Erfolg mit PM-Software für den Maschinenbau
Im Bereich des Maschinen- und Anlagenbaus sind deutsche Produktionen weltweit führend. „Made in Germany“ gilt international als Qualitätssiegel und ist weiterhin gefragt, die Unternehmen sind erfolgreich und profitabel – noch. Denn das Konzept „Qualität vor Preis“ und das Fehlen von digitalen Infrastrukturen in der Branche geht auf lange Sicht nicht auf.
Typische Herausforderungen in dieser Branche sind:
- zahlreiche parallel laufende Kundenprojekte,
- lange Projektlaufzeiten,
- voneinander abhängige Konstruktions- und Fertigungsschritte,
- kurzfristige Änderungswünsche,
- begrenzte Fachkräfte und Maschinenkapazitäten,
- Zusammenarbeit über Abteilungs- oder Standortgrenzen hinweg.
Das Wichtigste in Kürze
- Eine Projektmanagement-Software für den Maschinen- und Anlagenbau schafft Transparenz über Termine, Abhängigkeiten, Verantwortlichkeiten und Ressourcen.
- Besonders wichtig ist sie für mittelständische Maschinen- und Anlagenbaufirmen mit komplexen Kundenprojekten, mehreren Fachabteilungen und verteilten Standorten.
- Gantt-Chart, Projektstrukturplan, Leistungserfassung und standardisierte Vorlagen helfen dabei, Verzögerungen früh zu erkennen und wiederkehrende Abläufe effizienter zu steuern.
- Der entscheidende Erfolgsfaktor ist nicht maximale Agilität, sondern die Verbindung aus stabilen Prozessen, klaren Zuständigkeiten und kontrollierter Anpassungsfähigkeit.
Warum ist professionelles Projektmanagement im Maschinen- und Anlagenbau so wichtig?
Wie schon erwähnt, könnte es deutschen Unternehmen in der Produktion von Maschinen und Anlagen deutlich schlechter gehen. Trotzdem finden Unternehmen ihr Ende vor allem durch Fehler im Projektmanagement, das sich nicht auf veränderte Rahmenbedingungen einstellt (Stichworte: Digitalisierung, Agilität und „New Work“). Die besten Beispiele dafür sind Air Berlin, SolarWorld und die Reederei Rickwers.
Fachleute können noch so qualifiziert und fleißig sein – wenn das Management nicht richtig arbeitet, ist jedes Vorhaben zum Scheitern verurteilt. Besonders in einem so komplexen Bereich wie dem Maschinen- und Anlagenbau. Vernetzung ist hier das Zauberwort.
Welche Fehler im Projektmanagement gefährden Maschinenbauprojekte?
Qualifizierte Fachkräfte und hochwertige technische Lösungen reichen nicht aus, wenn das Projektmanagement keine klaren Rahmenbedingungen schafft. Besonders häufig entstehen Schwierigkeiten durch:
- unklare Projektziele,
- fehlende Prioritäten,
- nicht dokumentierte Entscheidungen,
- uneindeutige Verantwortlichkeiten,
- unrealistische Terminpläne,
- verspätete Eskalationen,
- unvollständige Ressourcenplanung,
- unterschiedliche Informationsstände,
- manuelle Pflege mehrerer Planungssysteme.
Wie viel Agilität braucht der Maschinen- und Anlagenbau?
Nur durch interne Veränderungen kann der Anspruch an die Industrie 4.0 erfüllt werden:
- smarte Fabriken
- intelligente Produktionsanlagen
- Digitalisierung aller Prozessketten
- Einführung neuer Geschäftsmodelle
Besonders attraktiv ist das Konzept der vernetzten Fabrik für Unternehmen mit einer auf viele Standorte verteilten Wertschöpfungskette. Vernetzung kann Produktionsprozesse beschleunigen und flexibler gestalten.
Auch wenn agile Arbeitsweisen im Anlagen- und Maschinenbau durch die Ortsbezogenheit eher selten zum Einsatz kommen, müssen sich Unternehmen dennoch anpassen, um zukunftsfähig zu bleiben.
Wie behalten interdisziplinäre Teams den Überblick?
Die Branche des Maschinen- und Anlagenbaus zeichnet sich besonders durch viele verschiedene Disziplinen aus. Durch Bereiche wie Verfahrenstechnik, Energietechnik, Versorgungstechnik, Produktionstechnik, Maschinenbau oder Elektrotechnik ist die Branche besonders interdiziplinär.
Zusätzlich zum bereits vielseitigem Charakter des Projektmanagements und des Maschinen- und Anlagenbaus entstehen zurzeit neue Vorgehensmodelle wie „Agiles Projektmanagement“, die diesen Charakter noch verstärken. Aus diesem Grund ist es eine große Herausforderung, auch in komplexen Vorhaben und Strukturen den Überblick zu behalten.
Projekte im Maschinenbau vereinen vor allem klassische Anforderungen. Ob ein Kunde eine Maschine, Anlage oder spezielle Komponenten spezifiziert und bestellt oder ob das Unternehmen selbst technische Produkte entwickelt und über den eigenen Vertrieb an seine Kunden verkauft – der Ablauf muss geplant und möglichst innerhalb der Rahmenbedingungen abgeschlossen werden.
Späte Änderungen in der Planung oder den Zielvorgaben wirken sich extrem negativ auf die Erreichung der Projektziele aus. Soll ein Kessel beispielsweise anstatt 100 bar nun einem doppelt so hohem Druck standhalten? So erfordert diese Änderung einen komplexen Umbau der gesamten Anlage – und damit:
- erhöhte Aufwände für Personal
- zusätzliche Kosten für Material
- Terminverschiebungen
Die Einzigartigkeit von spezifischen Anlagen benötigt also ein gutes Projektmanagement, um Veränderungen in der Planung sowie (finanzielle) Risiken zu vermeiden und stets auf Kurs zu bleiben. Hierbei unterstützen Dich Projektmanagement-Softwares optimal.
Wie schafft eine PM-Software Transparen
Große Projekte erfordern große Übersicht. Bei komplexen Vorhaben – unter Umständen noch an verschiedenen Standorten – kann es durchaus passieren, dass man das „große Ganze“ aus dem Blick verliert. Eine zentrale Projektmanagement-Lösung bündelt Aufgaben, Zuständigkeiten, Termine, Dokumente und Statusinformationen. Die Projektleitung kann dadurch schneller erkennen:
- Wie weit ist welche Komponente der Anlage?
- Sind alle Beteiligten im Zeitplan?
- Wo gibt es Schwierigkeiten?
- Welche Aufgabe ist aktuell am dringendsten? Welche am wichtigsten?
Projektamanagement-Tools bieten Transparenz und verhindern somit Chaos, Unzufriedenheit, Konflikte und nicht zuletzt ein Scheitern auf ganzer Linie. Transparenz bedeutet dabei nicht, dass alle Beteiligten jede Einzelheit sehen müssen. Gute Projektsteuerung stellt jeder Person die Informationen bereit, die sie für ihre Aufgaben und Entscheidungen benötigt.
Zielgerichtet kommunizieren
Kommunikation als Schlüssel zum Erfolg. Damit auch alle am selben Strang ziehen und auf dieselben Ziele hinarbeiten, müssen Absprachen getroffen werden. Ein Projektmanagement-Software bündelt jegliche Kommunikation.
In virtuellen Räumen finden sich verschiedene Bereiche mit unterschiedlichen Beteiligten an einem einzigen Ort wieder. So können Teams direkt und unvermittelt themenbezogen kommunizieren. Außerdem sind dort schnell alle Ansprechpartner und Verantwortlichen zu finden. Es entsteht ein vielschichtiger Arbeitsplatz.
Transparent arbeiten
In dem virtuellen Raum können alle Arbeits- und Organisationsvorgänge projekt- und aufgabenbezogen stattfinden. Dadurch sind sämtliche Status immer und überall für alle Beteiligten einsehbar. So sind – auch bzw. gerade für die Verantwortlichen – Zwischenstände und Fortschritte sowie Verzögerungen und Probleme zu erkennen, denen sich so frühzeitig angenommen werden kann.
Lästiges Nachfragen und Herumtelefonieren erübrigt sich und bringt Zeit- und Aufwandeinsparungen mit sich. Durch die Leistungserfassung von zeitlichen Ressourcen kann optimal geplant und angepasst werden.
Übersichtlich managen
Transparenz ist besonders für Führungskräfte und Projektleiter wichtig. Durch die Dokumentation aller Vorgänge hast Du einen alles umfassenden Überblick. So hast Du Einsichten in alle Bereiche und können Leistungen einschätzen, verändern und optimieren. Bei Problemen kannst Du frühzeitig eingreifen, Risiken minimieren und schlussendlich evaluieren.
Was sind hilfreiche Features für den Maschinen- und Anlagenbau?
Mit dem Projektmanagement-Tool factro können Projekte prozessual strukturiert werden. Spezifische Anlagen oder Maschinen können dann als Projekte – mit einzelnen Paketen und dazugehörigen Aufgaben – angelegt werden.
Wie lassen sich Abhängigkeiten im Gantt-Chart darstellen?
Ein erstes Paket könnte zum Beispiel die Erstellung einer Ausschreibung und eines Pflichtenhefts sein, in dem Aufgaben wie die Definition von Leistungsparametern, Abläufen oder Ergebnissen vom Kunden enthalten sind. Zeitlich versetzt können dann Pakete wie Angebotserstellung und Vertragsgestaltung folgen.
In factro enstehen so Abfolgen und Abhängigkeiten (Vorgänger-Nachfolger-Beziehungen), die anschaulich dargestellt werden können – beispielsweise in einem Gantt-Chart. Zudem können mit factro die gesamten Arbeitsabläufe grafisch visualisiert werden. Lese Dir bei Interesse hierzu den Blog-Artikel über Visualisierung im Projektmanagement.
Im Gantt-Chart hast Du Dein Projekt im Blick
Ein großer Vorteil des Tools: Auch bei Veränderungen im Projekt bleiben Abhängigkeiten bestehen und passen sich entsprechend an. Ein Beispiel: In der Planungsphase ist es bei der Erstellung technischer Unterlagen – wie Konstruktionszeichnungen und Montageplänen – zu Verzögerungen gekommen. Demnach wird der Zeitraum der Aufgabe nach hinten verschoben. Für die gesamte Projektplanung und Abwicklung ein großer Gewinnn.
Darauf aufbauende Aufgaben wie die Ermittlung von Werkstoff- und Materialbedarf werden bei Bedarf durch factro automatisiert per Knopfdruck ebenfalls nach hinten terminiert. So spart man sich eine manuelle Anpassung aller Aufgaben.
Welche Projektansichten sind im Maschinenbau hilfreich?
Neben dem Gantt-Chart bietet die Software drei weitere Projekt-Ansichten, sodass Du per Klick bequem zwischen den jeweiligen Darstellungen wechseln können:
- Projektstrukturplan
- Kanban-Board
- Tabelle
- Individuelle Ansichten
Eine Projektleiterin kann sich stärker an Meilensteinen und Abhängigkeiten orientieren. Ein ausführendes Team nutzt möglicherweise bevorzugt ein Kanban-Board. Für Auswertungen oder strukturierte Kontrollen eignet sich die Tabellenansicht.
Wie funktioniert die Ressourcen- und Aufwandserfassung?
Gerade im Maschinen- und Anlagenbau müssen Ressourcen optimal eingesetzt werden. Um Meilensteine und Timelines erreichen und einhalten zu können, müssen Projektleiter Kapazitäten genau einschätzen.
Eine optimale Planung und Steuerung von Arbeitsaufwänden ermöglicht factro durch die Leistungserfassung von Plan-, Ist-, Rest- und Delta-Aufwänden.
- Plan-Aufwände: geschätzer zeitlicher Aufwand in Arbeitsstunden
- Ist-Aufwände: tatsächliche Arbeitszeiten
- Rest-Aufwände: Anpassung/Einschätzung durch Ausführenden
- Delta-Aufwände: Differenz zwischen Plan- und Ist-Aufwand
So behalten Projektleiter den Überblick. Außerdem kannst Du Aufwände besser einschätzen, anpassen und für die Zukunft optimieren.
Welche Vorteile haben Projektvorlagen?
Eine weitere massive Erleichterung ist die Erstellung von Vorlagen. Wiederkehrende Prozesse jedes Mal neu in Projekte und Aufgaben einzupflegen, kostet viel Zeit und Aufwand. Mit einem einfachen Klick aber können Vorlagen für Aufgaben oder ganze Projekte erstellt werden und stehen somit zu jeder Zeit für eine erneute Verwendung zur Verfügung.
Vor allem bei umfangreichen Prozessen im Maschinen- und Anlagenbau, die grundsätzlich dieselbe Strukturen und Arbeitsschritte haben, ist diese Funktion äußerst hilfreich und unterstützt Dich und Dein Team. Zusätzlich garantieren standardisierte Prozesse über die Vorlagen-Funktion einen hohen Qualitätsstandard und bieten die Möglichkeit, die Vorlage durch Lessons Learned und Projekt-Retrospektiven gezielt zu verbessern. Das ist vor allem im Vorfeld der Projektplanung von großem nutzen.
Typische wiederkehrende Abläufe sind:
- Auftragseingang prüfen,
- Projektverantwortliche benennen,
- Pflichtenheft erstellen,
- Konstruktionsfreigaben einholen,
- Material disponieren,
- Qualitätsprüfungen planen,
- Dokumentation zusammenstellen,
- Abnahme vorbereiten.
factro für Dein Projekt
Für Projekte im Maschinen- und Anlagenbau kann factro eine enorme Hilfe sein. Das Projektmanagement-Software bietet folgende Vorteile:
- Zielgerichtete Kommunikation
- Klare Projekt- und Aufgaben-Transparenz
- Massive Zeit- und Aufwandsersparnisse
- Effektive Arbeit im Team
- Risikominimierung
So schließt Du Deine Projekte erfolgreich ab!
