Strukturierte Informationsverwaltung
In vielen Unternehmen stapeln sich noch immer Papierakten in Regalen, wichtige Dokumente liegen verstreut auf verschiedenen Rechnern oder sind tief in E-Mail-Verläufen vergraben. Das Problem: Infos und Dokumente sind schwer auffindbar und müssen jedes Mal neu von A nach B geschickt werden. Dabei entsteht oft ein undurchschaubares Dokumenten-Chaos. Die Lösung? Eine Digitale Akte!
In digitalen Akten können Dokumente strukturiert aufbewahrt werden. Damit kann die Grundlage für eine moderne und effiziente Arbeitsweise geschaffen werden.In diesem Artikel zeigen wir, wie die digitale Akte funktioniert, welche Vorteile sie bietet und welche Tools sich dafür besonders eignen.
Mit einer digitalen Akte kann Papierchaos vermieden werden
Was ist eine digitale Akte?
Unter einer digitalen Akte versteht man die Sammlung , Organisation und Speicherung von Dokumenten mit Hilfe eines digitalen Tools. So sollen Prozesse in Unternehmen und der Verwaltung digitalisiert werden.
Digitale Akten sind nicht nur auf privatwirtschaftliche Unternehmen begrenzt, auch in der Öffentliche Verwaltung oder im Gesundheitssystem werden sie eingesetzt, z.B. die E-Akte Bund, die elektronische Patientenakte (ePA) oder eine digitale Personalakte.
💡 Beispiel: Digitale Akte in Berlin
- bis 2025 umgesetzt
- nicht nur Einführung der Akte sondern Optimierung von Prozessen und Schaffung organisatorischen Voraussetzungen
- verstärkte Leistungsfähigkeit der Verwaltung
Was bedeutet digitales Dokumentenmanagement?
Die E-Akte gehört zu einer Digitalisierungsstrategie. Das Oberthema ist dabei digitales Dokumentenmanagement. Damit sind Prozesse, Technologien und Systeme gemeint, die digitale Dokumente in einem Unternehmen oder der Verwaltung erstellen, speichern und archivieren.
Der Vorteil daran ist, dass Zeit und Kosten gesenkt werden und Dokumente transparenter geteilt werden können. Zudem kann von überall darauf zugegriffen werden.
Was ist der Unterschied zwischen einer E-Akte und einem DMS?
Während eine digitale Akte das Äquivalent zu einer Papierakte ist, um alle Dokumente und Infos zu einem Vorfall zu sammeln, ist ein Dokumentenmanagementsystem dafür da, diese Akten und einzelne Dokumente zentral zu verwalten.
Ein DMS kann also als übergeordnetes System betrachtet werden, während digitale Akten oft Teil davon sind.
Was ist die E-Akte Bund?
Die E-Akte Bund ermöglicht rechtskonformes, elektronisches Registrieren und Verwalten von Akten. Die Hauptziele dabei sind:
- schneller die richtigen Informationen finden
- ortsunabhängiger Zugriff
- Transparenz schaffen
- Revisionssicherheit gewährleisten
- flexible Arbeitsweisen unterstützen
💡 Mehr Infos dazu findest Du auf der Seite des Bundesministerium des Innern:
E-Akte Bund (bmi.bund.de)
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Die digitale Patientenakte
Ganz frisch zieht die elektronische Patientenakte (ePA) ins Gesundheitssystem ein: Ab dem 29.05.2025 ist sie bundesweit nutzbar und unterstützt den Austausch und die effektive Nutzung von Patientendaten. Sie ein zentraler Punkt des Digital-Gesetzes und wird in Zukunft vieles vereinfachen, da
- Daten jederzeit einsehbar sind
- Medikation vermerkt wird und eingesehen werden kann (z.B. zur Vermeidungen von Wechselwirkungen)
- sie bundesweite Transparenz bietet
- und dabei trotzdem strengen Datenschutzrichtlinien unterliegen.
Die digitale Patientenakte ist bereits bundesweit nutzbar
Vorteile einer digitalen Akte
Digitale Akten sind noch immer kein Standard in Deutschland – und das obwohl Digitalisierung und Digitaler Wandel zentrale Themen in den letzten Jahren waren und aktuell sind. Vielen sind die Vorteile, die ein solches System mit sich bringen, wahrscheinlich nicht bewusst genug oder alte Gewohnheiten zu schwer zum Aufbrechen. Hier findest Du eine Übersicht der Vorteile:
- Platz- und zeitsparend: Dokumente müssen nicht mehr mühselig durchgeblättert werden, sondern können mit einer Texterkennung durchsucht werden. Zusätzlich können die alten Aktenschränke endlich ausgemistet werden.
- Ortsunabhängig verfügbar: Digitale Akten können von überall abgerufen und verschickt werden. So werden auch moderne Arbeitsweise wie Remote Work oder mobiles Arbeiten gefördert.
- Sicherheit: Tools und Software, mit denen Akten digitalisiert werden, verfügen über eine Revisionshistorie, was bedeutet, dass Änderungen immer nachvollzogen werden können. Das bedeutet, sie sind auch rechtskonform und entsprechen den Richtlinien des OZGs bzw. des OZGs 2.0.
- Automatisierung: Viele Tools bieten auch Automatisierungen an. So können beispielsweise gesetzliche Aufbewahrungs- und Löschfristen besser eingehalten werden, da diese automatisch und ohne großen Aufwand umgesetzt werden.
- Kollaborative Zusammenarbeit: Digitale Akten ermöglichen Transparenz und vereinfachen so die Zusammenarbeit zwischen Teams – alle Infos werden nämlich übertragen und es gibt eine Version eines Dokuments.
So führst Du die digitale Akte ein
Die Einführung einer digitalen Akte inklusive Tools kann nicht über Nacht erfolgen, dafür ist dieses Vorhaben zu groß. Ein weiterer Punkt sind die Unterschiede zwischen Unternehmen und der Öffentlichen Verwaltung. Denn Ämter und Co unterliegen zum einen mehr gesetzlichen Vorschriften und zum anderen meist auch strengen Datenschutzrichtlinien.
- Detaillierte Planung: Zunächst sollte das Vorgehen geplant und Anforderungen sowie Bedürfnisse festgehalten werden. Da dies ein sehr großes Vorhaben ist, lohnt sich der Einsatz einer Projektmanagement-Software, mit der Du Dein Projekt planen, überwachen, visualisieren und lenken kannst.
- Tool auswählen: Nun kannst Du Dich auf der Suche nach einem geeigneten Tool machen, das zu Dir und Deinem Unternehmen passt. In der öffentlichen Verwaltung passiert dies bei einem gewissen Betrag über eine sogenannte Ausschreibung.
- Prozesse anpassen: Digitale Akten ermöglichen agiles und flexibles Arbeiten, daher sollten auch die Abläufe dementsprechend angepasst werden.
- Mitarbeitende schulen: Damit sich Dein Team gut zurechtfindet, solltest Du in einem Kick-off Meeting alle ins Boot holen. Zusätzlich sollte eine feste Ansprechperson geben und regelmäßige (spezifische) Schulungen durchgeführt werden.
- Akten digitalisieren: Nicht nur neue Akten sollten digital verfügbar sein, auch alte Akten müssen ins neue System überführt werden, um Transparenz zu wahren. Da dies viel Zeit kostet, solltest Du einen Zeitplan entwickeln, mit dem auch die Verantwortlichen gut zurechtkommen.
- Umsetzung evaluieren: Nach den ersten Woche solltest Du evaluieren, wie die Umsetzung bisher läuft und wo es Verbesserungspotential gibt.
Bei der Einführung eines solchen Prozesses unterstützt Dich factro bei der Planung des Vorhabens. Dort kannst Du Deine Projekte aufbauen, Aufgaben und ToDo-Listen anlegen und Deinen Zeitplan überwachen. So hast Du den Ablauf besser im Blick und kannst das Rollout strukturiert angehen.
Für ein erfolgreiches Rollout solltest Du das gesamte Team abholen
Welches ist das beste Tool?
Das richtige Tool ist entscheidend für die Effizienz, Transparenz und Rechtssicherheit im Umgang mit Informationen von Unternehmen und Ämtern. Online findest Du eine breite Auswahl an Tools, doch nicht alle sind gleich gut geeignet. Je nach Anforderungen, kann Dich das ein oder andere Tool besser unterstützen. Hier findest Du eine Auswahl der bekanntesten Tools:
Digitale Akte
Die Digitale Akte der Antidiskriminierungsstelle des Bundes ist eine digitale Plattform für effiziente Aktenführung und Kollaboration. Folgende Funktionen unterstützen Dich:
- Dashboard: Übersicht der Kontakte und Akten, Benachrichtigungen und Aufgaben
- Kontaktdatenbank: Verwaltung und Organisation der Kontakte
- Dokumentenverwaltung: Dokumente hochladen und organisieren
- Co-Beratung: Austausch von Nachrichten, Termine planen, Aufgaben verteilen und Fragen stellen
- Berichte: Maßgeschneiderte Analysen
- Falldokumentation: Gezielte Erfassung von spezifischen Angaben und Daten
Hinweis: Diese App ist für die Dokumentation von Diskriminierungsfällen ausgelegt. Daher nicht für alle Abteilungen geeignet.
Zum Tool: Digitale Akte
d.velop
Das SaaS-Tool d.velop stellt digitale und KI-basierte Dienste für das Dokumentenmanagementsystem zur Verfügung. Angeboten werden drei Tarife: Basic, Business und Ultimate. Das sind die zentralen Funktionen:
- Erfassung per Scan & Mail
- Erfassung per API
- Kategorisierung und Datenextraktion durch KI
- Versionsübersicht
- Aufbewahrungsfristen
- Volltextsuche mit OCR
Um herauszufinden, welcher Tarif zu Dir passt und welche Funktionen in jedem erhalten sind, kannst Du Dir hier eine Übersicht anschauen: Link zum Tool.
easy
Mit der Archivierungssoftware easy archive kannst Du Dokumente und Daten revisionssicher und gesetzeskonform gemäß der DSGVO archivieren. Entwickelt wurde diese Software in erster Linie für kleine und mittelständische Unternehmen.
Hier ein paar der zentralen Funktionen:
- Revisionssichere Archivierung
- Berechtigungsmanagement
- Flexible Integration von Drittsystemen
- Cloud, Hybrid oder On-Premise-Betrieb
- Nachverfolgbarkeit alle Archivierungsprozesse
Link: easy archive
optimal systems
Optimal Systems bietet mit enaio ein DMS, das für fast jeden Geschäftsbereich geeignet ist. Allerdings ist dies kein DMS sondern ein ECM. Das bedeutet, dass das System auch unstrukturierte Daten selbständig managen kann.
- Mobiler Zugriff auf Daten und Dokumente
- Kollaborative Zusammenarbeit durch Teilen von Dokumenten
- Schnittstellen zu Microsoft, ERP und SAP
- Speicherung, Archivierung und Versionierung von Akten
- Prozessautomatisierungen z.B. Datenerfassung und -überprüfung
- Rechts- und Revisionsicherheit
Zu enaio
arveo
Auch arveo ist ein ECM und bietet eine cloudbasierte Plattform für DSGVO-konformes Dokumentenmanagement.
- 300 vorgefertigte Schnittstellen (SAP; Microsoft)
- anpassbare Funktionen
- Filterbare Aktenübersicht
- Suchfunktionen
- automatische Datenmigration
Link: Arveo
Fazit: Digitale Akten – mehr als nur ein Ersatz für Papier
Die digitale Akte ist weit mehr als eine elektronische Kopie der klassischen Papierakte. Mit ihr kannst Du Deine Dokumente an einem zentralen Ort aufbewahren. Dabei ist sie für alle transparent und bietet daher extrem viel Mehrwert für die Zusammenarbeit.
Unternehmen und Verwaltungen, die weiterhin auf analoge oder unstrukturierte Dokumentenablagen setzen, sehen sich mit erheblichen Herausforderungen konfrontiert: ineffizienten Suchprozessen, fehlender Nachvollziehbarkeit und Fristversäumnisse.
Die digitale Akte schafft genau dabei Abhilfe. Sie bietet unter anderem klare Strukturen, einen gesicherten Rechtsrahmen und revisionssichere Archivierung. Dabei lässt sich die digitale Akte flexibel in bestehende Systeme integrieren – sei es in der Personalverwaltung, im Projektmanagement oder im Kundenservice.
