factro – Deine Smartsheet-Alternative

Du willst direkt – ohne große Einarbeitungszeit – starten und suchst eine intuitive Alternative zu Smartsheet? Hier ist sie!

factro vs. Smartsheet – Ein Vergleich

Management-Tools gibt es viele. Du hast endlich das Gefühl, etwas passendes gefunden zu haben? Doch es stellt sich heraus, dass es für Dein Team nicht optimal ist? Du möchtest direkt – ohne große Einarbeitungszeit – starten und suchst eine intuitive Alternative zu Smartsheet? Hier ist sie!

Smartsheet

Smartsheet als eine Mischung aus Projektmanagement-Software und Tabellenkalkulationsprogramm ist unglaublich flexibel und individuell einzurichten, muss aber erst einmal in seiner Vielfalt verstanden werden, bevor es optimal benutzt werden kann.

factro

Das Collaboration-Tool factro ist sowohl für einfaches Aufgabenmanagement als auch für komplexes Multiprojektmanagement geeignet.

In verschiedenen Ansichten – von der Tabelle und dem Kanban Board bis hin zum Projektstrukturplan und Gantt Chart – werden Projekte mit den dazugehörigen Paketen und Aufgaben strukturiert, nach ihrem Status gefiltert, gruppiert oder individuell sortiert.

Wir schauen uns die beiden Tools – Smartsheet und factro – etwas genauer an, mit Fokus auf folgenden Punkten:

  1. Bedienkomfort
  2. Projektansichten
  3. Leistungserfassung und Kalender
  4. Kundenservice
  5. Vorlagen
  6. Datensicherheit
  7. Gastnutzer
  8. Der einzigartige Fokus-Bereich von factro
Zwei Kollegen schlagen gegenseitig mit den Händen ein
Ob einfaches Aufgabenmanagement oder komplexes Multiprojektmanagement

1. Bedienkomfort

Smartsheet ist bestimmt kein Programm für Anwender, die ihre Projektmanagement-Software möglichst einfach haben wollen.” –Netzsieger

Smartsheets Tabellen-Konzept bietet viele Möglichkeiten. Du als Nutzer kannst Dir Dein individuelles Projektmanagement-Tool aus einzelnen Bausteinen selbst zusammenbauen. Zwar macht das die Software besonders vielfältig und funktionsstark, ist aber nicht für jeden Nutzer das richtige. Denn ein Vorteil von Management-Programmen ist, dass Du als Nutzer ein strukturelles Gerüst nutzen kannst, um sich zu ordnen.

Bei factro hast Du zum Beispiel dieses Gerüst, das Dir hilft. Das Tool ist einfach und selbsterklärend. So benötigen Du als Nutzer keine Vorlauf- oder Einführungszeit im Unternehmen und können factro direkt in der Praxis übernehmen.

2. Projektansichten

Sowohl Smartsheet als auch factro bilden Projekte oder Aufgaben in individuell wählbaren Ansichten ab. Teilweise verwenden beide Tools verschiedene Namen für ähnliche Darstellungen.

Tabellenblattansicht vs. Tabelle

Die Tabellenblattansicht – Standardansicht von Smartsheet – ist mit der Tabelle von factro vergleichbar.

Die Tabellenblattansicht bildet die Basis für alle weiteren Ansichten in SmartSheet. Vergleichbar mit einem leeren Blatt in Excel hat es die gleichen Funktionen (inklusive Formeln) und ist vollkommen individuell gestaltbar.
Bei der Erstellung einer neuen Tabelle kannst Du entweder die Vorlagen von Smartsheet benutzen, diese ggf. anpassen oder Deine Tabelle von Grund auf neu erstellen. Die Füllung mit Inhalten sowie die Gestaltung wird Dir ganz allein überlassen.

Die Tabelle bei factro muss nicht separat erstellt werden, sondern ergibt sich aus allen im Tool erstellten Aufgaben und listet diese projektübergreifend und übersichtlich auf. Auf einen Blick sind

  • Dringlichkeit (durch ein farbiges „Ampel“-System),
  • Status,
  • Fälligkeitsdatum,
  • aktuelle Ausschöpfung der zeitlichen Ressourcen,
  • Fortschritt

erkennbar.

Wirst Du in den Smartsheet-Vorlagen nicht fündig? Fällt Dir eine eigene Gestaltung schwer? Die Tabellenansicht von factro bietet einen vollumfassenden Überblick über alle Aufgaben – ganz einfach und intuitiv.

Kartenansicht vs. Kanban Board

Die Kartenansicht von Smartsheet ähnelt einem Kanban Board, so wie es auch bei factro zu finden ist.

Bei Smartsheet wird der Tabelleninhalt bzw. werden die Aufgaben durch einzelne sogenannte Bahnen strukturiert. Das muss aber nicht, wie bei einem Kanban Board üblich, nach dem Status der Aufgaben geschehen. Auch hier bist Du als Nutzer wieder völlig frei und kannst Deine Tabelle nach verschiedenen Kategorien wie Status, Verantwortlicher oder Datum ordnen. Außerdem überlässt Smartsheet Dir auch die Beschriftung, das Hinzufügen neuer Bahnen und das einfache Verschieben von Karten per Drag & Drop.

Die Kartenansicht vom Smartsheet
Die Kartenansicht vom Smartsheet

Eine Schwierigkeit kann sich dort bei der Verknüpfung zur Tabelle ergeben. Wenn Kategorien nicht übereinstimmen, können Aufgaben dementsprechend nicht korrekt in die Kartenansicht eingeordnet werden und müssen manuell verschoben werden.

Bei factro finden sich die Aufgaben, wie schon erwähnt, nach ihrem Status eingeordnet in einem Kanban Board, eingeteilt in “geplant”, “aktiv”, “Review” und “beendet”. Perfekt für Dein tägliches Geschäft hast Du Projekt-übergreifend immer im Blick, was gerade zu tun ist. Die einzelnen Status können in factro verändert werden, indem Du den Status in der Aufgabe selbst ändern oder diese per Drag & Drop in Deinen Spalten verschiebst.

The cross-project Kanban Board
Das projektbezogene Kanban Board in factro

Gantt-Chart

Gantt-Charts visualisieren zeitliche Abläufe. So lassen sich Projekte noch detaillierter planen und steuern.

Die meisten Diagramme und Programme arbeiten hierbei mit Vorgänger-/Nachfolger-Beziehungen und Meilensteinen. So werden Aufgaben, die sich gegenseitig bedingen miteinander verknüpft, um die Richtigkeit der Planung auch bei nachträglichen Terminänderungen zu gewährleisten. Meilensteine markieren wichtige “Zwischenstopps”.

Grundsätzlich ist die Funktionsweise des Gantt-Charts in beiden Tools (Smartsheet und factro) ähnlich. Ein Unterschied liegt in der Handhabung.

Smartsheet lässt Dir erneut sehr viel Freiraum. Du kannst vorhandene Tabellen als Gantt darstellen (nur wenn Anfangs- und Enddatum definiert sind), eine der Vorlagen nutzen oder das Diagramm von Grund auf selbst erstellen und anpassen.

Das Gantt-Diagramm von Smartsheet
Das Gantt-Diagramm von Smartsheet

Ähnlich wie bei dem Kanban Board liefert Dir factro ein Gantt-Diagramm aus Deinen vorhandenen Daten. Mit ein paar einfachen Klicks kannst Du Meilensteine und Abhängigkeiten einfügen. Hier erfährst Du, wie Du ein Gantt-Chart mit factro erstellen.

Projektstrukturplan bei factro

Zusätzlich zu Tabelle, Kanban und Gantt-Chart bietet factro im Gegensatz zu Smartsheet noch eine weitere sehr hilfreiche Ansicht – den Projektstrukturplan.

Komplexe, unübersichtliche Projekte können in einer einzigen Grafik dargestellt werden und so einen groben, übergeordneten Überblick geben. Ideal zum planen.

Der Projektstrukturbaum in factro
Der einzigartige factro Projektstrukturplan

Der Hauptunterschied zu Smartsheet in Zusammenhang mit Projektansichten ist folgender: Auf der einen Seite kann ein Projekt bei factro in jeder Ansicht erstellt werden. Auf der anderen Seite kannst Du mit einem einfachen Klick die Darstellung wechseln. So betrachtest Du Dein Projekt aus verschiedenen Blickwinkeln mit unterschiedlichen Schwerpunkten – wie Du es gerade brauchst.

3. Leistungserfassung und Kalender

factro macht es Dir einfach, zeitliche Aufwände projekt-, personen-, und aufgabenbezogen zu erfassen, abzurechnen und schlussendlich auch zu exportieren. Durch gebuchte Zeit pro einzelner Aufgabe können Kosten einfach überwacht werden. factro bildet Soll-, Ist-, Rest- und Delta-Aufwände ab, die optimal als Basis für die gesamte Planung und Steuerung von Ressourcen verwendet werden können.

  • Soll-Aufwand: geschätzer zeitlicher Aufwand in Arbeitsstunden
  • Ist-Aufwand: tatsächliche Arbeitszeit
  • Rest-Aufwand: Anpassung/Einschätzung des Ausführenden
  • Delta-Aufwand: Differenz zwischen Plan- und Ist-Aufwand

Die persönlichen Termine, die sich aus den Aufwände ergeben, werden bei factro in einem Kalender angezeigt. Die Termine entstehen durch die erfassten Leistungen in verschiedenen Aufgaben. Der factro Kalender zeigt Dir also beispielsweise den Ablauf eines gesamten Arbeitstages, wenn alle Leistungen erfasst wurden.

Der Kalender bei Smartsheet dagegen ist eine weitere Ansicht, in der Aufgaben zeitlich eingeordnet werden. Dabei erlaubt der Kalender immer nur einen Blick auf das jeweilige Tabellenblatt, sodass es keinen Projekt-übergreifenden Kalender-View gibt. Eine Leistungserfassung oder Ressourcenplanung kann mithilfe von Vorlagen selbst erstellt werden.

4. Kundenservice

Aufgrund der beinahe unbegrenzten Möglichkeiten ist Smartsheet oft nicht selbsterklärend. Beim Start des Programms bekommt der Nutzer allerdings einige anschauliche Erklärvideos zur Verfügung gestellt. Bei der Nutzung von Vorlagen werden Teilbereiche erklärt.

Bei schwerwiegenden Problemen oder Fragen in der Testphase gibt es für “Einzel-” oder “Business”-Nutzer aber lediglich einen E-Mail-Support. Einen persönlichen Kundenservice per Telefon bietet Smartsheet erst ab dem kostenpflichtigen höchsten Upgrade “Enterprise” an.

factro Nutzern – ob Neueinsteigern oder factro Profis – steht der kostenfreie Kundenservice direkt nach der Registrierung zur Verfügung. Das bedeutet: schon ab der kostenlosen Basic Cloud kannst Du sich persönlich beraten lassen. Telefonisch, per Mail oder über das Kontaktformular.

Ein junger Mann sitzt vor seinem Laptop im Café
Der persönliche Kundenservice von factro hilft Dir immer gerne weiter

5. Benutzerdefinierte Vorlagen

Die Vorlagen-Funktion von factro ermöglicht Dir Aufgaben, Projekte und Prozesse zur wiederkehrenden Nutzung abzuspeichern. Auf diese Weise sparst Du nicht nur Zeit, sondern kannst auch Standards etablieren, bei gleichen oder wiederkehrenden Aufgaben oder Projekten. So müssen wiederkehrende Abläufe nicht jedes Mal neu erstellt werden.

Bei Smartsheet finden sich Vorlagen im Solutions Center. Ähnlich wie bei Excel können zu verschiedenen Schwerpunkten Vorschläge ausgewählt werden.

6. Datensicherheit

Smartsheet, mit Hauptsitz in Washington, legt viel Wert auf Datensicherheit. Nach eigenen Angaben hostet das Tool bei Equinix- und AWS-Standorten, die nach AICPA SOC 1 geprüft sowie ISO 27001 zertifiziert sind. Den genauen Serverstandort, wo sämtliche Daten gesichert werden, kann man jedoch nicht herausfinden.

factro dagegen – 100% made in Germany – sichert seine Daten in deutschen Rechenzentren in Frankfurt und Nürnberg, das nach den Normen ISO/IEC 27001 und DIN EN ISO 9001 zertifiziert und für die auftragsbezogene Datenverarbeitung zugelassen ist. Die Verschlüsselung der Datenübertragung zwischen Rechenzentrum und Endgerät erfolgt über das sichere SSL-Verfahren.

Hier erfährst Du mehr zum Thema DSGVO bei factro.

Eine Team-Konferenz im Büro
Ist Dir die Sicherheit Deiner Daten wichtig?

7. Kostenlose Gastnutzer bei factro

Bei factro können innerhalb eines Projektes oder einzelner Aufgaben unbegrenzt viele Gastnutzer kostenlos eingebunden werden. Ob externe Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten oder andere Partner ist dabei völlig egal.

Abhängig von den zugeteilten Rechten (Lese- oder Bearbeitungsrechte) haben Gastnutzer ihr eigenes Dashboard und können an Aufgaben mitarbeiten, indem sie Kommentare hinzufügen, Teilaufgaben abhaken oder den Status der Aufgabe ändern. So können wichtige Stakeholder in ein Projekt miteinbezogen werden und eine Kooperation wird einfach und transparent.

Smartsheet bietet keine Gastnutzer an.

8. Der einzigartige Fokus-Bereich von factro

Organisiert in Meetings und Listen. Bye Bye Zettelwirtschaft. Das schafft factro! Denn mit dem einzigartigen Fokus-Bereich lassen sich Meetings effizient, produktiv und zeitsparend. Mit der Meeting-Funktion kannst Du ganz einfach ein neues Meeting erstellen, eine Agenda anlegen und einen Termin mit dem Link zur Agenda aus factro heraus planen. Und das Beste – Das Meeting-Protokoll generiert sich automatisch.

Meetingprotokoll vom Fokus
So könnte in Zukunft Dein automatisiertes Meetingprotokoll aussehen!

Mit der Listen-Funktion können ganz einfach Listen für Ideensammlungen, Abstimmungen oder To-Do-Listen erstellt werden. Einzeln oder auch gemeinsam Team. So geht eine genialer Einfall mehr verloren.

Liste mit dem Team teilen
Die Listen-Funktion von factro

Fazit: factro als Smartsheet-Alternative – Funktionsvielfalt mit einfacher Handhabung

Smartsheet ist zwar ein extrem flexibles Tool mit vielen Möglichkeiten, könnte Dir bei Zeitdruck aber auf die Nerven gehen, wenn Du nicht so ganz damit vertraut bist.

Mit factro brauchst Du keine Vorlaufzeiten oder Schulungen. Das Tool ist einfach und selbsterklärend, bietet Dir aber trotzdem umfassende Funktionen, wie

  • aufgaben- und projektbezogene Ansichten
  • detaillierte Leistungserfassung
  • Kommentarfunktionen
  • zahlreiche Projekt- und Aufgabendetails

Aus diesem Grund ist factro eine optimale Alternative für Smartsheet.

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