Die beste Task Management-Software für Dein Team

Welche Task Management-Software ist für Dich geeignet?

Du suchst nach einem leichten und umfassenden Tool, um in Deinem Tagesgeschäft alle anfallenden Aufgaben zu managen? Tasks planen, projektübergreifend verwalten, den Aufgaben-Fortschritt tracken und Deine To-dos effizient umsetzen? Und das Ganze im Team?

Eine Task Management-Software lohnt sich dann, wenn Du:

• viele Aufgaben gleichzeitig koordinierst,
• mehrere Projekte parallel steuerst,
• Zuständigkeiten eindeutig festlegen möchtest,
• Deadlines und Prioritäten verfolgen musst,
• Freigaben und Reviews organisierst,
• Aufgaben projektübergreifend auswerten möchtest,
• Plan- und Ist-Aufwände vergleichen willst,
• oder sensible Unternehmens- und Projektdaten verwaltest.

Die DSGVO-konforme Projektmanagement-Software factro unterstützt Dich beim Task Management durch viele clevere Funktionen wie projetkübergreifende Aufgabenlisten, Gantt Chart oder das Kanban Board und schafft so Ordnung in Deinem Chaos. Zugleich bietet das Tool ein leichtes Handling und eignet sich dadurch optimal für einen schnellen Einstieg.

Das bestätigt auch Deutschlands Website Nr. 1 für Computer: „Mit factro wird das Aufgaben- und Projektmanagement schnell, transparent und einfach.“ – CHIP

Hier erfährst Du, wie Du factro für Dein Task-Management nutzen und so effektiver arbeiten kannst. Zudem stellen wir Dir zwei weitere Tools vor.

Das Wichtigste in Kürze

• factro verbindet Task Management mit Projektmanagement und bietet unter anderem Aufgabenlisten, Kanban Board, Gantt-Chart, Projektstrukturplan, Zeiterfassung und projektübergreifende Ansichten.
• Trello eignet sich besonders für Teams, die Aufgaben visuell mit Boards und Karten organisieren möchten.
• Asana kombiniert Aufgabenmanagement mit unterschiedlichen Projektansichten und umfangreichen Funktionen für die Teamkoordination. Eine gezielte EU-Datenresidenz ist jedoch erst im Enterprise-Tarif als Add-on beziehungsweise in Enterprise+ enthalten
• Wer eine Task Management-Software mit Serverstandort Deutschland sucht, sollte Datenschutz und Datenresidenz besonders genau vergleichen.

Wie funktioniert Task Management mit factro?

Mit dem Task Management-Tool factro hast Du alle ToDos strukturiert an einem Ort. Damit behältst jederzeit den Überblick über alle Dinge, die zu erledigen sind: Kein Notizzettel-Chaos. Keine Kalendereinträge. Kein zeitaufwendiges Suchen.

factro verbindet Aufgabenmanagement und Projektmanagement in einem Tool. Aufgaben können geplant, Verantwortlichen zugeordnet, priorisiert, mit Projekten verknüpft und anschließend aus unterschiedlichen Perspektiven getrackt werden.
Das ist besonders hilfreich für Teams, die nicht nur wissen möchten, was zu tun ist, sondern auch:

• Wer übernimmt die Aufgabe?
• Wer trägt die Verantwortung?
• Wann muss sie abgeschlossen sein?
• Zu welchem Projekt gehört sie?
• Welche Aufgabe muss vorher erledigt werden?
• Wie hoch war der geplante Aufwand?
• Wie hoch ist der tatsächliche Aufwand?
• Wie weit ist die Aufgabe bereits fortgeschritten?

Wie kannst Du Aufgaben mit factro digital organisieren?

factro ermöglicht ein umfassendes Aufgabenmanagement: Deine Tasks bekommen klare Zuständigkeiten in Form von Verantwortung und Ausführung.

Eine Aufgabe kann beispielsweise enthalten:

• Titel und Beschreibung
• Startdatum
• Enddatum
• Priorität von 0 bis 99
• verantwortliche Person
• ausführende Person
• Teilaufgaben
• Dateien
• Kommentare
• Tags
• Verknüpfungen
• Status
• Plan-Aufwand
• Ist-Aufwand

Das erweist sich gerade dann als vorteilhaft, wenn viele Dinge gleichzeitig anstehen und priorisiert werden müssen. Was ist besonders dringend? Was hat Vorrang? Was sind die wichtigsten Aufgaben? Das alles kannst Du in dem Tool verwalten.

Mit der factro Mobile App für Android und iOS kannst Du zudem Aufgaben auch von unterwegs bequem erfassen und bist somit flexibel. So kannst Du zunächst erste Gedanken sammeln und diese später in Ruhe weiter ausarbeiten bzw. einem konkreten Projekt zuordnen. Damit geht Dir in Zukunft keine wertvolle Idee mehr verloren.

Wie werden Abhängigkeiten zwischen Aufgaben sichtbar?

Mithilfe von Tagging und Verknüpfungen können Beziehungen zwischen einzelnen Tasks hergestellt werden. Sind diese Verbindungen innerhalb eines Projekts in logischer Abfolge angeordnet, können zudem Vorgänger bzw. Nachfolger zwischen den Aufgaben definiert werden. Diese werden im Gantt-Chart visualisiert, sodass Du diese zeitlich aufeinander abstimmen kannst.

Dadurch kannst Du erkennen:

• welche Aufgaben voneinander abhängen,
• welche Termine sich gegenseitig beeinflussen,
• wo Verzögerungen Auswirkungen auf weitere Aufgaben haben,
• und wie einzelne Tasks in den Gesamtzeitplan passen.

Die Beziehungen der Aufgaben erkennst Du anhand der Pfeile im Gantt

Und das Wichtigste: Alle Beteiligten sind auf dem gleichen, aktuellen Stand – nur so kann Zusammenarbeit funktionieren. Ob Status und Fortschritt, Kommentare oder Änderungen bei den Timings – alle Aktivitäten innerhalb einer Aufgabe sind in der Historie für alle Mitarbeitende transparent ersichtlich.

Wie kannst Du wiederkehrende Aufgaben schneller planen?

Doch wie gehst Du am besten vor? Erstelle entweder eine neue Aufgabe oder nutze eine zuvor erstellte Vorlage. Diese ist besonders dann sinnvoll, wenn es sich um sich wiederholende Aufgaben handelt. So wird aus einer erfolgreich beendeten Aufgabe ein konkret umzusetzender Task. Oder: Du duplizierst eine bereits bestehende Aufgabe und passt diese einfach an. Das spart Zeit und erhöht die Produktivität.

Ordne diese dann einem Paket bzw. Projekt zu und definieren den Zeitraum. Vergebe – je nach Wichtigkeit – die Priorität von 0 bis 99. Ist diese Aufgabe für ein bestimmtes Unternehmen oder einen bestimmten Kunden zu erfüllen? Kein Problem. Ergänze auch diese Informationen mit einem Klick. Definiere nun noch die Verantwortung und Ausführung. Schnell und effektiv.

Mit factro kannst Du schnell und einfach Aufgaben anlegen

Sollen bestimmte User die Aufgabe lediglich lesen oder andere diese zusätzlich bearbeiten können? Mit Hilfe der Lese- und Schreibrechte bist Du auch hier flexibel. „Lesen“ bedeutet, dass die Aufgabe lediglich eingesehen werden kann. Veränderungen können nicht vorgenommen werden. Schreibrechte erlauben die Bearbeitung des Titels, des Status, der Teilaufgaben, des Zeitraumes et. Auch Kommentare können dann verfasst werden.

Wie hilft factro beim Controlling von Aufgaben?

Nutze die Zeiterfassung für Deine Planung und zugleich für die Steuerung Deiner Aufgaben.

• Mit dem Plan-Aufwand legst Du die geschätzte aufzuwendende Zeit fest.
• Mit dem Ist-Aufwand wird die tatsächlich gebrauchte Zeit festgehalten. Das erleichtert die zukünftige Planung und verbessert Dein Zeitgefühl.

Wie lässt sich der Aufgabenfortschritt messen?

Um den Fortschritt innerhalb einer Aufgaben zu verfolgen, kannst Du die praktischen Teilaufgaben verwenden. Ein Fortschrittsbalken zeigt Dir für jede Aufgabe an, wie viele von ihnen bereits erledigt worden sind. So erkennst Du auch in der Projektübersicht den Fortschritt.

Der Fortschrittsbalken zeigt Dir an, wie weit eine Aufgabe abgeschlossen ist

Das Tortendiagramm im Projektüberblick zeigt Dir direkt die bereits erledigten und die noch fälligen Aufgaben an. Zeitlich kritische Tasks werden gesondert hervorgehoben.

Auch die wichtigsten KPIs hast Du sofort zur Hand: Hat Dein Projekt beispielsweise einen Ist-Wert von 105%, dann hast Du 5% mehr aufgewendet als bis zu diesem Zeitpunkt eigentlich geplant war. Ebenso funktioniert die Prognose: Liegt dort z.B. ein Prognose-Wert von 200% vor, wird Dein Projekt bei gleichem weiteren Verlauf die doppelten Aufwände gekostet haben.

Mit diesem Überblick siehst Du also nicht nur den Projektfortschritt, sondern kannst als Führungskraft oder Projektleitung frühzeitig potentielle Probleme im Projekt angehen und im Team besprechen, bevor es zu spät ist und der Projekterfolg gefährdet ist.

Die factro Projektübersicht

Wie behältst Du Deine persönlichen Aufgaben im Blick?

Aktive Aufgaben werden nicht nur durch den Status deutlich. Dein individuelles Dashboard hält Dich auf dem neuesten Stand und zeigt Dir in einer Übersicht als Tabelle oder Kanban Board, was geplant ist, was gerade dran ist und was bereits erfolgreich abgeschlossen wurde. Dabei werden die Aufgaben automatisch nach Priorität und fälliger Deadline sortiert.

Die Wiedervorlage-Funktion hilft Dir zudem dabei, sich selbstverantwortlich und gut zu organisieren. Dafür wird der Status „pausiert“ genutzt und mit Hilfe des Kalenders ein Zeitpunkt gewählt, zu dem die Aufgabe wieder auf Deinem Dashboard erscheinen soll. So ist Deine Ansicht befreit von Aufgaben, die Du im Moment nicht benötigst.

Wie funktioniert Task Management im Team?

Klare Zuständigkeiten durch festgelegte Rollen innerhalb der Aufgabe helfen Dir dabei, dass jedes Teammitglied genau weiß, was zu tun ist. Die ausführende Person prüft die Tasks in ihrem Dashboard, hakt Teilaufgaben ab oder kommentiert bzw. lädt relevante Dateien innerhalb der Aufgabe hoch.

Die verantwortliche Person kann jederzeit in die Aufgabe schauen, Feedback geben und unterstützen. Sobald die Tasks in den Review-Status verschoben wird, erscheint sie direkt in ihrem Kanban Board – ideal für Freigabe-Prozesse.

Mit Hilfe von Echtzeit-Benachrichtigungen werden alle beteiligten Teammitglieder innerhalb einer Aufgabe über Änderungen und Neuigkeiten informiert, z.B. bei neuen Kommentaren oder dem Upload von Dokumenten. So geht Teamwork!

factro unterstützt einen schnellen Austausch

Du arbeitest nicht regelmäßig mit factro, weil Du beispielsweise als Gast eingeladen bist, und möchtest zusätzlich per E-Mail darüber informiert werden, sobald Du eine neue Task als To-do zugewiesen bekommst? Kein Problem: Stelle in Deinen Einstellungen die E-Mail Benachrichtigungen auf aktiv.

Du möchtest Infos aus einer E-Mail in factro verwenden? Auch das ist ganz unkompliziert machbar. Nutze dafür die Mail-to-Task-Funktion: Du sendest eine E-Mail an eine Adresse und factro wandelt Deine Mail direkt in eine Aufgabe um. Diese kannst Du anschließen im Tool weiter bearbeiten.

Wie funktioniert projektübergreifendes Task Management?

Ab der Business Cloud kann das Task Management-Tool Aufgaben innerhalb einer Liste sogar projektübergreifend darstellen. Diese können anschließend nach Bedarf gefiltert, sortiert und gruppiert werden. Welche Tasks möchtest Du im Blick behalten?

Alle geplanten Tasks oder doch alle bereits aktiven? Wünscht Du Dir einen Überblick über alle Aufgaben, die Du heute für mehrere Projekte zu erledigen hast? Oder die, die heute dringend fällig sind? Du kannst nach belieben filtern, Deine Wunsch-Ansichten per Klick als Favorit speichern und jederzeit abrufen.

Die Tabellen-Ansicht in factro

Welche Visualisierungen bietet factro für Aufgaben und Projekte?

Das Auge isst bekanntlich mit – auch im Task- und Projektmanagement. Unterstützende Visualisierungen sind eine wichtige Komponente für erfolgreiches Task Management. Das helle und benutzerfreundliche Design von factro wirkt aufgeräumt und mit dem Einsatz von Farben, kannst Du Akzente setzen. Dank der Drag & Drop-Steuerung ist es möglich, ohne Einarbeitung direkt starten.

Per Klick kannst Du zwischen den vier anschaulichen Projektansichten wechseln, die – je nach Ansicht – eine andere Perspektive auf das Projekt und Deine Aufgaben legt. So kannst Du Deinen Fokus besonders gut schärfen:

• Projektstrukturplan – klare Visualisierung für komplexe Zusammenhänge
• Kanban Board – Fortschritt Deiner Tasks auf einen Blick
• Gantt Chart – Tasks und Projekte im zeitlichen Verlauf visualisiert
• Tabelle – strukturiert Deine Tasks, wie Du es z.B. aus Excel gewohnt bist

Der Projektstrukturplan in factro

Darüber hinaus bietet Dir das Task Management-Tool viele ansprechende Visualisierungen, die einen schnellen Überblick ermöglichen. Neben den bereits skizzierten Fortschrittsbalken und den Tortendiagrammen hilft die Deadline-Ampel dabei, rechtzeitig zu bemerken, welche Aufgaben dringend oder sogar überfällig sind.

Bekannte Icons und Symbole aus anderen Anwendungen wie etwa der Stern, um Favoriten in Deinem Browser zu speichern, begegnen Dir auch bei factro in gleicher Funktion. So kannst Du Deine Wunschansichten mit einem Klick auf den „Stern“ als Favorit abspeichern oder mit der Pinnadel wichtige Projekte in Deiner persönlichen Ansicht oben anpinnen.

Wie unterstützt factro Datenschutz und DSGVO-Anforderungen?

Für viele Unternehmen oder besonders für die Öffentliche Verwaltung ist der Datenschutz bei persönlichen Daten extrem wichtig und fragen sich wie Projektmanagement-Software und DSGVO zusammenpasst.

Bei diesem Punkt kann factro überzeugen: Die Software ist nämlich in Bochum beheimatet, wird also auf deutschen Servern gehostet und ist DSGVO-konform. Zusätzlich gelten auch die Bedingungen des neuen Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG-neu).

Wie funktioniert Task Management mit Trello?

Trello ist eine benutzerfreundliche Software, die den Fokus auf die Arbeit mit dem Kanban Board gelegt hat. Dort kannst Du verschiedene Boards erstellen, einzelne Listen (z.B. für den Status) anlegen und Aufgaben in From von Karten hinzufügen. Diese kannst Du bearbeiten und eine Beschreibung, das Start sowie Fälligkeitsdatum etc. ergänzen.

Wer allerdings auf andere Ansichten angewiesen ist, wird hier nicht fündig. Zudem ist der Server-Standort des Unternehmens nicht in Deutschland sondern in den USA, weshalb die BDGS(neu)-Konformität nicht gegeben ist. Auch ein persönlicher Service wird nicht angeboten, was gerade bei komplexeren Fragen zum Problem werden kann.

Das Kanban Board von Trello

Wie geht Task Management mit Asana?

Asana ist ein weiteres bekanntes Projektmanagement-Tool. Das User-Interface ist wirkt sehr aufgeräumt und es ist leicht sich zurechtzufinden. Asana legt den Fokus ebenfalls auf das Kanban Board, es ist zwar auch möglich ein Gantt-Diagramm zu erstellen, allerdings nur durch in Verbindung mit einem anderen Tool. Allerdings ist es möglich die Projektpläne als Zeitleiste darzustellen.

Die erstellten Aufgaben kannst Du ebenfalls mit einer Beschreibung, einem Datum, einer Projektzuweisung etc. versehen, Unteraufgaben hinzufügen und Dateien hochzuladen.

Ein Nachteil ist der Kundenservice, der erst ab der kostenpflichtigen Version zur Verfügung steht. Allerdings gibt es auf der Website ein Community-Forum, in dem verschiedene Themen diskutiert werden können. Der Server-Standort des Tools befindet sich ebenfalls in den USA.

Die User-Oberfläche von Asana

Weiterführendes Material

In unserem Handbuch findest Du noch mehr Infos rund um das Task Management mit factro. Erfahre hier mehr über Verantwortung und Ausführung einer Task, die Nutzung des Gantt-Diagramms und der Vorlagen-Funktion.

• Was kann ein Ausführender oder Verantwortlicher in einer Aufgabe?
• Wie kann ich die Teilaufgaben nutzen?
• Wie erstelle ich aus E-Mails neue Aufgaben?
• Wie erstelle ich ein Gantt-Diagramm?
• Wie setze ich Abhängigkeiten?
• Wie bestimme ich Lese- und Schreibrechte?
• Wie funktioniert die Deadline-Ampel?
• Wie wandele ich Aufgaben, Pakete & Projekte in Vorlagen um?