7 Wege, um Projekte erfolgreich abzuschließen

Die wichtigsten Erfolgsfaktoren

Wie steuern Sie ein Projekt so, dass am Ende Ihr Kunde mit dem Ergebnis zufrieden ist? Und gleichzeitig Kosten und Zeit im Rahmen geblieben sind? Mit den 7 wichtigsten Erfolgsfaktoren für erfolgreiche Projekte bleiben Sie immer auf Kurs.

#1 Klare Ziele

Was heißt eigentlich Projekterfolg? Der erste Schritt zum Erfolg ist, die Ziele genau zu definieren:

  • Leistung: Welches Ergebnis wird erwartet? In welcher Qualität?
  • Zeit: Wieviel Zeit steht zur Verfügung? Wann soll das Projekt abgeschlossen sein?
  • Kosten: Was darf das Projekt kosten? Wieviel Budget steht zur Verfügung?

Darüber steht die allumfassende Frage der Kundenzufriedenheit: Was macht Kunden und Auftraggeber am Ende zufrieden mit dem Ergebnis?

Sie haben dann klare, motivierende Ziele, wenn diese eindeutig, schriftlich definiert sind und alle Beteiligten ‒ wie Kunden, das Management und das Projektteam ‒ diesen zustimmen können. Diese Ziele sind allerdings nicht statisch, sondern können sich im Projektverlauf durch neue Erkenntnisse und wechselnde Interessen ändern oder anders priorisiert werden. Sie sollten deshalb mit den Beteiligten bei Bedarf aktualisiert werden.

#2 Klasse Teamwork

In erfolgreichen Projekten findet man echtes Teamwork. Es engagieren sich alle für das Ziel, jeder setzt sich für den anderen ein ‒ man spürt den absoluten Willen zum Erfolg. Wie Sie das erreichen?

Durch gute Kommunikation im Team, zum Beispiel der Projektziele ‒ und auch durch die richtige Auswahl der Team-Mitglieder: Das Kernteam und der Projektleiter sollten das für die Aufgabe notwendige Fachwissen sowie Erfahrung mitbringen.

#3 Angemessene Planung

Ein Projekt ist wie eine Bergbesteigung: Welche Teiletappen und Meilensteine sollen erreicht werden? Welche Aufgaben sind dafür zu bewältigen? Strukturieren und planen Sie gemeinsam mit dem Projektteam die gemeinsame Reise.

Es hilft, bereits zu Beginn Hindernisse und Risiken zu bedenken und Maßnahmen zu planen, um diese zu überwinden.

„Angemessene Planung“ heißt nicht, dass Sie alle Details oder Produktfeatures schon am Start festlegen müssen. Sie können auch agil vorgehen, das heißt die Prioritäten jeweils für die nächste Etappe definieren. Jede Planung sollte allen Beteiligten Orientierung bieten über den Gesamtzusammenhang und die nächsten To-dos.

#4 Transparente Steuerung – klare Entscheidungen

Projekte steuern bedeutet, die erreichten Zwischenergebnisse regelmäßig mit den gesteckten Zielen abzugleichen und diese mit allen Beteiligten (dem Team, dem Management, dem Kunden) zu besprechen. So können Kurskorrekturen aktiv eingeleitet werden.

Je bewusster mit Veränderungen der Ziele oder der Aufgabenstellung umgegangen wird und je systematischer und transparenter der weitere Verlauf entschieden und geplant wird, desto eher werden negative Emotionen wie Ärger, Angst und Frust auf allen Seiten vermieden.

Das wirkt sich positiv auf den Projekterfolg aus – und natürlich auch auf die Motivation und Stimmung im Projektteam. Ein geeignetes Projektmanagement-Tool erleichtert diese Aufgabe des Projektleiters und stellt die notwendige Transparenz her.

#5 Gute Kommunikation

Ein weiterer Baustein um die gesteckten Projektziele zu erreichen ist die ehrliche Kommunikation zu allen Stakeholdern. Als Stakeholder werden all diejenigen bezeichnet, die ein „berechtigtes Interesse am Projektverlauf oder seinem Ergebnis“ haben (GPM e.V., Kompetenzbasiertes Projektmanagement).

  • Ihre Kunden
  • das Management
  • die Nutzer des Projektergebnisses, z.B. bei Softwareprogrammierung die User

Bei öffentlichen Projekten wie z.B. einem Flughafenbau können es auch

  • die Bürger
  • Politiker und
  • Verwaltungen / öffentliche Institutionen

sein.

Der Erfolgsfaktor dabei ist, die Information und Kommunikation mit diesen Personen und Gruppen aktiv und regelmäßig zu planen (Kommunikationsplanung).

Daneben ist entscheidend, ehrlich über den tatsächlichen Status des Projektes zu berichten. Dies ist die Basis, um bei Problemen und Herausforderungen die notwendige Unterstützung, zum Beispiel des Managements, zu bekommen. Idealerweise werden Lösungsansätze gemeinsam getragen und entfalten damit eine durchschlagende Wirkung.

#6 Starke, kommunikative Projektleiter

Projekte leiten heißt, eine komplexe Situation zu steuern. Konfliktsituationen bleiben da nicht aus, sei es mit dem Kunden, dem Management oder innerhalb des Projektteams. Das Projektteam braucht Unterstützung bei der Lösung von auftretenden Problemen. Der Projektleiter brauchen deshalb gute „Soft-Skills“:

  • strukturiert vorgehen
  • Konflikte lösen
  • teamfähig agieren
  • mit verschiedenen Stakeholdern auf Augenhöhe kommunizieren
  • Entscheidungen treffen
  • gut verhandeln können

#7 Unterstützung des Top-Managements

Es liegt nicht allein in der Hand des Projektleiters, ob ein Projekt erfolgreich wird. Der Projektleiter braucht den Rückhalt der Organisation und des Managements. Was ist damit gemeint?

  • Der Projektleiter braucht die Erlaubnis, selbständig Entscheidungen zu treffen und zu verhandeln. Zum Beispiel, wenn er dringend einen Spezialisten braucht, dieser aber auch von anderen Abteilungen oder Projekten in Anspruch genommen wird.
  • Projektleiter und Management sollten sich einig sein über die Ziele des Projekts und die Definition des Projekterfolgs.
  • Es hilft, wenn die Rolle des Projektleiters insgesamt im Unternehmen anerkannt und etabliert ist.

Als Projektleiter haben Sie einen starken Einfluss auf den Erfolg Ihres Vorhabens – durch Klarheit, Kommunikation, gutes Teamwork und strukturiertes Projektmanagement. Moderne PM-Tools, wie factro helfen hier, die Zusammenarbeit zu organisieren. Es braucht zusätzlich den Beistand der Organisation, das Engagement des Projektteams auch zu unterstützten.

Wissenschaftliche Studien zur Messung von Projekterfolg

  • CHAOS Report – Standish Group, USA (2015), 50.000 Unternehmen
  • Erfolgsfaktoren im Projektmanagement – Eine Studie des BPM-Labors der Hochschule Koblenz, Prof. Dr. Ayelt Komus, Heupel Consultants und der GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.V. (2015), 450 Unternehmen, branchenübergreifend
  • Conditions for project success – APM (Association for Project Management) research report (2015), 850 Projektverantwortliche
  • Projektmanagementreifegrad und Projekterfolg, Uni Kassel (2014), 56 meist Großunternehmen mit einem Umsatz von mehr als 50 Mio. EUR, branchenübergreifend, Schwerpunkt: Anlagen-/Sondermaschinenbau, Chemie/Parma, Automotive
  • Persönlichkeitsprofil erfolgreicher Projektleiter – Gemeinsame Studie von GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement und IQP (2013), 84 Projektleiter, branchenübergreifend
  • Der Faktor Mensch in der erfolgreichen Projektsteuerung – Eine Studie des Lehrstuhls Controlling der Universität Stuttgart mit Unterstützung von GPM, pma und spm (2013), 333 Projektleiter bzw. andere im Projekt Verantwortliche, branchenübergreifend
  • Misserfolgsfaktoren in der Projektarbeit – EBS European Business School, GPM, Hochschule für Wirtschaft und Umwelt Nürtingen-Geislingen, spm (2013), 151 Teilnehmer, branchenübergreifend
  • Erfolg und Scheitern im Projektmanagement – Gemeinsame Studie der GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement und PA Consulting Group (2008) / 79 Unternehmen mit meist mehr als 1.000 Mitarbeitern, branchenübergreifend, Schwerpunkt Automotive, Beratung, IT, Versicherungen
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