DMS in der Öffentlichen Verwaltung einführen

von | 22.03.2024

Adé Papierchaos!

Staubige Büros und Archive voller Akten in Kellern sind für einige Unternehmen und in der Öffentlichen Verwaltung immer noch der Standard, wenn es um die Aufbewahrung wichtiger Dokumenten geht. Laut Gesetz müssen Unterlagen wie Handelsbücher, Jahresabschlüsse, Buchungsbelege 10 Jahre aufbewahrt werden. Diese müssen auch heute oft noch in Form von Papierakten organisiert werden – meistens endet das jedoch in Chaos. Das muss doch auch einfacher gehen!

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DMS für mehr Organisation

Das geht: Und zwar mit einem digitalen System, das keinen Platz und unzählige Aktenordner braucht, einem sogenannten Dokumentenmanagementsystem – kurz: DMS. Egal ob in der Öffentlichen Verwaltung, in Unternehmen oder privat. Mit einem DMS kommt Ordnung in das Papierchaos. Doch wie funktioniert ein DMS eigentlich? Welches ist das richtige in der digitalen Verwaltung? Und wie führe ich ein DMS im Team ein? Das erfährst Du in diesem Artikel.

Tisch voller unübersichtlicher Akten

Akten über Akten? Nicht mit einem DMS

Was versteht man unter DMS?

DMS ist eine Abkürzung und steht für Dokumentenmanagementsystem. Damit ist ein elektronisches System gemeint, das Dokumente verwaltet, also erfasst, archiviert, kategorisiert und in dem man die Dokumente bearbeiten und miteinander verknüpfen kann, wie beispielsweise die E-Akte in der öffentlichen Verwaltung.

Der Begriff Dokumentenmanagement umfasst dabei die datenbankgestützte Organisation von Dokumenten, die Software ist der Part, der dies ermöglicht.


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Das kann ein DMS

Ein DMS sollte verschiedene Funktionen erfüllen können, damit es eine agile Verwaltung optimal unterstützen kann. Diese Funktionen können natürlich je nach System variieren. Die Hauptfunktionen, die jedes DMS erfüllen sollte:

  • Zentraler Speicherort: Alle Dokumente werden beispielsweise in einer Cloud gesammelt.
  • Suchfunktionen: Dokumente können nach Titel oder Wörtern durchsucht werden.
  • Verlinken von Dokumenten: Innerhalb eines Dokuments kann auf ein anderes verwiesen werden.
  • Archivieren: Nicht aktiv benötigte Dokumente können entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist abgelegt werden.
  • Gemeinsames Bearbeiten: Die Bearbeitung durch mehrere Personen gleichzeitig ist möglich.
  • Zugriffsrechte verwalten: Für sensible Daten muss es die Möglichkeit geben, beschränkten Zugriff festzulegen.
  • Digitale Signatur: Für offizielle Dokumente ist das Einfügen einer digitalen Signatur besonders hilfreich.
  • Versionsverlauf: Auch ältere Versionen eines Dokuments können eingesehen werden.

Optional ist das automatische Erkennen von Dateien mit OCR (automatische Texterkennung). Dabei können auch handschriftliche Dokumente eingescannt werden. Auch eine Schnittstelle, die das Verbinden mit anderen Programmen regelt, ist eine optimale Ergänzung. So kann beispielsweise das E-Mail-Postfach integriert und damit z.B. Kundenmails übertragen werden.

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Rechtliche Absicherung

Ein DMS muss ebenfalls den Datenschutzbestimmungen entsprechen. Das bezieht sich vor allem auf den Schutz von sensiblen und personenbezogenen Daten, was vor allem in Ämtern und Behörden ein wichtiger Punkt ist. Sensible Daten dürfen demnach nicht von jeder Person eingesehen werden, sondern sollten einem eingeschränkten Zugriff unterliegen. Was auch dazu zählt, ist die Revisionssicherheit, was bedeutet, dass der Ursprungszustand eines Dokuments festgehalten werden muss.

Auch die bereits erwähnte Aufbewahrungsfrist fällt darunter. In dieser ist geregelt, dass Geschäftsunterlagen wie Jahresabschlüsse, Bilanzen, Handelsbücher etc. für 6 -10 Jahre aufbewahrt werden müssen.

Vorteile eines DMS

Ein DMS hilft also vor allem dabei, Ordnung zu schaffen und Dokumente nach einem einheitlichen System abzulegen. Ohne DMS entsteht häufig Chaos durch das Fehlen von Standards sowie unübersichtlichen Ordnerstrukturen in den Ablagen.

Zudem trägt ein DMS zur Digitalisierung eines Unternehmens oder der Öffentlichen Verwaltung bei. Auch Krankenhäuser können davon im Sinne des KHZGs profitieren.

Das sind die Vorteile eines DMS:

  • standardisierte Prozesse
  • Änderungen nachvollziehbar, durch Revisionssicherheit
  • weniger Fehler, durch automatisierte Prozesse
  • Zeitersparnis
  • platzsparend
  • Kostenersparnis: Drucken ist nicht mehr nötig
  • Sicherheit in der Cloud bei technischen und physischen Schäden
  • orts- und zeitunabhängiger Zugriff

Ein DMS ermöglicht also auch die Arbeit im Homeoffice, da trotzdem auf alle Dateien zugegriffen werden kann. Eine Voraussetzung dafür ist, dass im System immer alle aktuellen Unterlagen hinterlegt sind.

Ein Mann sitzt an einem Schreibtisch vor einem Laptop

Mit einem DMS System kannst Du von überall arbeiten

Für wen eignet sich ein DMS?

Ein DMS eignet sich besonders für Menschen, die tagtäglich mit vielen Dokumenten arbeiten müssen. Mit einem System können die entsprechenden Dokumente besser sortiert und abgelegt werden. Auch Behörden profitieren im Zuge des Gesetzes für ein E-Government von einer digitalen Lösung.

  • Buchhaltung: Erfassung von Rechnungen und Lohnabrechnungen
  • Vertrieb: Festhalten von Kundenmails und Auftragsabwicklungen
  • Personalwesen: Aufbewahrung von Mitarbeiterunterlagen, Bewerbungsunterlagen, E-Mails
  • Marketing: Bearbeitung und Speicherung von Broschüren, Präsentationen
  • Rechtsabteilung: Verwaltung von Gutachten, Verträgen etc., die sensible Daten enthalten und geschützt werden müssen
  • Einkauf: Kontrolle über Lieferantenverträge, Bestellformulare, Rechnungen
  • Öffentliche Verwaltung: Organisation von Verwaltungsakten

DMS in der Öffentlichen Verwaltung und im Unternehmen einführen

Wenn Du ein DMS in Deinem Unternehmen oder einer Behörde einführen möchtest, solltest Du Schritt für Schritt vorgehen und alle Beschäftigten abholen. Wir zeigen Dir, wie das geht:

  1. Ist-Zustand bewerten: Welche Abteilungen brauchen ein DMS eingeführt werden? Wie viele Mitarbeitende müssen damit arbeiten?
  2. Zeitplan erstellen: Hierbei solltest Du die Zeit für die Umstellung auf das neue System, aber auch die Einarbeitung und Schulungen für das Team einschätzen.
  3. Tools vergleichen: Welche Funktionen brauchen wir? Wie haben wir bisher gearbeitet? Welcher Softwaretyp ist passend (SaaS, Hybrid, Cloud, etc.)?

Besonders wichtig ist der Faktor Zeit. Bedenke, dass die Mitarbeitenden sich zuerst an das neue System gewöhnen müssen und es daher gerade am Anfang zu Anwendungsfehlern kommen kann. Hier ist es essentiell, dem Team mit Rat und Tat zur Seite zu stehen und Probleme zu lösen.

Für Behörden ist besonders wichtig, dass alle Bearbeitungsschritte im Sinne der Aktenmäßigkeit dokumentiert werden. Auch das Thema Datenschutz hat einen besonderen Stellenwert. Darauf sollten Behörden besonders achten.

Beispiele DMS

Wenn Du nun weißt, ob und wo Du eine DMS im Unternehmen einsetzen möchtest, geht es an die Auswahl eines Tools. Im Internet findest Du viele verschiedene Anbieter, wir stellen Dir drei davon vor.

DocuWare

Das Unternehmen DocuWare hat seinen Hauptsitz in Deutschland und speichert die Daten und Dokumente in Rechenzentren in der jeweiligen Region der Kundschaft. Das bedeutet, dass die Daten aus Deutschland den EU-Raum nicht verlassen und somit dem BDSG und der DSGVO unterliegen. DocuWare wird zudem bereits von einigen Gemeinden im Bereich der öffentlichen Verwaltung genutzt und erfüllt die Anforderungen für diesen Bereich.

Die Software erfüllt die grundlegenden Funktionen eines DMS. Damit kannst Du also E-Mails aus anderen Systemen organisieren, Dokumente digital bearbeiten, die Dokumentenhistorie einsehen, nach Dokumenten suchen und Zugriffsrechte einschränken.

Zudem kann das System mit Hilfe einer KI die Dokumente indexieren und mit einer Scan-Hardware Dokumente einscannen, um sie anschließend zu verarbeiten. Auch andere Programme wie DATEV oder ADDISON können integriert werden.

Zu DocuWare

Das Thema KI in der Öffentlichen Verwaltung wird viel diskutiert. Die Einsatzmöglichkeiten sind vielversprechend, es gibt aber auch einige Risiken zu Bedenken. Neben den rechtlichen Bedingungen, ist auch Transparenz gegenüber den Bürgerinnen und Bürgern von großer Bedeutung. Bisher gibt es schon einige Angebote wie zum Beispiel Serviceroboter, die bereits eingesetzt werden.

Eine Frau sitzt vor einem Laptop und arbeitet

Ein DMS kann auch in der öffentlichen Verwaltung eingesetzt werden

Adobe Document Cloud

Mit Adobe gibt es eine Komplettlösung an die Hand: In der Document Cloud sind die Funktionen von Adobe Acrobat und Adobe Acrobat Sign vereint. Mit Acrobat ist es möglich, Dokumente in PDFs umzuwandeln, zu bearbeiten und zu teilen. Mit der integrierten OCR Software kann auch in gescannten Dokumenten gesucht werden. Auch eine digitale Signatur ist dank Acrobat Sign kein Problem. Bezüglich des Umgangs mit sensiblen Daten können PDF-Dateien mit Passwörtern geschützt und entsperrt werden.

Die Daten der Adobe Document Cloud werden auf Servern in Dublin gehostet, zudem ist die Software DSGVO konform.

Zu Adobe Document Cloud

Easy Software

Eine weitere Option ist Easy Software, die aus mehreren Einzelprodukten besteht:

  1. Archivieren von Dokumenten
  2. Verwalten von Verträgen
  3. Verarbeiten von Rechnungen
  4. Betreuen von Personaldaten

Diese 4 Produkte können miteinander kombiniert werden und so individuell an die Bedürfnisse angepasst werden. Die Software ist ebenfalls DSVGO konform.

Mit easy archive können unter anderem Dokumente revisionssicher archiviert und Zugriffsrechte vergeben werden. Auch die Dokumentenhistorie wird gespeichert. Mit easy contract können Verträge digital unterschrieben und versendet werden. Zudem unterstützt die Software beim Fristenmanagement. Auch neue Verträge können ganz einfach erstellt werden.

easy invoice erfasst Rechnungen aus E-Mails und ordnet diese automatisch Bestellvorgängen zu. Für die Freigabe von Rechnungen können auch hier Zugriffsrechte festgelegt werden. Die Personalverwaltung klappt mit easy hr. Mit dieser Software können digitale Personalakten erstellt und geschützt werden. Auch Bewerber und Ausschreibungsmanagement kann so geregelt werden.

Zu easy Software

Fazit: Dokumente effizient verwalten

Ein DMS hilft dabei, die Verwaltung und Organisation von Dokumenten in Unternehmen und der Öffentlichen Verwaltung effizienter zu gestalten. Prozesse, die vorher langwierig waren, lassen sich mit Hilfe einer Software wesentlich schneller erledigen. Neben der Zeitersparnis fallen auch die Kosten für das Ausdrucken weg und das ein oder andere Büro bietet nun Platz für andere Dinge.

Da auf alle Dokumente ortsunabhängig zugegriffen werden kann, fördert ein DMS Arbeitsmodelle wie das Homeoffice, was ein Vorteil für viele Mitarbeitende ist. Wirtschaftliche Unternehmen, aber auch Behörden profitieren von den Vorzügen eines DMS.

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Sarah Rasch

recherchiert für den factro Blog und schreibt Artikel über die neusten Entwicklungen im Bereich Projektmanagement.