Du suchst eine Alternative zu Airtable?
Projektmanagement-Tools gibt es mittlerweile wie Sand am Meer. In diesem Dschungel ist es nicht einfach, das richtige Programm zu finden. Manchmal setzt man auch erst einmal auf’s falsche Pferd und schaut sich anschließend nach einer anderen Möglichkeit um. In diesem Fall nach einer Airtable-Alternative.
Airtable – die „Tabellenkalkulations-Projektmanagement-Software“ mit den vielen Möglichkeiten. Aber vielleicht fast zu viele Möglichkeiten? Wenn Du Dich nach einem Programm sehnst, das Dich mehr unterstützt und nicht nur auf Tabellen basiert, findest Du hier fünf gute Alternativen.
factro – Einfach gehalten trotz vieler Funktionen
Die Projektmanagement-Software factro eignet sich sowohl für einfaches Aufgabenmanagement als auch für größeres Multiprojektmanagement im Team. Während Du im Arbeitsalltag hauptsächlich mit einzelnen Aufgaben arbeitest, die in unterschiedlichen Ansichten gefiltert und sortiert werden können, kannst Du gemeinsam mit Deinem Team ganze Projekte mit Arbeitspaketen planen.
Du bist mit Airtable nicht zu 100% zufrieden? Wieso factro eine gute Alternative sein könnte, erfährst Du anhand der folgenden Aspekte:
Intuitiver Bedienkomfort
Airtable bietet Dir eine Kombination aus Tabellenkonzept und Datenbanksystem. So kannst Du auf eine Vielzahl an Möglichkeiten zurückgreifen, die Du für jede Art von Management nutzen kannst.
Schon eine Spalte allein lässt sich auf mehr als 20 Möglichkeiten formatieren. Neben den Basics wie „Text“, „Date“ oder „Collaborator“ findest Du auch ausgefallenere Optionen wie „Checkbox“, „Rollup“ oder „Barcode“. Mit sogenannten „Blocks“ kannst Du das Tool individuell ausgestalten.
Diese zahlreichen Anwendungen machen Airtable unglaublich vielseitig und leistungsstark, können aber auch herausfordernd sein. Das Erstellen und Gestalten von „Projekten“ ist sehr zeitintensiv und erfordert viele manuelle Handgriffe. Für Nutzer, die es gerne schnell und einfach haben, ist das Tool dementsprechend nicht das Richtige, da zumindest eine Vorlauf- bzw. Einführungszeit nötig ist.
Wie gelingt Projektmanagement ohne Tabellenlogik?
factro richtet sich an Teams, die schnell produktiv arbeiten wollen, ohne komplexe Setups. Warum Teams von Airtable zu factro wechseln?
- Keine Tabellen-Basis, sondern echte Projektstruktur
- Sofort nutzbare Ansichten statt manueller Konfiguration
- Klare Rollen, Verantwortlichkeiten & Abhängigkeiten
Verschiedene Projektansichten
Die vorherrschende Ansicht bei Airtable ist die Tabelle. Neben umfassenden Sortier- und Filterfunktionen bietet Dir das Tool auch weitere Ansichten, die auf die Tabelle als Grundlage zurückgreifen. Zu den Ansichten „Kanban“, „Gallery“ und „Calendar“ kann man mit einem Klick umschalten, „Grid View“ und „Form View“ müssen vorher erstellt werden.
Die Benutzeransicht in Airtable
factro bietet Dir unterschiedliche Projektansichten, die zwar miteinander verknüpft sind, aber nicht auf eine „Basisansicht“ zurückgehen. Diese sind:
- das Gantt Diagramm für eine detaillierte Zeitplanung, inklusive Vorgänger- und Nachfolgerbeziehungen und Meilensteine
- die Aufgabenliste, in der projektübergreifend alle Aufgaben zu finden sind und wichtige Infos wie Dringlichkeit, Status etc. direkt erkennbar sind.
- das Kanban Board, das besonders gut bei der täglichen Arbeit genutzt werden kann, da alle Deine Aufgaben hier zu finden sind und der Status anhand der vier Spalten „geplant“, „aktiv“, „Review“ und „beendet“ sofort klar ist
- die Projekträume, in denen Du grundlegende Ansichten nach Deinen individuellen Bedürfnissen und Herausforderungen filtern bzw. gruppieren und dem gesamten Team zur Verfügung stellen kannst.
Das Herzstück ist der einzigartige Projektstrukturplan, der Dir den gesamten Aufbau Deines Projekts visualisiert. Gegliedert ist er in den Projektkopf, die Pakete und schließlich die Aufgaben. So können Daten auch in verschiedenen Ansichten erstellt werden. Ganze Projekte planst Du am besten mit dem Projektstrukturplan.
Der einzigartige factro Projektstrukturplan
Zusätzlich kannst Du auch Deine eigenen Views erstellen – mit Hilfe der Projekträume. In diesen virtuellen vier Wänden kannst Du genau die Informationen abbilden, die Du und Dein Team benötigen. Von einer Übersicht aller Störer, über eine Dateiablage bis hin zum stets aktuellen Projektstatusbericht.
Wie unterstützt factro die Zusammenarbeit im Team?
Airtable ist vor allem für die Zusammenarbeit im Team konzipiert. Einzelne Spalten kannst Du mit „Collaborator“ markieren und Aufgaben personenbezogen zuordnen. So kannst Du mithilfe der „Gallery“-Ansicht das gesamte Team verwalten. Und auch die Kommunikation wird durch Airtable unterstützt, indem einzelne Teammitglieder miteinander chatten können.
Aber auch factro ist für Teamwork gedacht. Eure To Dos haben immer eine verantwortliche und eine ausführende Person, einen Zeitraum, eine Priorität und ggf. einzelne Teilaufgaben. Zusätzlich bringen Lese- und Bearbeitungsrechte Struktur in Dein Team und legen fest, welche Benutzer was lesen und bearbeiten dürfen. Wie bei Airtable kannst Du auch in diesem Projektmanagement-Tool intern kommunizieren – aufgabenbezogen und zielgerichtet.
Die Aufgabenübersicht in factro
Der Fokus von factro hebt die Arbeit im Team nochmal auf ein neues Level. Mit der ToDo-Listen Funktion können Listen für Ideensammlungen und Absprachen im gesamten Team geteilt werden. So finden spontane Einfälle immer einen Platz und gehen nicht verloren. Auch findest Du im Fokus die Meeting-Funktion. Hier kann eine Meeting-Agenda direkt aus factro heraus erstellt, versendet und im Meeting bearbeitet werden. Das Meeting-Protokoll generiert sich dabei automatisch. So lässt sich enorm viel Zeit sparen.
Der Fokusbereich in factro hebt Teamarbeit auf ein neues Level. Mit der ToDo-Listen Funktion erstellst Du Listen für Ideensammlungen und Absprachen und teilst sie im Team. So finden auch spontane Einfälle einen festen Platz und gehen nicht verloren. Außerdem findest Du im Fokusbereich die Meeting-Funktion. Hier kann eine Meeting-Agenda direkt aus factro heraus erstellt, versendet und während des Meetings bearbeitet werden. Das Meeting-Protokoll generiert sich dabei automatisch, wodurch enorm viel Zeit gespart wird.
Hier erfährst Du mehr: Collaboration-Tools im Vergleich.
Wie sicher sind Daten bei factro im Vergleich zu Airtable?
Der Schutz und die Sicherheit Deiner Daten kann durch Sprache und Hauptsitz des jeweiligen Projektmanagement-Tools beeinflusst werden.
Mit Hauptsitz in den USA ist Airtable nicht an europäische bzw. deutsche Datenschutzbestimmungen gebunden. Der Standort des Servers wird nicht genannt. factro dagegen hostet seine Daten in Frankfurt am Main und speichert seine Backups in Nürnberg. So ist das Tool zwingend DSGVO- und BDSG-konform.
Lese mehr über den Datenschutz bei factro.
Die Unterschiede auf einen Blick
| Verschiedene Projektansichten | ||
| Intuitive Bedienung | ||
| Aufgabenbezogene Kommunikation | ||
| In deutscher Sprache verfügbar | ||
| Telefonischer, deutscher Kundenservice | ||
| DSGVO- und BDSG-konform |
Trello – voller Fokus aufs Aufgabenmanagement
Trello ist ein Tool fürs Aufgabenmanagement und legt den Fokus auf die Arbeit mit dem Kanban Board. Zusätzlich findest Du in diesem Tool eine Zeitleistenübersicht, die ein weniger funktionales Gantt-Diagramm darstellt, sowie verschiedene Tabellenansichten, die Aufgaben auch boardübergreifend darstellen.
Die Zeiterfassung in Trello ist nur durch die Integration eines anderen Tools möglich. So kannst Du Dein Zeiterfassungstool weiterverwenden, allerdings fallen im Gegenzug zusätzliche Kosten an. In factro ist die Zeiterfassung direkt im Tool vorhanden und Grundlage für weitere Funktionen wie die Ressourcenauslastung.
Die Ressourcenauslastung zeigt Dir die Kapazitäten Deiner Mitarbeitenden in Form einer Kurve, während Lastspitzen rot hervorgehoben werden. So siehst Du immer, wie die Arbeitsbelastung in Deinem Team gerade aussieht.
Bei Fragen zu factro kannst Du den kostenfreien, telefonischen Support kontaktieren. Bei Trello sieht das etwas anders aus: Dort kannst Du ein Kontaktformular ausfüllen oder Dein Anliegen in einem Forum posten. Das bedeutet, dass es gerade bei akuten Problemen keine schnelle Hilfe gibt.
Das Trello Dashboard
Welche Vorteile bietet Asana gegenüber Airtable?
Asana ist wohl eine der bekanntesten Projektmanagement-Softwares und ein wahrer „Global Player“. Beim Datenschutz kann das aber auch ein Nachteil sein, denn Asana hostet seine Daten vorwiegend auf Servern in den USA. Zwar ist dies auch in Europa möglich, aber nur auf Anfrage. Und selbst dann unterliegen die Daten zwar der EU-Datenschutzkonformität, nicht aber der DSGVO. Bei factro ist dies durch den deutschen Serverstandort von vornherein gegeben.
Stärken
- Gantt-Diagramm mit Abhängigkeiten
- Baseline-Vergleich (Plan vs. Ist)
Schwächen
- Server überwiegend in den USA
- Persönlicher Support erst in höheren Tarifen
- DSGVO nur eingeschränkt
Das Dashboard in Asana
Anders als bei Trello findest Du bei Asana auch ein Gantt Diagramm, in dem Aufgaben miteinander verknüpft werden können. Ähnlich wie bei factro gibt es hier die Option einer Baseline, die den geplanten Zeitraum darstellt. So kannst Du Unterschiede zwischen geplantem und tatsächlichem Zeitraum frühzeitig erkennen.
Für die Einbindung von Stakeholdern und externen Partnern kannst Du in factro unbegrenzt Gastnutzer einladen. Unabhängig von Deinem Tarif.
monday.com – Flexible Boards
Wie gut sind Boards für komplexe Projekte?
Monday legt den Fokus auf die Arbeit mit sogenannten Boards, in denen Du verschiedene Ansichten auswählen kannst oder auch selbst Dashboards zusammenbaust. So können User ihren Workflow individuell gestalten und Aufgaben mit Labels, Status und Prioritäten versehen, um stets den Überblick zu behalten. Im Gegensatz zu factro bietet Dir monday.com weniger Flexibilität, da die gängigsten Ansichten bereits vorbereitet sind. Und auch das Gantt-Diagramm ist hier weniger ausgereift.
So können User ihre Workflows individuell gestalten. Teams können zudem Aufgaben mit Labels, Status und Prioritäten versehen, um den Überblick über ihre Projekte zu behalten. Im Gegensatz zu factro ist das allerdings aufwändiger, denn in der monday-Alternative sind die gängigsten Ansichten bereits für Dich vorbereitet. Auch das Gantt-Diagramm ist bei monday weniger ausgereift.
Ein positiver Punkt ist die Integration von monday.com in zahlreiche andere Tools wie Slack, Google Drive und Microsoft Teams.
Ebenfalls relevant für einige Unternehmen: Datenverwaltung und Datenschutz: monday.com speichert die Daten auf internationalen Servern, was aus Sicht von DSGVO-relevanten Unternehmen problematisch sein kann. factro hingegen setzt auf deutsche Server und erfüllt damit höchste Datensicherheitsstandards. Ein weiterer Unterschied liegt im Kundenservice: Während Dir factro einen kostenlosen deutschsprachigen Support bietet, ist der Support bei monday.com abhängig vom gewählten Tarif.
Ist ClickUp eine echte Airtable-Alternative?
ClickUp ist ebenfalls eine Projektmanagement-Software, die zahlreiche Anpassungsmöglichkeiten bietet. Neben dem Kanban-Board und einer Listen- und Tabellenansicht steht Dir auch ein Kalender zur Verfügung. Allerdings überschneiden sich die Funktionen von Tabelle und Gantt Chart, was zu Verwirrung führen kann. Außerdem werden einige dieser Ansichten (z.B. das Gantt Diagramm) nicht automatisch erstellt, sondern müssen manuell ergänzt werden. Obwohl ClickUp eine hohe Individualisierung der Arbeitsoberfläche ermöglicht, kann das für neue oder weniger technikaffine Nutzer überfordernd wirken.
Die ClickUp-Ansicht
Auch das Ressourcenmanagement erfordert einige manuelle Schritte: User müssen die Zeitschätzung zunächst für jeden einzelnen User aktivieren, bevor die Workload-Übersicht funktioniert. Im Vergleich dazu berechnet factro automatisch die Ressourcenauslastung anhand von Aufgaben, Deadlines und individuellen Arbeitszeiten, was Deine Planung vereinfacht. Gleichzeitig können aber auch individuelle Arbeitszeitmodelle abgebildet werden.
Ein großer Nachteil bei ClickUp ist allerdings der Support: Zwar gibt es ein Handbuch, Webinare und eine Community, aber keinen telefonischen Support oder ein Kontaktformular. Außerdem sind viele der Hilfsangebote nicht in deutscher Sprache verfügbar. Zudem bemängeln einige User, dass häufig Störungen im Tool auftreten. Auch der Datenschutz könnte bei ClickUp zum Problem werden, denn auch hier werden die Daten auf Servern in den USA gespeichert. Allerdings kannst Du per Anfrage die Daten auch auf europäischen Servern speichern lassen. Laut Website gilt das aber nur für Enterprise-Kunden.
