Zeit für gute Vorsätze
Alle Jahre wieder ist es soweit: Viele neue Vorsätze für das Jahr 2024. Große Pläne werden gemacht… am Ende dann aber doch wieder nur für drei Wochen umgesetzt.
Doch nicht mit factro. Mit Dir zusammen möchten wir das Chaos beenden und perfekt organisiert ins neue Jahr starten. Und zwar so, dass Du den Unterschied auch bis in den Dezember hinein merkst.
Also lass uns anfangen und die frische Energie für das neue Jahr direkt nutzen. Wir möchten mit Dir gemeinsam reflektieren, wie Du mit factro Deine Kommunikation und Organisation weiter optimieren kannst. Lass uns die Zettelwirtschaft beenden und das E-Mail- und Excel-Chaos beseitigen!
- Alles hängt an der Kommunikation
- Mit factro organisiert durch das Jahr
- Das Ende der Zettelwirtschaft
Mit dem ganzen Team, organisiert durchs Jahr
1. Alles hängt an der Kommunikation
Und täglich grüßt das Murmeltier. Niemand weiß, woran gearbeitet werden soll und die erste Deadline in diesem Jahr wurde auch schon verpasst? Der Grund: Mangelnde Organisation!
Wenn Projekte nicht transparent aufgebaut sind und niemand weiß, welche Aufgaben voneinander abhängig sind und wie der aktuelle Stand ist, dann ist auch unklar, wann die nächste Deadline ansteht. E-Mails laufen durcheinander, Aufgaben laufen aneinander vorbei und Teams nebeneinander her. Von Zusammenarbeit keine Spur.
Dazu kommen noch hunderte E-Mails und Excel Listen, die niemand mehr versteht. Wichtige Updates zu großen Projekten gehen unter und zeitliche Verzögerungen bekommt keiner mit. Die Planung mit Excel ist unübersichtlich und den Überblick zu behalten ist eine Kunst für sich. Mit factro gibt es verschiedene Möglichkeiten seine Projekte und den Arbeitsalltag zu organisieren. Auch als Kommunikationstool ist factro wunderbar geeignet.
2. Mit factro organisiert durch das Jahr
Damit Du mit Deinem Team perfekt organisiert bist, ist es sinnvoll, verschiedene Ansichten in factro zu nutzen. Dafür möchten wir Dir die nötigen Werkzeuge mit an die Hand geben.
Gemeinsames Bild im Projektstrukturbaum schaffen
Mit dem Projektstrukturbaum in factro hast du in diesem Jahr alles im Blick. Du weißt ganz genau, wie Deine Projekte aufgebaut sind und wozu jede einzelne Aufgabe gehört. Das gemeinsame Bild ergibt sich übrigens nicht nur für Dich, sondern für das ganze Team, weil hier alles einfach zu händeln und überblicken ist.
Der Projektstrukturplan in factro
Gantt für Zeitplanung nutzen
Im Gantt Chart kannst Du zusätzlich sehen, welche Aufgaben in Abhängigkeiten stehen, wo Meilensteine liegen. Für die Projektplanung und -umsetzung kannst du das Gantt Diagramm gezielt einsetzen. Eine ideale Ansicht, um immer den live aktualisierten Zeitplan Deines Projektes im Blick zu behalten.
Im Gantt Diagramm hast Du alle Meilensteine im Blick
Im Gantt Diagramm gibt es zudem zwei unterschiedliche Angaben, um den Projektzeitraum festzulegen. Zum einen den ursprünglich geplanten Zeitraum und den tatsächlichen Zeitraum. Der geplante Zeitraum für ein Projekt ergibt sich aus den Zeiträumen aller Aufgaben und der tatsächliche Zeitraum ist das Ergebnis, wie lange ein Projekt am Ende wirklich läuft. Im Gantt Diagramm wird die Laufzeit durch eine Baseline dargestellt und der Zeitraum zu Beginn wird durch einen Rahmen angezeigt.
Die Baseline im Gantt Diagramm
Überlastung der Ressourcen abbauen
Durch die Auslastungsübersicht kannst Du alle restlichen Aufwände der Aufgaben der einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter als Balken auf einer Zeitachse sehen. So hast Du auch hier immer im Blick, mit welchen Aufgaben jemand gerade beschäftigt ist. Freiräume und Lastspitzen sind sofort zu erkennen. Die genaue Planung ermöglicht so das Vorbeugen von Stress und Überlastung Deines Teams.
Gefilterte Ansicht der Ressourcenauslastung in factro
Aufwände vorplanen und nachhalten
Mit factro kannst Du den Plan-Aufwand jeder Aufgabe angeben und so Orientierung schaffen und eine Vorplanung für Dein Projekt erstellen. Die ausführende Person erfasst die Zeiten, sodass Du zu jeder Zeit siehst, wie viel bereits in die Aufgabe investiert wurde. Kommt es zu zeitlichen Verzögerungen und eine Aufgabe benötigt mehr Ressourcen, kann der Rest-Aufwand erhöht werden.
Die Prognose ergibt sich aus dem Rest- und dem Ist-Aufwand
Zudem kannst Du in der Tabelle die Werte für die einzelne Aufgabe sehen und auch die summierten Werte auf Paket oder Projektebene (bei ausgeklappter Fußzeile).
Automatische Frühwarnung für Deadlines
Ein weitere große Unterstützung ist die Deadline-Ampel. Damit Du keine Frist mehr verpasst und genau siehst, welche Aufgaben als erstes erledigt werden sollen. Durch rote und gelbe Blitze siehst du auf den ersten Blick, welche Aufgaben zeitkritisch sind oder wo die Deadline bereits überschritten wurde.
Das Ampelsystem in factro
3. Das Ende der Zettelwirtschaft
Tausende kleine Notizzettel auf dem Schreibtisch und den Bildschirm siehst Du vor lauter Post-Its auch nicht mehr? Lass uns gemeinsam die Zettelwirtschaft beenden!
Alle ToDos und Ideen an einem Ort
Mit der Listen-Funktion kannst Du Deinen Papierstapel reduzieren. Ob Ideensammlungen, als Ablage für schnelle Notizen oder zur Selbstorganisation. Die Listen-Funktion kann vielseitig für die eigenen Bedürfnisse genutzt werden. Die Listen können im Team ganz einfach über die Lese- und Schreibrechte geteilt werden. So hast Du im Team die Möglichkeit, ganz einfach und papiersparend Notizen zu teilen.
Mit einer Projektmanagement-Software digital arbeiten
Die guten Vorsätze auch mal umsetzen!
Jetzt hast du alle nötigen Tipps im Gepäck, um im neuen Jahr perfekt organisiert und strukturiert zu starten. Die optimale Grundlage für ein erfolgreiches Jahr. Denn die guten Vorsätze sind das eine, aber eine erfolgreiche Umsetzung das andere. Lass dich nicht verunsichern und starte mit der Umsetzung, um langfristig zu planen.
Du hast mit factro alle Projekt im Blick und weißt genau wer woran gerade arbeitet. Auch im Homeoffice können alle Teammitglieder organisiert arbeiten. Durch factro hast Du immer alle Informationen parat.
Weiterführendes Material
In unserem Handbuch findest Du noch mehr Infos rund um die Planung mit factro. Erfahre hier, wie Du die verschiedenen factro Ansichten nutzt und deine Ressourcen planst.
