Wie kannst Du Meeting-Protokolle effizienter dokumentieren?
Ob Meeting, Workshop oder Projektbesprechung – ein gutes Protokoll sorgt dafür, dass alle Beteiligten den Überblick behalten und nichts Wichtiges verloren wird – doch Protokolle führen gilt oft als lästige Aufgabe und kaum jemand übernimmt dies gerne.
Oft enden Mitschriften und einzelne Notizen im Chaos – unvollständig, unübersichtlich und voller Lücken. Wichtige Infos sind kaum oder gar nicht auffindbar. Das kann fatale Folgen haben: Beschlüsse verschwinden im Nirwana, Aufgaben geraten in Vergessenheit und Missverständnisse sind vorprogrammiert.
Dabei ist das Protokoll ein wichtiges Dokument, das den Verlauf und Entscheidungen einer Besprechung nachvollziehbar festhält. Doch was kann man dagegen tun? Du kannst eine Protokoll-Vorlage verwenden – oder besser: Protokolle vollständig automatisieren.
In diesem Artikel findest Du nicht nur kostenlose Protokoll-Vorlagen, sondern auch Tipps wie Du mit dem richtigen Tool Deine Meeting-Protokolle ganz automatisch erstellst.
Das Wichtigste in Kürze
- Eine Protokoll-Vorlage für Meetings und Projektbesprechungen sorgt dafür, dass Entscheidungen, Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Termine einheitlich dokumentiert werden.
- Ein gutes Meeting-Protokoll enthält mindestens Thema, Datum, Teilnehmende, Tagesordnungspunkte, Ergebnisse, Entscheidungen und daraus entstehende Aufgaben.
- Für wiederkehrende Projektmeetings ist eine automatische Dokumentation meist effizienter als eine separate Word-Vorlage: Änderungen und Ergebnisse werden direkt während des Meetings festgehalten.
- In factro entsteht das Meeting-Protokoll während der Besprechung automatisch aus den bearbeiteten Agenda-Punkten und kann anschließend exportiert werden.
Protkolle schreiben war gestern
💡 Synonyme für Protokoll
Weitere Begriffe für Protokoll sind beispielsweise Mitschrift, Manuskript, Aufzeichnung, Sitzungsprotokoll, Ergebnisdokumentation oder Besprechungsprotokoll.
Wie ist ein Protokoll aufgebaut?
Die Gliederung eines Protokolls ist häufig in vielen Unternehmen unterschiedlich – je nachdem welche Art Protokoll geführt wird und wie genau es sein soll. Einige Informationen und Punkte sind jedoch immer gegeben, wie zum Beispiel der Protokollkopf. Folgende Infos dürfen dort nicht fehlen:
- Thema beziehungsweise Titel des Meetings
- Ort und Zeit
- alle abwesenden und teilnehmenden Personen
- Besprechungsleitung
- Protokollführung
- und die Tagesordnung mit allen Themenpunkten.
Welche Inhalte gehören in den Hauptteil?
Die Tagesordnungspunkte (auch TOP genannt) können beispielsweise auf Zahlen, Frage, Diskussionen, Meinungen, Ergebnisse oder Probleme referieren, die dann in der Runde besprochen werden können.
Für jeden relevanten TOP sollten möglichst folgende Informationen festgehalten werden:
- Ausgangssituation oder Fragestellung
- wesentliche Informationen
- Ergebnis der Diskussion
- getroffene Entscheidung
- offene Frage
- daraus entstehende Aufgabe
- verantwortliche Person
- Frist oder nächster Termin
Welche Vorteile haben Protokoll-Vorlagen?
Protokoll-Vorlagen sind ein entscheidender Faktor, wenn es um effektive, effiziente und nachvollziehbare Meeting-Dokumentationen geht. Ein einheitliches Vorgehen schafft Übersicht und Transparenz. Doch es gibt noch weitere gute Gründe für eine Vorlage:
- Effizientes Protokollieren: Keine ewig lange Vorbereitung, da die Vorlage nur ausgefüllt werden muss
- Alle Details enthalten: In einer Vorlage sind bereits alle Felder für erforderliche Angaben vorgaben. So wird keine Information vergessen.
- Einheitliche Zusammenfassungen: Wo steht was? Das war gestern. In einem einheitlichen Schema weißt Du sofort, wo Du alles benötigte findest. Du gehst also immer nach einem Muster vor, sodass alle Aufzeichnungen gleich aufgebaut sind.
- Jeder kann’s: Eine Vorlage ausfüllen können alle. Wenn die Person, die sonst protokolliert ausfällt, kann also einfach jemand anders übernehmen.
Wie kannst Du ein Protokoll automatisiert erstellen? So klappt’s
In der digitalen Arbeitswelt sind Protokoll-Vorlagen ein wertvolles Hilfsmittel, um Zeit zu sparen und effizient und optimal zu dokumentieren. Digitale Vorlagen sind dabei besonders vorteilhaft, denn sie bieten eine einheitliche Struktur und sind von überall abrufbar. Trotzdem bleibt die Frage, wer heute Protokoll führen möchte. Wie schön wäre es, wenn das ganz automatisch passieren würde? Das funktioniert bereits jetzt schon!
In dem Projektmanagement-Tool factro funktioniert das allerdings viel effizienter, denn: Die Meeting-Protokolle werden automatisiert erstellt und sind daher immer einheitlich, aber trotzdem anpassbar.
Zunächst planst Du Deine Meeting-Agenda, also die TOP im Tool. Du kannst:
- Notizpunkte als Agenda-Punkte hinzufügen,
- bestehende Aufgaben aus Projekten per Drag&Drop einbinden,
- Themen vor dem Meeting strukturieren,
- die Agenda gemeinsam im Team teilen.
So erstellst Du nach und nach Deine Tagesordnung. Während des Meetings kannst Du dann Aufgaben abhaken, Kommentare verfassen oder Aufgaben umverteilen – im Hintergrund wird alles dokumentiert. Änderungen an den Agenda-Punkten werden im Meeting-Protokoll dokumentiert und fließen gleichzeitig in die weiteren factro Ansichten zurück. Im Protokoll lässt sich anschließend nachvollziehen, wer zu welchem Zeitpunkt welche Änderung vorgenommen hat.
Protokoll-Vorlage als PDF
Nach dem Meeting kannst Du das Protokoll entweder in factro selbst abrufen oder exportieren bzw. herunterladen. Festgehalten sind der Name des Meetings, Beginn und Ende, die einzelnen Agenda-Punkte sowie alle Ergebnisse.
Das bedeutet, Du kannst nachvollziehen, ob Aufwände geändert, Teilaufgaben abgehakt oder Verantwortlichkeiten (neu) zugewiesen wurden etc. So können auch im Nachhinein alle anderen Teilnehmenden das Sitzungsprotokoll einsehen und die nötige Transparenz ist gegeben.
Stehen bei euch regelmäßig wiederkehrende Meetings an, kannst Du ein Meeting auch duplizieren. Das erspart Dir Arbeit beim Erstellen.
Wann sind klassische Protokoll-Vorlagen trotzdem sinnvoll?
Klassische Vorlagen haben weiterhin ihren Platz, z.B. bei externen Meetings, für Einzeltermine oder bei formellen Dokumentationspflichten. factro erlaubt deshalb:
- Meeting-Agenden zu duplizieren
- Strukturen flexibel anzupassen
- Protokolle als PDF zu exportieren
Kostenlose Vorlage für Protokolle in Word (kostenlos)
Solltest Du dennoch nach einer Word-Vorlage suchen, haben wir hier ein paar Seiten herausgesucht, die verschiedene Arten anbieten. Hier findest Du Gesprächs- und Besprechungsprotokolle für die Arbeit, aber auch für den privaten Rahmen, als Download.
Vorlagen zur Protokollierung von Besprechungen (create.mircosoft.com)
Kostenlose Protokollvorlagen für Microsoft Word (de.smartsheet.com)
Vorlagen für Meeting-Protokolle (canva.com)
Welche Arten von Protokollen gibt es?
Nicht bei jeder Protokollart ist der Fokus gleich: manchmal stehen die Beschlüsse und manchmal der Ablauf im Vordergrund. Daher wird zwischen verschiedenen Typen unterschieden:
- Beschlussprotokoll: Hier steht eine sinngemäße Zusammenfassung des Meetings im Vordergrund, der Fokus liegt auf Entscheidungen und wie sie Zustande gekommen sind, es wird auch Ergebnisprotokoll genannt.
- Verlaufsprotokoll: In dieser Variante werden die Beiträge aller Beteiligten sinngemäß zusammengefasst. Dabei wird indirekte Rede verwendet
- Verbalprotokoll: Hierbei handelt es sich um ein 1:1 Protokoll des Gesagten, allerdings werden solche Protokolle normalerweise nur in Gerichtsverhandlungen o.Ä. eingesetzt.
- Gedächtnisprotokoll: Dieses Protokoll wird nach dem Meeting verfasst. Diese sind allerdings ungenauer und es kann passieren, dass wichtige Dinge vergessen werden.
Fazit: Einheitliche Dokumentation leicht gemacht
Protokolle sind essentiell für die Dokumentation und Nachvollziehbarkeit von Besprechungen und Meetings. Ein einheitliches Vorgehen ist dabei unverzichtbar. Und statt selbst zu Protokoll zu führen hast Du mit factro nun die Möglichkeit das ganz automatisch und ohne viel Aufwand erledigen zu lassen. Und dafür brauchst Du nicht mal eine Vorlage.
Bei der Planung von Meetings kann eine Vorlage aber vorteilhaft sein. Deswegen gibt es die Möglichkeit, die Meeting-Agenda zu duplizieren und anzupassen. So einfach war Protokoll schreiben noch nie!
