Warum Projektmanagement mit Excel (nicht) funktioniert

Mit Excel Deine Projekte organisieren?

Microsoft Excel – wer kennt es nicht? Das Tabellenkalkulationsprogramm, mit dem sich scheinbar fast alles machen lässt. Ob ein einfaches Diagramm für die Uni, ein Fitnessplan mit Statistiken oder eine komplexe Finanzaufstellung – mit dem vielseitigen Programm können alle erdenklichen Daten erfasst, dargestellt und ausgewertet werden. Und deswegen ist Excel auch in vielen Unternehmen ein tägliches Werkzeug.

Hinter der unendlichen, leeren Tabelle steckt aber noch viel mehr – Pivottabellen für komplexere Datenauswertungen oder die Erstellung von Makros für Automatisierungen. Kein Wunder, dass das Programm auch in den deutschen Management-Bereichen ein fester, unbefristeter Mitarbeiter ist.

Digital und effizient geht aber anders..

Wenn das Programm also eh alle nutzen und es scheinbar so vielseitig ist, kann man es doch sicher auch im Projektmanagement einsetzen – so die verbreitete Meinung: Koordination und Nachverfolgung von Aufgaben, Kommentare geben, Zusammenarbeit im Team Organisieren.

Wie Du Dein Projekt mit Excel verwalten kannst?
Das kannst Du zwar versuchen, aber dann entscheidest Du Dich leider gegen digitale Trends, Zeitersparnisse, mehr Effizienz, Transparenz und erfolgreiches Teamwork sowie gute Zusammenarbeit.

• Wie funktioniert Projektmanagement mit Excel?
• Excel vs. Projektmanagement-Software
• Projektmanagement Vorlagen: Excel und Software
• Fazit: Excel ist KEIN Projektmanagement-Tool

Für eine erfolgreiche Teamarbeit reicht Projektmanagement mit Excel in den meisten Fällen nicht aus

Wie funktioniert Projektmanagement mit Excel?

Natürlich kann man Projekte mithilfe von Excel organisieren und koordinieren. Gerade kleinere Vorhaben und Aufgaben können in Excel noch gut gelöst werden. Die individuelle Gestaltung und Anpassung der Tabellenblätter ist im kleinen Rahmen sehr gut möglich.

Stärken von Excel-Tabellen

• Tabellen-Kalkulation
• Visuelle Filter bzw. Datenschnitte
• Diagramme auf Basis vorhandener Daten
• Automatische Sortierung von Daten
• Einbindung externer Projektbeteiligten

Wenn Projekte allerdings größer werden eignet sich Excel nicht mehr. Dann gibt es Schwierigkeiten bei der Zuordnung von Zuständigkeiten, Projektdokumente enden im Chaos, ein Rundumblick über das gesamte Projekt fehlt und im schlimmsten Fall gehen wichtige Neuigkeiten sowie Informationen verloren. Hier ist ein Projektmanagement-Tool die bessere Wahl.

Wer die passende PM-Software nutzt, hat Vorteile gegenüber den eigenen Wettbewerbern, die immer noch Excel für alles benutzen. Denn so viele Möglichkeiten das Tabellenprogramm auch bietet, für Ihr Projektmanagement gibt es deutlich geeignetere Alternativen, mit denen Du effizienter und zeitsparender arbeitest. Ein Traum für jeden Projektmanager.

Excel vs. Projektmanagement-Tools

Wie wäre es mit einer Software, die speziell für die Anwendung im Projektmanagement entwickelt wurde? Denn nur solche Tools sind für die Herausforderungen eines Projektes ausgelegt und bieten Dir hilfreiche Funktionen, wie eine ausgefeilte Leistungserfassung oder spezielle Projektansichten, z.B. ein Projektstrukturplan und einen Projektplan.

Welche Vorteile Projektmanagement-Tools gegenüber Excel haben? Bitte sehr.

1. Intuitive Handhabung & Usability

Ein leeres Tabellenblatt in Excel bietet Dir zwar unglaublich viele Möglichkeiten, doch bis es so aussieht, wie Du es brauchst, kann viel Zeit ins Land gehen. Vor allem für „Excel-Anfänger“ ergeben Formeln, Pivot-Tabellen und Makros zu Beginn noch nicht so viel Sinn. Ohne Online-Tutorials oder Schulungen kann man nicht alle Funktionen im Programm verstehen und gewinnbringend nutzen.

Projektmanagement-Tools dagegen sind sehr viel intuitiver gestaltet. Diese hohe Praxisorientierung sorgt für eine schnelle Anwendung – ohne zeitraubende Schulungen oder Trainings.

In Sachen Kreativität in der Gestaltung bietet Dir Excel das volle Paket, doch nicht immer ist so viel Freiraum auch sinnvoll und zielführend. Denn vor allem im Projektmanagement sind Organisation und Struktur zentrale Säulen.

PM-Tools bieten Dir strukturellen Halt. Der Aufbau bzw. die Erstellung eines Projektes oder einzelner Aufgaben ist in wenigen Minuten erledigt und wird von selbst in eine Gesamtstruktur eingeordnet.

1:0 für PM-Tools: Intuitive Anwendungung und struktureller Halt.

2. Übersicht und mehr Fokus

Bis hin zu einer übersichtlichen Darstellung eines Projektes geht man mit Excel einen langen Weg mit vielen Klicks. Projektmanagement-Tools erstellen Projektansichten fast ganz von selbst – Du musst nur Dein Daten eingegeben.

So kommst Du viel schneller und einfacher an einen ganzheitlichen Überblick, der nicht nur für Führungskräfte wichtig ist.

Projektstrukturplan

Im Projektmanagement-Tool factro gibt es zum Beispiel den Projektstrukturplan – das gibt es bei Excel nicht. Dieser Baum stellt ein ganzes Projekt in seiner Struktur dar – inklusive Arbeitspakete und einzelnen Aufgaben.

Der Projektstrukturbaum in factro

Durch diesen Strukturplan siehst Du übersichtlich, welche Tätigkeiten besonders wichtig für die Zeilerreichung sind. So hälst Du Dich nicht mit Aufgaben auf, die gerade im Projekt nicht relevant sind. Außerdem kannst Du auch hier schon auf einen Blick sehen, ob Du in der Zeit liegst. Wenn nicht, wirst Du viele rote Aufgaben bemerken. Die „Deadline-Ampel“ zeigt Dir nämlich farblich, welche Aufgaben fällig und welche sogar schon überfällig sind.

Da kommt auch das Thema Risikominimierung ins Spiel. Durch einen permanenten Überblick, bemerkst Du frühzeitig, ob und wo sich Verzögerungen ergeben und wo noch zusätzlich unterstützt werden muss.

Doch der zeitliche Ablauf lässt sich in einer anderen Sicht noch deutlich besser erkennen. factro bietet noch drei weitere Projektansichten, zu denen Du mit einem Klick wechseln kannst.

Gantt Chart

Das Gantt Chart zeigt Dir Dein Projekt mit besonderem Fokus auf die Zeit. So wird der Ablauf mit Terminen übersichtlich visualisiert. Mit Angaben zur Dauer von Aufgaben und wichtigen Zwischenterminen – sogenannteMeilensteinen – hast Du ein wichtiges Werkzeug für die Terminplanung und -steuerung.

Noch besser planen kannst Du mit Vorgänger-/Nachfolger-Beziehungen. So erstellst Du Abhängigkeiten zwischen Aufgaben, die auch bei Terminänderungen bestehen bleiben und sich mit verschieben. Zusammenhänge bleiben bestehen, Dein Terminplan bleibt aktuell.

Im Gantt-Chart hast Du Dein Projekt im Blick

Kanban Board

Das Kanban Board ist perfekt für die tägliche Arbeitsorganisation. Welche Aufgaben müssen gerade erledigt werden? Welche warten auf eine Freigabe und welche sind geplant?

In den vier Spalten „geplant“, „aktiv“, „Review“ und „beendet“ werden alle Aufgaben eines Projektes nach ihrem Status einsortiert. So vergisst Du nichts mehr.

Aufgabenliste

Für Tabellen-/Excel-Liebhaber gibt es in factro auch eine passende Ansicht – die Aufgabenliste. Status, Priorität, Zeitraum, Aufwände und Verantwortung/Ausführung siehst Du zusammengefasst in einer einfachen Tabelle.

2:0 für PM-Tools: Übersichtliche Ansichten für jeden Bedarf.

3. Multiprojektmanagement

Das Besondere an factro ist die Möglichkeit zum Multiprojektmanagement. Wahlweise als Kanban Board oder Aufgabenliste siehst Du nur für Dich persönlich relevante Aufgaben aus allen Projekten. Durch solche persönlichen Dashboards verlierst Du auch bei parallel laufenden Prozessen nicht den Überblick.

Wie Du Deine Prozesse optimieren, erfährst Du hier.

3:0 für PM-Tools: Projektübergreifendes Arbeiten.

4. Agile Teamarbeit und Kollaboration

Wusstest Du eigentlich, dass 1/3 aller Fehlschläge in Projekten auf mangelhafte Kommunikation zurück zu führen ist?

Excel und Kommunikation ist zwar möglich – man kann Tabellenblätter veröffentlichen und mit anderen teilen -, aber in keinem Fall ideal. Wenn Du Excel nutzt, musst Du daher zwingend noch andere Kommunikationsmittel nutzen, um sich mit Ihren Teamkollegen abzusprechen.

Projektmanagement-Tools sind in vielen Fällen auch besonders für Kollaboration, also die gezielte Arbeit im Team konzipiert.

In factro kannst Du Dich direkt im Tool mit Deinen Teammitgliedern abstimmen – und das aufgabenbezogen. Innerhalb einer Aufgabe kannst Du nämlich Kommentare erstellen, falls es Anmerkungen oder Fragen gibt. Durch eine Aufgabenhistorie kann jeder (mit Leserechten) den Verlauf einer Tätigkeit nachvollziehen. Die Kommunikation wird transparent und ist immer aktuell. Echtzeitaktualisierungen anstatt mehrerer Versionen.

PM-Tools fördern eine gute Zusammenarbeit

Besonders ist auch die spezielle Kommunikation zwischen Verantwortlichen und Ausführenden durch den zusätzlichen Status „Review“. So können Freigaben oder Korrekturen angefordert werden, indem „fertige“ Aufgaben in der persönlichen Ansicht des Verantwortlichen landen.

Cloud-Software

Im Gegensatz zu Excel und vielen anderen Projektmanagement-Tools ist factro cloudbasiert, was bedeutet, dass keine Installation auf dem eigenen Gerät notwendig ist. Dementsprechend kann die Software auch von überall ohne großen Aufwand genutzt werden.

Und auch sonst haben cloudbasierte Lösungen viele Vorteile, die jedoch erst von wenigen Unternehmen genutzt werden. Durch Programme wie factro werden ortsunabhängig zukunftsorientiertere Arbeitsmodelle, z.B. Remote-Teams oder die Benutzung von eigenen Geräten, möglich. Teamarbeit auf einer neuen Ebene.

Das PM-Tool factro hat außerdem eine Mobile App, die Mobilität und Flexibilität ermöglicht. Kommt Dir unterwegs beispielsweise eine Idee kannst Du diese im Aufgabenzettel notieren und später in der Web App in ein Projekt einordnen.

Vor allem geeigent für kleine und mittelständische Unternehmen ohne IT-Abteilung und einem Mangel an Fachpersonal und -wissen.

4:0 für PM-Tools: Verbesserte Kommunikation und Teamarbeit.

5. Einteilung und Übersicht über die Zeit

Wovon möchtest Du am liebsten so wenig wie möglich verbrauchen? Richtig, Zeit. Wie schon erwähnt, braucht Excel allerdings – besonders in der Anfangsphase – mehr Zeit, bis es das leisten kann, was Du möchtest.

Dagegen machen es Dir Projektmanagement-Tools ganz einfach – nicht nur wegen der intuitiven Benutzung. Spezielle Software spart vor allem durch Automatisierungen und Standardisierungen Aufwand ein. Organisatorische Planung oder Dokumentation findet direkt im Tool statt.

Bei factro zum Beispiel gibt es die Vorlagenfunktion, die das Erstellen von Aufgaben vereinfacht. Wiederkehrende Aufgaben, Pakete oder auch Projekte können als Vorlagen erstellt und immer wieder verwendet werden. So können Aufgaben auch direkt ans Team delegiert werden.

Excel spricht nicht mit dem Nutzer. Falls es Änderungen oder Neuigkeiten gibt, musst Du immer direkt im betroffenem Tabellenblatt nachschauen. factro benachrichtigst Du automatisch und macht Dich so auf relevante aktuelle Entwicklungen aufmerksam.

5:0 für PM-Tools: Zeiteinsparungen durch Automatisierung und Standardisierung.

Projektmanagement-Tools helfen bei einer effizienten Arbeitsweise – als Einzelkämpfer und im Team

Projektmanagement Vorlagen: Excel und Software

Egal ob unerfahren oder bereits geübt – eine Vorlage kann dabei helfen Arbeitsschritte zu vereinfachen und Zeit zu sparen. Hier hast Du eine kleine Auswahl von praktischen Vorlagen.

Projektplan mit factro

Bereits ab der kostenfreien Basic Cloud erhältst Du in factro eine Vorlage für einen Projektstrukturbaum. Wie bereits erwähnt, stellt ein PSB das Projekt in seiner ganzen Form dar, inklusive Paketen und Aufgaben. Damit hast Du eine übersichtliche Visualisierung Deines Projekts.

Bei Bedarf kannst Du die Vorlage anpassen und erweitern, um so Dein ganz persönliches Projekt abzubilden und auf Deine Bedürfnisse anzupassen. Zudem können auch alle anderen User in der Cloud darauf zugreifen, ganz ohne lästiges hin- und herschicken.

Meilensteinplan

Falls wir Dich bis jetzt noch nicht überzeugen konnten und Du Deine Projekte weiter mit Excel planen willst, haben wir auch hier die passende Auswahl für Dich.

Ein weiterer Punkt bei der Projektplanung ist die Festlegung der Meilensteine. Sie markieren wichtige Etappenziele und geben dem Projekt so Struktur. Zudem kannst Du sie für eine Meilensteintrendanaylse nutzen.

Download Meilensteinplan Excel

ToDo-Listen fürs Projektmanagement

ToDo-Listen sind in jedem Bereich des Projektmanagements eine praktische Hilfe. Dort kann alles notiert werden, was anfällt. Die Listen können für einzelne Teammitglieder, aber auch für ein gesamtes Team genutzt werden. Zusätzlich kann bei den ToDos immer auch der aktuelle Status festgehalten werden.

Download der ToDo-Liste

Fazit: Excel ist KEIN Projektmanagement-Tool

Auch wenn Du mit Excel ein starkes und vielseitiges Tabellenkalkulationsprogramm an Deiner Seite hast, ist es doch im Bereich des Projektmanagements den speziellen Tools unterlegen. Excel ist einfach keine geeignete Software für Teams und Zusammenarbeit. Es bietet keine Transparenz oder Nachvollziehbarkeit und auch Standardisierungen gestalten sich problematisch.

Genau dafür sind Projektmanagement-Tools entwickelt worden. Diese sorgen für bessere Übersicht über Projekte, Projektfristen und gestalten einen effizienteren Projektverlauf und eine zielgerichtete Kommunikation im Team.

Unsere Lese-Tipps zum Thema rund um „Projektmanagement mit Excel“

• 5 Gründe, warum sich Excel nicht für Projektmanagement eignet (promx.net – Projektmanagement-Blog)

„Microsoft Excel ist so etwas wie das Schweizer Taschenmesser unter der Bürosoftware: Man kann so gut wie alles damit machen! Oder vielleicht doch nicht?

Dank seiner Flexibilität lässt sich Excel für eine ganze Reihe verschiedener Zwecke einsetzen. Allerdings könnten viele davon mit anderen Tools um einiges besser bewerkstelligt werden. Darunter auch Projektmanagement.“

• Wo Excel im Projekt Sinn macht – und wo nicht (projektmagazin.de – Projektmanagement & Experten-Wissen)
• Warum Excel eine Gefahr für Projekte darstellen kann (projekte-leicht-gemacht.de – PM-Tools)
• Excel im Projekt? Wo es Sinn macht und wo nicht (inloox.de – Aufgaben- & Projektmanagement