Wissensmanagement in der ISO 9001:2015

Das Thema Wissen und Kompetenz wurde neu in die ISO 9001:2015 aufgenommen (Abschnitt 7.1.6 bzw. 7.2). Sie möchten das in Ihrem Unternehmen benötigte Know-how jederzeit verfügbar haben? Sie möchten den Erwerb von zukünftig gebrauchten Kompetenzen systematisch steuern?

Wissen als Ressource

Die (alte) ISO 9001:2008 beinhaltete bereits Anforderungen an Organisationen und Unternehmen, die erforderliche Kompetenz des Personals zu kennen, für notwendige Schulungen zu sorgen und Aufzeichnungen darüber zu führen.

In der neuen ISO 9001:2015 werden die Anforderungen dahingehend erweitert, dass nun auch „das Wissen“ als Ressource zu betrachten ist und als „interner Kontext“ Erwähnung findet, also ein wesentlicher Einflussfaktor ist, um die Unternehmensziele zu erreichen.

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Know-how identifizieren und zielführend einsetzen

Anforderungen an das Wissensmanagement nach Abschnitt 7.1.6

Und dieses Know-how ist gem. ISO 9001:2015, Nr. 7.1.6

  • zu identifizieren (die Norm spricht hier von „Wissen bestimmen“)
  • aktuell zu halten („aufrechterhalten“)
  • dort bereitzustellen, wo es benötigt wird („in erforderlichem Umfang zur Verfügung“ zu stellen) und
  • zu erweitern („Zusatzwisssen“ oder „Aktualisierungen“ erlangen oder darauf zugreifen können)

Anmerkungen zur „Wissens-Herkunft“

In zwei Anmerkungen wird ebenfalls an dieser Stellen bereits ergänzt, wie man an dieses Wissen kommt („im allgemeinen durch Erfahrung“) und woher es stammen kann:

  • interne Quellen (d.h. bspw. geistiges Eigentum, Ergebnisse von Verbesserungen etc.)
  • externe Quellen (das bedeutet Wissenserwerb z.B. aus der Literatur oder aus verschiedensten Arten von Bildungsveranstaltungen oder Informationsaustauschen)

Im Anhang der Norm befinden sich im Abschnitt A7 noch ergänzende Erläuterungen, weshalb die Sicherung und Entwicklung von Wissen wichtig ist: Es werde hier u.a. Mitarbeiterfluktuation und Informationsfehler angeführt, also Risiken die dazu führen können, dass im Fall des Falles die Fähigkeit verloren gehen oder zumindest beeinträchtigt werden gehen könnte, Produkte oder Dienstleistungen in beabsichtigtem Maße zu realisieren.

Wissenserwerb als Chance

Auch Chancen werden an dieser Stelle aufgezeigt, denn das Lernen oder der Erwerb neuen Wissens sollte das Unternehmen bzw. die Organisation stärken und robuster machen, d.h. im Leistungsvergleich besser bestehen zu können.

Angemessener Umgang mit den neuen Anforderungen

Wie geht man nun mit dieser somit nur teilweise neuen Anforderung angemessen um und zeigt bspw. im Audit die Vorgehensweise verständlich auf?

Fehlendes Wissen personenbezogen ergänzen

Eine Möglichkeit ist, die bereits vorhandenen Verfahren im Themenfeld Kompetenz und Schulung zu erweitern und personenbezogen die Inhalte bzgl. des Wissens zu ergänzen. Fragt man so die Bereichs- oder Prozessverantwortlichen, welches Know-How für ihre Abläufe wichtig ist, erhält man schnell Informationen darüber, ohne welches Wissen sie ihre Ziele und erwarteten Ergebnisse nicht erreichen könnten.

Desweiteren wissen diese Personen auch, mit welchen Informationen, d.h. also mit welchem Wissen, die Prozesse versorgt werden müssen, damit sie richtig funktionieren – das kann interne Dienstleistungs- oder Produktionsabläufe umfassen, wie auch externe Bereitstellungen. Bei Letzteren hat natürlich der Aspekt des Schutzes von Wissen (bspw. vertraglich oder tatsächlich physikalisch) eine besondere Bedeutung, dem es – auch im Sinne einer Risikominimierung (Gefahr des Know-How-Abflusses) – Rechnung zu tragen gilt.

Wenn nun eine ggf. vorhandene Kompetenz- oder Schulungsmatrix um die Wissensinhalte ergänzt wird, sind mögliche Wissenslücken, d.h. Risiken, schnell erkennbar und können geschlossen werden – und dass mit angemessenem Planungsaufwand.

Erforderliches Wissen als Prozesseingabe beschreiben

Ein anderer Ansatz ist, das erforderliche Wissen in den Festlegungen der relevanten Prozesse zu erwähnen (also als Prozesseingabe zu beschreiben) und so die Bereitstellung bzw. Verfügbarkeit des Wissens nachvollziehbar darzustellen.

Liegt das Wissen in Form von Texten, Zeichnungen oder anderen Datenformen (also als dokumentierte Information) vor, sollte auch hier geregelt sein, wie dieses geschützt und erweitert werden kann. Hinsichtlich des, nennen wir es „Wissensmanagement“, ist in der ISO 9001:2015 aber nicht gefordert, diesbezügliche Prozesse zu beschreiben, wie bspw. in der IATF 16949:2016, Nr. 7.2.1 bzgl. der Schulungen und Kompetenzen vorgegeben ist.

Man muss aber in der Lage sein zu erläutern, woraus das genutzte oder erforderliche Wissen besteht und wie es zur Verfügung gestellt wird. Wenn die erwarteten Ergebnisse, d.h. die Ziele erreicht werden wäre das auch beispielsweise ein guter Beleg dafür, dass das benötigte Wissen auch tatsächlich vorhanden ist.

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