Projektmanagement-Software für das Handwerk

Handwerksbetrieb organisieren

Damit Handwerksbetriebe ihre Aufträge zuverlässig planen und bearbeiten können, benötigt es viel Organisation: Termine, Fristen, Kundeninformationen und Aufwände sind nur einige der Daten, die für einen reibungslosen Ablauf gepflegt und aktualisiert werden müssen.

Dank moderner Projektmanagement-Software gelingt die Administration der betrieblichen Prozesse einfach, flexibel – und zentral für alle Mitarbeiter. Dies ist insbesondere im Handwerk ein Vorteil, da viele Mitarbeiter die meiste Zeit im Außeneinsatz beim Kunden sind.

PM-Software für alle handwerklichen Bereiche

Ein passendes PM-Tool ist z.B. factro, eine Cloud-Lösung (SaaS) aus Bochum, die sich auch in anderen Branchen wie u.a. Maschinen- und Anlagenbau, Bauwesen oder Qualitätsmanagement etabliert hat.

Damit behalten Handwerker und Betriebe immer den Überblick über Fortschritt, Status und Dringlichkeit von Aufträgen. factro kann flexibel für verschiedene Handwerkszweige genutzt werden, etwa für

• • Monteure
  • Installateure
  • Elektriker
  • Schreiner
  • Tischler
  • Gerüstbauer
  • Maler- und Lackierer
  • Bodenleger

Lese auch den factro Erfahrungsbericht eines mittelständischen Betriebs aus dem Metallbau!

Die PM-Software eignet sich dabei ideal für die Aufgabenverwaltung und organisatorische Abläufe im Sekretariat, Vertrieb und Einkauf, deckt aber auch die Arbeitsschritte der Handwerker beim Kunden ab. Sowohl komplexe Projekte mit umfangreicher Struktur als auch individuelle Aufgaben können mit factro verwaltet und bearbeitet werden.

Aufgaben planen, strukturieren und zuordnen

Zur Organisation mit factro wird z.B. ein Auftrag als Aufgabe angelegt und dann mit allen wichtigen Informationen spezifiziert. Dazu gehören u.a. die Priorität, eine Beschreibung des Auftrags, z.B. als Monteuranweisung sowie der Termin bzw. Zeitraum – und natürlich der ausführende Mitarbeiter. Zudem können Betriebe ihre Kundendaten mit factro pflegen und jeder Aufgabe einen passenden Kontakt zuordnen.

Mithilfe der Vorlagen-Funktion können Prozesse standardisiert werden. Erstelle Vorlagen für Standardabläufe der Auftragsplanung und -durchführung, die Du jederzeit wiederverwenden kannst, wenn eine vergleichbare Anfrage eintrifft. Das spart nicht nur Zeit, sondern hilft Dir bei der fortlaufenden Optimierung der Arbeitsschritte.

Termine im Auge behalten

Die Deadline-Ampel sorgt dafür, dass Du Termine nicht aus den Augen verlierst und jeden Auftrag zuverlässig abschließen kannst. Darüber hinaus unterstützt Dich der Team-Kalender in der Terminplanung und Organisation. Bei komplexen Projekten sorgen die verschiedenen Ansichten, z.B. der Projektstrukturplan oder das Gantt Diagramm, für den richtigen Blickwinkel.

Mit der factro Ressourcenauslastung erhalten Betriebe ab dem 1. Quartal 2020 eine jederzeit aktuelle, grafische Übersicht über das Arbeitspensum ihrer Mitarbeiter. Auf diese Weise können Überforderung und Unzufriedenheit vorgebeugt sowie Planung und der tatsächliche Fortschritt gegenübergestellt werden.

Leistung erfassen und Fortschritt tracken

Auch die Kollegen vor Ort beim Kunden profitieren von factro: Direkt nach der Arbeit können sie den Fortschritt und ihre Aufwände vermerken, indem sie Teilaufgaben abhaken oder Leistungen erfassen. Dies kann vor Ort nach dem Auftrag mit der factro Mobile App erledigt werden, sodass die Ist-Aufwände zur Fakturierung verfügbar sind.

Dank der Cloud werden auch die Kollegen im Betrieb sofort informiert – das schafft Transparenz und spart Zeit, da stete Telefonate, E-Mails oder Absprachen entfallen.

Dokumentation an zentraler Stelle

Zusätzlich können Handwerker ihre Aufträge mit der Mobile App auch direkt dokumentieren. Etwa Fotos von Schäden, Rechnungen oder Vorher-Nachher-Vergleiche können umgehend in die jeweilige Aufgabe hochgeladen werden. Alle Dokumente sind an zentraler Stelle gesichert und klar zugeordnet. Das spätere Suchen und manuelle Hochladen entfällt, der Überblick steigt.

Wie das Handwerk von PM-Tools profitiert

Moderne Projektmanagement-Software ist eine ideale Unterstützung für die Verwaltung und Planung im Handwerk. Betriebe und Mitarbeiter können effizienter arbeiten und bestehende Prozesse optimieren. Zu den vielfältigen Vorteilen zählen:

• Transparenz für alle Beteiligten
• enorme Zeitersparnisse
• zentrale und digitale Dokumentation
• mobile Leistungserfassung
• ortsunabhängig einsetzbar
• Deadline-Ampel für Aufgaben

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