Wenn der Aufgabenstapel immer Größer wird
Jeder kennt es, da gibt es so ein paar Aufgaben, auf die man gar keine Lust hat. Diese Aufgaben landen dann gerne Mal auf dem Stapel der ungelösten Fälle. Doch durch dieses ganze Aufschieben wird der Stapel immer größer und größer. Dieses Verhalten wird als Prokrastination bezeichnet und ist nicht nur ineffizient, sondern verstärkt auch den Stress. Doch wie kannst Du Deinen inneren Schweinehund überwinden und produktiv durchstarten?
Damit Du demnächst mehr Zeit für die schönen Aufgaben hast und die schlechten vom Tisch sind, kannst Du die Eat the Frog-Methode anwenden. Was das eigentlich ist und wie man diese Methode am besten verwendet, erfährst Du in diesem Artikel.
Eat the Frog: Definition
Eat the Frog ist eine Zeitmanagement-Methode, die vom US-amerikanischen Sachbuchautor Brian Tracy entwickelt wurde. Das Problem: Wenn Aufgaben zu unangenehm sind, neigen die meisten Menschen zur Prokrastination, das zeigen auch Studien. Also muss eine Lösung her!
Mit dem “Frosch essen” sind diese aufgeschobenen Aufgaben gemeint, da auch diese erledigt werden müssen. Somit setzt die Methode darin an, zuerst die Aufgaben zu erledigen, welche am schwierigsten und stressigsten scheinen. Hast Du das einmal hinter Dich gebracht, kannst Du motivierter in den Rest des Tages starten.
Die Idee des Namens entstand allerdings durch ein Zitat von Mark Twain: „If it’s your job to eat a frog, it’s best to do it first thing in the morning. And If it’s your job to eat two frogs, it’s best to eat the biggest one first.“ Diesen Gedanken Griff Tracy auf und erweiterte ihn zu einer Methode.
Vor- und Nachteile der Eat the Frog-Methode
Um das lästige Prokrastinieren zu vermeiden, biete die Eat the Frog-Methode einen hilfreichen Ansatz, natürlich ist dies aber nicht für alle Menschen geeignet und bietet sowohl Vor- als auch Nachteile:
- Motivationsschub:Hast Du das Schlimmste erledigt, kann der Tag nur besser werden. Das ist die Hauptidee hinter der Methode. So weißt Du, dass angenehmere auf Dich warten – und das motiviert.
- Gesteigerte Produktivität: Dadurch, dass Aufgaben nicht mehr aufgeschoben werden, kann die gesamte Effizienz im Team gesteigert werden. Außerdem hast Du keine unliebsamen ToDos mehr im Hinterkopf und kannst Du voll auf Deine Aufgaben konzentrieren.
- Weniger Stress: Abgeschlossene Aufgaben führen zu mehr Zufriedenheit und durch die erhöhte Produktivität hast Du weniger mit Zeitstress zu kämpfen. Das senkt Dein Stresslevel und tut Deiner Gesundheit gut.
Der Nachteil dieser Methode ist, dass man sie nicht immer so verwenden kann, wie sie im “idealen Ablauf” beschrieben wird. Wenn wichtige Termine oder unangenehme Tätigkeiten erst mittags oder nachmittags festgelegt werden, dürfen die anderen Themen nicht darunter leiden. Also kann es durchaus vorkommen, dass der Frosch auch erst nach den anderen Aufgaben gegessen werden kann. Somit kann es vorkommen, dass das Zeitmanagement etwas durcheinander gerät.
4 Schritte, wie Du Eat the Frog benutzt
Mit dieser Methode kann das Zeitmanagement besser strukturiert werden. Und: Am Ende des Tages hat sie noch den positiven Nebeneffekt, dass sie das Gefühl von Stolz und Zufriedenheit auslöst, denn es wurden schwierige Aufgaben gemeistert.
Für eine erfolgreiche Anwendung von Eat the Frog im Zeitmanagement empfehlen sich diese 4 Schritte:
1. Schritt – Aufgaben vorbereiten: Wenn es an die Aufgaben geht, muss fürs Erste herausgearbeitet werden, welche am wichtigsten sind. Meistens sind die Aufgaben, die am unangenehmsten sind, auch die wichtigsten, z. B. ein erstes Mitarbeitergespräch mit negativem Feedback.
2. Schritt – (Mentale) Vorbereitung: Nachdem diese Aufgaben identifiziert worden sind, sollte man sich auf diese vorbereiten. Manche Aufgaben benötigen die Vorbereitung von Unterlagen, andere eine mentale Vorbereitung, da zum Beispiel ein kritisches Gespräch mit einer guten Mischung aus Professionalität und Mitgefühl durchgeführt werden sollte.
3. Schritt – Den Frosch essen: Nun ist es an der Zeit, den Frosch zu essen. Hier muss man entscheiden, ob es einfacher ist, diesen im Ganzen runterschlucken oder ob es sinnvoll wäre, diesen in mehrere kleine Stücke zu zerlegen.
4. Schritt – Nach dem Frosch essen: Die Nachbereitung einer Aufgabe darf nicht unterschätzt werden, denn auch diese ist sehr wichtig. Falls eine Aufgabe nicht direkt nachbereitet wird, können auch dadurch Probleme im Zeitmanagement verursacht werden. Nachbereitung ist genauso wichtig wie Vorbereitung.
Die 21 Regeln zur Eat the Frog
In seinem Buch “Eat the Frog” beschreibt Brian Tracy 21 Regeln, wie man in kurzer Zeit viel erreichen kann. Diese Regeln können dabei helfen, effektiver zu arbeiten und Prokrastination zu vermeiden.
Diese Regeln lauten wie folgt:
- Um Deine Produktivität zu steigern, schaffe Dir Klarheit über Deine Ziele
- Plane Deinen nächsten Tag im voraus
- Wende die 80-20-Regel, auch das sogenannte Pareto-Prinzip an
- Denke darüber nach, dass alle Deine Entscheidungen eine Auswirkung haben
- Lerne die richtigen Aufgaben aufzuschieben, welche nicht so wichtig sind
- Mit der ABCDE-Methode kannst du Deine Prioritäten setzen
- Lege Deinen Fokus auf Deine Schlüsselbereiche
- Kenne die drei Kernaufgaben Deines Jobs
- Eine ordentliche Vorbereitung ist alles
- Bei großen Projekten in kleinen Schritten denken
- Deine eigenen Fähigkeiten stärken
- Dir Deiner Hemmungen bewusst sein
- Setze Dich selber unter Druck und motiviere Dich selber dadurch
- Motiviere Dich selber zum Handeln
- Nehme Dir eine Auszeit von der Technologie
- Technologie kann Dich unterstützen
- Für eine gute Leistung fokussiere Deine Aufmerksamkeit
- Verwenden von der Schweizer-Käse-Methode und der Salamitaktik
- Schaffe Dir große Zeitblöcke für wichtige Aufgaben
- Bekomme ein Gespür für Dringlichkeit
- Arbeite immer nur an einer Aufgabe
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Hilfe beim Frosch durch digitale Tools
Für einen besseren Überblick über das eigene Zeitmanagement helfen verschiedene digitale Tools . Mit diesen können ToDo-Listen erstellt und Erinnerungen versendet werden. So wird der Überblick vereinfacht und die Zeit kann effektiv eingesetzt werden.
todoist
todoist ist ein US-amerikanisches Aufgabenmanagement-Programm, welches ToDo-Listen erstellen kann. Mit kostenpflichtigen Upgrades ist es möglich, mit Filtern kategorisch zu suchen. Wenn eine Aufgabe ansteht, kann das Tool eine Erinnerungsnachricht versenden. todoist ist mit bis zu 5 Personen kostenlos nutzbar.
Microsoft OneNote
In Microsoft OneNote können in verschiedenen Notizbüchern ToDo-Listen angelegt werden. Es ist auch möglich, die wichtigsten Aufgaben hervorzuheben und zu markieren. Mit einem digitalen Stift können handschriftliche Notizen angelegt werden, auch das Skizzieren in Dokumenten ist möglich.
Verschiedene Medien wie zum Beispiel Videos, Audios oder Dokumente können in die Notizbücher eingebunden werden. Mit mehreren freigegebenen Personen ist es möglich, gemeinsam an den Notizbüchern zu arbeiten und sie einzusehen.
factro
factro ist eine in Deutschland entwickelte Projektmanagement-Software zur Organisation von Aufgaben, Themen und Teams. Durch eine gemeinsame Cloud können alle Teammitglieder ihre gemeinsamen Aufgaben einsehen.
Bei der Aufgabenverteilung ist es möglich, ein Zeitfenster festzulegen, in dem diese Aufgabe erledigt werden muss. Wenn diese Daten überschrieben werden, bekommt der Benutzer vom Tool eine Benachrichtigung. Zudem werden alle kritischen Aufgaben automatisch markiert und hervorgehoben. Zu jeder einzelnen Aufgabe ist es möglich, eine Priorisierung festzulegen, die in Prozenten von 0-90 anzeigt wird.
Es gibt zudem eine Funktion für gemeinsame oder individuelle ToDo-Liste. Hierdurch lassen sich die jeweiligen Aufgaben für einen Tag entsprechend sortieren, sodass die Frösche ganz am Anfang der Liste stehen und zufriedenstellend abgehakt werden. factro hilft dabei, einen effizienten Überblick über Aufgaben, Zeit, Priorisierung und Projekte zu schaffen. Dies gelingt durch verschiedene Ansichten wie dem Kanban Board oder der Tabelle.
Besseres Zeitmanagement mit der Eat the Frog-Methode
Eat the Frog ist eine Zeitmanagement-Methode, die dabei hilft, Prokrastination und Stress zu vermindern, aber gleichzeitig Motivation und Produktivität fördert.
Bei dieser Methode werden die unangenehmen Aufgaben zuerst angegangen, damit diese gar nicht erst aufgeschoben werden können. Zusätzlich können Aufgaben- und Projektmanagement-Tools wie beispielsweise factro hilfreich sein. Diese unterstützen die Planung und Bearbeitung von Projekten alleine und im Team.
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