Erfolgreiches Task Management mit factro
Sie suchen nach einem leichten und umfassenden Tool, um in Ihrem Tagesgeschäft alle anfallenden Aufgaben zu managen? Tasks planen, projektübergreifend verwalten, den Aufgaben-Fortschritt tracken und Ihre To-dos effizient umsetzen? Und das Ganze im Team?
Die digitale Task Management-Software factro unterstützt Sie dabei durch viele clevere Funktionen und schafft so Ordnung in Ihrem Aufgaben-Chaos. Zugleich bietet das smarte Tool ein leichtes Handling und eignet sich dadurch optimal für einen schnellen Einstieg. Das bestätigt auch CHIP – Deutschlands Website Nr. 1 für Computer:
„Mit factro wird das Aufgaben- und Projektmanagement schnell, transparent und einfach.“ — CHIP
Was ist das Besondere am Task Management mit factro?
- Aufgaben digital managen
- Task Management im Team
- Projektübergreifendes Task Management
- Visuelles Task Management
1. Aufgaben digital managen
Mit dem Task Management-Tool factro haben Sie alle Aufgaben strukturiert an einem Ort. Damit behalten Sie jederzeit den Überblick über alle Dinge, die zu erledigen sind: Kein Notizzettel-Chaos. Keine Kalendereinträge. Keine zeitaufwendige Suche in Outlook.
Mit der factro Mobile App für Android und iOS können Sie Aufgaben bequem auch von unterwegs erfassen. So können sie zunächst erste Gedanken und Tasks sammeln und diese später in Ruhe weiter ausarbeiten bzw. einem konkreten Projekt zuordnen. Damit geht Ihnen in Zukunft keine wertvolle Idee mehr verloren.
Umfassendes Task Management
factro ermöglicht ein umfassendes Task Management: Ihre Tasks bekommen klare Zuständigkeiten in Form von Verantwortlichen und Ausführenden. Zudem können sie mit einer Wichtigkeit und einem Start- bzw. Enddatum versehen werden. Das erweist sich gerade dann als vorteilhaft, wenn viele Dinge gleichzeitig anstehen und priorisiert werden müssen. Was ist dringlich? Was ist extrem wichtig und hat Vorrang?
Mithilfe von Tagging und Verknüpfungen können sogar Beziehungen zwischen einzelnen Tasks hergestellt werden. Sollten diese Verbindungen innerhalb eines Projekts in logischer Abfolge stehen, können zudem Vorgänger bzw. Nachfolger zwischen den Tasks definiert werden. Diese werden im Gantt-Chart elegant visualisiert, sodass Sie Ihre Aufgaben zeitlich perfekt verzahnen können.
Und das Wichtigste: Jeder ist auf dem gleichen, aktuellen Stand. Ob Aufgaben-Status, Aufgaben-Fortschritt, Kommentare oder Änderungen bei den Timings – alle Aktivitäten innerhalb einer Aufgabe sind in der Historie für alle Mitarbeiter transparent ersichtlich.
Kinderleichte Aufgabenplanung
Wie gehen Sie am besten vor? Erstellen Sie einfach eine neue Aufgabe oder nutzen Sie eine zuvor erstellte Aufgaben-Vorlage. Diese ist besonders dann sinnvoll, wenn es sich um sich wiederholende Aufgaben handelt. So wird aus einer erfolgreich beendeten Aufgabe eine konkret umzusetzender Task. Oder: Sie duplizieren eine bereits bestehende Aufgabe und passen diese einfach an.
Ordnen Sie dem Task ein Paket bzw. Projekt zu und definieren den Zeitraum. Vergeben Sie – je nach Wichtigkeit – die Priorität von 0 bis 99. Ist diese Aufgabe für ein bestimmtes Unternehmen oder einen bestimmten Kunden zu erfüllen? Kein Problem. Ergänzen Sie auch diese Informationen mit einem Klick. Definieren Sie nun noch den Verantwortlichen und Ausführenden. Einfach und effektiv.
Sollen bestimmte User die Aufgabe lediglich lesen oder andere diese zusätzlich bearbeiten können? Mit Hilfe der Lese- und Bearbeitungsrechte sind Sie auch hier flexibel. “Lesen” bedeutet, die Aufgabe einsehen und rudimentär verändern, den Aufgaben-Status anpassen, Checklisten-Punkte abhaken oder einen Kommentar hinzufügen. “Bearbeiten” meint, auch die Aufgabenbeschreibung oder den Titel verändern. Kinderleicht.
Ausgefeilte Controlling-Funktionen
Nutzen Sie die Zeiterfassung für Ihre Planung und zugleich für die Steuerung Ihrer Tasks. Mit dem Plan-Aufwand legen Sie die Ihrer Ansicht nach aufzuwendende Zeit fest. Mit dem Ist-Aufwand wird die tatsächlich investiert Zeit in die Aufgabe gemessen.
Um den Fortschritt innerhalb einer Aufgaben zu verfolgen, können Sie die praktischen Checklistenpunkte pro Task verwenden. Ein Fortschrittsbalken zeigt Ihnen für jede Aufgabe an, wie viele Punkte bereits erledigt worden sind. So haben Sie auf einen Blick einen guten visuellen Indikator.
Das Tortendiagramm im Projektüberblick zeigt Ihnen direkt die bereits erledigten und die noch fälligen Aufgaben an. Zeitlich kritische Aufgaben werden gesondert hervorgehoben. So sehen Sie nicht nur den Projektfortschritt, sondern können bei problematischen Aufgaben sofort unterstützen.
Einfach in der Umsetzung
Aktive Aufgaben werden nicht nur durch den Aufgaben-Status deutlich. Ihr individuelles Dashboard hält Sie auf Stand und zeigt Ihnen in einer Übersicht als Tabelle oder Kanban Board, was geplant ist, was gerade dran ist und was bereits erfolgreich abgeschlossen wurde.
Die Wiedervorlagen-Funktion hilft Ihnen dabei, sich selbstverantwortlich und gut zu organisieren. Dafür wird der Aufgaben-Status “pausiert” genutzt und mit Hilfe des Aufgaben-Kalenders ein Zeitpunkt gewählt, zu dem der Task wieder auf Ihrem Dashboard erscheinen soll. Für einen klaren Fokus in Ihrer täglichen Arbeit.
2. Task Management im Team
Klare Zuständigkeiten durch festgelegte Rollen innerhalb der Aufgabe helfen Ihnen dabei, dass jeder genau weiß, was zu tun ist. Der Ausführende prüft seine Tasks in seinem Dashboard, hakt Checklistenpunkte ab oder kommentiert bzw. lädt relevante Dateien innerhalb der Aufgabe hoch.
Der Verantwortliche kann jederzeit in die Aufgabe schauen, Feedback geben und unterstützen. Sobald der Ausführende seine Tasks in den Review-Status verschiebt, erscheinen sie direkt beim Verantwortlichen im Dashboard. Ideal für Freigabe-Prozesse.
Mit Hilfe von Echtzeit-Benachrichtigungen werden alle Beteiligten innerhalb eines Tasks über Änderungen und Neuigkeiten informiert, z.B. bei neuen Kommentaren oder dem Upload von Dokumenten.
Sie arbeiten nicht regelmäßig mit factro und möchten zusätzlich per E-Mail darüber informiert werden, sobald Sie eine neue Aufgabe als To-do zugewiesen bekommen? Kein Problem. Stellen Sie in Ihren Einstellungen die E-Mail Benachrichtigungen auf aktiv.
Sie wollen eine neue Aufgabe per E-Mail anlegen? Auch das ist ganz unkompliziert machbar. Nutzen Sie dafür die Mail-to-Task-Funktion: Sie senden eine E-Mail an eine definierte Adresse und factro wandelt Ihre Mail direkt in ein Task um. Diesen Task können Sie anschließen in factro weiterbearbeiten.
3. Projektübergreifendes Task Management
Ab der Business Cloud kann factro Tasks innerhalb einer Aufgabenliste sogar projektübergreifend darstellen. Diese können anschließend nach Bedarf gefiltert, sortiert und gruppiert werden. Welche Tasks möchten Sie im Blick behalten?
Alle geplanten Tasks oder doch alle bereits aktiven? Wünsche Sie sich einen Überblick über alle Aufgaben, die sie heute für mehrere Projekte zu erledigen haben? Oder die heute dringend fällig sind? Sie können nach belieben filtern, Ihre Wunsch-Ansichten per Klick als Favorit speichern und jederzeit abrufen. So wie Sie es von Lesezeichen in Ihrem Brwoser gewohnt sind.
4. Visuelles Task Management
Das Auge isst bekanntlich mit – auch im Task- und Projektmanagement. Unterstützende Visualisierungen sind eine wichtige Komponente für erfolgreiches Task Management. Die helle und benutzerfreundliche Oberfläche von factro wirkt schlank und aufgeräumt. Dank der konsequenten und intuitiven Drag & Drop-Steuerung können Sie ohne Einarbeitung direkt starten.
Per Klick können Sie zwischen den vier anschaulichen Projektansichten wechseln, die – je nach Ansicht – eine andere Perspektive auf das Projekt und Ihre Tasks legen. So können Sie Ihren Fokus besonders gut schärfen:
- Projektstrukturplan – klare Visualisierung für komplexe Zusammenhänge
- Kanban Board – Fortschritt Ihrer Tasks auf einen Blick
- Gantt Chart – Tasks und Projekte im zeitlichen Verlauf visualisieren
- Tabelle – strukturiert Ihre Tasks, wie Sie es aus Excel gewohnt sind
Darüber hinaus bietet Ihnen die Task Management- Software factro viele ansprechende Visualisierungen, die Ihnen einen schnellen Überblick ermöglichen. Neben den bereits skizzierten Fortschrittsbalken bzw. den Pie Charts hilft Ihnen die Deadline-Ampel dabei, dass Sie rechtzeitig merken, welche Tasks dringend oder sogar überfällig sind.
Bekannte und gelernte Icons und Symbole aus anderen Anwendungen wie etwa der Stern, um Favoriten in Ihrem Browser zu speichern, begegnen Ihnen auch bei factro in gleicher Funktion. So können Sie Ihre Wunschansichten mit einem Klick auf den “Stern” als Favorit abspeichern oder mit der Pinnadel (Facebook lässt grüßen) wichtige Projekte auf Ihrem persönlichen Dashboard oben anpinnen.
