Factro Leitfaden Folker Scholz

Papierlose Prozesse mit elektronischem Dokumentenmanagement (DMS/ECM)

Papierlose Prozesse mit elektronischem Dokumentenmanagement (DMS/ECM)

Dokumente sind in fast allen Geschäftsprozessen ein zentraler Bestandteil der Informationssicherung und der Kommunikation. Ihre Digitalisierung mithilfe von Dokumenten-Management-Systemen (DMS) erschließt vielfältige Potentiale der Optimierung und Einsparung.

Der Leitfaden hilft Ihnen, Prozesse mit hohem Optimierungspotential zu identifizieren, eine digitale Infrastruktur zu erablieren und einzelne DMS-Vorhaben erfolgreich einzuführen.

Stellen Sie Compliance sicher und sorgen Sie für eine GoBD-revisionssichere Archivierung.

Inhalt des Leitfadens

Chance Dokumentenmanagement

Geschäfts-Informationen entstehen mittlerweile meist in IT-Systemen, wie z. B. im Kunden-Management (CRM), in der Finanzbuchhaltung (ERP), im E-Mail-System oder in der eigenen Internet-Präsenz. Als Beleg, z. B. für die revisionssichere Archivierung, sind die Daten als Dokumente zu fixieren. Vor allem wenn die Belege im folgenden Prozess genutzt werden, sind ausgedruckte Dokumente langsam und wenig effizient.

 

Dokumenten-Management (auch als Enterprise-Content-Management, ECM, bezeichnet) ermöglicht es, die Informationen den nachfolgenden Verfahren effizient zur Verfügung zu stellen, ohne dass vielfältige Ausdrucke und Kopien entstehen.

Elektronisches Dokumenten-Management erlaubt das Design papierloser Prozesse mit höchster Effektivität unter Wahrung der Compliance bezüglich verschiedener rechtlicher Transparenz- und Nachweispflichten.

Auf dem Weg zu papierlosen Prozessen

Die Chancen von elektronischem Dokumentenmanagement lassen sich systematisch erschließen:

  • Analyse der DMS-Potenziale: Evaluation geeigneter Verfahren und innovativer Geschäftsmodelle mithilfe besonderer Prozessindikatoren
  • Entwicklung einer DMS-Strategie: Schaffung der technischen und organisatorischen Voraussetzungen, Planung von Projekten sowie Entscheidungen über die erforderlichen Infrastruktur- und Service-Komponenten
  • Realisierung konkreter DMS-Vorhaben: Umsetzung konkreter Projekte und Design optimierter Prozesse

Sie erhalten:

  • 39 Aufgaben
  • 7 Dokumente
  • 7 Checklisten

Umsetzung im Team – dank factro

Eingebettet in die einfach zu bedienende Aufgabenmanagement-Software factro, steht Ihnen der Leitfaden in der kostenlosen Basic Cloud zur Verfügung. Verteilen Sie die Aufgaben mithilfe von factro direkt im Unternehmen. Laden Sie bis zu 10 kostenlose Benutzer und weitere Gastnutzer ein und weisen Sie diesen konkrete Aufgaben zu. Damit sind Zuständigkeiten von Anfang an klar und Sie gelangen gemeinsam schneller ans Ziel .

 

Der einzigartige Projektstrukturbaum zeigt auf einen Blick, welche Aufgaben zu welchem Paket gehören. Features wie das intelligente Ampelsystem, Prioritäten oder der Status signalisieren Ihnen, welche Aufgaben geplant, aktiv oder erfolgreich erledigt sind. Sie können Kommentare zu jeder Aufgabe erfassen oder Dateien anhängen, damit alle Beteiligten bestens informiert sind. Und das in Echtzeit. 

Factro Best Practice

Über den Autor

Folker Scholz

Folker Scholz berät seit mehr als 30 Jahren Organisationen bei der Einführung neuer Informationstechnologien. Herr Scholz ist Gründungsmitglied der Fachgruppe "Cloud" im Fachverband der IT Prüfer (ISACA), zertifizierter Experte in der Cloud EcoSystem e.V., begleitet u. a. als Technologie-Coach der Investitionsbank Berlin (IBB)IT-Startups und unterstützt seit 2013 den Businessplan Wettbewerb (BPW) Berlin Brandenburg ehrenamtlich als Juror und Berater. Er ist im Bundesarbeitskreis "Digitalen Wandel gestalten" des Beraternetzwerk IBWF als Experte und Autor aktiv, insbesondere für die Themen "Produkt-/Service Innovation und Geschäftsmodelle", "Cloud-Computing", "IT-Sicherheit/Datenschutz" und "Dokumentenmanagement". Weitere Informationen finden Sie auch unter www.fsu-berlin.de.

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Ihre Vorteile

  • Noch heute starten
  • 30 % Zeitersparnis bei der Umsetzung
  • Einführung Elektronisches DMS für unter 1.000 EUR
  • Keine Beratersuche und keine Kosten für externe Berater
  • Aufgaben aus der Praxis und von Fachexperten entwickelt
  • Kostenlose Basic Cloud von factro mit Upgrade-Möglichkeit
  • Unbegrenzte Nutzung mit bis zu 10 Benutzern und Gastbenutzern

GRATIS: Zusätzlich erhalten Sie auf Wunsch eine telefonische Beratung.