Timeboxing – produktives Zeitmanagement

Nutze Deine Arbeitszeit

„Was Du heute kannst besorgen, das verschiebe nicht auf morgen.“ Ach, wenn es doch nur so einfach wäre. Wer kennt es nicht? Im Arbeitsalltag kann es schnell mal passieren, dass Aufgaben liegen bleiben, etwas dazwischenkommt oder der Terminkalender bis zum Platzen gefüllt ist.

Oft denkst Du: Morgen ist auch noch Zeit – bis die Deadline auf einmal vor der Tür steht. Um Deine Zeit also besser zu organisieren und Dein Zeitmanagement zu verbessern, gibt es verschiedene Methoden. Eine davon ist Timeboxing. Was es damit auf sich hat und wie Du sie für Deine Zeiteinteilung nutzt, erfährst Du in diesem Artikel.

Definition: Was ist Timeboxing und wie funktioniert es?

Der englische Begriff Timeboxing wurde 1991 von James Martin eingeführt. Das Wort kommt ursprünglich aus der agilen Softwareentwicklung und beschreibt ein festes Zeitfenster, in dem eine Aufgabe bearbeitet wird. Übersetzen kann man Timeboxing als Zeitbudget oder Zeitblock.

Timeboxing ist ein effektives Werkzeug für besseres Selbst- und Zeitmanagement. Bei dieser Methode teilst Du Dir Deine Zeit in Zeitblöcke (Timeboxen) ein, in denen Du dann bestimmte Aufgaben bearbeitest. Zum Beispiel kannst Du Dir eine Stunde pro Tag blocken, in der Du liegengebliebene Aufgaben bearbeitest, Papiere/Dokumente sortierst oder brainstormen kannst. Dabei kannst Du nicht nur die Stunden für eine Aufgabe planen, sondern auch Wochen oder Monate für größere Projekte.

👓 Exkurs:
Die Theorie hinter dieser Methode ist das Parkinsonsche Gesetz. Es besagt, dass die Arbeit sich in dem Maße ausdehnt, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht. Das bedeutet, wenn Du weißt, dass Du den ganzen Tag für etwas Zeit hast, wirst Du wahrscheinlich auch einen Großteil des Tages für diese Erledigung benötigen, obwohl es deutlich schneller gehen würde. Abgeleitet daraus ist das Prinzip der Timeboxen: Ein fest definierter Rahmen sorgt dafür, dass weniger Zeit verschwendet wird.

Wo kann ich Timeboxing anwenden?

Timeboxing kannst Du im Team aber auch für Deine Selbstorganisation nutzen. Im Team kannst Du so zum Beispiel erkennen, wer gerade an welcher Aufgabe arbeitet. Zudem kannst Du mit den Zeitblöcken wichtige Absprachen koordinieren. Deswegen wird die Methode im Projektmanagement oft mit Scrum genutzt.

💡 Gut zu wissen:
Scrum ist eine Form des agilen Projektmanagements. Dabei wird ein Projekte in Abschnitte eingeteilt, den sogenannten Sprints. Von großer Bedeutung sind außerdem die Daily Scrums, also die täglichen Meetings zur Besprechung innerhalb des Teams. Teams können zudem von einem Scrum Master unterstützt werden.

Beim Selbstmanagement mit Timeboxing kannst Du also festlegen, wann Du welche Aufgaben bearbeiten möchtest. Wenn Du weißt, wie viel Zeit Du (geschätzt) für eine Aufgabe brauchst, kannst Du optimal und effizient bis zur Deadline planen. Zusätzlich hilft Dir diese Methode dabei, Routinen zu entwickeln– z.B. wenn Du Dir jeden Morgen ein festes Zeitfenster setzt, um Mails zu schreiben oder Anrufe zu tätigen.

Wie erstelle ich Timeboxen?

Für eine bessere Übersicht beim Timeboxing, ist die einfachste Lösung, die Zeitblöcke im Kalender einzutragen. Das Endergebnis sollte Dich an einen Stundenplan erinnern.

Um eine Timebox zu erstellen, solltest Du Dir als Erstes einen Überblick über Deine Aufgaben verschaffen. Hier bietet es sich an,  Deine Aufgaben z.B. zunächst in einer ToDo-Liste zu sammeln und anschließend zu ordnen. Im nächsten Schritt priorisierst Du die Aufgaben nach Dringlichkeit und Deadline.

Wenn Du das erledigt hast, schätzt Du den Aufgabenaufwand ein und teilst in Timeboxen ein, wobei die Dauer der Aufgaben variieren kann. Dennoch solltest Du aufpassen, dass eine einzelne Timebox nicht zu viel Zeit beansprucht. Wenn Du beispielsweise merkst, dass eine bestimmte Aufgabe mehrere Stunden Arbeit erfordert, ist es sinnvoll, sie in mehrere kleine To Dos aufzuteilen. Unser Tipp: Achte zwischen den Aufgaben auf ausreichend Pausen und darauf, für Aufgaben mit einer festen Deadline immer etwas Pufferzeit einzuplanen.

Bei der zeitlichen Begrenzung der Zeitblöcke hast Du die Auswahl zwischen zwei Arten von Timeboxen: harte oder weiche Timeboxen.

Die Timeboxen strukturieren Deinen Tag

Harte Timeboxen

Wenn die Zeit der harten Timebox abgelaufen ist, arbeitest Du nicht mehr an der Aufgabe weiter. Egal ob sie abgeschlossen wurde oder nicht. Dies bietet sich vor allem bei Aufgaben an, die eine feste Deadline haben. Besonders gut geeignet ist diese Art für Meetings, in denen wichtige Vorgehensweisen und Aufgaben besprochen werden. Eine bekannte Umsetzung nach diesem Prinzip ist das Vorgehen nach der Pomodoro-Technik.

Wenn Du es nicht schaffst, die Aufgabe innerhalb des festgelegten Zeitfensters zu erledigen, verschiebst Du sie in einen neuen Zeitblock. So hat sie vor den anderen Aufgaben Priorität. Hier darfst Du also auf keinen Fall vergessen, kleine Puffer einzuplanen. Außerdem geht Dein Zeitplan ohne Disziplin über Bord.

Weiche Timeboxen

Eine weiche Timebox gibt Dir einen Zeitrahmen vor. Sie eignen sich für Aufgaben, die innerhalb des vorab definierten Zeitraums fertiggestellt werden sollen – z.B. Mails beantworten oder wichtige Besprechungen. Wenn Du innerhalb der Zeit nicht fertig wirst, kannst Du, je nachdem, ob Du noch Zeit hast, weiter an der Aufgabe arbeiten und Dein Zeitfenster ein paar Minuten überziehen – oder Du verschiebst die Aufgabe und erstellst eine neue Timebox.

Nach der Erstellung der Timeboxen achtest Du darauf, dass Ablenkungen in dieser Zeit zu reduzieren. Dafür eignet sich ein zusätzlicher Hinweis, damit Deine Teammitglieder Bescheid wissen und sich zum Beispiel um das Telefon kümmern können – so kannst Du Dich wirklich konzentrieren.

5 Tipps für die Erstellung von Timeboxing

Damit das Timeboxing optimal funktioniert, haben wir ein paar wertvolle Tipps für Dich gesammelt:

1. Anwendungsbereich definieren: Möchtest Du Timeboxing nur für bestimmte Aufgaben anwenden oder Deinen ganzen Tag strukturieren? Darüber solltest Du Dir bereits im Vorfeld Gedanken machen. Denn so weiß auch Dein Rest Bescheid und kann dies bei der Planung berücksichtigen. Vielleicht entwickelt sich Timeboxing sogar zu einer Team-Methode.
2. Rechtzeitige Planung: Gerade zu Beginn solltest Du mit der Planung der Timeboxen früh genug beginnen, um stressige Situationen zu vermeiden. Wenn Du Deinen Tagesplan beispielsweise schon am Vortag planst, kannst Du dann ganz entspannt mit Deinen Aufgaben starten.
3. Kalender benutzen: Deine Planung solltest Du auf jeden Fall schriftlich festhalten, egal ob digital oder analog. Wenn Du Deine Planung visuell vor Augen hast, kannst Du nichts vergessen und es fühlt sich verbindlicher an.
4. Pausen einlegen: Vergiss nicht, zwischendurch Pausenzeiten festzulegen. Wenn Du sehr konzentriert an einer Aufgabe gearbeitet hast, ist es hilfreich, frische Luft zu schnappen, sich kurz die Beine zu vertreten oder einen Plausch an der Kaffeemaschine zu halten. So kannst Du mit neuer Energie Deine nächste Timebox beginnen.
5. Zeiten einhalten: Manchmal ist man so in eine Aufgabe vertieft, dass man gar nicht mitbekommt, wie die Zeit verfliegt. Obwohl gerade weiche Timeboxen kein abruptes Ende haben, solltest Du nicht zu viel Zeit in eine Aufgabe stecken. Da kann es helfen, einen Timer zu stellen, der Dich an Deinen Zeitplan erinnert.

So meisterst Du Dein Zeitmanagement mit Timeboxing

Timeboxing Vorlagen für einen schnellen Start

Da die Erstellung der Timeboxen über den Kalender funktioniert, brauchst Du keine Vorlage. Du kannst Deinen Zeitplan zwar in Excel erstellen, allerdings eignen sich dafür cloudbasierte Möglichkeiten, wie Kalender-Apps, besser. Denn so hast Du von überall aus Zugriff, hast zusätzlich für eine einfachere Planung Deine Termine direkt im Blick und kannst ihn mit anderen teilen. Diverse Programme wie Microsoft Outlook, Office 365 oder Google Calendar kannst Du fürs Timeboxing nutzen.

Damit Du immer weißt, worum es geht, ist es wichtig, alle relevanten Infos zu ergänzen. Schnell und einfach geht das, wenn die Aufgabe vorhanden ist und so eine direkte Verlinkung stattfindet. Das geht zum Beispiel mit der Projektmanagement-Software factro. Hier kannst Du direkt aus einer Aufgabe einen Termin planen und in Deine bevorzugte Kalender-App importieren.

Tipp: Wenn Du mehr darüber erfahren kannst, wie Du diese Funktion für Dich nutzen kannst, dann schau gerne in unseren Blogartikel rein.

So nützlich ist Timeboxing

Wenn Du bis hierher noch nicht überzeugt bist, haben wir einige Vorteile des Timeboxings für Dich gesammelt.

Zum einen setzt Du Dich mit Deinen Aufgaben auseinander, denn ohne Planung kann diese Methode nicht funktionieren. Das heißt, Du beschäftigst Dich beispielsweise intensiver und bewusster mit dem Aufwand einer Aufgabe und verbesserst so Deine Zeitplanung, vermeidest Stress und steigerst Deine Effizienz. Zum anderen gerätst Du nicht so schnell in die Versuchung, mehrere Aufgaben zu bearbeiten. Durch den festgelegten Timeslot kannst Du Dich ohne große Ablenkungen auf eine Aufgabe konzentrieren – bye bye Multitasking.

Gerade Meetings und Absprachen sind oft Zeitfresser. Hier kann es passieren, dass vom Thema abgewichen wird und dies oft erst nach einiger Zeit bemerkt wird. Durch Timeboxing kannst Du ein Ausufern verhindern, damit die wesentlichen Punkte besprochen werden können und so die Produktivität gesteigert wird. Das Gleiche gilt auch für Aufgaben. Insbesondere Menschen, die zum Perfektionismus neigen und immer wieder Aufgaben überarbeiten, können so besser einen Schlussstrich ziehen.

Ein gutes Zeitmanagement hilft zusätzlich bei der Motivation, denn Du erkennst schnell, was Du geschafft hast.

💡 Übrigens: Bereits prominenten Personen wie Bill Gates wird nachgesagt, dass sie so ihren Tagesablauf strukturieren – wenn das nicht erfolgsversprechend ist.

Mit Timeboxing kannst Du Dich auf wichtige Aufgaben konzentrieren

Nachteile: Das sind die Schwächen der Methode

Natürlich gibt es auch bei dieser Zeitmanagement-Methode ein paar Stolpersteine, auf die Du achten solltest. So kann zum Beispiel die viele Planung dazu führen, dass ein Gefühl der Überforderung entsteht. Da zudem die Zeitblöcke in den Kalender eingetragen werden, sieht dieser dann sehr gut gefüllt aus. Hilfreich kann es sein, sich dafür einen eigenen Kalender anzulegen, der ein- und ausgeblendet werden kann. So kannst Du zwischen Deinem Hauptkalender und Deinem Timeboxing-Plan hin- und her switchen oder Dir gemeinsam anzeigen lassen.

Gerade bei einer harten Timebox wirst Du aus Deiner Konzentration herausgerissen. Vor allem wenn Du gerade in Deinem Workflow bist und es gut läuft, ist es schwierig, sich kurz danach auf eine andere Aufgabe zu konzentrieren. Aber: Aus Fehlern lernst Du. Wenn Du merkst, dass eine harte Timebox für einen bestimmte Typ Aufgabe nicht geeignet ist, kannst Du das nächste Mal mit einer weichen Timebox planen.

Auch wenn es eher um Qualität als Quantität geht, ist Timeboxing nicht immer die richtige Arbeitsweise, denn mit Timeboxing kannst Du vor allem viele Aufgaben erledigen. Du musst allerdings nicht Deinen ganzen Tag so planen, vielleicht reichen Dir Zeitblöcke bei einzelnen Aufgaben. Am besten probierst Du für Dich aus, was funktioniert.

Fazit: Timeboxing fürs konzentrierte Arbeiten

Die Timeboxing-Methode kannst Du gut nutzen, um Zeitfresser zu eliminieren, Deinem Tag mehr Struktur zu verleihen und Deadlines einzuhalten. Je nach Berufsfeld ergeben sich mit dem Timeboxing ganz unterschiedliche Einsatzbereiche. Durch die verschiedenen Arten der Boxen kannst Du ausprobieren, was zu Dir und Deinem Team passt und den Arbeitsalltag bereichert. Zu Beginn kannst Du auch beispielsweise mit der Pomodoro-Technik starten, bevor Du Dich an das Timeboxing wagst.

📚 Buchempfehlung
Leider gibt es bisher wenige Bücher, die speziell auf die Timeboxing-Methode ausgreichtet sind, aber eine Empfehlung haben wir trotzdem für Dich:

• Die Timeboxing-Methode: In weniger Zeit mehr erledigen – So schaffen Sie alles, was Sie sich vornehmen – ganz entspannt (thalia.de)