Bewertung zur Komplexität von Projekten
Stell Dir vor, Du leitest ein Projekt, bei dem Du nicht nur mit einer Vielzahl von Stakeholdern jonglieren musst, sondern auch mit ständig wechselnden Anforderungen und Technologien. Wie entscheidest Du, welche Strategie die richtige ist, wenn die Anforderungen unklar sind und das Umfeld voller Unsicherheiten steckt? Hier kommt die Stacey Matrix ins Spiel.
Im Projektmanagement gibt es oft Situationen, in denen es einfach ist, Lösungen zu finden, weil alle Parameter bekannt sind – aber was, wenn das Gegenteil der Fall ist? Stell Dir vor: Du arbeitest an einem Projekt zur Entwicklung einer revolutionären Software, aber weder die Technologie noch die genauen Anforderungen sind zu Beginn klar.
In solch komplexen oder sogar chaotischen Umgebungen zeigt die Stacey Matrix Dir, ob Du auf bewährte, standardisierte Prozesse setzen solltest oder ob es notwendig ist, agile Methoden und Flexibilität ins Spiel zu bringen.
Die Stacey Matrix hilft Dir, Entscheidungen anhand der Komplexität des Projekts zu treffen und die passende Vorgehensweise zu wählen. Mit ihr wird klar, wann Du traditionelle Projektmanagement-Methoden nutzen kannst und wann Du Dich auf agile Ansätze verlassen solltest, um die Unsicherheit zu meistern.
In unserem Artikel zeigen wir Dir, wie sie Dir hilft, auch in den schwierigsten Projekten den Überblick zu behalten!
Das Wichtigste in Kürze
- Die Stacey Matrix hilft Dir dabei, Projektkomplexität zu bewerten und zu erkennen, wie viel Planung, Expertenwissen oder Experimentieren ein Vorhaben benötigt.
- Die ursprüngliche Stacey Matrix betrachtet vor allem Sicherheit beziehungsweise Gewissheit und Übereinstimmung zwischen Beteiligten. Die im Projektmanagement verbreitete WAS/WIE-Darstellung ist eine spätere Adaption.
- Je unklarer Anforderungen, Lösungsweg und Ursache-Wirkungs-Beziehungen sind, desto weniger sinnvoll ist eine vollständig detaillierte Vorausplanung. Dann helfen kurze Lernzyklen, Experimente und regelmäßige Neubewertungen.
- Die Stacey Matrix ist kein Methoden-Automat: Sie entscheidet nicht automatisch zwischen Wasserfall, Kanban oder Scrum, sondern schafft eine gemeinsame Grundlage für diese Entscheidung.
Was ist die Stacy Matrix?
Die Stacey Matrix ist ein Denk- und Orientierungsmodell für Situationen mit unterschiedlicher Unsicherheit und Komplexität. Sie geht auf den britischen Professor für Management Ralph D. Stacey zurück. Die originale Matrix weicht oft von den Versionen ab, die heutzutage genutzt werden.
Die originale Version legt ihren Fokus darauf, welche Handlungsstrategien bei Firmen entstehen, wenn sie Entscheidungen bei unsicheren Projekten treffen müssen. In dieser ursprünglichen Matrix spielen die Faktoren der gegebenen Sicherheit und der Meinungsübereinstimmung eine Rolle. Auf der horizontalen Achse wird aufgezeigt, wie sicher oder unsicher das Projekt ist. Die vertikale Achse verzeichnet die Meinungsübereinstimmung bei den Verantwortlichen im Projekt.
Die neuere Stacey Matrix fokussiert sich auf die Methodenfindung für verschiedene Projekte. Hierbei werden verschiedene Variablen wie zum Beispiel die Anforderungen an das Projekt berücksichtigt und unter diesen können dann passende Methoden gefunden werden, mit denen die Projekte effizient bearbeitet werden können. Hierbei spielt auch die Agilität der Methoden eine wichtige Rolle.
Wie lässt sich die Stacey Matrix einfach erklären?
Für die praktische Projektarbeit kannst Du Dir zwei Kernfragen stellen:
- Was wollen wir erreichen?
Wie klar sind Ziel, Anforderungen, gewünschtes Ergebnis und Erfolgskriterien? - Wie erreichen wir es?
Wie bekannt sind Technologie, Vorgehensweise, Lösung und Ursache-Wirkungs-Zusammenhänge?
Wie funktioniert die Stacey Matrix?
Die Stacey Matrix ist ein einfaches Diagramm, das aus zwei Achsen besteht. Diese zwei Achsen sind in vier Hauptbereiche unterteilt: Einfach, kompliziert, komplex, chaotisch.. Sobald die Komplexität eines Projekts bestimmt ist, ist es möglich, eine passende Methode für die Planung und Bearbeitung des Projekts zu finden. Je komplexer das Projekt, desto agiler sind die Methoden, die ausgewählt werden.
Auf der vertikalen Achse findet man das WAS =Anforderung. Hier wird differenziert zwischen: Sind die Anforderungen klar und eindeutig oder gibt es Probleme und die Anforderungen sind unklar beziehungsweise mehrdeutig.
Bei der horizontalen Achse wird das WIE= Vorgehen beurteilt. Wie klar oder unklar sind die Technologien, Vorgänge oder Methoden, mit denen das Projekt bearbeitet werden soll.
Wann ist ein Projekt „Einfach2?
Im ersten Abschnitt der Matrix befindet sich der Bereich „Einfach“. Hier werden Projekte eingeordnet, bei denen bereits das Problem klar identifiziert ist und somit auch das Vorgehen klar definiert ist. Ein Projekt ist weitgehend klar, wenn folgende Faktoren erfüllt sind:
- Anforderungen und Ziel eindeutig beschrieben sind,
- der Lösungsweg bekannt ist,
- vergleichbare Aufgaben bereits mehrfach durchgeführt wurden,
- wenige Überraschungen zu erwarten sind.
In diesem Bereich sind keine agilen Methoden notwendig. Eine mögliche Methode ist das Wasserfallmodell, hier kann eine Phase des Projektes nahtlos in die nächste Phase übergehen. Eine ähnliche Methode ist auch das V-Modell.
Beispiel: Es gibt einen alltäglichen Arbeitsprozess, der sich wiederholt und dessen Lösung ebenfalls klar ist. Ein Beispiel dafür ist die Versendung eines Newsletters. Die Anforderung ist es, einen Newsletter zu verfassen und als E-Mail zu versenden. Die Lösung dafür ist, die E-Mail automatisiert an alle Abonnenten des Newsletters zu schicken.
Was passiert bei einem Komplizierten Projekt?
In einer komplizierten Umgebung sind die Anforderungen für das Projekt nicht ganz eindeutig. Typische Merkmale für ein kompliziertes Projekt sind:
- mehrere mögliche Lösungswege,
- zahlreiche Abhängigkeiten,
- spezialisiertes Expertenwissen,
- teilweise noch offene Anforderungen,
- ein grundsätzlich planbares Ergebnis.
Vor dem Start sollten daher die Phasen des Projekts genau geplant sein, da es sonst zu chaotisch wird. Es gibt klar definierte Regeln, jedoch ist tiefergehendes Fachwissen notwendig, um das Problem lösen zu können.
Hier hilft Dir die Methode eines Kanban Boards. Damit kannst Du eine Übersicht im Spaltenformat erstellen und siehst auf einen Blick, wann welche Aufgabe ansteht und bei wem diese auf dem Schreibtisch liegt.
Beispiel: Ein Beispiel ist die Planung einer Messe. Die Anforderung ist es, eine Messe so effizient zu planen, damit diese stattfinden kann. Die Vorgehensweise ist nicht eindeutig, da verschiedene Anbieter kontaktiert werden müssen, der Auf- und Abbau organisiert werden muss und die gesetzlichen Regelungen beachtet werden müssen.
Im Kanban Board können alle Aufgaben inklusive Deadlines überwacht und gesteuert werden.
Kanban Board bei factro
Wann ist ein Projekt komplex? Komplex?
Projekte, die dem Hauptbereich „komplex” zugeordnet werden, haben eine hohe Unsicherheit in Bezug auf die richtige Vorgehensweise und die Anforderungen sind größtenteils unbekannt. Typische Hinweise sind:
- Anforderungen verändern sich durch neues Wissen,
- Kundenbedürfnisse sind noch nicht ausreichend verstanden,
- eine neue Technologie wird eingesetzt,
- mehrere plausible Lösungswege existieren,
- Ergebnisse lassen sich nur begrenzt vorhersagen.
Damit ein solches Projekt umgesetzt werden kann, braucht es Flexibilität. Eine agilere Methode für dieses Umfeld ist die OKR-Methode. Hier werden klare Projektziele und gewünschte Resultate für das gesamte Team formuliert. Weitere agile Methoden sind z.B. das Scrum Framework und LeSS.
Beispiel: Ein Beispiel für den komplexen Zustand ist die Einführung einer neuen Unternehmensstrategie. Die Anforderung ist unklar, da nicht genau bekannt ist, welche Strategie am besten ist, um gut in dem neuen Wettbewerbsumfeld zu landen. Für eine neue Unternehmensstrategie gibt es keinen eindeutigen Fahrplan. Dieses Projekt ist abhängig von verschiedenen Abteilungen und externen Faktoren auf dem Wettbewerbsmarkt.
Die Planung wird durch die agilen Methoden häufiger aktualisiert, sobald neues Wissen entsteht. Damit wird die notwendige Transparenz geschaffen.
Wann ist ein Projekt chaotisch?
In dieser Umgebung gibt es keine Stabilität oder Muster für ein Projekt. In so einer Situation hat eine stabile Basis oberste Priorität. Von dort aus wird weiter agiert.
Hierzu sollte eine sehr agile Methode gewählt werden, da sie sich der gegebenen Situation anpasst. Eine Methode ist die Design Thinking-Methode. Hier wird in verschiedenen Phasen die Situation stabilisiert und definiert. Die Phasen bei dieser Methode gehen von „Verstehen”, „Definieren” und „Ideen” finden, über einen „Prototyp erstellen” und am Ende „testen”.
Weitere Methoden für ein chaotisches Umfeld sind die Lean Startup– und Minimum Viable Products-Methode.
Beispiel: Wenn ein Unternehmen in eine plötzliche Krise kommt, herrscht in den ersten Stunden danach große Unsicherheit. Keiner weiß wie in dieser Situation gehandelt werden soll. Zudem ist keine Vorgehensweise bekannt, da es keinen konkreten Plan für eine solche Situation gibt. In diesem Fall müssen schnelle Entscheidungen getroffen und die Stabilität so gut es geht wiederhergestellt werden.
Wie lässt sich die Stacey Matrix im Projektmanagement einsetzen?
Im Bereich des Projektmanagements werden verschiedene Projekte mit verschiedenen Methoden bearbeitet, damit diese effizient und erfolgreich abgeschlossen werden. Während die ursprüngliche Stacey Matrix sich auf die bevorstehende Strategie fokussiert, kann die neue Matrix dabei helfen, die beste Methode für das Projekt herauszufinden.
Was wird bei der Stacey-Matrix kritisiert?
Die neue Stacey Matrix hat mit dem ursprünglichen Konzept der originalen Matrix nichts zu tun. Der Fokus ist von der Handlungsstrategie der Firmen auf die Methodenfindung für Projekte gewechselt. Zudem besteht bei der Verwendung dieser Matrix die Möglichkeit, dass Situationen oder Umfelder falsch eingeschätzt werden.
Durch eine falsche Einschätzung kann es zur Verwendung der falschen Methode kommen und das wiederum führt zu Chaos im Projekt. Deswegen immer vorsichtig bei Selbsteinschätzungen und zur Sicherheit immer nochmal eine zweite Meinung dazu holen.
Wie sinnvoll ist eine Stacey-Matrix Vorlage?
Im Internet gibt es viele verschiedene Abbildungen der Stacey Matrix, welche heruntergeladen und verwendet werden können. Einen vorgeschrieben Fragebogen oder PDF gibt es nicht. Es ist empfehlenswert, eine vorgefertigte Stacey Matrix im Bildformat herunterzuladen und diese individuell zu nutzen.
Was ist der Unterschied zwischen Stacey Matrix und Cynefin Framework?
Stacey Matrix und Cynefin Framework werden häufig gemeinsam dargestellt, sind aber nicht identisch. Aber wo liegt eigentlich der Unterschied und was sind die Gemeinsamkeiten?
Das Cynefin Framework wurde im Jahr 2000 von Dave Snowden, einem IBM-Mitarbeiter, erfunden. In diesem Ansatz geht es darum, eine Hilfestellung für Fachexperten, um Situationen besser einschätzen zu können, zu geben. Der Aufbau dieses Ansatzes besteht aus 5 Domänen, mit denen die Probleme identifiziert und optimale Strategien zur Hilfe vorgeschlagen werden.
| Merkmal | Stacey Matrix | Cynefin Framework |
| Struktur | 2D-Matrix: Klarheit der Anforderungen und Technologie | 5 Domänen: Klar, Kompliziert, Komplex, Chaotisch, Aporetisch (Verwirrung) |
| Kategorien | Einfach, Kompliziert, Komplex, Chaotisch | Klar, Kompliziert, Komplex, Chaotisch, Aporetisch |
| Ziel | Orientierungshilfe bei der Lösung von Projekten anhand von Methoden | Entscheidungshilfe bei dynamischen Problemen |
| Fokus | Klarheit bei Anforderung und Vorgehen | Identifizierung und Reaktion auf dynamische Kontexte |
| Anwendungsbereich | Projektmanagement, Unternehmensführung | Entscheidung bei dynamischen Umgebungen, Strategieentwicklung |
| Handlungsmuster | Die Vorgehensweise wird bestimmt durch die Klarheit der Situation | Ansatz wird an Kontext und Komplexität angepasst |
Fazit: Die Orientierungshilfe für die passende Methode in Deinen Projekten
Die Stacey Matrix ist eine Entscheidungshilfe, um eine passende Methode zu finden, damit ein Projekt effizient angegangen werden kann. Hierzu erfolgt eine Analyse des Projektes in Hinblick auf die Klarheit. Diese Klarheit muss in den Bereichen Anforderungen und Vorgehensweisen bestehen.
Stelle Dir dabei folgende Fragen:
- Sind unsere Anforderungen wirklich stabil?
- Wissen wir bereits, wie wir das Ergebnis erreichen?
- Benötigen wir Expertenanalyse oder Experimente?
- Welche Projektteile können wir standardisieren?
- Welche Annahmen sollten wir zuerst überprüfen?
Je nach gegebenen Umfeld werden unterschiedliche Methoden vorgeschlagen – von klassisch bis agil. Zudem können auch kreative Methoden wie der morphologische Kasten dabei helfen passende Lösungswege für Probleme und Projekte zu finden.
