Zusammenarbeit in zwei Büros

Du hast Lust, Inspiration für die Zusammenarbeit im Team zu bekommen? Dann folge mir durch den Tag und erfahre, wie wir factro in unserem Team nutzen.
Zwei Frauen sitzen im Meeting

Inspiration für die Zusammenarbeit im Team

Hey, ich bin Lea und sicher habt Ihr schon den ein oder anderen Blogartikel von mir gelesen und hoffentlich meine Posts auf unserem LinkedIn-Account geliked. Hast Du Lust, noch mehr Inspiration für die Zusammenarbeit im Team zu bekommen? Dann folge mir durch den Tag!

  1. Der richtige Start in den Tag
  2. Eine neue Aufgabe!
  3. Los geht’s mit der Bearbeitung!
  4. Kommentarfeld für Feedback und Dokumente nutzen
  5. Alles an einem Ort
  6. Ein produktives Meeting

1. Der richtige Start in den Tag

Bevor es an die “richtige” Arbeit geht, nutze ich die ersten Minuten des Tages dafür, mich bei einer Tasse Kaffee in Ruhe zu sammeln und mir einen vollständigen Überblick zu verschaffen. Dafür checke ich – wie wahrscheinlich die meisten – als allererstes meine E-Mails. Gut, dass das nicht allzu viele sind. Intern kommunizieren wir nämlich gar nicht über Mails… Aber ich will hier noch nicht zu viel spoilern 😉

Frau sitzt vor einem Laptop am Schreibtisch

Meetings sinnvoll vorbereiten

Was ich hier aber direkt sehe, ist eine Einladung von Vivien zum Social Media Meeting heute Nachmittag. Die bestätige ich direkt mal. Da Vivien den Termin direkt aus factro geplant hat, ist der Link zur Meeting-Agenda mit versendet worden.

Mit einem Klick bin ich sofort in factro und kann mir anschauen, welche Agenda Punkte schon hinzugefügt wurden. Ich liebe diese Funktion, weil ich so immer genau weiß, worum es geht und mich selbst gut vorbereiten kann.

Die Meeting-Agenda in factro
Die Meeting-Agenda in factro

Außerdem füge ich auch noch Punkte zu der Agenda hinzu. Damit ich im Alltag meine Ideen und Abstimmungspunkte für das Social Media Meeting nicht vergesse, führe ich eine Liste im Fokus, wo ich fortlaufend Punkte ergänze. Per Drag and Drop kann ich die Listenpunkte mit in die Meeting-Agenda hinzufügen.

Vimeo

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von Vimeo.
Mehr erfahren

Video laden

Newsfeed-Check

Nachdem ich mit den Meeting-Vorbereitungen fertig bin, geht’s weiter mit dem Sprung in die Alarmglocke. Diese Aufgaben sind zeitkritisch geworden – das habe ich jetzt auf dem Schirm. Und hier sehe ich auch direkt, dass ich mit einer @mention in einer Aufgabe direkt angesprochen wurde. Um die Benachrichtigungen in der Alarmglocke kümmere ich mich sofort.

Im factro Newsfeed sehe ich auf einen Blick, welche Veränderungen und Fortschritte bei meinen Aufgaben stattgefunden haben: Wurde der Zeitraum verändert, ein Kommentar gesetzt oder der Status geändert? Hier kann ich auf Kommentare schnell reagieren und antworten.

Durch die tägliche Routine bin ich bei allen Aufgaben immer auf dem neuesten Stand. Auch im Verlauf des Tages schaue ich immer wieder nach, ob es Neuigkeiten gibt.

Der Newsfeed in factro

2. Eine neue Aufgabe!

Nach dem täglichen Check Up geht es zu meinem Schreibtisch, alias dem Kanban Board. Und da wartet auch schon eine neue Aufgabe von Vivien auf mich. Das Symbol “NEU” bleibt übrigens so lange, bis ich mir die Aufgabe auch wirklich anschaut habe. Und das tun wir jetzt doch direkt mal, oder?

Aufgabendetails entdecken

“[SMP] erstellen “Zusammenarbeit verbessern” lautet der Titel der Aufgabe. Ein klarer Titel hilft mir dabei, dass ich schon auf den ersten Blick abschätzen kann, was bei der Aufgabe zu tun ist.

“Die hat gut reden”, denkt Ihr jetzt, weil Ihr mit der Abkürzung “SMP” natürlich nichts anfangen könnt. Bei uns ist das Kürzel aber total etabliert und deswegen weiß ich direkt, dass es sich um ein Social Media Posting handelt.

Mit Blick auf die Aufgabendetails, sehe ich alle Einzelheiten der Aufgabe. Vivien hat im Vorfeld schon die Beschreibung mit der Zieldefinition und dem Thema versehen. Auch ein Briefing-Dokument hat sie in der Beschreibung verlinkt.

Vivien ist die Verantwortliche und ich die Ausführende in dieser Aufgabe. Aber welche Möglichkeiten hat man in diesen beiden Positionen eigentlich und wie hängt das mit Berechtigungsgruppen und Zugriffsrechten zusammen? Das klären wir im Detail hier in unserem Handbuch.

Die Teilaufgaben sind ebenfalls bereits angelegt. So weiß ich genau, welche Teilschritte erforderlich sind und kann mit meiner Aufgabe produktiv starten. Auch der Zeitraum, den Vivien für die Aufgabe festgelegt hat, hilft mir dabei, meine Aufgaben rechtzeitig zu starten, um nicht in zeitliche Verzögerungen zu kommen. Aufgaben klar zu erstellen ist extrem wichtig, um von Anfang an Produktiv arbeiten zu können.

Frau sitzt an ihrem Laptop

3. Los geht’s mit der Bearbeitung!

Damit Vivien in ihrem Newsfeed sieht, dass ich mit der Aufgabe begonnen habe, stelle ich den Status von “geplant” auf “aktiv”. Ich öffne das Briefing und beginne mit dem Text für das Posting.

Meinen ersten Entwurf verlinke ich direkt hier in der Beschreibung. So ist das Dokument auch am richtigen Platz verlinkt und wir greifen alle auf die letzte Version zurück. Natürlich ist es auch eine riesige Zeitersparnis, wenn ich das Dokument direkt hier in factro finde und nicht noch suchen muss.

Fehlt nur noch das Abhaken der entsprechenden Teilaufgaben. Es ist immer wieder so befriedigend, kleine Häkchen hinter ToDos setzen zu können. Da bin ich gleich viel motivierter für die restlichen Aufgaben. Den Status der Aufgabe setze ich nun auf “review” und setzte Vivien mit einer @mention einen Kommentar, worauf Sie besonders achten könnte.

Eine Frau Tipp auf der Tastatur ihres Laptops

4. Kommentarfeld für Feedback und Dokumente

Nachdem ich mich anderen Aufgaben gewidmet habe, schaue ich nochmals in meinen Newsfeed. In der Übersicht sehe ich, dass Vivien mir in der Aufgabe ein Feedback in den Kommentaren gegeben hat. Vom Newsfeed springe ich direkt in die Aufgabe und passe das Feedback an. Wenn ich doch mal nicht direkt Zeit habe, Feedback anzupassen, weiß ich trotzdem, wo das Feedback abgelegt wurde. Könnt Ihr Euch jetzt noch vorstellen, Feedbackschleifen ewig lang im E-Mail-Ping-Pong zu veranstalten? 😉

Um mit Vivien im nächsten Schritt das Titelbild für das Posting abzustimmen, hänge ich in den Kommentaren drei Bilder als Datei an. Vivien kann in den Kommentaren direkt reagieren und mir sagen, welches Bild sie am passendsten findet.

Die Aufgabendetails in factro

5. Alles an einem Ort

Geht grad etwas schnell? Das liegt daran, dass ich gedanklich schon halb im Urlaub bin. Umso wichtiger, dass ich die Aufgabe vollständig dokumentiert übergebe. Denn das Posting muss meine Urlaubsvertretung übernehmen. Durch die Änderung der ausführenden Person in den Aufgabendetails, wird die Aufgabe übertragen.

Meine Urlaubsvertretung wird Fabienne machen. Da aber alle Informationen zum Posting in der Aufgabe übersichtlich abgelegt sind, ist das für sie kaum Aufwand on top. Fabienne kann ganz ohne Stress meine Aufgabe übernehmen und hat hier alle Infos, die sie braucht.

Natürlich will ich mich nach dem Urlaub selbstständig informieren und wissen, wie’s gelaufen ist. Deshalb abonniere ich die Aufgabe und erhalte weiterhin alle Neuigkeiten im Newsfeed.

6. Ein produktives Meeting

Nun geht’s aber endlich ins angekündigte Social Media Meeting. Dank der Meeting-Agenda kann das Meeting direkt starten und alle Punkte besprochen werden. Im Laufe des Tages hatten alle die Möglichkeit, Punkte zur Agenda hinzuzufügen. Während Fabienne den Austausch moderiert, können alle inhaltlich mitarbeiten. Denn das Protokoll generiert sich automatisch.

Zwei Frauen sitzen im Meeting

Feierabend!

Nach dem Meeting heißt es für alle Feierabend. Schnell noch die letzte gemeinsame Tasse Kaffee, gemeinsam lachen und dann raus aus dem Büro.

💡 Noch mehr Projektmanagement-Tipps?

Du willst noch mehr Input zum Thema Projektmanagement bekommen? Dann schau auf unserem LinkedIn Profil vorbei. Dort teilen wir regelmäßig wertvolle Tipps und Tricks zum Thema und auch zum Umgang mit factro.

Ich freue mich, dass Ihr mich heute begleitet habt und hoffe, dass ich Euch neue Inspiration für die alltägliche Zusammenarbeit und euer Teamwork geben konnte.

Und vielleicht habt Ihr ja noch weitere Tipps für mich? Dann schreibt mir an info@factro.de – ich freue mich über Euren Input!

💡 Weiterführendes Material

In unserem Handbuch findest Du noch mehr Infos rund um die Funktionen für die Zusammenarbeit. Erfahre hier, wie Du einen Termin direkt aus factro planen kannst, eine Meeting-Agenda erstellst und alles weitere, was Du für die Bearbeitung von Aufgaben benötigst.

Hat Dir dieser Artikel gefallen? Gerne kannst Du den Beitrag hier bewerten:
[Anzahl: 3 Durchschnitt: 5]