Software für das Qualitätsmanagement

Was ist QM-Software?

QM-Software hilft Organisationen bei der Einführung von Qualitätsmanagement (QM), dem Erfüllen aller Vorgaben der gewünschten Norm und der erfolgreichen Zertifizierung. Mit einem passenden Tool werden alle Schritte für die Optimierung der Prozesse, Produkte und Leistungen abgebildet, kontrolliert und dokumentiert. QM-Software ermöglicht ein papierloses QM-Handbuch, zentrales Wissensmanagement und die nötige Transparenz.

Wenn Sie ein entsprechendes Qualitätsmanagementsystem (QMS) einführen wollen, gibt es verschiedene Herangehensweisen, z.B. mit moderner Software wie dem Bochumer Tool factro. Das Tool eignet sich für alle Branchen und Unternehmensgrößen sowie verschiedenste Normen und Regelwerke. Es weiß genau, was Unternehmen für eine erfolgreiche Einführung oder Weiterentwicklung brauchen und worauf Prüfer, Auditoren und Zertifizierer achten.

Komplettlösung für Ihr Qualitätsmanagement

Als zentrale Anlaufstelle und Informationsquelle ist factro die Komplettlösung für alle Belange. Die Software bündelt Ihre gesamte Dokumentation bspw. als papierloses QM-Handbuch und unterstützt Sie beim Auf- und Ausbau Ihres QMS.

Sie kommen zuverlässig zur und durch die Zertifizierung und profitieren von den Vorteilen einer modernen Cloud-Lösung (SaaS).

1. Intuitive Bedienung

2. Transparente und vernetzte Zusammenarbeit

3. Höchste Datenschutz-Standards

4. Beispiel: DIN EN ISO 9001:2015

5. Professionelle Beratung

1. Intuitive Bedienung

Mit factro arbeiten eingängig und intuitiv. Die benutzerfreundliche Oberfläche der QM-Software ist auch ohne Vorkenntnisse oder Schulungen nutzbar. Dank klarer Beschriftungen und Drag & Drop-Funktion fällt der Einstieg leicht.

Alle wichtigen Informationen haben Sie auf einen Blick: Fristen, Kommentare oder Prioritäten. Somit entfällt das E-Mail- und Excel-Chaos ebenso wie unwirksame Meetings. Gleichzeitig installieren Sie damit eine weitere wichtige Komponente: Transparenz.

2. Transparente und vernetzte Zusammenarbeit

Entscheidende Merkmale für die erfolgreiche Einführung eines QM-Systems sind Wissensmanagement, Transparenz und vernetzte Zusammenarbeit. Um z.B. Mitarbeiterfluktuation, Burn Out oder Motivationsdefiziten wegen Informationsmangel entgegenzuwirken, sollte das benötigte Know-How zentral gesichert werden, damit es jederzeit verfügbar ist.

Sie definieren alle Aufgaben und Ziele für Ihr QMS, ordnen Verantwortlichkeiten zu und strukturieren die Abläufe. So wissen alle Mitarbeiter, was bis wann zu erledigen und wer verantwortlich ist.

Alle auf dem selben Stand

Da es sich bei factro um eine QM-Software als Cloud-Lösung handelt, sind alle Ihre Mitarbeiter immer auf dem neuesten Stand, unabhängig vom Standort oder Team. Alle Änderungen sind sofort abrufbar und Sie und Ihr Team können zügig, auch auf unerwartete Einflüsse, reagieren.

factro ermöglicht einen Workflow, in dem Sie Aufgaben prüfen und freigeben. Ausführende geben erledigte Aufgaben in Prüfung und die Verantwortlichen werten die Ergebnisse aus, geben sie frei oder erneut an die Ausführenden zur Verfeinerung.

Nachvollziehbare Kommunikation

Von diesen Vorteilen profitiert auch Ihre Kommunikation. Durch Kommentare und Gesprächsverläufe ist der Austausch mit Ihrem Team:

• zielgerichtet
• kontext-bezogen
• nachvollziehbar

Durch @mentions können Sie Kollegen zudem gezielt ansprechen. Dank des umfangreichen factro Benachrichtigungssystems werden Sie und Ihre Kollegen stets über alle relevanten Neuigkeiten informiert – per mobile App mit Push-Benachrichtigungen sogar in Echtzeit, auch wenn Sie factro nicht geöffnet haben. Mit diesen Möglichkeiten installieren Sie eine Wissens-Transparenz.

Alle Neuigkeiten sortiert auf einen Blick

Noch transparenter wird die Kommunikation mit dem factro Newsfeed. Hier werden alle Neuigkeiten zu den eigenen Themen kontextbezogen und in Echtzeit zusammengefasst. Wenn ein Teammitglied den Status einer Aufgabe ändert, ein Dokument hochlädt oder das Enddatum verschiebt, werden Sie sofort darüber benachrichtigt. So behalten Sie die Entwicklungen in allen wichtigen Projekten sofort im Blick, zentral an einer Stelle. Damit eignet sich der Newsfeed ideal zum regelmäßigen Abgleich zum Start in den Tag und vor Feierabend.

3. Höchste Datenschutz-Standards

Die Einführung oder Anpassung  kann auch die Speicherung sensibler Daten wie z.B. Ziele, Ansprechpartner und persönlichen Informationen mit sich bringen. Deswegen zählt bei einer Qualitätsmanagement-Software das Thema Datenschutz besonders. factro respektiert den Schutz Ihrer persönlichen und unternehmerischen Daten.

Daher verwendet die QM-Software nicht nur eine verschlüsselte Übertragung (TLS/SSL), sondern wird auch in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland (Frankfurt/Main u. Nürnberg) betrieben. Zudem erfüllt factro die Auflagen der DSGVO sowie des strengen deutschen BDSG-neu.

4. Beispiel: DIN EN ISO 9001:2015

Eine gängige QM-Norm ist die neue ISO 9001:2015. Verglichen mit der vorherigen Version gibt diese den Unternehmen mehr Flexibilität, z.B. ist kein klassisches QM-Handbuch mehr nötig. Stattdessen können die Unternehmen Ihre internen Prozesse und Abläufe nun besser am eigenen Bedarf orientieren und an das eigene Umfeld anpassen.

Zu weiteren Änderungen und Neuerungen gehören u.a.:

• Beurteilung externer Anbieter (ehemals „Lieferanten“)
• ganzheitliche Betrachtung potentiell negativer Einflüsse (Risikobewertung)
• mehr Freiheit bei der Dokumentation (nach Erforderlichkeit und Angemessenheit)

Rechtssicherer Leitfaden im Best Practice Store

Schon zu Zeiten des Handbuchs war die Nutzung externer Vorlagen eine praktikable und verbreitete Methode. Dank moderner QM-Software lässt sich dies noch simpler sowie wirkungsvoller bewerkstelligen und eine ISO 9001 Zertifizierung erlangen.

Im factro Best Practice Store finden Sie einen umfangreichen Leitfaden eines zertifizierten Auditors, der es ermöglicht, Ihre Organisation gemäß der ISO 9001:2015 aufzustellen. Die Vorlage erklärt Ihnen Schritt für Schritt, was für eine rechtssichere Umsetzung nötig ist – ob Einführung, Anpassung oder Weiterentwicklung.

QM-System per Leitfaden selbständig umsetzen

Neben verständlich und präzise formulierten Aufgaben enthält der Leitfaden auch praktische Beispiele und hilfreiche Muster-Dokumente, die Ihnen den Zugang zu der Norm erleichtern. Dank über 60 Checklistenpunkten können Sie den Fortschritt selbst kontrollieren.

Der ISO 9001-Leitfaden für factro

Mit der Vorlage schaffen Sie die Grundlage für eine rechtssichere, selbstständige und schnelle Umsetzung der Norm DIN EN ISO 9001:2015. Dank der QM-Software factro installieren Sie zugleich ein transparentes Wissensmanagement, durch das Sie die nachhaltige Einhaltung des Qualitätsmanagements sicherstellen.

Mit allen Normen kompatibel

Doch factro unterstützt Sie nicht nur gezielt bei der ISO 9001, sondern ist offen für alle Normen, Richtlinien und Anforderungskataloge, deren Aufgabenstellung Sie hier hinterlegen und deren Erfüllung Sie einfach überwachen möchten. Somit ist das Tool noch flexibler und für vielfältige Prozesse in Ihrer Organisation geeignet.

5. Professionelle Beratung

Wünschen Sie eine persönliche und professionelle Beratung zu den Themen Qualitätsmanagement-System oder -Aufgaben, ist auch diese realisierbar. Seit über 25 Jahren unterstützen wir Organisationen erfolgreich in der Einführung, Auditierung und Umsetzung von QM-Systemen. Darüber hinaus begleiten wir (mit einer bisherigen Erfolgsquote von 100 %) Zertifizierungen und zugehörige Audits.

Zusammen entwickeln wir eine maßgeschneiderte Lösung für Ihr Unternehmen und unterstützen Sie auch persönlich bei der Einführung oder Anpassung eines QMS gemäß der angepeilten Norm.

Qualititätsmanagement mit factro umsetzen

Die Einführung eines Qualitätsmanagement-Systems ist dank moderner QM-Software auch selbstständig möglich. Mit dem passenden Leitfaden in factro erhalten Sie z.B. eine rechtssichere Anleitung für die Umsetzung der Norm ISO 9001:2015, die Sie Schritt für Schritt zum Ziel führt und alle Prozesse zentral steuert.

Doch das Tool ist für alle Normen und Regelwerke geeignet und damit die ideale Unterstützung zur Einführung oder Anpassung.

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