Digitale Entlastung für Behörden
Die Digitalisierung der Öffentlichen Verwaltung ist in vollem Gange. Doch wie läuft es bisher? Immer noch stehen viele Kommunen vor individuellen Herausforderungen bei der Umsetzung der Digitalisierungsprojekte. Oft fehlt es an Zeit diese neben dem Tagesgeschäft umzusetzen. Zudem kommt es immer häufiger zu Fehlern und Verzögerungen durch Medienbrüche, da Informationen zum Teil doppelt oder auf verschiedene Weisen erfasst werden. Automatisierungen bieten dabei eine hilfreiche Unterstützung.
Automatisierungen in der Öffentlichen Verwaltung ermöglichen eine schnellere Verarbeitung von Routineaufgaben, tragen zur Entlastung von Personal bei und somit Zeit für andere Aufgaben zu haben. Doch wie genau kann das umgesetzt werden?
Was bedeutet Automatisierung in der ÖV?
Automatisierung bedeutet:
“Übertragung von Funktionen des Produktionsprozesses, insbesondere Prozesssteuerungs- und -regelungsaufgaben vom Menschen auf künstliche Systeme.”
– Gabler Wirtschaftslexikon
Ziel ist es also, die Mitarbeitenden bei Routineaufgaben zu entlasten, um mehr Zeit und Potential für die aktive Projektarbeit zu haben. Dabei helfen Gesetze wie das Digital-Gesetz, das Bürokratieentlastungsgesetz oder das E-Government-Gesetz, die bereits zu einem Digitalisierungsschub führten. Automatisierungen in der Öffentlichen Verwaltung sind dagegen ein kleiner, aber effektiver Teil, um diese Entwicklung voranzutreiben und mehr Zeit für andere Schritte zu haben.
Digitalisierung vs. Automatisierung
Digitalisierung und Automatisierung scheinen also miteinander zusammenzuhängen, doch was genau ist der Unterschied?
Während Automatisierungen also standardisierte Prozessdurchführung durch Maschinen sind, beschreibt Digitalisierung, dass Prozesse ins Digitale überführt werden. Sie können also weiterhin von Menschen durchgeführt werden. Man könnte also sagen, Automatisierungen sind ein Teil der Digitalisierung.
Digitalisierung bedeutet zudem auch Bürokratieabbau. Schätzungen zufolge könnten bis zu 3 Milliarden Euro gespart werden, wenn die 60 wichtigsten Leistungen digitalisiert wären!
Vorteile von Automatisierungen
Die Automatisierung von Prozessen sorgt in erster Linie für mehr Effizienz, da wiederkehrende und standardisierte Aufgaben nun nicht mehr von Mitarbeitenden übernommen werden müssen. Diese können nun mehr Zeit in das Tagesgeschäft und in die Projektarbeit stecken. Das sorgt auf der anderen Seite für zufriedenere Bürgerinnen und Bürger.
Außerdem von Vorteil:
- Zukunftsfähig: Eine digitale ÖV ist gewappnet für die Zukunft und kann sich besser an Veränderungen anpassen
- Fehlerfreier: Besonders Aufgaben, bei denen die Mitarbeitenden nicht viel nachdenken müssen, sind fehleranfällig. Maschinen sind hierbei zuverlässiger.
- Günstiger: Durch reduzierte Bearbeitungszeiten werden Kosten eingespart, die an anderen Stellen fehlen.
- Transparent: Prozesse, die maschinell ausgeführt werden, sind klar definiert und Entscheidungen somit transparenter.
Eine digitale Verwaltung ist zukunftsfähig
Herausforderungen und Lösungsansätze
Da die Öffentliche Verwaltung in vielen Teilen bei ihren Digitalisierungsprojekten auf sich gestellt ist, stehen sie oft vor anderen Herausforderungen als Unternehmen. Gleichzeitig bilden Automatisierungen einen Lösungsweg an:
- Wenig Fachkräfte: Der Fachkräftemangel im Öffentlichen Dienst ist ein reales Problem, das sich in den nächsten Jahren verschlimmern wird, was auch durch Neueinstellungen kaum auffangbar sein wird. Daher wird der Arbeitsaufwand steigen. Automatisierungen können einen großen Teil davon erledigen und so den Arbeitsaufwand verringern.
- Viele Routinetätigkeiten: Wiederkehrende Aufgaben sind häufig Zeitfresser. Digitale Prozesse sparen Zeit und ermöglichen Arbeit an anderen Stellen.
- Große Datensätze: Automatisierungen nutzen, um standardisierte und regelbasierte Prozesse schneller abzuwickeln. So können Daten analysiert werden.
- Rechtliche Regelungen: Die ÖV wird durch verschiedene Gesetze in die Richtung Digitalisierung “geschubst”. Auch wenn dies viel Arbeit ist können Gesetze wie das OZG bzw. OZG 2.0 als Startpunkt für eine zukunftsfreundliche Basis genutzt werden, z.B mit Hilfe von Pilotprojekten, die Potenzialanalysen bei Verwaltungsdienstleistungen durchführen.
Automatisierung in der ÖV: Voraussetzungen
Damit Automatisierungen in der ÖV effektiv und nachhaltig eingeführt werden kann, müssen mehrere Voraussetzungen erfüllt werden: Zum einen die Kompatibilität mit Modellierungssprachen wie BPMN (Business Process Model and Notation) und DMN (Decision Model and Notation), damit bestehende Prozesse standardisiert abgebildet und automatisierbar gemacht werden können.
Zum anderen wird dafür natürlich auch technisches Wissen benötigt. Das bedeutet, dass die Mitarbeitenden geschult werden sollten, aber es auch eine Ansprechperson geben muss, die Experte oder Expertin in diesem Gebiet ist.
Wenn ein Grundverständnis vorhanden ist, sollte es eine ausführliche und gründliche Einarbeitung in das System und die Abläufe geben. Auf diese Weise können Fehler bei der Anwendung minimiert und die Akzeptanz im Team erhöht werden.
Für eine gelungene Umsetzung braucht es ein gut geplantes Projekt, das deutliche Ziele, eine realistische Zeitplanungen und klare Verantwortlichkeiten abbildet.
Automatisierungsstufen im Überblick
Die ÖV profitiert in vielen Bereichen von Automatisierungen. Je nach Einsatzbereich gibt es jedoch unterschiedliche Anwendungen, die ihre individuellen Stärken aufweisen. Zwei zentrale Ansätze sind Robotic Process Automation und intelligente Automatisierung.
Robotic Process Automation (RPA) eignet sich besonders gut für regelbasierte, strukturierte und stark repetitive Prozesse. In der Verwaltung kann diese Art verwendet werden, wenn große Mengen an Daten verarbeitet werden, ohne komplexe Entscheidungen treffen zu müssen, wie z.B. bei der Übertragung von Informationen aus E-Mails und anderen Dokumenten in andere Datenbanken. Spezielle RPA-Bots können diese Informationen gezielt herausfiltern und weiterverarbeiten.
Die intelligente Automatisierung arbeitet dagegen mit KI und maschinellem Lernen und kann deswegen auch unstrukturierte Daten verarbeiten und komplexe Entscheidungen unterstützen. Der Landkreis Hessen arbeitet bereits mit dem KI-System EMMA, das Kontexte und freitextliche Angaben versteht, die beispielsweise in E-Mails oder Anträgen eine Rolle spielen.
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Fazit: Automatisierte Assistenz in der Verwaltung
Automatisierungen in der Öffentlichen Verwaltung sind keine Zukunftsvision mehr. Immer mehr und mehr zeigen sich die Vorteile, die dadurch entstehen: Prozesse können beschleunigt, Fehler minimiert und Personal entlastet werden. So können Ressourcen an anderen Stellen eingesetzt werden.
Doch damit das funktioniert, braucht es die technische Infrastruktur und Wissen, kompatibel Standards und eine Einbindung der Mitarbeitenden. Auf diese Weise können Automatisierungen ein effizienter Schritt in Richtung einer digitalen Verwaltung werden.
