Mit einem Organisationstool erfolgreich starten

Ihrem Arbeitsalltag fehlt es an guter Organisation? Die E-Mail-Flut hemmt Ihre Produktivität? Es fehlt Struktur und Sie haben das Gefühl, im Chaos beinahe zu ertrinken?

Organisiert zu mehr Effizienz und Produktivität

Deinem Arbeitsalltag fehlt es an guter Organisation? Die E-Mail-Flut hemmt die Produktivität? Der fehlende Überblick über To-dos hindert Dich daran, Deinen Tag effektiv und produktiv anzugehen? Es fehlt Struktur und Du hast das Gefühl, im Chaos beinahe zu ertrinken? Auch Excel ist keine Hilfe, da es keine Transparenz und keinen Fokus schafft.

Dann ist es Zeit für ein cleveres digitales Werkzeug, das den Arbeitsalltag strukturiert, fokussiertes Arbeiten ermöglicht und Ordnung auf den (digitalen) Schreibtisch bringt – ein Organisationstool eben.

Ein Schreibtisch mit Laptops
Organisierter durch den Arbeitsalltag mit dem passenden Tool

Warum Du ein Organisationstool brauchst

Verbesserte Selbstorganisation

Eine gute Selbstorganisation mit einem unterstützenden Tool führt dazu, dass Du dich selbst besser strukturierst und aufs Wesentliche konzentrierst. Nur die Aufgaben vor Augen zu haben, die tatsächlich zu erledigen sind, unterstützt Deinen klaren Durchblick und verhindert unnötige Frustration. Zudem sparst Du wertvolle Zeit.

Schließlich ist nichts demotivierender, als geplante Aufgaben nicht zu schaffen. Umgekehrt wirkt es aufbauend, wenn Tasks tatsächlich nacheinander abgearbeitet und damit abgehakt werden können. Die To-do-Liste wird kürzer, die Motivation bleibt erhalten.

Eine digitale Lösung sorgt für Durchblick: Stell Dir vor du startest in den Arbeitstag und hast ganz konkret alle Aufgaben, die anstehen übersichtlich aufgelistet. Zudem sind diese auch noch nach Deadline sowie Priorität geordnet – und das ganz automatisch ohne Vorarbeit. Wie das geht? Ein Organisationstool macht es möglich.


Digitale ToDo-Listen in factro


Steigerung der Produktivität

Um Deine und die Produktivität Deines gesamten Teams zu steigern, ist nicht nur ein Überblick über Projekte sowie deren Fortschritt wichtig, sondern auch eine selbstverantwortliche Planung, die gemeinsam erarbeitet wird. In Meetings hat das gesamte Team stets einen Überblick über Aufgaben und Projekten – selbst wenn sie nicht aktiv beteiligt sind.

Eine transparente Projekt- (in Gestalt von Projekt-Ansichten wie dem Gantt-Chart oder dem Kanban-Board) und Aufgaben-Struktur (in Form von Checklisten-Punkten) wirkt sich auf die eigene Arbeitsstruktur aus. Dem Chaos weicht eine klare Erfolgsspur sowie voller Fokus. So bleiben Teams auch im Homeoffice oder bei Remote Work immer up-to-date.

Wer Wert auf eine organisierte und damit produktive Arbeit legt, kommt um ein Hilfswerkzeug nicht herum. Warum?

  • Arbeitsabläufe werden standardisiert
  • Arbeitsprozesse werden visualisiert und damit transparent
  • Arbeitszeit wird effektiv gestaltet

Zielgerichtet kommunizieren

Wenn ein Projekt erfolgreich abgeschlossen werden soll, ist eine gute Kommunikation im Team unabdingbar. Seien es Benachrichtigungen per Mail (mit Hilfe einer Kalender-Synchronisation) oder das Kommentieren von Aufgaben. Eine zielgerichtete Kommunikation beugt Missverständnissen vor und führt dadurch zum Projekterfolg.

Um einen Arbeits-Workflow in seiner ganzheitlichen Kommunikation innerhalb eines einzigen Kommunikationskanals zu unterstützen, ist ein Organisationstool optimal. Es erfasst den Kommunikationsfluss zwischen zusammenarbeitenden Team-Mitgliedern. Relevante Informationen sind zudem jederzeit abrufbar, ohne zusätzliche Meeting-Zeiten für Team-Absprachen anzusetzen.

Erfolgreiche Zusammenarbeit meistern

Wer kennt das nicht? Keiner fühlt sich so richtig für eine bestimmte Aufgabe zuständig oder verantwortlich. Die Aufgabe geht unter – trotz Dringlichkeit und hoher Priorität. Klare Verantwortlichkeiten helfen dabei, Aufgaben unmittelbar zuzuweisen. Das Delegieren von Aufgaben wird einfach umsetzbar und dem entsprechenden Teammitglied sofort digital mitgeteilt – ob im Homeoffice oder im Büro.

Erfolgreiche Zusammenarbeit wird also möglich durch:

  • Wissensaustausch
  • Delegieren von Aufgaben
  • Klare Verantwortlichkeiten

Effiziente Organisationstools leisten einen beträchtlichen Beitrag zu den täglichen Herausforderungen der Selbstorganisation, Produktivität, Kommunikation, Arbeitsorganisation sowie Zusammenarbeit.

Ein junger Mann sitzt vor seinem Macbook am Schreibtisch
Auch im Homeoffice stets auf dem aktuellsten stand bleiben mit einer Organisations-Software

Fünf Organisationstools für einen effizienteren Workflow

Ein digitales Organisationstool unterstützt nicht nur die Effektivität, sondern bewirkt auch eine Kostenersparnis. Denn Aufgaben werden schneller abgeschlossen, das Team wird produktiver. Im Folgenden werden fünf mögliche Organisationstools für Ihr Unternehmen vorgestellt.

Nr. 1 – factro

Das Aufgaben- und Projektmanagement-Tool factro ist eine Software für das projektbezogene sowie projektübergreifende Arbeiten im Team. Das digitale Tool erleichtert die Online-Teamarbeit durch starke Features wie das Festlegen von Verantwortlichkeiten, das zielorientierte Benachrichtigungssystem oder die Zeiterfassung.

factro bietet unterschiedliche Ansichten Deiner Projekte wie den Projektstrukturplan, das Gantt-Diagramm oder das Kanban Board. So lässt sich ein gesamtes Projekt überblicken oder auch nur Aufgaben auf dem eigenen Schreibtisch. Das ermöglicht ein selbstorganisiertes Arbeiten für jedes Projektmitglied und auch im Team. Eine Funktion für ToDo-Listen bieten der Fokus in factro, was die Selbstorganisation nochmals steigert.

Das factro Kanban Board
Das factro Kanban Board

Nr. 2 – Trello

Trello als US-amerikanisches Organisationstool bildet einen projektbezogenen Workflow ab, der den Arbeitsfortschritt mit individuell anpassbaren Spalten wiedergibt. Die PM-Software bietet ausschließlich eine Projekt-Ansicht in Form eines Kabans und ist daher leicht anzuwenden.

Kanban Board des Projektmanagement-Tools Trello
Kanban-Board von Trello

Nr. 3 – Wunderlist

Das in seiner Funktionalität simpel gehaltene Tool Wunderlist basiert auf einer Aufgabenliste, die bspw. priorisiert werden kann. Aufgaben können Usern zugewiesen, mit ihnen geteilt oder abgehakt werden.

Das Aufgabenmanagement-Tool Wunderlist mit einer Aufgabenliste für die Arbeit
Aufgabenliste in Wunderlist

Nr. 4 – Todoist

Das auf Aufgabenlisten basierende Tool ermöglicht eine Aufgabenbearbeitung und Projektzuordnung. Damit ist ein einfaches Task-Management möglich.

Das einfache Aufgabenverwaltungstool Todoist mit Ansicht eines Projektes und den darin enthaltenen Aufgaben
Projektansicht von Todoist

Nr. 5 – Meistertask

Das Projektmanagement-Tool Meistertask aus Deutschland ähnelt stark dem US-amerikanischen Organisationstool Trello, wirkt jedoch etwas frischer im Design. Es liefert auf Basis des Kanban-Prinzips einen projektbezogenen Arbeits-Workflow. Einzelne Listen mit Boards spiegeln den Arbeitsprozess innerhalb eines konkreten Projektes wider.

Kanban-Board des Projektmanagement-Tools Meistertask
Kanban-Board von Meistertask

Finde das passende Tool zu Deinen Anforderungen

Alle dargestellten Tools bieten einen Mehrwert für die eigene Organisation und den Berufsalltag. Welches konkrete Tool in Frage kommt, hängt von den individuellen Anforderungen ab. Das Tool sollte in jedem Fall zum Anwender und dem Team passen, um das bestmögliche rauszuholen – nur so bringt es alle Beteiligten auf das nächstes Level hin zu einem optimierten Arbeitsalltag.

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