Projektmanagement Automatisierung: Prozesse vereinfachen & effizienter arbeiten

Alles automatisch

Projekte werden komplexer, Teams arbeiten verteilter und gleichzeitig steigt der Anspruch, Aufgaben schneller und effizienter zu erledigen. Doch im Arbeitsalltag geht weiterhin viel Zeit für Routinetätigkeiten verloren: Statusinformationen werden zusammengetragen, Erinnerungen verschickt, Aufgaben übertragen oder Berichte erstellt.

Genau hier setzt die Projektmanagement Automatisierung an. Wiederkehrende und klar definierte Prozesse werden von Software übernommen, sodass Projektteams weniger Zeit mit administrativen Tätigkeiten verbringen und sich stärker auf die eigentliche Projektarbeit konzentrieren können. Mit dem zunehmenden Einsatz von KI im Arbeitsalltag erweitern sich diese Möglichkeiten zusätzlich.

Wir erklären Dir in diesem Artikel, wie Projektmanagement-Automatisierung eingesetzt werden können, welche Vorteile sie haben und was KI damit zu tun hat.

Automatisierungen machen Prozesse effizienter

Was ist Projektmanagement-Automatisierung?

Unter Projektmanagement-Automatisierung versteht man den Einsatz von Software, um bestimmte Aufgaben oder Prozesse innerhalb eines Projekts automatisch auszuführen. Anstatt dass Aufgaben manuell im Team erledigt werden müssen, übernimmt ein System diese Aufgaben. Vereinfacht lautet das Prinzip: Wenn A passiert, wird automatisch B ausgeführt.

Ein Beispiel dafür sind Vorgänger-Nachfolger Beziehungen: Sobald eine Aufgabe abgeschlossen wird, kann die nachfolgende beginnen. Projektmanagement-Automatisierungen übernehmen vor allem Prozesse und Aufgaben, die

• wiederkehrend,
• regelbasiert,
• zeitaufwendig
• und dokumentierbar sind.

Aufgaben, die Erfahrung, Kreativität erfordern oder individuelle Entscheidungen und Bewertungen betreffen, bleiben aber weiterhin in menschlicher Hand.

Warum wird Automatisierung im Projektmanagement immer wichtiger?

Die moderne Arbeitswelt stellt hohe Anforderungen an Unternehmen und Projektteams. Daher soll Automatisierung vor allem eines erreichen: Prozesse vereinfachen. So sollen Routineaufgaben im Hintergrund ablaufen, während relevante Infos zu den entsprechenden Personen gelangen und Projektverantwortliche weniger Zeit für administrative Koordination aufbringen. Auf diese Weise soll mehr Raum für kreative und innovative Aufgaben entstehen.

Weitere Vorteile der Projektmanagement-Automatisierungen sind:

• Zeitersparnis durch Wegfall von Routineaufgaben
• erhöhte Produktivität
• verbesserte Zusammenarbeit
• weniger Fehler durch Menschen
• optimiertes Ressourcenmanagement
• standardisierte Prozesse
• Kosteneinsparungen durch optimierte Ressourcenzuweisung und Reduzierung von Auslastung
• Prozesse können 24 Stunden laufen

Künstliche Intelligenz kann diese Effekte weiter verstärken. Eine Effizienzsteigerung durch KI entsteht beispielsweise dann, wenn nicht nur fest definierte Arbeitsschritte automatisiert werden, sondern Systeme zusätzlich Informationen analysieren, zusammenfassen oder Handlungsmöglichkeiten vorschlagen.

Künstliche Intelligenz und Automatisierung im Projektmanagement: Was ist der Unterschied?

Künstliche Intelligenz und Automatisierungen stehen zwar miteinander in Zusammenhang, funktionieren aber auch unabhängig voneinander.

Eine Automatisierung folgt festgelegten Regeln: Wenn eine definierte Bedingung eintritt, wird eine vorher festgelegte Aktion ausgeführt. Zum Beispiel: Eine klassische Automatisierung erkennt, dass bald eine Deadline erreicht wird und verschickt eine Erinnerung.

Eine KI kann dagegen Informationen interpretieren und den Kontext in die Verarbeitung mit einbeziehen. Das geht also über ein “wenn A, dann B” Schema hinaus. Moderne KI-Systeme können beispielsweise natürliche Sprache verstehen, unstrukturierte Informationen auswerten oder Vorschläge entwickeln. Dadurch entstehen neue Möglichkeiten für die Automatisierung von Projektprozessen und langfristig auch für eine umfassendere KI Transformation in Unternehmen.

Im Projektmanagement kann eine KI Projektinformationen analysieren und rechtzeitig bemerken, dass eine Aufgabe nicht fertig gestellt werden kann, wenn der Aufwand höher ist als geplant oder andere Tätigkeiten die Ressourcen aufbrauchen.

Noch einen Schritt weiter gehen KI-Agenten. Sie können innerhalb definierter Grenzen selbst planen, verschiedene Aktionen miteinander verbinden und einen gewissen Entscheidungsspielraum erhalten.

Mit solchen Möglichkeiten verändert sich auch die Rolle von Projektverantwortlichen. Neben klassischem Projektmanagement-Wissen werden Kompetenzen im Umgang mit KI wichtiger. Weiterbildungen zu KI im Projektmanagement können Teams dabei unterstützen, geeignete Einsatzmöglichkeiten zu erkennen, Ergebnisse kritisch zu bewerten und neue Technologien verantwortungsvoll in bestehende Abläufe zu integrieren.

Automatisierungen können auch KI einbinden

Welche Arten der Automatisierung im Projektmanagement gibt es?

Je nachdem, wie umfangreich ein Prozess ist und welches System eingesetzt wird, lassen sich mehrere Formen von Automatisierungen unterscheiden.

1. Einfache Aufgaben-Automatisierung

Bei der einfachsten Variante wird eine einzelne wiederkehrende Tätigkeit automatisiert. Beispiele dafür sind:

• Benachrichtigungen bei bestimmten Ereignissen
• Erinnerungen an Deadlines
• wiederkehrende Reports
• automatische Statusänderungen
• wiederkehrende Aufgaben

2. Workflow-Automatisierung

Bei einer Workflow-Automatisierung werden mehrere aufeinanderfolgende Schritte miteinander verbunden.

Ein einfacher Workflow könnte beispielsweise so aussehen: Aufgabe abgeschlossen → nächste Projektphase startet → verantwortliche Person wird informiert → Statusübersicht wird aktualisiert.

Solche Abläufe eignen sich besonders für standardisierte Prozesse, die in ähnlicher Form immer wieder auftreten. Werden solche Abläufe zusätzlich mit Künstlicher Intelligenz kombiniert, entstehen KI Workflows. Dabei kann die KI beispielsweise Informationen analysieren oder kategorisieren, bevor automatisch der nächste Prozessschritt ausgelöst wird.

3. Robotic Process Automation

Bei der Robotic Process Automation (RPA) übernehmen Software-Roboter Tätigkeiten, die sonst von Menschen ausgeführt werden müssten.

Diese Lösung wird eingesetzt, wenn Informationen zwischen unterschiedlichen Systemen übertragen werden. Ein Bot kann beispielsweise Daten aus einem System auslesen, in ein anderes übertragen und anschließend einen Prozess starten. Im Projektmanagement ist das besonders relevant, wenn verschiedene Tools miteinander verbunden werden sollen.

4. Intelligente Prozessautomatisierung

Die Intelligente Prozessautomatisierung (Process Automation) verbindet klassische Automatisierung mit Künstlicher Intelligenz. So können auch Informationen verarbeitet werden, die nicht vollständig strukturiert vorliegen. KI kann beispielsweise Texte verstehen, Inhalte zusammenfassen, Informationen kategorisieren oder aus verschiedenen Daten Handlungsvorschläge ableiten.

Welche Prozesse eignen sich für die Automatisierung?

Nur weil ein Prozess automatisiert werden kann, bedeutet das nicht automatisch, dass sich die Automatisierung lohnt.

Besonders geeignet sind Prozesse, die vier Kriterien erfüllen:

1. Wiederkehrend: Der Vorgang findet regelmäßig in gleicher oder ähnlicher Form statt.
2. Regelbasiert: Es ist klar definiert, wann welche Aktion erfolgen soll.
3. Zeitaufwendig: Die manuelle Bearbeitung bindet regelmäßig relevante Arbeitszeit.
4. Dokumentierbar: Der Prozess lässt sich eindeutig beschreiben und besitzt möglichst wenige ungeklärte Sonderfälle.

Unklare oder ständig wechselnde Prozesse solltest Du dagegen zunächst optimieren und erst anschließend automatisieren.

Wie kann man Automatisierung im Projektmanagement einsetzen?

Automatisierte Benachrichtigungen und Erinnerungen

Projektteams müssen wissen, wenn sich Termine verschieben, neue Aufgaben entstehen oder ihre Aufmerksamkeit benötigt wird. Werden solche Informationen automatisch bereitgestellt, entfällt ein Teil der manuellen Abstimmung.

Das Projektmanagement-Tool factro informiert Nutzer über relevante Ereignisse unter anderem über Newsfeed, Alarmglocke sowie individuell konfigurierbare Echtzeit-Benachrichtigungen. @mentions können zusätzlich per In-App-Nachricht, Push-Mitteilung oder E-Mail auf wichtige Informationen aufmerksam machen.

Fortschrittsverfolgung und Berichterstattung

Projektleitungen benötigen regelmäßig Informationen zu Fortschritt, Terminen, Aufwand oder Meilensteinen. Statt Projektinformationen immer wieder aus verschiedenen Tabellen und E-Mails zusammenzutragen, können zentrale Projektmanagement-Systeme den aktuellen Stand laufend abbilden.

Der Projektüberblick in factro zeigt beispielsweise projektübergreifend Informationen zu Zeitplan, Fortschritt und Budget. So lassen sich mögliche Störer schneller erkennen.

Der Projektüberblick in factro

Ressourcenmanagement und Auslastung

Automatisierungen können helfen, vorhandene Kapazitäten transparent zu machen und Lastspitzen frühzeitig zu erkennen. Weitergehende Systeme können Aufgaben anhand definierter Regeln sogar automatisch verteilen.

In factro zeigt die Ressourcenauslastung, bei welchen Teammitgliedern Engpässe entstehen und wo noch Kapazitäten vorhanden sind. Projektverantwortliche erhalten damit eine bessere Grundlage für die Verteilung von Aufgaben – die eigentliche Entscheidung über die Zuweisung bleibt dabei beim Menschen.

Zeiterfassung und Aufwand-Controlling

Auch bei der Leistungserfassung können digitale Prozesse manuellen Aufwand reduzieren. Arbeitszeiten, Plan-Aufwand, Ist-Aufwand und Rest-Aufwand lassen sich direkt mit den jeweiligen Projektaufgaben verknüpfen.

factro bietet dafür eine integrierte Zeiterfassung und ein Aufwand-Controlling. Die erfassten Zeiten stehen dadurch unmittelbar im Projektkontext zur Verfügung, statt separat in zusätzlichen Tabellen gepflegt werden zu müssen. Zusätzlich können sie von Externen genutzt werden, um Projektarbeitszeit abzurechnen.

Dokumentation und Meeting-Protokolle

Dokumentation ist wichtig, kostet im Projektalltag aber häufig viel Zeit. Besonders geeignet für Automatisierungen sind deshalb standardisierte Protokolle, Ablagen oder Freigabeprozesse.

Die Meeting-Funktion von factro verbindet beispielsweise eine Agenda direkt mit Projektaufgaben. Während des Meetings entsteht automatisch ein Protokoll und Änderungen können unmittelbar in das Projekt zurückfließen.

Risikomanagement

Projektrisiken sollten möglichst erkannt werden, bevor sie zu echten Problemen werden. Automatisierte Warnungen können beispielsweise ausgelöst werden, wenn:

• eine Deadline gefährdet ist,
• eine Aufgabe überfällig wird,
• eine Abhängigkeit Verzögerungen verursacht,
• Ressourcen überlastet sind oder
• definierte Kennzahlen einen Grenzwert überschreiten.

Die factro Deadline-Ampel dient hier als einfaches Frühwarnsystem. Abhängigkeiten und die Auslastungsübersicht liefern zusätzliche Informationen, um Termin- oder Kapazitätsprobleme frühzeitig sichtbar zu machen.

Aufgabenpriorisierung

Bei vielen parallelen Aufgaben kann es schwerfallen, den Überblick über Dringlichkeit und Wichtigkeit zu behalten. Regelbasierte Systeme können Aufgaben anhand festgelegter Kriterien sortieren. KI-Systeme können zukünftig noch mehr Kontext in solche Entscheidungen einbeziehen.

In factro lassen sich Projekte und Aufgaben mit verschiedenen Prioritätsstufen versehen und anschließend über entsprechende Ansichten, Tabellen und Filter organisieren. Im Kanban Board werden die Aufgaben außerdem nach Dringlichkeit oder wahlweise nach Wichtigkeit automatisch sortiert.

Das projektübergreifende Kanban Board in factro

Zusammenarbeit im Team

Automatisierung bedeutet nicht nur, Tätigkeiten wegfallen zu lassen. Sie kann auch dafür sorgen, dass Informationen automatisch an den richtigen Stellen verfügbar werden.

factro bündelt Kommunikation direkt an Aufgaben und Projekten über Kommentare, @mentions und Benachrichtigungen. Integrationen sowie API und Webhooks ermöglichen zusätzlich die Verbindung mit anderen Softwareumgebungen. Zu den verfügbaren Integrationen gehören unter anderem Microsoft Teams und Slack.

Auch externe Projektbeteiligte lassen sich als Gäste einbinden. Damit können Informationen zentral im Projektkontext bleiben, anstatt zusätzliche Abstimmungsschleifen über E-Mail und separate Dateien zu erzeugen.

Welche Fehler solltest Du bei der Automatisierung vermeiden?

• Alles automatisieren: Nicht jeder Arbeitsschritt muss automatisiert werden. Zu viele starre Regeln können sogar Flexibilität kosten. Beginne deshalb vorzugsweise mit häufig wiederkehrenden und zeitaufwendigen Aufgaben.
• Unklare Prozesse automatisieren: Ein schlechter Prozess wird durch Automatisierung nicht automatisch gut, häufig läuft er lediglich schneller schlecht. Bevor Du einen Workflow automatisierst, sollte deshalb eindeutig geklärt sein, wie er im Idealfall funktioniert.
• Auf menschliche Kontrolle verzichten: Auch automatisierte Prozesse können Fehler verursachen. Besonders bei wichtigen Entscheidungen sollten deshalb Kontroll- und Freigabeschritte erhalten bleiben. Das gilt noch stärker beim Einsatz von KI.
• Das falsche Tool auswählen: Nicht jede Software eignet sich für jeden Workflow. Prüfe vor der Entscheidung beispielsweise:
  • Welche Prozesse sollen automatisiert werden?
  • Wie einfach lässt sich die Software bedienen?
  • Welche Schnittstellen existieren?
  • Kann das System mit dem Team und seinen Anforderungen mitwachsen?
  • Welche Datenschutzanforderungen werden erfüllt?
• Mitarbeitende nicht einbeziehen: Automatisierung betrifft die Menschen, die täglich mit den Prozessen arbeiten. Ihr Feedback ist deshalb besonders wertvoll. Wer das Team bereits bei der Auswahl und Einführung einbezieht, erkennt häufig auch schneller, welche Routinetätigkeiten tatsächlich am meisten Zeit kosten.
• Automatisierungen laufen lassen: Projekte, Anforderungen und Teams verändern sich. Ein Workflow, der heute sinnvoll ist, kann in einem Jahr unnötig oder sogar hinderlich sein. Automatisierungen sollten deshalb regelmäßig überprüft und optimiert werden.
• Datensicherheit vergessen: Automatisierte Prozesse verarbeiten möglicherweise sensible Unternehmens-, Kunden- oder Personaldaten. Datenschutz und Berechtigungskonzepte gehören deshalb bereits bei der Auswahl der Software auf die Checkliste.
• Zu abhängig von Automatisierungen werden: Teams sollten weiterhin verstehen, warum ein Prozess auf eine bestimmte Weise abläuft. Kritische Abläufe dürfen nicht zu einer Blackbox werden, die niemand mehr nachvollziehen kann.

Gerade beim Einsatz von Künstlicher Intelligenz kommt ein weiterer Punkt hinzu: eine klare KI Governance. Unternehmen sollten festlegen, welche KI-Systeme eingesetzt werden dürfen, welche Daten verarbeitet werden können, wer Ergebnisse kontrolliert und bei welchen Entscheidungen eine menschliche Freigabe notwendig ist. Das schafft klare Verantwortlichkeiten und hilft dabei, KI-basierte Automatisierungen nachvollziehbar und sicher einzusetzen.

Automatisierte Prozesse erleichtern den Tagesablauf

Projektmanagement automatisieren: In 5 Schritten zum ersten Workflow

1. Wiederkehrende Aufgaben identifizieren: Analysiere zunächst Deinen Arbeitsalltag und frage Dich, welche Aufgaben sich regelmäßig wiederholen. Fokussiere Dich zunächst auf wenige Prozesse mit hohem Verbesserungspotenzial.
2. Die passende Software auswählen: Im nächsten Schritt prüfst Du, welche Lösung Deine Anforderungen abdeckt. Neben dem Funktionsumfang spielen Benutzerfreundlichkeit, Skalierbarkeit, Schnittstellen und Datenschutz eine wichtige Rolle.
3. Mit einem Pilotprojekt starten: Automatisiere nicht sofort zehn Prozesse gleichzeitig. Wähle ein oder zwei überschaubare Workflows aus und teste sie mit einem kleinen Team. Dadurch lassen sich Schwächen erkennen, ohne dass gleich die gesamte Organisation betroffen ist.
4. Automatisierung überwachen und anpassen: Beobachte, wie der neue Workflow im Alltag funktioniert. Sammle sowohl positives als auch negatives Feedback. Vielleicht entstehen unnötige Benachrichtigungen, ein Prozess wird zu früh ausgelöst oder eine Ausnahme wurde bei der Planung übersehen.
5. Ergebnisse anhand von KPIs messen: Am Ende sollte sich beantworten lassen, ob die Automatisierung tatsächlich einen Vorteil bringt. Geeignete KPIs können beispielsweise sein eingesparte Arbeitszeit, Anzahl manueller Prozessschritte, Fehlerquote, Durchlaufzeit,…

Fazit: Automatisierung schafft mehr Zeit für die eigentliche Projektarbeit

Projektmanagement-Automatisierung soll Menschen im Projektmanagement nicht ersetzen, sondern verhindern, dass wertvolle Arbeitszeit für Tätigkeiten eingesetzt wird, die eine Software genauso zuverlässig, oder zuverlässiger, erledigen kann.

Mit zunehmender Entwicklung von Künstlicher Intelligenz und Automatisierung im Projektmanagement werden künftig auch komplexere Prozesse möglich.