Warum OZG 2.0?
“Aber es gibt doch schon das Onlinezugangsgesetz?!”
Das denken vielleicht einige Menschen, die vom OZG 2.0 oder dem OZG-Änderungsgesetz (kurz: OZGÄndG) gehört haben – quasi der Fortsetzung des ersten OZGs. Denn schon zu Beginn war klar, dass das OZG nicht ausreichen wird, um die digitale Transformation der Verwaltung komplett umzusetzen. Das OZG-Änderungsgesetz ist daher notwendig für diesen Prozess und unterscheidet sich in den Zielen vom OZG.
Wie genau die beiden Gesetze sich unterscheiden und welche Vorteile das OZG 2.0 mit sich bringt, erfährst Du in diesem Artikel.
Papierakten in der Verwaltung gehören der Vergangenheit an
Wann wurde das OZG 2.0 beschlossen?
Um diese Frage zu beantworten, holen wir weiter aus, denn das OZG 2.0 hat einen weiten Weg hinter sich:
Nachdem der Bundestag kurz zuvor das Gesetz beschlossen hat, stimmte der Bundesrat am 14.06.2024 ebenfalls zu. Allerdings erhielt das Gesetz bei der Bundesratssitzung nicht die erforderliche Mehrheit. Deswegen musste die Bundesregierung den Vermittlungsausschuss zusammenrufen, der eine Einigung zwischen Bund und Ländern erreichen sollte. Das funktionierte und so trat das OZG 2.0 am 24.07.2024 in Kraft.
Ziele des OZGs 2.0
Das neue Gesetz umfasst nicht nur bestimmte Leistungen, die erbracht werden sollen, sondern bietet Rahmenbedingungen und Anforderungen, die durch die digitale Transformation erfüllt werden sollen. Das sind die Ziele des neuen Online-Zugangsgesetzes:
- Verwaltung durch digitale Angebote einfach, sicher und überall zugänglich machen
- Vereinheitlichung der Digitalisierung in DE, also technische Vorgaben, verbindliche Standards und einheitliche Schnittstellen
- Nutzerkonto Bund ID soll zur Deutschland ID weiterentwickelt werden, einem digitalen Postfach für Verwaltungsangelegenheiten (benötigt allerdings höhere Sicherheitsstandards)
- Once-Only-Prinzip: Nachweise wie die Geburtsurkunde kann elektronisch von zuständigen Ämtern abgerufen werden
- Nutzerfreundlichkeit und Barrierefreiheit mehr im Fokus
- Transparenz bei der Datennutzung. Heißt, Datenübermittlungen sollen einsehbar sein
- Bürgerinnen und Bürger haben mit diesem Gesetz ein Recht auf eine digitale Verwaltung
- juristische Personen oder Unternehmen können Anträge über ein digitales Organisationskonto stellen
- Unternehmensbezogene Leistungen sollen nach 5 Jahren nur noch elektronisch erfolgen
Unterschiede zum OZG
Im Unterschied zum OZG ist das OZG 2.0 für eine dauerhafte Digitalisierung der Verwaltung ausgelegt. In der ersten Version war das Ziel die Digitalisierung von fast 600 Verwaltungsleistungen bis Ende 2022. Der Fokus lag dabei mehr auf bestehenden Prozessen und nicht den Nutzerinnen und Nutzern. Allerdings fehlten viele Details, wie beispielsweise die rechtliche Regelung für Unternehmensleistungen oder fehlende Standards bei Schnittstellen.
Das OZG 2.0 hat im Gegensatz dazu keine Frist, sondern soll für kontinuierliche Weiterentwicklung sorgen. Es ist also eine dauerhafte Verpflichtung zur Umsetzung. Zudem liegt der Fokus hierbei mehr auf Nutzerfreundlichkeit und Barrierefreiheit und es gibt einen eindeutigeren Rechtsrahmen als beim Vorläufer.
Umsetzungsschwierigkeiten in der Verwaltung
Doch obwohl Behörden und Ämter mittlerweile mitten im Digitalisierungsprozess sind, gibt es einige Hürden, wie beispielsweise veraltete Strukturen, die die ganzheitliche Durchführung bisher erschweren. Eines der größten Probleme sind die unterschiedlichen Rahmenbedingungen in Bundesländern und Kommunen. Es gibt nicht genug einheitliche Vorgaben und dadurch auch kein grundlegendes Verständnis von “Digitalisierung“.
Gleichzeitig unterliegt der Prozess strengen gesetzlichen Richtlinien, die die Lösungsfindung erschweren und zusätzliche Ressourcen erfordern. Gleichzeitig sind aber auch die hohen Kosten ein Problem, da die Kommunen oft nicht genügend Sicherheit bezüglich der Finanzierungshilfen bekommen.
Ein entscheidender Punkt ist zudem, dass die Kommunen und Städte nach Abschluss der Digitalisierungsprojekte alleine gelassen werden, denn das OZG ist vor allem auf die Durchführung ausgerichtet. Es gibt kein Betriebsmodell, an dem sich Verwaltungen orientieren können.
Die Digitalisierung der Öffentlichen Verwaltung ist eine Herausforderung
Erfolgsfaktoren für die Umsetzung des OZGs
Damit das OZG umgesetzt werden kann und auch nachhaltig erfolgreich werden kann, müssen bestimmte Faktoren gegeben sein. Das sind die wichtigsten:
- Gesamtkonzept: Für eine klare Richtung sollte ein ganzheitliches Konzept und ein Ziel formuliert werden.
- Standards: Einheitliche IT-Standards und zentrale Klärung von Schnittstellen sollten festgehalten werden.
- Konsequentheit: Ende-zu-Ende-Digitalisierung soll auf allen Verwaltungsebenen durchgesetzt werden, sodass keine Medienbrüche existieren.
- Klare Regelungen: Zwischen Bund und Ländern sollte hinsichtlich der Finanzen Sicherheit und Verlässlichkeit herrschen.
Zusätzlich kann dieser Wandel nur gelingen, wenn ein Verständnis für das “Warum” geschaffen wird. Deswegen solltest Du alle Beteiligten ins Boot holen und transparent mit neuen Entwicklungen umgehen. Hierfür eignet sich der Ansatz des Change Managmements:
- Status Quo-Analyse: Wie soll der Soll-Zustand aussehen?
- Planung: Definition des Ziels
- Kulturanalyse: Welche Dinge im Unternehmen stehen dem im Weg?
- Durchführung: Das Team sollte vorbereitet und mit einbezogen werden
- Reporting: Erreichte Ziele und wichtige KPIs werden dokumentiert
Durch diese Schritte wirst Du merken, wo individuelle Herausforderungen in Deiner Organisation liegen und kannst diese gezielt angehen.
Digitalisierungsprojekte erfolgreich umsetzen
Zur Planung von Projekten eignen sich Kommunikations- und Kollaborationstools, mit denen komplexe Vorhaben koordiniert werden können und dabei alles transparent und nachvollziehbar dokumentiert wird.
In einem Projektmanagement-Tool wie factro kannst Du Deine Projekte im Projektstrukturbaum visualisieren, Aufgaben anlegen und verteilen, Deadlines festlegen und Zeitaufwände überwachen. Dabei unterstützen Dich verschiedene Projektansichten wie das Kanban Board, auf dem Deine Aufgaben eingesehen werden können, das Gantt Chart, mit dem der Zeitplan im Auge behalten wird und die Tabelle, mit der Du besonders gut Deine Aufgaben effizient filtern und sortieren kannst.
Aufgaben werden in factro immer nach dem 4-Augen-Prinzip erstellt, das bedeutet, dass eine Person in der Ausführung und eine in der Verantwortung. So werden Aufgaben und Deadlines im Blick behalten.
Um den Aufwand Deines Digitalisierungsprojektes im Blick zu behalten, eignet sich die Zeiterfassung im Tool. Dort kannst Du für ein Projekt einen Planaufwand festhalten und mit dem tatsächlich erfassten Zeiten abgleichen. Diese Ist-Aufwände werden nämlich direkt in den Aufgaben eingetragen. Durch den Abgleich kannst Du Deine Einschätzung verbessern und den Fortschritt nachhalten.
Auch Datenschutz ist in der Verwaltung und Ämtern ein zentrales Thema – und auch da lässt factro Dich nicht im Stich, denn das Tool ist 100% DSGVO konform!
Fazit: OZG 2.0 als Strukturreform
Mit dem OZG 2.0 wird der dringend nötige Digitalisierungsprozesse in deutschen Ämtern weiter vorangetrieben. Das erste OZG hat ein effizientes Zielbild vor Augen gehabt, das allerdings so nicht umsetzbar war. Es fehlte an den Rahmenbedingungen, die Ämtern und Kommunen bei der Durchführung benötigen und Sicherheit geben.
Dennoch steht Kommunen vor vielen Hürden und einige sind mit der Projektplanung und -umsetzung auf sich gestellt und überfordert. Eine digitale Lösung, die dabei unterstützt, ist ein Projektmanagement-Tool wie factro, das bei diesem Prozess für mehr Übersicht und Weitblick eingesetzt werden kann.
