Wie funktioniert die Ressourcen-Auslastung?

Inhaltsverzeichnis

    Mit der factro Ressourcen-Auslastung erhalten Teams und Führungskräfte in der Professional Cloud eine Übersicht, um das Arbeitspensum der Mitarbeiter im Auge zu behalten.

    Grundlagen der Auslastungsübersicht

    Als Grundlage für die Berechnung der Auslastung dient eine Arbeitswoche mit einem Umfang von 40 Stunden von Montag bis Freitag (8h/Tag). Standardmäßig gibt factro die Auslastung basierend auf der Aufgabenanzahl aus. Dabei entspricht jeder normale Arbeitstag 8 Slots, jede an dem Tag liegende Aufgabe einem Slot. Möchten Sie Samstage und Sonntage oder andere Wochenstunden bei Ihrer Planung einbeziehen, können Sie Ihre Arbeitszeiten individuell konfigurieren.

    Wenn Sie stattdessen die Stundenanzahl der Aufgaben als Ansicht nutzen, werden die Aufwände jeder Aufgabe auf die Anzahl an Tagen bis zur Deadline verteilt. Haben Sie z.B. eine Aufgabe „Flyer entwerfen“ mit einem geplanten Aufwand von 10 Stunden und eine 5-Tage-Woche à 8 Stunden, beträgt die Auslastung für diese Aufgabe 2 Stunden pro Tag.

    Ein Screenshot der factro Ressourcen-Auslastung
    Die factro Ressourcen-Auslastung

    Grundsätzlich gilt, dass nur Aufgaben in die Übersicht einfließen, die einen Ausführenden und einen Zeitraum haben, sodass die zeitiche Auswirkung korrekt einfließt. Beendete oder eingestellte Aufgaben werden nicht einberechnet.

    factro aktualisiert die Auslastung jeden Tag neu. Haben Sie für die Beispielaufgabe „Flyer entwerfen“ z.B. am ersten Tag des Bearbeitungszeitraums keine Leistung erfasst, verteilen sich die 10 Stunden Aufwand daraufhin auf die übrigen 4 Tage bis zum Enddatum. Wenn Sie geleistete Stunden für eine Aufgabe erfassen, nimmt factro immer den Rest-Aufwand für die Berechnung.

    Aufgaben verschieben & Zeiträume anpassen

    Aufgaben verschieben Sie in der Auslastungsübersicht wie von factro gewohnt per Drag&Drop. Bewegen Sie die Aufgabe, die sich verschieben möchte, zum jeweiligen Zeitraum. Dabei zeigt factro eine Echtzeit-Vorschau der Veränderungen, sodass Sie sofort auf den ersten Blick erkennen, ob die Anpassung den gewünschten Effekt hat.

    Sie können Aufgaben dabei nicht nur bei dem derzeit ausgewählten Ausführenden verschieben, sondern auch einem anderen Teammitglied zuteilen. Zudem können Sie links und rechts am Balken ziehen, um die Dauer einer Aufgabe zu verlängern oder zu verkürzen. Dadurch haben gerade Teamleiter volle Übersicht und Flexibilität, um Lastspitzen zu vermeiden und Freiräume effektiv zu nutzen.

    Darstellung anpassen, skalieren und filtern

    Wie von factro gewohnt, können Sie auch in die Informationen der Auslastungsübersicht nach Ihren Wünschen präzisieren und aufbereiten. Dies geht über die von den anderen Visualisierungen gewohnten Filter (z.B. nach Projekt), aber auch nach Teammitglied.

    Zudem können Sie auch die Skalierung anpassen, damit Sie genau den Zeitraum auf einen Blick haben, der für Sie entscheidend ist. Wählen Sie dabei eine Anzeige von 2, 4, 6 oder 8 Wochen oder 3 Monaten. Die Skalierung können Sie mit dem Regler jederzeit anpassen.

    Arbeitszeiten konfigurieren

    Wenn Sie Ihre Arbeitszeiten oder die Ihrer Mitarbeiter einstellen wollen, geht das als Admin in der Benutzervewaltung, die Sie unter diesem Link erreichen. Wählen Sie den gewünschten Mitarbeiter aus und klicken Sie auf „Mitarbeiterverfügbarkeit bearbeiten“. Die Auslastungsübersicht wird sich dann an diesen Werten orientieren.

    Wenn Sie z.B. bei 30 Wochenstunden von Montag bis Mittwoch 8 Stunden und Donnerstags 6 Stunden arbeiten, dann ist die Fieberkurve bei einem Tageswert von 7 Stunden am Donnerstag rot, an den anderen Tagen jedoch nicht.

    Die Kurve der Auslastungsübersicht passt sich bei der Höhe der Spitze auch an die angegeben Werte an, sodass Tage mit weniger Stunden bei maximaler Auslastung visuell von Tagen mit mehr Stunden unterschieden werden können.

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