Tipps für Deinen Onboarding-Prozess im Team!

Ein neues Teammitglied kommt an Board… und jetzt?

Juhu, schon bald ist ein neues Teammitglied mit an Board. Höchste Zeit sich Gedanken zu machen, wie das Onboarding erfolgreich wird. Schon im Vorfeld sollten einige Themen im Onboarding-Prozess geklärt sein: Wo soll das neue Teammitglied eigentlich sitzen? Müssen wir noch Hardware organisieren? Und und und…

Der Start ist entscheidend

Gerade die ersten Tage im neuen Job sind super aufregend – für den neuen Mitarbeitenden aber auch das Team. Der Start ist entscheidend darüber, wie die neue Kollegin ins Team integriert wird sowie die richtige Motivation und Arbeitsauffassung entwickelt. Sinnvoll ist ein passender Einarbeitungsplan mit verschiedenen Onboarding-Phasen.

Wir zeigen Dir: Was genau ist das Onboarding eigentlich? Was gehört zum Onboarding-Prozess dazu? Und wie funktioniert das Alles ganz einfach digital? Und was sollte in der ersten Arbeitswoche noch alles beachtet werden?

1. Was ist Onboarding eigentlich?
2. Die Phasen des Onboarding-Prozesses
3. Praxisbeispiel: Onboarding mit einem Tool
4. Fazit: Digitale Onboarding-Prozesse machen ortsunabhängig

Der Onboarding-Prozess umfasst viele unterschiedliche Bereiche

1. Was ist Onboarding eigentlich?

Der Begriff Onboarding steht übersetzt dafür, einen neuen Mitarbeiter an Board zu holen. Der Arbeitnehmer wird systematisch – dieser Prozess sollte schon im Vorhinein im Unternehmen entwickelt werden – ins Team integriert und so bestmöglich auf die Position vorbereitet. Das ermöglicht einen schnellen und vor allem erfolgreichen Start im unbekannten Arbeitsumfeld.

Gut zu wissen – Herkunft „Onboarding“:
Onboarding kommt aus dem Englischen „taking on board“ – also das „An-Board-Nehmen“ einer Person, die noch frisch im Team ist.

Warum ist der Prozess überhaupt so wichtig?

Das Onboarding umfasst alle Bereiche des neuen Arbeitsplatzes und Teams. Auf der einen Seite geht es um die Einarbeitung in das Tätigkeitsfeld und die allgemeinen Arbeitsabläufe in der Abteilung, aber auch um das Aufzeigen der Werte sowie der Unternehmenskultur.

Somit weiß die neue Kollegin sofort, worauf bei der Zusammenarbeit im Team geachtet wird und fühlt sich als Mitglied des Teams – ein Wir-Gefühl entsteht. Damit wird Überforderung bzw. das Gefühl allein gelassen zu werden, ausgehebelt. Der Onboarding-Prozess bei einer frisch besetzten Stelle ist also wesentlicher Bestandteil.

Ziele des Onboarding-Prozesses sind…

• der Aufbau und das Erweitern der Fähigkeiten im (neuen) Tätigkeitsbereich,
• die Eingliederung des neuen Mitarbeiters,
• das Schaffen eines Wir-Gefühls sowie Teamzugehörigkeit,
• verdeutlichen der Unternehmenskultur,
• das Heranführen an relevante Tools für den Arbeitsalltag.

Sobald der Arbeitsvertrag unterschrieben ist, startet der Onboarding-Prozess und endet meist mit der Probezeit des Teammitglieds. Diese zeitliche Angabe ist allerdings nur eine grobe Schätzung und meist individuell.

2. Die Phasen des Onboarding-Prozesses

Das Onboarding schließt unterschiedliche Bereiche ein und diese sollten schon im Vorfeld geklärt sein. Der Prozess muss klar für das Team sein, bevor der neue Mitarbeiter startet. Dieser wird in 3 Phasen eingeteilt:

1. Phase: Vor dem Start

Vorbereitungen

Die erste Phase des Onboarding-Prozesses beginnt weit vor dem ersten Arbeitstag und wird auch Preboarding genannt.. Dabei wird alles Organisatorische so weit wie möglich erledigt. Dazu zählen z.B. Formalitäten wie der Vertrag, die Beschaffung wichtiger Informationen wie Sozialversicherungsnummer, Krankenkasse und Steuer-ID. Auch eine Begrüßungsnachricht mit allen Details zum ersten Arbeitstag ist hilfreich.

Einarbeitung organisieren

Damit das Onboarding reibungslos funktionieren kann, muss auch das Team entsprechend vorbereitet werden. Dazu gehört es einen Plan für die Einarbeitung aufzustellen und ein Kennenlernen mit allen Teams zu organisieren. Auch eine Ansprechperson sollte festgelegt werden. Die entsprechenden Teammitglieder sollten über ihre Rolle beim Onboarding-Prozess Bescheid wissen und ein kurzes Briefing erhalten.

Ausstattung bereithalten

Die nötigen Arbeitsmaterialien wie Arbeitskleidung, Laptop etc. sollten schon früh genug besorgt werden, damit kein Stress kurz vor dem Onboarding entsteht. Hier hilft eine Checkliste dabei, die Übersicht zu behalten. Auch ein kleines Willkommenspaket mit Kulli, Notizblock, Kalender etc. ist eine nette Geste.

Fehlt noch etwas am neuen Arbeitsplatz?

2. Phase: Der erste Tag

Willkommen im Team

Der erste Arbeitstag steht an und das bedeutet, dass zunächst einmal das neue Mitglied herzlich aufgenommen wird. Der Vorgesetzte bzw. die Abteilungskollegin führt durch das Unternehmen und anschließend zum zukünftigen Arbeitsort – falls eine feste Sitzordnung existiert. Ein Nice to have ist ein Willkommensgeschenk für den Neuankömmling: Kugelschreiber, Notizbüchlein oder der Jutebeutel für den nächsten Einkauf in der Mittagspause.

Ansprechperson(en) kennenlernen

Wichtig zu wissen ist vor allem, wer die richtigen Ansprechpersonen bei Fragen rund um den neuen Job sind. Also, wer beantwortet technische Fragen? Wer kann nach Büromaterialien gefragt werden? Und wer ist eigentlich in welcher Abteilung verantwortlich? Wer ist Mentor für Feedback-Gespräche?

Ist der Arbeitsplatz startklar?

Ohne Arbeitsgeräte läuft es nicht: Solange nicht mit dem eigenen Gerät gearbeitet wird, stellen Arbeitgeber einen PC bzw. Laptop bereit. Dieser sollte auch schon soweit konfiguriert sein, sodass am ersten Arbeitstag direkt losgelegt werden kann. Auch Zugänge zum Mail-Postfach bzw. Accounts für die interne Kommunikation sollten angelegt sein.

Das Zeigen von wichtigen Tools und der richtige Umgang mit ihnen, ist ein entscheidender Faktor, um interne Abläufe kennenzulernen und direkt zu verinnerlichen – mithilfe einer Checkliste wird hier nichts vergessen. Das zählt auch für Einladung in Dailys bzw. Jour Fixe. Ist alles da, kann bereits mit den ersten Aufgaben gestartet werden.

3. Phase: Die ersten Wochen

Feedback einholen

Was ist gut gelaufen? Wo hat etwas gefehlt? Das solltest Du in einem Feedbackgespräch mit dem neuen Teammitglied besprechen. So kann der Onboarding-Prozess immer weiter verbessert werden.

Heranführen an die Unternehmenskultur

Sind die ersten Tätigkeiten ausgeführt und Arbeitsabläufe bekannt, können die Werte, die im Unternehmen gelebt werden, verdeutlicht werden. Das Kennenlernen im Team funktioniert am besten beim gemeinsamen Mittagessen, dem Spaziergang oder der Tasse Kaffee am Nachmittag.

Teamwork leben

3. Praxisbeispiel: Onboarding mit einem Tool

Doch wenn das Onboarding gar nicht vor Ort stattfindet? Auch bei Remote Work sollte ein digitaler Onboarding-Prozess stattfinden. Wir im factro Team gestalten unseren Onboarding-Prozess schon seit einiger Zeit digital – und das nicht, weil wir ausschließlich in Remote arbeiten. Dadurch haben wir allerdings die Möglichkeit, den Prozess für das gesamte Team digital verfügbar zu haben.

Für neue Teammitglieder haben wir ein Onboarding-Projekt erstellt, in dem wir alle wichtigen Vorhaben als einzelne Tasks und ToDos festgehalten haben. Das fängt bei Formalitäten an bis hin zu ersten Aufgaben in der neuen Tätigkeit – und natürlich darf auch das gemeinsame Mittagessen als ToDo nicht fehlen!

Ein Onboarding-Projekt in factro

Alle Aufgaben im Blick

Im Projekt sind Tasks klar verteilt: Es gibt verantwortliche Personen, klare Zeiträume und vielleicht auch Teilaufgaben, die zur Aufgaben gehören. Das gibt uns zusätzlich die Möglichkeit, den Prozess zu standardisieren und eine klare Struktur zu erschaffen. Gerade in der Orientierungsphase ist das hilfreich. In den Aufgabendetails lässt sich das schnell erfassen und alle Zwischenstände sind transparent fürs gesamte Team.

Mit den ersten Tasks in factro starten

Auch der Workflow bei Nachfragen oder der Aufgabenrückmeldung werden bei factro spielend erlernt. So findet die neu Kollegin alle Aufgaben, die ihr zugewiesen wurden, in ihrem Kanban Board unter „Meine Aufgaben“.

Eine Rückmeldung kann super schnell und einfach gemacht werden, indem der Status der Aufgabe, die bearbeitet wird, stetig angepasst wird. Die Aufgabe wandert so von „geplant“ auf „aktiv“ und schließlich in „review“, bis sie final „beendet“ ist. Mit dem Abhaken von Teilaufgaben und der Kommentarfunktion für Zwischenstände sind so alle Informationen in der Aufgabe vorhanden und ein reger Austausch – gerade für eine unterstützende Einarbeitung – ist gewährleistet.

Das Kanban Board in factro

Kleinere ToDos perfekt organisiert

Gerade am Anfang müssen sich neue Kolleginnen und Kollegen natürlich in die Arbeitsweisen reindenken und neu organisieren. Das gilt nicht nur für Aufgaben, die einen klaren Projektbezug haben.

Was muss eigentlich für die Meetings vorbereitet werden? Was gehört alles zum Tagesgeschäft und welche Vorlagen sollte man immer griffbereit haben? Für jeden Anlass kann in factro eine neue Liste anlegt werden – egal ob als Ideensammlung, für die Tagesaufgaben oder als persönliche Gliederung der wichtigsten Projektaufgaben.

Die einzelnen Punkte können zusätzlich mit einer Beschreibung ausgestattet werden oder auf Dokumente verweisen, sodass alle wichtigen Informationen – auch fernab der Projektarbeit – an einer zentralen Stelle liegen. Diese Listen können auch im Team geteilt werden und so eine gute Unterstützung in der ersten Zeit sein und einen engen Austausch garantieren.

Die factro ToDo-Listen unterstützen Dich bei Deiner Routine

Die neue Kollegin hat durch die Einarbeitung direkt in factro also eine Übersicht über Ansprechpartner in den unterschiedlichen Bereichen. Lernt unsere Tools und Prozesse kennen und kann schon erste ToDos abhaken. Und das Beste: Das neue Teammitglied arbeitet direkt mit unserer Software und lernt Arbeitsabläufe schnell kennen.

Brauchst Du mehr Tipps für die Zusammenarbeit mit factro? Dann hol Dir in unserem Blogartikel zur Zusammenarbeit noch mehr Inspiration ab und folge unserer Werkstudentin Lea durch ihren Alltag.

4. KI-Einsatz im Recruiting

KI begegnet uns mittlerweile (fast) überall. Egal ob an der Uni, beim Online-Shopping oder als persönliche Assistenten in unseren Smartphones: KI ist bereits in vielen (Lebens-) Bereichen dabei. Auch im Recruiting wird sie als hilfreiche Unterstützung angesehen.

Einsatzbereiche können sein:

• Erstellung von Stellenanzeigen
• Chatbots für Kommunikation
• Entwerfen der Fragebögen
• Unterstützung im Assessment-Center
• Verfassen von Bewerberanalyse

Vor- und Nachteile im Überblick

5. Fazit: Digitale Onboarding-Prozesse machen ortsunabhängig

Egal ob aus dem Homeoffice, bei Remote Work oder doch im Büro – ein digitaler Onboarding-Prozess macht flexibel. Du willst auch mit Deinem nächsten digitalen Onboarding starten? Dann probier es doch direkt aus:

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