ToDos nach System strukturieren
„Ach, das ToDo hab ich ganz vergessen…“ – Damit solche Sätze der Vergangenheit angehören, gibt es eine effiziente Methode, mit der Du herumschwirrende Gedanken systematisierst: Getting Things Done, kurz GTD.
Zu viele Tasks, wenig Fokussierung
Die anstehenden Aufgaben sammeln sich auf ToDo-Listen, im E-Mail-Postfach, ergeben sich aus dem Gespräch mit der Kollegin und privat stehen weitere ToDos auf dem Plan. Wie sollst Du da den Überblick behalten? Am effektivsten geht das mit der richtigen Methode für Selbstorganisation, die Sicherheit bietet, Stress vermeidet und Ordnung in Dein Gedankenchaos bringt.
„Der Verstand ist dazu da, Ideen zu haben, nicht um sie festzuhalten.“ – David Allen
Wir zeigen Dir, was die GTD-Methode genau ist und wie Du sie umsetzt. Außerdem überblicken wir Vor- sowie Nachteile des GTD-Systems für eine bessere Selbstorganisation. Zusätzlich geben wir Dir Lösungen an die Hand, die Dir ein digitales Selbstmanagement ermöglichen.
Was ist Getting Things Done?
Die Getting Things Done ist eine Selbstmanagement-Methode, die vor allem eins ermöglichen soll: besseres Selbstmanagement und gesteigerte Produktivität. Bei der GTD-Technik werden alle ToDos – auch der kleinste Task wird festgehalten – notiert, damit keine Aufgabe versäumt wird. Eine Grenze zwischen Privatem und Beruflichem muss es dabei nicht unbedingt geben. Was entsteht, ist eine ToDo-Liste, die all das Unerledigte sammelt.
Durch die Auflistung aller ToDos können Aufgaben effizienter geplant werden, was zusätzlich Dein Zeitmanagement verbessert und das Gehirn entlastet. Besonders bei analytischen und sehr strukturierten Personen ist diese Vorgehensweise sehr beliebt.
Getting Things Done – eine Definition
„Getting Things Done ist eine persönliche Produktivitätsmethodik, die die Art und Weise, wie Du Dein Leben und Deine Arbeit angehst, neu definiert.“ – David Allen
Beruflich und Privat: Besseres Selbstmanagement sowie ein gelungenes Zeitmanagement mit der Getting Things Done-Methode
Warum GTD?
Die Auswahl an Selbstoptimierungsmethoden ist riesig – also warum genau diese? Hier sind Gründe, warum Dir die GTD-Methode weiterhelfen kann. Denn:
- Aufgaben bekommen eine sinnvolle Struktur
- Mental Load wird weniger
- Relevante Informationen werden dokumentiert
- Berufliche sowie private ToDos werden erfasst
Die Strategie beschränkt sich also keineswegs ausschließlich auf den beruflichen Bereich. Vielmehr werden ToDos aus Beruf und Privatleben gemeinsam erfasst – der Tag wird also ausschließlich in einem System geplant und nicht in mehreren.
Um Privates und Berufliches besser zu trennen, kann es hilfreich sein, verschiedene Listen anzulegen. So gerät nichts durcheinander und Deine nächsten Abläufe und Tätigkeiten stehen fest.
Wissenswertes zum Autor David Allen
Getting Things Done wurde im Jahr 2002 zum Bestseller von David Allen – dadurch wurde er zum Experten für eine effiziente Selbstorganisation ernannt. GTD ist deswegen so beliebt, weil es sich von herkömmlichen Techniken sehr unterscheidet und in unterschiedlichen Bereichen einsetzbar ist.
Das Vorgehen: In fünf Schritten GTD umsetzen
Um mit der GTD-Methode zu arbeiten, gilt es, fünf Schritte zu beachten. Denn Technik verfolgt ein festes System. Wenn das nicht eingehalten wird, kann es schwierig werden, mit dieser Arbeitsweise Erfolg zu haben. Ideal ist die Methode insbesondere für Organisatoren und Planerinnen. Für spontane Menschen kann es herausfordernd werden. Doch wie funktioniert GTD jetzt eigentlich?
Schritt 1: Sammeln aller ToDos
Zunächst werden alle ToDos, die erledigt werden müssen, aber auch Ideen und Privates und auf einer Liste – analog oder auch digital – notiert. Im Projektmanagement setzen Projektleitung und Teams häufig auf digitale Tools, die eine handschriftliche Liste ersetzen. Ausschlaggebend hierbei ist, dass exakt eine Liste, die Inbox oder im Deutschen auch Posteingang bzw. Eingangskorb genannt, entsteht.
Digitale Notizen sind außerdem praktisch, weil nicht nur das Löschen und Hinzufügen einfacher funktioniert, sondern Einträge per Drag&Drop einfach und bequem an die passende Stelle verschoben werden können. Ein weiterer Vorteil: Digital kannst Du den Listenpunkten wichtige Anhänge, wie zum Beispiel Bilder und Dokumente hochladen.
Der Sinn dahinter ist, zuallererst alles aus dem Kopf zu bekommen, damit nichts vergessen wird und wieder Platz für neue Ideen ist.
An dieser Stelle kommt der Fokus von factro ins Spiel – ToDo-Listen kannst Du hier ganz leicht erstellen und für Dich alleine benutzen oder im Team teilen. Durch die Vergabe von Lese- und Schreibrechten kannst Du entscheiden, wer welche Liste sehen und bearbeiten darf.
Die ToDo-Listen in factro
Schritt 2: Verarbeiten der Tasks
Wenn Du alle ToDos gesammelt hast, werden diese Listenpunkte in Aufgaben verwandelt, nach Kategorien sortiert und in den richtigen Kontext gebracht. Währenddessen kann es sein, dass Du weniger relevante Tasks entdeckst, die gelöscht werden können. Auch werden in diesem Abschnitt alle Aufgaben so aufgebaut, dass sie nicht mehr als einen Arbeitsgang beinhalten. Das bedeutet, dass neue Aufgaben entstehen können.
Sollte eine Aufgabe doch mehrere Schritte haben, teilst Du sie auf. Denn kleinere Aufgaben erscheinen machbarer, das Prokrastinationspotential wird vermindert und der Zeitaufwand kann besser eingeschätzt werden.
Ziel in dieser Phase ist es, eine klare Aufgabe mit allen benötigten Informationen zu erstellen, sodass sofort klar ist, worum es geht und was alles dazugehört.
Schritt 3: Aufgaben organisieren
Die dritte Phase der GTD-Methode dient der Organisation. Das bedeutet Prioritäten setzen: Welche Aufgaben erledigst Du selbst? Und welche werden an Projektbeteiligte delegiert? Außerdem ist es entscheidend zu erkennen, welcher der Tasks zuerst erledigt werden sollte, weil er der Wichtigste ist und welche auch auf den nächsten Tag verschoben werden können. Hier solltest Du die Zwei-Minuten-Regel anwenden: Wenn eine Aufgabe in unter zwei Minuten erledigt werden kann, erledige sie sofort.
Die Priorisierung kann auf Tages- oder Wochenbasis entstehen. Am besten nutzt Du nur einen Posteingang, sodass alle Aufgaben aus Mails, Notizen, dem Team-Chat an einem Ort zu finden sind – wie z.B. in einem PM-Tool.
Deine Aufgaben kannst Du dann in verschiedene Kategorien einsortieren. David Allen beschreibt in seinem Buch 7 solcher Kategorien:
- Nächste Schritte: Hier findest Du Aufgaben, die in einem bestimmten Handlungskontext stehen und sobald wie möglich erledigt werden sollten.
- Projektliste: Aufgaben, die mehrere Vorgänge erfordern und in einem Projekt realisiert werden sollen, verschiebst Du auf diese Liste.
- Kalender: Wichtige Termine mit einem festen Zeitrahmen, wie zum Beispiel Besprechungen, trägst Du hier ein.
- Warten/Warten auf: Dies sind Aufgaben, die einen vorherigen Schritt erfordern.
- Vielleicht/Irgendwann: Aufgaben, die keine Priorität haben und vielleicht auch nicht oder erst zu einem späteren Zeitpunkt umgesetzt werden (können).
- Referenzmaterial: Hier kannst Du all das unterbringen, was für Aufgaben oder Projekte von Belangen sein könnte, wie zum Beispiel, Artikel oder Fotos.
- Material für Dein Projekt: Notizen, Ideen und weitere Ausarbeitungen, die eventuell für ein aktuelles Projekt gebraucht werden, haben hier ihren Platz.
Schritt 4: Liste immer up to date halten
Essenziell für eine gelungene Durchführung der Getting-Things-Done-Methode ist, dass Du die Liste immer up to date hältst. Veraltete Aufgaben sorgen für Chaos auf dem Schreibtisch und bringen Dich aus dem Workflow. Auch beendete ToDos sollten sofort von der (digitalen) Liste gestrichen werden. Indem Du ein eindeutiges Ablagesystem etablierst, können Aufgaben sortiert werden.
Für eine bessere Übersicht kannst Du regelmäßig, zum Beispiel einmal die Woche, alle Aufgabenlisten durchgehen, neu sortieren und aktualisieren. So vergisst Du nichts und kannst Deine Ideen gleichzeitig reflektieren und anpassen.
Schritt 5: In die Umsetzung kommen
Beim letzten Punkt der Getting Things Done-Methode geht es um die Umsetzung der ToDos. Hierbei ist es wichtig, auf Dringlichkeit, Deadline sowie Zeitaufwände zu achten. Hier geht es vor allem um die Regelmäßigkeit, in der Aufgaben aktualisiert bzw. erledigt werden. Allen schlägt 4 Faktoren vor, die beachtet werden sollten, wenn es an die Umsetzung der nächsten Aufgabe geht. Der erste Faktor ist der Kontext, denn oft ist es einfacher, Aufgaben zu erledigen, die im Kontext zueinander stehen. So bist Du mit der Thematik schon vertraut und musst Dich nicht auf etwas komplett Neues einstellen.
Der zweite Faktor ist die verfügbare Zeit. Hast Du ausreichend Zeit um eine Aufgabe zu erledigen? Eine weitere Komponente ist das persönliche Energielevel. Wenn Du eine anspruchsvolle Aufgabe vor Dir hast, aber Dich gerade in Deinem Mittagstief befindest, solltest Du sie eventuell noch etwas nach hinten verschieben. Hier kommt es aber vor allem auf individuelle Präferenzen an.
Als vierter Faktor ist die Priorität entscheidend. Welche Aufgabe ist besonders dringend? Denn wenn Du mehrere Aufgaben zur Auswahl hast, solltest Du immer die mit der höchsten Priorität wählen.
Digitale Listen für mehr Flexibilität
Viele Teams setzen in Projekten auf die passende Projektmanagement-Software. Die klassische ToDo-Liste auf Papier wird dabei immer häufiger durch digitale Tools ersetzt. Warum eigentlich? Weil durch digitale Lösungen ein ortsunabhängiger Zugriff ermöglicht wird. Insbesondere zusätzliche Bürokratie fällt dadurch weg.
Tschüss Notizzettel
Gerade bei der Projektarbeit ist es wichtig, Aufgaben strukturiert abzuarbeiten sowie Deadlines einzuhalten. In einem Projektmanagement-Tool werden alle ToDos digital aufgelistet und nach Priorität geordnet. Verantwortliche sowie ausführende Mitarbeiter haben ihre ToDos sofort auf dem virtuellen Schreibtisch.
Auf dem Kanban Board kannst Du Aufgaben für die Getting Things Done-Methode nach Priorität sortieren und erkennst zusätzlich, welche Aufgabe geplant, aktiv oder sogar schon beendet ist. Lästige Notizzettel, auf denen wichtige ToDos untergehen, gehören damit der Vergangenheit an. So stellst Du sicher, dass alle ToDos dem entsprechenden Teammitglied zugeordnet werden.
Das projektübergreifende Kanban Board in factro mit Deinen ToDos
Vor- und Nachteile der Methode für bessere Selbstorganisation
Durch das Sammeln und Auflisten aller ToDos wird dafür gesorgt, dass sich der berufliche Alltag leichter mit dem Privaten kombinieren lässt. Mit der Vorgehensweise wird allerdings nicht dafür gesorgt, dass Aufgaben in einen zeitlichen Ablauf gestellt werden, was aber gerade beim Erreichen von Deadlines sinnvoll ist.
Vorteile von GTD
- Der Kopf wird von ToDos befreit
- Tasks werden nicht mehr vergessen
- Die zeitnahe Ausführung wird gefördert
- Klarheit über ToDos wird etabliert
- Mehr Freiheit, da kein fester Ablaufplan entsteht
Die Nachteile
- Keine feste Struktur im Arbeitsalltag
- Das System ist, gerade für Anfänger, sehr komplex
- Zeit für die Etablierung wird beansprucht
- Die Vorgehensweise muss sehr präzise eingehalten werden
Fazit: GTD in Kombination mit anderen Methoden
Getting Things Done hilft also dabei, Ordnung in Deine ToDos zu bringen und funktioniert nur mit der richtigen Vorbereitung. In Kombination mit weiteren Methoden für eine bessere Selbstorganisation – wie z.B. das Eat the frog first-Prinzip, das Aufgaben nach ihrem Schwierigkeitsgrad filtert – kann ein noch größerer Effekt entstehen. Dadurch, dass nur in einem GTD-System bzw. einer Liste gearbeitet wird, werden Aufgaben weniger häufig vergessen, der eigene Arbeitsalltag wird produktiver gestaltet und der Kopf ist frei.
📚 Weitere Tipps & Leseempfehlungen zur Getting Things Done-Methode
- Getting-Things-Done: Aufgaben schnell erledigen – fuer-gruender.de, Gründer Daily
- Getting Things Done für mehr Effizienz beim Arbeiten – business-wissen.de, Büro- und Selbstorganisation
- 6 Nachteile von Getting Things Done – der-finanzfisch.de, Der Finanzfisch
- Getting Things Done® – von David Allen – beispielwissen.com, Mindfullness & Selbstführung
- „Die meisten Tools haben zu viele Funktionen“ – Getting-Things-Done-Guru David Allen im Interview – t3n.de, digital pioneers
