Verwaltung im Umbruch
Die öffentliche Verwaltung steht heute unter einem gewaltigen Anpassungsdruck: Globale Krisen, der demografische Wandel, die Digitalisierung und sich verändernde gesellschaftliche Erwartungen machen die Lücken in den bisherigen Prozessen deutlich: Bürgerinnen und Bürger fordern immer mehr schnelle, transparente und serviceorientierte (digitale) Lösungen – doch oft ist die Realität noch von starren Hierarchien, Papierakten und veralteten Prozessen geprägt.
Gleichzeitig verändert sich auch die Arbeitswelt rasant: Flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten, agile Projektstrukturen und ein wachsender Wunsch nach Sinn und Mitgestaltung werden immer populärer, die öffentliche Verwaltung kann da nicht in allen Bereichen direkt mithalten. Wenn die Öffentliche Verwaltung in Zeiten von Fachkräftemangel und Digitalisierung zukunftsfähig bleiben will, muss sie also ihre Strukturen und Arbeitskulturen überdenken. Genau da setzt New Work an.
New Work in der ÖV bedeutet umdenken
Was bedeutet New Work?
New Work ist keine Arbeitsmethode oder eine kurzfristige Maßnahme, es ist ein neuer Blick auf die Arbeit als Ganzes und beschreibt neue Wege des Arbeitens. Dazu zählen zum Beispiel auch Arbeitsweisen und Organisationskulturen. Eines der Hauptmerkmale von New Work ist Flexibilität, das umfasst zum Beispiel Remote Work, digitale Zusammenarbeit oder auch Arbeitsweisen wie Scrum.
New Work Erfinder
Als Erfinder der “New Work” gilt Frithjof Bergmann. Ende der 70er, Anfang der 80er sorgte die Automatisierungswelle in der Autoindustrie für massenhafte Entlassungen, weil weniger Arbeitskräfte gebraucht wurden. Nun stellte sich die Frage, wo diese Arbeitskraft eingesetzt werden kann. Dies änderte den Blick auf Arbeit und sah es nicht nur als Pflicht eines Menschen, sondern als wesentlichen und sinnstiftenden Teil. Dem zugrunde liegt ein holistisches Menschenbild und der Purpose-Ansatz, der besagt, dass Menschen einer Organisation kreativ, partizipativ und zweckorientiert mitwirken sollen.
5 Prinzipien der New Work-Bewegung
Das gesamte Prinzip der New Work stützt sich auf 5 Prinzipien, die nach und nach ergänzt wurden: Freiheit, Selbstverantwortung, Soziale Verantwortung, Entwicklung, Sinn.
- Sinn: Wenn die Mitarbeitenden den Sinn hinter ihrer Arbeit erkennen, sind sie produktiver und motivierter. Im Öffentlichen Dienst ist die interne Kommunikation besonders wichtig, um den Purpose sichtbar zu machen.
- Entwicklung: In einer sich stetig verändernden Welt werden immer wieder neue Fähigkeiten benötigt, die durch Workshops oder Weiterbildungen beigebracht werden.
- Soziale Verantwortung: Darunter fällt zum Beispiel der Einsatz für nachhaltige Projekte.
- Freiheit: Neue Ideen sollen ausprobiert werden, denn Innovationen sind der wesentliche Antrieb. Zudem soll aus Fehlern gelernt werden, also eine positive Fehlerkultur herrschen.
- Selbstverantwortung: Die Mitarbeitenden bekommen Freiräume durch die agile Führung. Im Öffentlichen Dienst ist dies eine größere Hürde, da oft starre Hierarchien und Strukturen herrschen.
Herausforderungen und Chancen in der öffentlichen Verwaltung
Die Öffentliche Verwaltung steht vor vielen Herausforderungen: starre Hierarchien verhindern agile Prozesse, neue Tools müssen strengsten auf Rechtssicherheit geprüft werden und gleichzeitig soll die Digitalisierung “mal eben” neben dem Tagesgeschäft umgesetzt werden.
Zudem ist oft die digitale Infrastruktur nur unzureichend ausgebaut, d.h. viele Dinge können nicht umgesetzt werden, da die Software und die entsprechenden Endgeräte fehlen und die Internetverbindungen oft ebenfalls zu langsam.
Gleichzeitig müssen die Mitarbeitenden geschult werden: Zum einen hinsichtlich der Kompetenzen, zum Anderen in den neuen Methoden wie agiles Arbeiten und digitalen Tools.
Doch sind diese Hürden erstmal überwunden, machen sie ganz neue Chancen bereit: Prozesse und Abläufe werden effizienter, eine Karriere im Öffentlichen Dienst wird attraktiver und die Mitarbeitenden sind motivierter.
Ziele der ÖV
Mit dem Konzept New Work möchte die ÖV folgende Ziele erreichen:
- Digitalisierung (zukunftsorientierte Zusammenarbeit)
- Kommunikation intern und extern verbessern
- Führung und Zusammenarbeit: mehr Selbstorganisation, Verantwortungsbereitschaft und Delegationsfähigkeit, strategische Kompetenzen, Fehlerkultur
- Wertschätzung und Diversität fördern
- Wissen und Kompetenz ausbauen
- Arbeitsumfeld und Arbeitsorganisation
- Homeoffice-Möglichkeiten schaffen
Die Digitalisierung ist eines der Hauptziele in der ÖV
New Work in der öffentlichen Verwaltung: Studie
Eine Studie aus 2021 zeigt, was bereits erreicht wurde und was noch ausbaufähig ist. Was besonders positiv bewertet wurde, ist der Grad der Digitalisierung, der höher ist als erwartet. Vor allem bei Meetings macht sich diese Veränderung bemerkbar.
Auch die Flexibilisierung wird positiv eingeschätzt: mehr Homeoffice und freie Zeiteinteilung treiben diesen Wandel voran. Bisher konnte auch kein Verwischen von Arbeit und Privatem festgestellt werden. Dies ist oft eine Kritik bei New Work-Arbeitsmodellen, da viele dort die Gefahr für ständige Erreichbarkeit sehen.
Etwas weniger gestiegen ist das Maß an Mitbestimmung und Relevanz bei der Arbeit. Dies ist für die Mtiarbeitenden ein besonders wichtiger Punkt, da dies die Sinnhaftigkeit der eigenen Arbeit verdeutlicht. Dies ist allerdings noch ausbaufähig.
Insgesamt ist der gesamte New Work Wandel noch ausbaufähig, das Ziel ist ein langfristiger kultureller Wandel.
📚 Hier geht’s zur Studie:
New Work in der Verwaltung: Hat die Pandemie Flügel verliehen?
Wie kann New Work in der ÖV umgesetzt werden?
Doch was braucht es um New Work ganzheitlich auch in der Öffentlichen Verwaltung umzusetzen? Neben den technischen Voraussetzungen sind natürlich auf verschiedene Soft Skills gefragt:
- Teammitglieder sollen eigenständig arbeiten und Verantwortung übernehmen
- offene Feedback- und positive Fehlerkultur
- Weiterbildung anbieten
- Flexible Arbeitszeiten und -orte schaffen
- Strukturen anpassen
- digitale Tools nutzen
- offene Unternehmenskultur etablieren
Beispiel: New Work in der Stadtverwaltung München
Seit 2017 gibt es in der Stadt München den “Open Government Tag”. Dort sprechen Führungskräfte, Mitarbeitende der Stadtverwaltung, Vertreterinnen und Vertreter aus Politik. Wirtschaft und Forschung, sowie Bürgerinnen und Bürger gemeinsam über New Work. Auch Nachhaltigkeit und Klimawandel sind zentrale Themen.
Der Vorteil einer solchen vielfältigen Besetzung ist, dass verschiedene Blickwinkel mit eingebracht und gegenseitige Gedankenanstöße gegeben werden können.
Projekt digital managen
Die Einführung von New Work in der Öffentlichen Verwaltung erfordert neben einer neuen Arbeitsmethode auch eine neue Arbeitsweise. Digitale Tools unterstützen diese moderne Arbeitsform und öffnen Türen für neue Prozesse und Abläufe.
Mit einer Projektmanagement-Software wie factro können Behörden und Verwaltungseinheiten ihre Projekte und Aufgaben transparent, nachvollziehbar und strukturiert abbilden. Statt in E-Mail-Schleifen oder Excel-Tabellen zu arbeiten, ermöglicht die Plattform eine klare Aufgabenverteilung, automatisierte Workflows und aktuelle Statusübersichten – alles zentral an einem Ort. Das fördert nicht nur die Übersichtlichkeit, sondern stärkt auch die Selbstorganisation von Teams.
Projektstrukturbaum in factro
Das bietet Dir factro:
- Projektmanagement: Projekte können mit Hilfe der vier Projektansichten aus verschiedenen Blickwinkeln betrachtet und visualisiert werden. So kannst Du Fortschritte tracken und Zeitpläne überwachen.
- Aufgabenmanagement: Aufgaben werden mit dem 4-Augen-Prinzip klar verteilt und Fristen und Prioritäten sind immer klar vor Augen. Die aufgabenbezogene Kommunikation kann zudem im Kommentarfeld stattfinden, damit keine Infos verloren gehen.
- Zugriffsrechte: Lese- und Bearbeitungsrechte können für die User individuell eingestellt werden, sodass Informationen und Projektdetails geschützt werden.
- Transparenz: Änderungen an Aufgaben können durch die Aufgabenhistorie immer nachvollzogen werden. Zusätzlich bietet der Projektstatusbericht einen minutengenauen Überblick über das Projekt.
- Datenschutz: factro kommt aus Bochum, wird auf deutschen Servern gehostet und unterliegt somit der DSGVO. Deine Daten sind hier sicher.
- Standards: Vorlagen können genutzt werden, um einheitliche Vorgänge zu etablieren. Gleichzeitig können so die Projekte immer weiter verbessert werden, Stickwort: Lessons Learned.
Fazit: Warum New Work in der ÖV?
Die öffentliche Verwaltung steht an einem Wendepunkt: Um den Anforderungen der digitalen Gesellschaft gerecht zu werden und gleichzeitig als attraktiver Arbeitgeber bestehen zu können, muss sie traditionelle Arbeitsweisen hinter sich lassen und neue Wege gehen. New Work ist dabei mehr als nur ein Leitbild, sondern dient auch als Lösung für die gängigen Probleme in den Ämtern.
Tools wie factro unterstützen dabei auf technischer Seite und unterstützt dabei strukturierter, transparenter und kooperativer zu arbeiten – ganz im Sinne einer modernen Verwaltungskultur. Gleichzeitig werden die hohen Ansprüchen an Datenschutz, Nachvollziehbarkeit und Organisation erfüllt.
