Feedback geben: Regeln und Methoden

Einmal Feedback bitte

In der Schule und der Uni, auf der Arbeit und auf Social Media – überall werden wir bewertet bzw. bewerten wir. Damit drücken wir aus, was uns gefällt, was besser laufen kann und können uns auch selbst reflektieren und weiterentwickeln. Doch wie geht eigentlich effektives Feedback? Und was ist der Unterschied zwischen kritisieren und Feedback geben?

Diese Fragen sowie Methoden und die wichtigsten Regeln zur Umsetzung klären wir in diesem Artikel.

Das Wichtigste in Kürze

• Gutes Feedback beschreibt konkretes, beobachtbares Verhalten, statt eine Person pauschal zu bewerten.
• Eine einfache Struktur ist die WWW-Regel: Wahrnehmung – Wirkung – Wunsch.
• Kritisches Feedback muss nicht künstlich mit Lob verpackt werden. Entscheidend sind Wertschätzung, Klarheit und ein konkreter nächster Schritt.
• Besonders wirksam wird Feedback, wenn es zeitnah, nachvollziehbar und dialogorientiert erfolgt und später überprüft werden kann.

So etablierst Du Feedbackregeln in Deinem Team

Was bedeutet “Feedback”?

Damit Du verstehst, was eigentlich hinter dem Begriff „Feedback“ steckt, schauen wir uns zunächst eine Definition des Dudens an. Laut diesem ist Feedback eine

“Reaktion, die jemandem anzeigt, dass ein bestimmtes Verhalten, eine Äußerung o. Ä. vom Kommunikationspartner, von der Kommunikationspartnerin verstanden wird [und zu einer bestimmten Verhaltensweise oder -änderung geführt hat].”

Oder viel einfacher: Rückmeldung.

Feedback ist also eine positive oder negative Rückmeldung an eine Person oder ein Team. Ziel dabei ist es, die andere Person über Bedürfnisse und Gefühle zu informieren. Dies ist besonders gut für die Selbsteinschätzung: Sehe ich mich so, wie meine Mitmenschen mich wahrnehmen?

Gutes Feedback beantwortet insbesondere drei Fragen:

• Was habe ich konkret beobachtet?
• Welche Wirkung hatte dieses Verhalten oder Ergebnis?
• Was sollte beibehalten oder künftig verändert werden?

Wichtig ist, dass Feedback keine Wertung, Deutung, Interpretation oder sogar ein Vorwurf sein sollte. Wie Dir das gelingt, erklären wir Dir im Folgenden.

Worin unterscheiden sich Feedback und Kritik?

Kritik und Feedback werden oft in ähnlichen Kontexten verwendet, obwohl diese Wörter keine Synonyme sind. Weitere Wörter für Kritik sind z.B. Tadel oder auch Beanstandung, für Feedback hingegen Rückmeldung oder Beurteilung. Das Wort “Kritik” ist eher negativ konnotiert, wohingegen Feedback für viele Menschen freundlicher klingt.

Eine weitere Art von Feedback ist die konstruktive Kritik. Jetzt ist Kritik also doch Feedback? Klar, denn konstruktive Kritik zielt, ähnlich wie das Feedback, darauf ab, positive Veränderungen herbeizuführen.

Was bringt Feedback?

Feedback ist also eine Rückmeldung an eine Person oder ein Team und kann sowohl negativ als auch positiv sein, aber immer wertschätzend. Dabei soll es auf ein bestimmtes Verhalten, Handeln, Vorgehen etc. aufmerksam machen und über Gefühle und Bedürfnisse informieren. Das soll dazu dienen, Verbesserungen herbeizuführen oder den aktuellen Status beizubehalten.

Des Weiteren kann insbesondere positivs Feedback die Mitarbeitermotivation steigertn, dazu führen, dass ein besseres Vertrauensverhältnis entsteht und die Zusammenarbeit im Team verbessert wird. Zudem ist Feedback ein elementarer Teil der Mitarbeiterführung.

Was sind die 10 wichtigsten Feedbackregeln?

Für das Geben sowie das Nehmen gibt es Feedbackregeln, an die Du Dich für ein erfolgreiches Gespräch halten solltest.

1. Präsenzgespräch: Für ein gutes Feedback-Gespräch ist es am besten dies in Präsenz in einem 4-Augen-Gespräch zu tun. So werden Deine Worte zusätzlich durch Mimik und Gestik unterstrichen.
2. Konstruktiv: Auch bei emotionalen Themen ist es wichtig, konstruktiv und sachlich zu bleiben. Vermutungen sollten beispielsweise nicht geäußert werden.
3. Konkret: Das Feedback sollte möglichst konkret sein, also, dass Du Dich zum Beispiel auf eine bestimmte Situation beziehen solltest und Referenzen und Leistungen nennen kannst, anhand derer Du Dein Feedback verdeutlichen kannst.
4. Zeitnah: Das Feedback zu einem Geschehen sollte immer zügig danach erfolgen. So stellst Du sicher, dass die Situation noch in Erinnerung ist und zugeordnet werden kann.
5. Tipps geben: Vielleicht warst Du einmal in einer ähnlichen Situation und hast Ideen, was helfen kann. Daher kannst Du der Person auch Tipps mit an die Hand geben.
6. Empathisch: Um das Gespräch angenehm zu gestalten, solltest Du Dich in die andere Person hineinversetzen können. So kannst Du Dich auch im Vorfeld schon fragen, wie Dein Feedback ankommen wird.
7. Positiv: Bei negativem Feedback sollte ein Ausgleich hergestellt werden, das heißt auch Positives zu erwähnen.
8. Vorbereiten: Damit diese Regeln eingehalten werden, ist es hilfreich das Gespräch vorzubereiten und vorher zu planen, was und wie Du etwas sagen möchtest und dir Formulierungen zurechtzulegen.
9. Ziele verfassen: In einem Feedbackgespräch sollten die Ziele klar genannt und am Ende noch einmal zusammengefasst werden, da das Feedback sonst schnell vergessen werden kann. Kurz definierte Ziele bleiben länger im Gedächtnis, werden eher wahrgenommen und es kann daran gearbeitet werden.
10. Zuhören: Auch wenn es bei dem Gespräch die Rollen des Feedbackgeber und des Feedbacknehmer gibt, sollten sich beide Parteien aktiv zuhören und das Gesagte ernst nehmen. Nur weil eine Person Feedback bekommt, bedeutet das nicht, dass diese sich nicht zu dem erhaltenen Feedback äußern darf.

Wie funktioniert die WWW-Regel beim Feedback?

Zusätzlich solltest Du Dich dabei an den drei Ws, also Wahrnehmung, Wirkung und Wunsch, orientieren. Diese Regeln gelten für die Feedback-Geberin/den Feedback-Geber und werden immer als Ich-Botschaften formuliert. Hier findest Du passende Beispielsätze für den richtigen Einstieg:

• Wahrnehmung: “Ich habe beobachtet, dass…”
• Wirkung: “Das wirkt auf mich…”
• Wunsch: “Ich würde mir daher wünschen, dass…”

Dabei geht es vor allem darum, keine Vorwürfe, sondern Beobachtungen und die eigene Wahrnehmung zu äußern. Tipp: Du solltest konkrete Beispiele äußern, also etwa: „Mir ist aufgefallen, dass es Dir in letzter Zeit schwer fällt die Deadlines einzuhalten, wie letzte Woche bei der Fertigstellung der Kundenmail.“

So setzt Du die WWW-Regeln um

Wie sieht die WWW-Regel in einem konkreten Beispiel aus?

Ein Beispiel: Ein Kollege kommt in den letzten Meetings immer zu spät.

Wahrnehmung: Ich habe beobachtet, dass Du in den letzten paar Meetings etwas spät dran warst.
Wirkung: Das wirkt auf mich, als gäbe es etwas, was Dir dabei Probleme bereitet, Deinen Zeitplan einzuhalten.
Wunsch: Ich würde mir wünschen, dass Du darauf etwas mehr achtest oder, dass Du bei Problemen auf mich zukommst, damit wir eine gemeinsame Lösung finden können.

In diesem Beispiel formulierst Du Deine Gefühle als Ich-Botschaft und drückst aus, was Du erwartest. Gleichzeitig drückst Du aus, dass Du bei Problemen als Ansprechperson fungierst.

Die drei W-Regeln erleichtern die Kommunikation

Wie kannst Du (negatives) Feedback professionell annehmen?

Eine (negative) Rückmeldung anzunehmen, ist nicht immer einfach, denn oftmals nehmen Menschen es zu persönlich. Auch hier gibt es Feedbackregeln, die dabei helfen den Input zu verarbeiten und anzunehmen.

• Aktiv zuhören: Damit das Feedback richtig aufgenommen werden kann, solltest Du Dein Gegenüber stets ausreden lassen. Dazu gehören außerdem nonverbale Signale, die Aufmerksamkeit signalisieren.
• Fragen stellen: Falls Du etwas nicht richtig verstanden hast, solltest Du unbedingt Nachfragen stellen. Das zeigt Interesse und vermeidet Unklarheiten.
• Feedback verarbeiten: Nach einem solchen Gespräch kann es hilfreich sein, über das Gesagte in Ruhe nachzudenken und zu reflektieren.
• Keine Rechtfertigung: Viele Personen neigen dazu, sich bei (vor allem negativem) Feedback rechtfertigen zu wollen. Dies sollte vermieden werden, da das Gespräch sonst zu stark ausufern und die Diskussion verschoben werden könnte.

Welche Feedbackmethoden eignen sich für Teams und Führungskräfte?

Zu einer guten Mitarbeiterführung gehört auch Feedback geben. Dabei bilden die Feedbackregeln geben einen Rahmen für einen Gesprächsverlauf. Doch es gibt zusätzlich hilfreiche Methoden, mit denen Du ein angenehmes Feedbackgespräch führen und Probleme richtig formulieren kannst und die zu der Entwicklung einer eigenen Feedbackkultur beitragen.

Wann eignet sich ein 360-Grad-Feedback?

Das 360-Grad-Feedback ist, wie der Name schon andeutet, eine Rundumbeurteilung. Das bedeutet, dass nicht nur Führungskräfte und die entsprechende Person zusammensitzen, sondern auch Mitarbeitende, die Teamleitung und die Person selbst einen Teil zum Feedback beitragen. Das funktioniert am besten mit Hilfe eines Fragebogens.

Dadurch werden mehrere Sichtweisen in Betracht gezogen, die ein aufschlussreiches Feedback bieten. Nicht zuletzt da zu Führungskräften und Teammitgliedern nicht das gleiche Verhältnis besteht und eine andere Art der Zusammenarbeit stattfindet.

Wie führst Du ein klassisches Feedbackgespräch?

Eine weit verbreitete Variante ist das Mitarbeitergespräch, das regelmäßig z.B. einmal im Jahr stattfindet. Auch dabei zählt die Vorbereitung. Am besten wird der Termin ein paar Wochen vorher festgelegt, sodass sich beide Parteien vorbereiten können.

Das Gespräch sollte in verschiedene Abschnitte unterteilt werden.

1. Zuerst steht die Analyse des Ist-Status und Feedback dazu an. Es wird also besprochen, was bereits erreicht wurde, wo der Arbeitsschwerpunkt liegt und was eventuell verbessert werden muss.
2. Danach sollten Pläne für die Zukunft besprochen werden, also zum Beispiel welche Ziele erreicht werden sollen, aber auch Erwartungen.
3. Zum Schluss kommen die persönlichen Wünsche und Entwicklungsoptionen an die Reihe.

Beim Feedbackgeben ist Empathie besonders wichtig

Wie funktioniert die Fünf-Finger-Methode?

Feedback geben kann natürlich nicht nur im 4-Augen-Gespräch stattfinden, sondern auch in einem Team-Meeting. Beispielsweise nach einem Projekt. Für kleine bis mittelgroße Gruppen ist die Fünf-Finger-Methode besonders gut geeignet. Sie funktioniert ganz einfach und muss nicht vorbereitet werden. Die 5 Finger stehen dabei für 5 Fragen:

• Daumen: Was fand ich super?
• Zeigefinger: Was kann verbessert werden?
• Mittelfinger: Was hat mir nicht gefallen?
• Ringfinger: Was habe ich gelernt?
• Kleiner Finger: Was kam zu kurz?

Diese Fragen können dann entweder nach und nach beantwortet oder gemischt kommentiert werden, um so einen Austausch anzuregen. Diese Methode kann auch dabei unterstützen die allgemeine Kommunikation am Arbeitsplatz zu verbessern.

Wie reagieren Menschen auf eine negative Rückmeldungen?

Ein Modell, das die Reaktion auf negatives Feedback beschreibt, ist das SARA-Modell. Es durchläuft vier Phasen:

• S-Shock (Schock): Die erste Resonanz auf negatives Feedback ist häufig eine Art Schock und das Ablehnen des Gesagten. In dieser Phase kommt es oft zu Rechtfertigungen.
• A-Anger (Wut): Die zweite Phase ist dann Wut. Hier werden die äußeren Einflüsse verantwortlich für Fehler gemacht. Kritische Selbstreflexion findet in dieser Phase nicht statt.
• R-Resistance (Widerstand): In der dritten Phase kommt es zum Widerstand gegen Veränderungen. Dabei werden häufig Ausreden benutzt, um diese zu vermeiden.
• A-Acceptance (Akzeptanz): Die letzte Phase ist die Akzeptanz. Das Feedback wird nun anerkannt und Veränderungen können nun umgesetzt werden.

Bei jeder Person können diese Phasen unterschiedlich ablaufen, manche werden vielleicht übersprungen oder dauern mal länger, mal kürzer. Konstruktives Feedback kann den Prozess jedoch abschwächen und verkürzen.

Für Feedbackgebende bedeutet das vor allem: Eine defensive erste Reaktion muss nicht das endgültige Ergebnis des Gesprächs sein.

Beispiel: Wie formulierst Du Feedback nach einer Präsentation?

Nach einem Vortrag soll es eine schnelle Feedbackrunde geben. Es gibt die Regel, dass erst das Positive und dann das Konstruktive Feedback gegen werden soll. Somit könnte ein Beispielsatz fürs Feedback geben folgender sein:

Positives Feedback:

„Deine Referat war sehr klar und gut strukturiert. Die Grafiken haben das Thema super unterstützt.“

Verbesserungsvorschlag:

„Beim nächsten Mal könntest Du das Publikum mehr einbinden, zum Beispiel durch Fragen, um die Aufmerksamkeit zu steigern.“

Durch dieses Feedback werden die positiven Aspekte klar gekennzeichnet und trotzdem ist es deutlich und direkt.

Fazit: Feedback geben, aber richtig

Feedback ist ein verlässliches Hilfsmittel, um Missverständnisse zu vermeiden, die Mitarbeitenden zu motivieren, Dinge zu verändern oder auch sich selbst weiterzuentwickeln. Feedback ist also nicht nur Kritik, sondern kann auch Lob sein.

Feedback geben und annehmen erfordert die Bereitschaft, sich auf ein Gespräch einzulassen. Mit Hilfe der WWW-Regeln, den passenden Rahmenbedingungen, sowie Empathie lässt sich ein Feedbackgespräch für beide Gesprächspartner angenehm gestalten und trägt dazu bei, dass das Feedback angenommen und umgesetzt wird. Vor allem wichtig ist dabei die Kommunikation auf Augenhöhe durch das Einhalten der Feedbackregeln. Wenn Du diese Punkte beachtest, wird Dein nächstes Feedbackgespräch ein voller Erfolg!