Bereit für die Zukunft?
Veraltete Prozesse, mangelnde Transparenz und bürokratische Hürden halten Unternehmen oft auf und verschwenden Ressourcen, die an anderer Stelle gebraucht werden. Da der Wettbewerb immer schneller wird und Anforderungen steigen, brauchen viele Unternehmen und öffentliche Verwaltungen eine neue Strategie: Eine digitale Transformation. Denn auf diese Weise können neue Innovationen und Lösungswege geschaffen werden, die ein Unternehmen langfristig wettbewerbsfähig und attraktiv machen.
Doch wie können Teams diese Herausforderung meistern? Welche Aspekte und Faktoren müssen berücksichtigt werden? Und wie kann dies nachhaltigen Erfolg bringen? Das erklären wir Dir in diesem Artikel.
Der digitale Wandel ist nötig in einer modernen Welt
Digitale Transformation – eine Definition
„Transformation“ bedeutet Umwandlung, Umformung und Verwandlung.
Die digitale Transformation beschreibt den Prozess der Weiterentwicklung durch digitale Technologien im Berufs- aber auch im Privatleben. Oft wird dies auch als digitaler Wandel bezeichnet.
Obwohl häufig verwendet, ist der Begriff „Digitalisierung“ kein Synonym. Denn Digitalisierung beschreibt einen Prozess, bei dem bestimmte Medien digitalisiert werden. Ziel der digitalen Transformation ist die wirtschaftliche Wettbewerbsfähigkeit durch den Einsatz digitaler Medien.
Was bedeutet digitale Transformation?
Durch eine digitale Transformation in einem Unternehmen werden Prozesse und Abläufe verändert bzw. angepasst, sodass sie mit neuen Technologien funktionieren und auf die neuen Bedürfnisse der Wirtschaft und Gesellschaft eingehen. Dazu gehören z.B. der Einsatz von KI und Automatisierung des Workflows. Diese Veränderungen funktionieren vor allem mit einem effizienten Change Management.
In welchen Branchen findet eine Digitale Transformation statt?
In der Industrie 4.0, also der aktuellen Welt- und Wirtschaftslage findet in fast allen Bereichen ein digitaler Wandel statt:
- Gesundheitswesen: elektronischer Patientenakten, Telemedizin, KI
- Finanzen: neue Technologien wie Krypotwährung, mobile Banking Apps
- Bildung: E-Learning-Plattformen, virtuelle Klassenzimmer
Vorteile einer digitalen Transformation
Die digitale Transformation ist in der aktuellen Arbeitswelt essenzieller Bestandteil moderner Unternehmens- und Behördenstrategien. Die Unternehmen und Verwaltungen, die sich auf diesen Weg einlassen, profitieren von zahlreichen Vorteilen. Eines der wichtigsten ist die Steigerung der Kundenbindung bzw. -zufriedenheit. Denn durch digitale Services können die Bedürfnisse der Kundschaft besser erkannt und gelöst werden.
Außerdem ergeben sich durch digitale Lösungen neue Ideen und Innovationen, neue Geschäftszweige und Einnahmequellen. Das wiederum kann einen Wettbewerbsvorteil schaffen.
Neben den wirtschaftlichen Vorteilen tragen diese Punkt auch zu einer erhöhten Mitarbeitermotivation und -zufriedenheit bei: Unternehmen und Verwaltungen, die modern und digital arbeiten, ermöglichen ihren Mitarbeitenden neue Chancen und wirken attraktiver für zukünftige Mitarbeitenden.
Erfolgsfaktoren für den digitalen Wandel
Damit die digitale Transformation in Deinem Unternehmen funktioniert, solltest Du folgende Erfolgsfaktoren beachten:
- Unternehmen analysieren: Zunächst solltest Du die bestehenden Strukturen, Prozesse und Verbesserungsoptionen analysieren und verstehen, damit Du weißt, wo Potenziale liegen.
- Methoden einführen: Um eine Transformation herbeizuführen, müssen veraltete Prozesse und Abläufe aufgebrochen und durch neue, agile Methoden ersetzt werden.
- Neues testen: Digitale Lösungen sollen zuerst im kleinen Rahmen getestet und auf Fehler überprüft werden. Nach einer Evaluation können dann Schwierigkeiten ausgebessert werden. So reduzierst Du Risiken.
- Schulungen für Teams: Um die Akzeptanz und das Verständnis für die Änderungen im Team zu fördern, sollten regelmäßige Schulungen weitergebildet werden. Zusätzlich sollte es eine Ansprechperson bei Fragen und Schwierigkeiten geben.
- Starker Führungsstil: Der gesamte Wandel sollte von einer motivierten Führungsperson, einem Digital Leader, begleitet werden. In dieser Funktion sollen Visionen vermittelt und der Wandel im Unternehmen gefestigt werden.
- Tools einsetzen: Für den digitalen Wandel ist der Einsatz von Tools und Software unverzichtbar. Dafür musst Du analysieren, an welcher Stelle im Unternehmen digitale Lösungen eingesetzt werden können.
Für den digitalen Wandel muss das ganze Team einbezogen werden
Schlüsseltechnologien im Überblick
Schließlich spielen verschiedene Technologien eine Schlüsselrolle in der digitalen Transformation:
- Cloud-Computing: Ermöglicht flexible, skalierbare und ortsunabhängige IT-Lösungen.
- Mobile Technologien: Stellen den Zugriff auf Produkte und Dienstleistungen über mobile Endgeräte sicher.
- Internet der Dinge (IoT): Vernetzt Geräte und eröffnet neue Möglichkeiten der Automatisierung und Datennutzung.
- Künstliche Intelligenz (KI): Erkennt Muster und analysiert große Datenmengen für fundierte Entscheidungen.
- Automatisierung: Steigert die Produktivität und senkt Kosten, z. B. durch den Einsatz von Robotern.
- DevOps: Fördert agile und kontinuierliche Softwareentwicklung.
- Ökosysteme: Vernetzen Unternehmen mit Partnern, um gemeinsam Mehrwert zu schaffen.
💡 Erfolgsfaktoren im Überblick
PwC-Studie: In dieser Studien werden Zeile und entscheidende Faktoren der digitalen Transformation von Unternehmen beleuchtet und analysiert.Frauenhofer Institut: Das Institut forscht an Fragestellungen rund um Transformations- und Digitalisierungsprozesse und Lösungen.
Digitale Transformation mit factro umsetzen
Ein weiterer Baustein der digitalen Transformation ist eine transparente und kollaborative Arbeitsweise. Dafür brauchst Du ein Tool, mit dem Du Projekte überwachen, organisieren und mit Deinem Team teilen kannst. Hier kommt factro ins Spiel: Mit dem Projektmanagement-Tool kannst Du Projekte planen, Aufgaben klar verteilen, Fortschritte im Blick behalten und Deine Ressourcen gewinnbringend einteilen. Durch die einfache Bedienung und das zentrale Speichern von Daten in der Cloud, wird die Zusammenarbeit über Standorte und Teams hinweg vereinfacht und effizienter.
Aufgabenmanagement
Mit dem Kanban-Board von factro hast Du Deine Aufgaben stets im Blick! Dein persönliches Dashboard sortiert Deine Aufgaben nach Priorität und Zeitraum, sodass Du immer im Blick hast, wann was anliegt. Da factro bei Aufgaben mit einem 4-Augen-Prinzip arbeitet, also immer je eine Person in Ausführung und eine in Verantwortung ist, ist das Risiko geringer Deadlines zu verpassen.
Zudem kannst Du Aufgaben immer einem Projekt oder Paket zuordnen, wodurch die gesamte Planung strukturierter wird.
Zeitplanung mit dem Gantt-Chart
Damit Dein Projekt im Zeitplan bleibt, kannst Du jederzeit auf das Gantt-Diagramm zugreifen. Dort wird Dein Projektplan visuell als Wasserfallmodell dargestellt, inklusive wichtiger Meilensteine bzw. Zwischenziele. Hier erkennst Du sofort, wenn eine Verschiebung Deines Zeitplans droht und kannst eingreifen, indem Du beispielsweise Aufgaben verschiebst.
Neben dem geplanten Zeitraum, der sich durch die Zeiträume der Aufgaben ergibt, bildet das Gantt Chart auch den tatsächlichen Zeitraum ab. So kannst Du nachvollziehen, wie realistisch Deine Planung ist und Erkenntnisse daraus für Deine nächsten Projekte nutzen, Stickwort: Lessons Learned.
Flexible Ansichten
Manche Menschen arbeiten lieber mit Listen und Tabellen, andere brauchen eine starke visuelle Stütze – das ist mit factro ganz einfach vereinbar. Zur Verfügung stehen Dir vier Projektansichten: Tabelle, Kanban, Gantt und der Projektstrukturbaum. Zusätzlich kannst Du aber auch individuelle Ansichten erstellen, die sogenannten Projekträume. Diese kannst Du flexibel an Dein Projekt anpassen, sodass Du immer den richtigen Blickwinkel hast.
Projektstrukturbaum in factro
Kommunikation im Team
Die Kommunikation im Team trägt ebenfalls maßgeblich zum Projekterfolg bei. Damit die nötige Transparenz entsteht, ist eine ordentliche Dokumentation sehr wichtig. In factro ist das schnell und effizient gemacht: Du kannst in Aufgaben kommentieren, Teilaufgaben abhaken und den Status verändern, damit die verantwortliche Person auf dem aktuellen Stand ist. Zudem gibt es die Aufgabenhistorie, in der automatisch alle Änderungen an einer Aufgabe festgehalten werden.
Ein weiteres Feature, das zudem die Kommunikation mit Externen vereinfacht, ist der Projektbericht, der als zusätzliche Ansicht ergänzt werden kann. In diesem Bericht werden das Projektteam, der Projektfortschritt, der Zeitraum, die Kosten, zeitverzögernde Aufgaben und offene Meilensteine automatisiert dargestellt. Diese Angaben kannst Du exportieren und mit anderen Projektbeteiligten teilen, auch wenn sie nicht in factro arbeiten.
So funktioniert eine digitale Verwaltung
Die digitale Transformation in der Verwaltung ist eine tiefgreifende Herausforderung. Ziel dabei ist, Verwaltungsprozesse effizienter zu gestalten und bügernaher zu machen. Das bedeutet Abläufe müssen agiler werden, Workflows automatisiert und Akten und Dokumente digitalisiert werden.
Dazu sollen per Gesetz beispielsweise die E-Akte eingeführt und digitale Tools, wie ein DMS genutzt werden. Durch verschiedene E-Government-Angebote soll so der Zugang zu Verwaltungs- und Bürgerdienste vereinfacht werden. Mit Hilfe von Online-Portalen können auf diese Weise Anträge digital eingereicht oder Termine online gebucht werden. Das reduziert nicht nur den bürokratischen Aufwand, sondern ist auch bürgerfreundlicher und schafft eine agile Verwaltung.
Eine Vernetzung zwischen den Verwaltungen sorgt zudem für die nötige Transparenz in Ämtern und erleichtert das Versenden von Informationen.
Fazit: Mehr Innovation, mehr Umsatz
Die digitale Transformation ist ein stetiger Prozess, der viele neue Herausforderungen mit sich bringt. Viele Unternehmen müssen alte Strukturen aufbrechen und umdenken, doch das ist nicht immer leicht. Deshalb ist es wichtig, dass das Ziel und die Mehrwerte eines digitalen Wandels nicht nur verstanden, sondern auch gelebt wird.
Wer sich frühzeitig mit den Chancen beschäftigt, kann nicht nur (neue) Kunden und Mitarbeitenden begeistern, sondern sich auch einen Wettbewerbsvorteil verschaffen. Entscheidend dafür ist, dass Du Dein Unternehmen analysiert hast und weißt, an welchen Stellschrauben Du drehen kannst. Zudem müssen alle Teams mit ins Boot geholt und im sicheren Umgang mit den neuen Tools und Gegebenheiten geschult werden. factro bietet dabei eine wertvolle Unterstützung, denn das Tool ist besonders intuitiv und bedienerfreundlich und hilft Dir dabei, Deine Projekte effizient zu managen.
