Dokumentenchaos und rechtliche Risiken
Viele Unternehmen kennen das Problem: Wichtige Dokumente stapeln sich in Akten – und willst Du etwas Bestimmtes finden, musst Du Dich durch einen Berg wühlen. Noch schlimmer sieht es aus, wenn es zu Rechtsstreitigkeiten kommt und Unternehmen relevante Dokumente nicht wiederfinden. Genau hier setzt die revisionssichere Archivierung an: Sie stellt sicher, dass solche Unterlagen digital archiviert werden und jederzeit zugriffsbereit sind.
In diesem Artikel erklären wir Dir, was genau revisionssichere Archivierung bedeutet, für wen die Pflicht gilt und wie Du sie umsetzt!
Physische Akten können schnell unübersichtlich werden
Was versteht man unter Revisionssicherheit?
Revision bedeutet “Überprüfung, durch die festgestellt werden soll, ob etw. richtig, fehlerfrei, ordnungsgemäß, den Bestimmungen entsprechend durchgeführt ist, Kontrolle” (dwds).
Revisionssichere Archivierung bezieht sich auf aufbewahrungspflichtige und aufbewahrungswürdige Informationen und Dokumente, denn diese sollen vor Verfälschung geschützt werden. Dokumente sollen also so gespeichert werden, dass sie nicht verändert oder gelöscht werden können.
Revisionssicherheit umfasst das gesamte Verfahren, also auch das “Wie” (Wie werden Dokumente geschützt?). Das wird auch als Verfahrensdokumentation bezeichnet. Anforderungen dafür finden sich beispielsweise im Handelsgesetzbuch (HGB), in der Abgabenordnung (AO), den Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) und auch der DSGVO.
Was fällt unter die revisionssichere Archivierung?
Unter anderem Handels- und Geschäftsbriefe, auch E-Mails. Diese müssen für 6 Jahre aufbewahrt werden. Etwas länger müssen Rechnungen, Buchungsbelege, Bilanzen, Verträge und Jahresabschlüsse verwahrt werden, nämlich 10 Jahre.
Hier findest Du eine Übersicht der Aufbewahrungsfristen von der Handelskammer Hamburg.
Ist digitale Archivierung Pflicht?
Die digitale Archivierung ist nicht für alle Unternehmen Pflicht, aber sie ist für viele Unternehmen eine Voraussetzung, um die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen nach den GoBD zu erfüllen. Denn ab dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht für B2B-Umsätze. Damit soll der Umsatzsteuerbetrug bekämpft und bis zu 23 Milliarden Euro gespart bzw. zurückgewonnen werden. Bis zum Ende des Jahres 2026 gilt jedoch die Übergangsfrist, in der noch Papierrechnungen versendet werden dürfen.
👉 Hier findest Du weitere Infos zur Pflicht
Für wen gilt die Pflicht zur Archivierung elektronischer Dokumente nach GoBD?
Wen betreffen diese Aufbewahrungsfristen? Vor allem Unternehmen, Geschäftsleute, Handelsgesellschaften und juristische Personen wie Selbstständige und Freelancer.
Neben großen Konzernen gilt die Pflicht auch für mittelständische Unternehmen und Kleingewerbetreibende.
Revisionssichere Archivierung ist für alle von Vorteil
Merkmale von Revisionssicherheit
Um von Revisionssicherheit sprechen zu können, müssen bestimmte Merkmale erfüllt werden. Diese sind:
- Richtigkeit: Inhalt muss korrekt und unverfälscht gespeichert sein
- Vollständigkeit: Unterlagen müssen lückenlos sein
- Sicherheit des Gesamtverfahrens: Verfahren muss gegen technische und organisatorische Risiken abgesichert sein
- Schutz vor Veränderung und Verfälschung: Dokumente dürfen nicht verändert oder gelöscht werden
- Sicherung vor Verlust: Daten müssen immer verfügbar sein
- Eingeschränkte Zugriffsrechte: Zugriff darf nur durch befugte Personen erfolgen
- Aufbewahrungsfristen einhalten: Fristen müssen eingehalten werden
- Dokumentation des Verfahrens: Es muss klar sein, wie Dokumente verarbeitet, gespeichert und geschützt werden
- Auffindbarkeit: Jedes Dokument muss schnell auffindbar sein, z.B. durch Metadaten
- Nachvollziehbarkeit: Alle Änderungen müssen protokolliert werden
- Prüfbarkeit: Das System muss durch Dritte überprüfbar sein
Wie funktioniert digitale Archivierung?
Um revisionssichere Archivierung zu erreichen, solltest Du Schritt für Schritt vorgehen, damit Du alle rechtlichen Vorgaben erfüllst und Prozesse sauber ablaufen können. So gehst Du dabei vor:
- Software: Einsatz eines DMS, dass alle nötigen Kriterien erfüllt
- Hardware: Es wird ein revisionssicherer Speicher zur langfristigen Speicherung benötigt.
- Verfahrensdokumentation: Das komplette Vorgehen wird festgehalten und dokumentiert, um Transparenz zu schaffen.
- Gutachten: Bestätigung der Lösung durch einen Gutachter.
Was ist ein DMS?
Eine Dokumentenmanagementsoftware wird eingesetzt, um Dokumente zu verwalten, speichern und archivieren. Sie sind eine zentrale Ablage und platz- sowie zeitsparend. Es gibt kostenpflichtige und kostenlose Varianten. Die kostenlosen sind meist Open Source DMS, können also von der Community weiterentwickelt werden.
Einführung der revisionssicheren Archivierung
Nach der Auswahl der passenden Lösung ist die strukturierte Planung der einzelnen Schritte entscheidend. Hierbei kann Dich ein Projektmanagement-Tool wie factro unterstützen:
- Projektstrukturplan erstellen: Dein gesamtes Projekt kannst Du visuell als Strukturbaum planen und abbilden. So kannst Du alle Phasen des Projekts planen und vergisst keinen wichtigen Punkt.
- Verantwortlichkeiten festlegen: In Aufgaben kann eine ausführende und eine verantwortliche Person hinterlegt werden, sodass nach dem 4-Augen-Prinzip gearbeitet werden kann.
- Transparenz sicherstellen: Dein Team kann auf alle wichtigen Projektinformationen zugreifen und weiß, wo das Projekt gerade steht. Das schafft Vertrauen und fördert die Mitarbeitermotivation.
- Projektüberblick schaffen: Im Projektüberblick kannst Du erkennen, wie der Fortschritt Deines Projekts aussieht. Dabei unterstützen zusätzlich die anderen Projektansichten Gantt-Diagramm, Tabelle und Kanban Board.
- Kommunikation fördern: In den Aufgaben können Kommentare an Teams und einzelne Personen hinterlassen werden. Auf diese Weise tauschen sich Teams aus.
Unternehmen, die nicht nur auf eine geeignete Archivierungssoftware, sondern auch auf ein durchdachtes Projektmanagement setzen, schaffen optimale Voraussetzungen für eine erfolgreiche Umsetzung.
Projektstrukturbaum in factro
Fazit: Was revisionssichere Archivierung wirklich bedeutet
Die revisionssichere Archivierung sorgt dafür, dass Unternehmen jederzeit die Kontrolle über relevante Dokumente haben, die unveränderbar und sicher gespeichert sind. Das schützt Unternehmen vor kostenintensiven Fehlern oder Strafen.
Da dies ein großes Unterfangen ist, sollten Unternehmen früh genug beginnen, die Umsetzung zu planen. Auf diese Weise wird die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, aber auch die Effizienz im Arbeitsalltag gefördert. Entscheidend ist dabei eine ordentliche Projektplanung, am besten durch den Einsatz eines Tools.
Revisionssichere Archivierung ist nicht eine lästige Pflicht, sondern stärkt Transparenz und macht Unternehmen zukunftsfähig.
