitarbeitende begeistern, sondern auch einen Wettbewerbsvorteil schaffen. Entscheidend ist, dass Du Dein Unternehmen analysierst und weißt, an welchen Stellschrauben Du drehen kannst. Zudem müssen alle Teams mit ins Boot geholt und im sicheren Umgang mit den digitalen Tools und Gegebenheiten geschult werden.
factro bietet dabei eine wertvolle Unterstützung, denn das Tool ist besonders intuitiv und bedienerfreundlich und hilft Dir dabei, Deine Projekte effizient zu managen.
