Nutze Deine Arbeitszeit
„Was Du heute kannst besorgen, das verschiebe nicht auf morgen.“ Wenn es doch nur so einfach wäre. Um Deine Zeit also besser zu organisieren und Dein Zeitmanagement zu verbessern, kannst Du Timeboxing nutzen. Was es damit auf sich hat, erfährst Du in diesem Artikel.
Definition: Was ist Timeboxing und wie funktioniert es?
Timeboxing ist eine Zeitmanagement-Methode, bei der Aufgaben in klar begrenzte Zeitfenster (Timeboxen) eingeplant werden. Der Begriff wurde 1991 von James Martin geprägt und stammt ursprünglich aus der agilen Softwareentwicklung.
Ziel ist es, das Selbst- und Zeitmanagement zu verbessern. Beispielsweise blockst Du Dir eine Stunde pro Tag, um liegengebliebene Aufgaben zu bearbeiten oder wichtige Dokumente zu sortieren.
🗞️ Exkurs:
Die Theorie hinter dieser Methode ist das Parkinsonsche Gesetz. Es besagt, dass die Arbeit sich in dem Maße ausdehnt, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht. Das bedeutet, wenn Du weißt, dass Du den ganzen Tag für etwas Zeit hast, wirst Du wahrscheinlich auch einen Großteil des Tages für diese Erledigung benötigen, obwohl es deutlich schneller gehen würde.
Wo kannst Du Timeboxing im Arbeitsalltag einsetzen?
Wie funktioniert Timeboxing im Team?
- Transparenz: Wer arbeitet wann an welcher Aufgabe?
- Meetings werden konsequent begrenzt
- Besonders effektiv im Scrum- oder Kanban
Wie funktioniert Timeboxing für die Selbstorganisation?
- Fokuszeiten für Deep Work
- Feste Slots für E-Mails, Reviews und Abstimmungen
- Aufbau von produktiven Routinen
💡 Gut zu wissen:
Scrum ist eine Form des agilen Projektmanagements. Dabei wird ein Projekt in Abschnitte eingeteilt, die sogenannten Sprints. Von großer Bedeutung sind außerdem die Daily Scrums, also die täglichen Meetings zur Besprechung innerhalb des Teams. Teams können zudem von einem Scrum Master unterstützt werden.
Wie erstelle ich Timeboxen?
So erstellst Du eine Timebox Schritt-für-Schritt:
- Verschaffe Dir zunächst einen Überblick über Deine Aufgaben. Zum Beispiel mit einer ToDo-Liste
- Anschließend priorisierst Du die Aufgaben nach Dringlichkeit und Deadline
- Wenn das erledigt ist, schätzt Du den Aufgabenaufwand ein und teilst die Timeboxen ein
Bei der Dauer der Aufgaben solltest Du aufpassen, dass eine einzelne Timebox nicht zu viel Zeit beansprucht. Wenn eine Aufgabe mehrere Stunden Arbeit erfordert, ist es sinnvoll, sie in mehrere kleine To Dos aufzuteilen. Achte zwischen den Aufgaben auch auf Pausen und Pufferzeiten.
Die Timeboxen strukturieren Deinen Tag
Welche Arten von Timeboxen gibt es?
Was sind harte Timeboxen?
Wenn die Zeit einer harten Timebox abgelaufen ist, arbeitest Du nicht mehr an der Aufgabe weiter. Egal ob sie abgeschlossen wurde oder nicht. Dies bietet sich vor allem bei Aufgaben an, die eine feste Deadline haben. Besonders gut geeignet ist diese Art für Meetings, in denen wichtige Vorgehensweisen und Aufgaben besprochen werden. Eine bekannte Umsetzung nach diesem Prinzip ist das Vorgehen nach der Pomodoro-Technik.
Wenn Du es nicht schaffst, die Aufgabe innerhalb des festgelegten Zeitfensters zu erledigen, verschiebst Du sie in einen neuen Zeitblock. So hat sie vor den anderen Aufgaben Priorität. Hier darfst Du also auf keinen Fall vergessen, kleine Puffer einzuplanen. Außerdem geht Dein Zeitplan ohne Disziplin über Bord.
Was sind weiche Timeboxen?
Eine weiche Timebox gibt Dir einen Zeitrahmen vor. Sie eignen sich für Aufgaben, die innerhalb des vorab definierten Zeitraums fertiggestellt werden sollen – z.B. Mails beantworten oder wichtige Besprechungen. Wenn Du innerhalb der Zeit nicht fertig wirst, kannst Du, je nachdem, ob Du noch Zeit hast, weiter an der Aufgabe arbeiten und Dein Zeitfenster ein paar Minuten überziehen – oder Du verschiebst die Aufgabe und erstellst eine neue Timebox.
Nach der Erstellung der Timeboxen achtest Du darauf, dass Ablenkungen in dieser Zeit zu reduzieren. Dafür eignet sich ein zusätzlicher Hinweis, damit Deine Teammitglieder Bescheid wissen und sich zum Beispiel um das Telefon kümmern können – so kannst Du Dich wirklich konzentrieren.
5 bewährte Tipps für erfolgreiches Timeboxing
Damit das Timeboxing optimal funktioniert, haben wir ein paar wertvolle Tipps für Dich gesammelt:
- Anwendungsbereich definieren: Nur für bestimmte Aufgaben oder um Deinen ganzen Tag strukturieren?
- Rechtzeitige Planung: So vermeidest Du Stress und Reibung im Team.
- Kalender benutzen: Visuelle Verbindlichkeit erhöht die Einhaltung der Timboxen.
- Pausen einlegen: Regelmäßige Pausen verbessern Deine Leistungsfähigkeit.
- Zeiten einhalten: So vermeidest Du, dass die Methode ihre Wirkung verliert.
So meisterst Du Dein Zeitmanagement mit Timeboxing
Timeboxing Vorlagen für einen schnellen Start
Da die Erstellung der Timeboxen über den Kalender funktioniert, brauchst Du keine Vorlage. Du kannst Deinen Zeitplan zwar in Excel erstellen, allerdings eignen sich dafür cloudbasierte Möglichkeiten, wie Kalender-Apps, besser. Denn so hast Du von überall aus Zugriff, hast zusätzlich für eine einfachere Planung Deine Termine direkt im Blick und kannst ihn mit anderen teilen. Diverse Programme wie Microsoft Outlook, Office 365 oder Google Calendar kannst Du fürs Timeboxing nutzen.
Damit Du immer weißt, worum es geht, ist es wichtig, alle relevanten Infos zu ergänzen. Schnell und einfach geht das, wenn die Aufgabe vorhanden ist und so eine direkte Verlinkung stattfindet. Das geht zum Beispiel mit der Projektmanagement-Software factro. Hier kannst Du direkt aus einer Aufgabe einen Termin planen und in Deine bevorzugte Kalender-App importieren.
💡 Tipp: Wenn Du mehr darüber erfahren kannst, wie Du diese Funktion für Dich nutzen kannst, dann schau gerne in unseren Blogartikel rein.
So nützlich ist Timeboxing
Wenn Du bis hierher noch nicht überzeugt bist, haben wir einige Vorteile des Timeboxings für Dich gesammelt:
- Du setzt Dich mit Deinen Aufgaben auseinander. Denn ohne Planung kann diese Methode nicht funktionieren.
- Du beschäftigst Dich intensiver und bewusster mit dem Aufwand einer Aufgabe und verbesserst Deine Zeitplanung.
- Du vermeidest Stress und steigerst Deine Effizienz.
- Schluss mit Multitasking: Du gerätst nicht so schnell in Versuchung, mehrere Aufgaben zu bearbeiten.
- Durch Timeboxing kannst Du ein Ausufern verhindern und die Produktivität steigern.
💡 Übrigens: Bereits prominenten Personen wie Bill Gates wird nachgesagt, dass sie so ihren Tagesablauf strukturieren. Wenn das nicht erfolgsversprechend ist.
Mit Timeboxing kannst Du Dich auf wichtige Aufgaben konzentrieren
Welche Nachteile hat Timeboxing?
Natürlich gibt es auch bei dieser Zeitmanagement-Methode ein paar Stolpersteine, auf die Du achten solltest. So kann zum Beispiel die viele Planung dazu führen, dass ein Gefühl der Überforderung entsteht. Da zudem die Zeitblöcke in den Kalender eingetragen werden, sieht dieser dann sehr gut gefüllt aus. Hilfreich kann es sein, sich dafür einen eigenen Kalender anzulegen, der ein- und ausgeblendet werden kann. So kannst Du zwischen Deinem Hauptkalender und Deinem Timeboxing-Plan hin- und herswitchen oder Dir diese gemeinsam anzeigen lassen.
Gerade bei einer harten Timebox wirst Du aus Deiner Konzentration herausgerissen. Vor allem wenn Du gerade in Deinem Workflow bist und es gut läuft, ist es schwierig, sich kurz danach auf eine andere Aufgabe zu konzentrieren. Aber: Aus Fehlern lernst Du. Wenn Du merkst, dass eine harte Timebox für einen bestimmten Typ Aufgabe nicht geeignet ist, kannst Du das nächste Mal mit einer weichen Timebox planen.
Auch wenn es eher um Qualität als Quantität geht, ist Timeboxing nicht immer die richtige Arbeitsweise, denn mit Timeboxing kannst Du vor allem viele Aufgaben erledigen. Du musst allerdings nicht Deinen ganzen Tag so planen, vielleicht reichen Dir Zeitblöcke bei einzelnen Aufgaben. Am besten probierst Du für Dich aus, was funktioniert.
| ✓bewusste Auseinandersetzung | ✗ Gefühle der Überforderung | ✓ verbesserte Zeitplanung | ✗ Man wird bei Ablauf der Zeit aus dem Workflow gerissen | ✓ Fokus auf eine Aufgabe | ✗ Quantität vor Qualität | ✓ erleichterter Abschluss | ✓ produktiveres Arbeiten |
Fazit: Timeboxing fürs konzentrierte Arbeiten
Die Timeboxing-Methode kannst Du gut nutzen, um Zeitfresser zu eliminieren, Deinem Tag mehr Struktur zu verleihen und Deadlines einzuhalten. Je nach Berufsfeld ergeben sich mit dem Timeboxing ganz unterschiedliche Einsatzbereiche. Durch die verschiedenen Arten der Boxen kannst Du ausprobieren, was zu Dir und Deinem Team passt und den Arbeitsalltag bereichert. Zu Beginn kannst Du auch beispielsweise mit der Pomodoro-Technik starten, bevor Du Dich an das Timeboxing wagst.
📚 Buchempfehlung
Leider gibt es bisher wenige Bücher, die speziell auf die Timeboxing-Methode ausgerichtet sind, aber eine Empfehlung haben wir trotzdem für Dich:
