Der QM-Leiter ist eine echte Führungskraft
Als Leiter Qualitätsmanagement (ob im Automotive-Sektor, in der Lebensmittel-Branche oder im Gesundheitswesen wie Krankenhaus, Pflege-Einrichtung oder Altenheim) planen und organisierst Du umfangreiche Projekte. Doch neben der Fehlersuche und -beseitigung bist Du die Spinne im Netz: Interne und Externe wenden sich regelmäßig mit Fragen, Reklamationen und Optimierungsbedarfen an Dich.
Ablaufbeschreibungen, Nachweise, Audits, Management-Reviews und und und
Du sorgst dafür, dass alle erforderlichen Ablaufbeschreibungen und Nachweise erstellt werden bzw. verfügbar sind und koordinieren sowie realisieren den Abschluss von Qualitätssicherungsvereinbarungen mit Kunden und Lieferanten.
Du bereitest die Internen Audits vor und führen diese durch. Du verantwortest das gute Ergebnis bei Kunden- und Zertifizierungsaudits und übernehmen die Rolle des „QMB“, des sog. Qualitätsmanagementsystembeauftragten. Du auditierst Lieferanten für den Einkauf und bereiten das Management-Review (zumindest aus Sicht des QW / QM) für die oberste Leitung vor.
Wer hält Ihnen den Rücken frei?
Deine permanente Herausforderung: Du musst über ALLES ausreichend informiert sein und jederzeit fundierte Statusinformationen geben können. Und wer unterstützt Dich oder hilft Dir, den Überblick zu behalten – wer hält Dir den Rücken frei? Im Idealfall: Ein gutes System!
Schöne, neue QM-Welt
Was bedeutet also Qualitätsmanagement im Jahr 2021? Nicht nur Aufgaben, normative Anforderungen und Inhalte ändern sich fortlaufend. Auch die Digitalisierung schreitet voran und bietet dem Qualitätsmanager immer bessere Möglichkeiten, sein Arbeitsfeld zu organisieren. Das bedeutet auch neue Skills und ein verändertes Mindset.
- Entwicklungen im Qualitätsmanagement
- Neue Aufgabenfelder für QM-Verantwortliche
- QM geht heute anders: Digitale Leitfäden und cloud-basierte Tools
- Fazit: Die neuen Anforderungen an den Leiter Qualitätsmanagement
1. Entwicklungen im Qualitätsmanagement
Das Aufgabenspektrum im Qualitätsmanagement hat sich in den letzten Jahren entscheidend verändert: Neue Kundenanforderungen, die Digitalisierung – insbesondere im Mittelstand – und die zentrale Norm DIN EN ISO 9001 („Qualitätsmanagementsysteme / Anforderungen“) haben sowohl die Kompetenzen als auch die Rolle des Leiters QM maßgeblich beeinflusst.
Die Norm unterliegt dabei einem ständigen Überprüfungs- und Aktualisierungsprozess: So wurden im Laufe der letzten Jahre nicht nur zahlreiche Anforderungen an die Festlegung von Abläufen geändert, sondern auch eine strukturelle Harmonisierung mit anderen Normen („high level structure“) umgesetzt.
QM-Handbuch nicht mehr gefordert
Eine weitere wesentliche Änderung ist der risikobasierte und prozessorientierte Ansatz. Somit können Unternehmen, die bereits etablierten Risikomanagement-Methoden nutzen, diese mit Qualitätsmanagement-Aspekten erweitern.
Nicht mehr in der ISO 9001 enthalten sind die Forderung nach einem QMH (Qualitätsmanagementhandbuch) und einem QMB (Beauftragten der obersten Leitung für das Qualitätsmanagementsystem). Doch was bedeutet das für Dein QM-System?
Die Beschreibungen, wie es „im Unternehmen bzw. in der Organisation läuft“, orientieren sich immer weniger an der Normenstruktur, sondern immer mehr an den tatsächlichen Abläufen. Und die Personen, die dafür zuständig sind, übernehmen immer mehr die Verantwortung für Vorgaben, Umsetzung und Nachweisführung – und nicht mehr (wie früher häufig) das Qualitätsmanagement oder der QMB.
2. Neue Aufgabenfelder für QM-Verantwortliche
Die neuen Rahmenbedingungen führen nicht nur zu Veränderungen der QM-Systemdokumentation, sondern auch zu Änderungen in den Arbeits- und Aufgabenfeldern aller Führungskräfte und natürlich auch der QM-Mitarbeiter.
Interner Berater mit QM-Know-how
Der QM-Verantwortliche bzw. Leiter Qualitätsmanagement schlüpft dabei immer mehr in die Rolle des „internen Beraters“ und steht den Prozessverantwortlichen (als denjenigen, die für die Qualität innerhalb Deiner Abläufe selbst auch zuständig sind) mit seinem „QM-Know-how“ unterstützend zur Seite.
Spezialisten werden zurecht stärker in die Pflicht und Verantwortung für Deine Fachbereiche genommen. Der QM-Verantwortliche begleitet Dich lediglich “beratend” bei den Prozessfestlegungen, der konformen Umsetzung und dem Reporting. Früher war er hier noch viel stärker operativ involviert – das sollte sich spätestens mit Umsetzung der Inhalte der ISO 9001:2015 ändern.
Schnittstellenmanager für die kontinuierliche Verbesserung
So hat der QM-Verantwortliche zwar unverändert die organisatorischen und administrativen Abläufe im QM-Themenfeld selbst als Kernaufgabe, aber fungiert in den übrigen Abteilungen und Prozessen eher als Moderator und Schnittstellenmanager.
Sofern er nicht ergänzend für das Zusammenstellen bzw. Erstellen des Reportings zuständig ist, unterstützt er die „oberste Leitung“ dabei, ISO-9001-normkonforme Berichte zu verfassen sowie Qualitätsprobleme oder Probleme des Managementsystems zu identifizieren und deren Behebung zu koordinieren. Er ist dabei eine zentrale Führungskraft, die den kontinuierlichen Verbesserungsprozess gewährleistet.
Weitere Aufgabenfelder die in den Zuständigkeitsbereich des Leiters-QM als „echter Manager“ fallen können sein:
- Schulung der Mitarbeiter in QM-Themenfeldern und –Methoden
- Analyse von Fehlern (Produkte, Leistungen, Abläufe etc.) und Organisation / Überwachung der Ursachenbeseitigung
- Erstellung von Qualitätsauswertungen / -statistiken / -entwicklungen
- Leitung von Qualitätszirkeln, FMEA-Sitzungen, u.ä.
- Kontakt zu / Ansprechpartner für Kunden und Lieferanten in qualitätsrelevanten Themen
- Beratung von Führungskräften und der obersten Leitung im Bereich Qualitätsmanagement
- Organisation und Sicherstellung von anforderungskonformen Audits und Zertifizierungen sowie des kompletten QM-Systems
- zeitgemäßer Einsatz digitaler und infrastruktureller Möglichkeiten und Ressourcen
3. QM geht heute anders: Digitale Leitfäden und cloud-basierte Tools
Digitalisierung ist auch im Bereich des Qualitätsmanagements inzwischen unverzichtbar. Das betrifft nicht nur die Kommunikation mit internen und externen Beteiligten, um die Verfügbarkeit von Status-Informationen zu Aufgaben und Projekten sowie den Austausch und die Bereitstellung von qualitätsrelevanten Daten orts- und zeitunabhängig zu gewährleisten.
Digitale Strukturvorlagen: Spart Zeit und schafft Überblick
Auch für wiederkehrende Aufgaben – wie die Reklamationsbearbeitung oder die internen Audits – stellen digitale Arbeitsschemata und Strukturvorlagen eine Arbeitserleichterung dar. Aufwände für die Vorbereitung können damit wesentlich verkürzt werden, standortübergreifend kann die Bereitstellung stets aktueller Vorgaben zur Aufgabenbearbeitung erfolgen und gleichlautend auch die Rückmeldung bzw. Verfügbarkeit der Arbeitsergebnisse. Samt dem zeitlichen Engagement.
Die Vorteile eines digitalen Leitfadens
- Klare inhaltliche Arbeitsvorgabe
- Eindeutige Zuweisung von Zuständigkeiten
- Verbindliche Terminierung der Bearbeitung
- Prioritätensetzung
Und noch etwas: Die Organisation von Meetings und Besprechungen ist weniger zeitaufwändig. Da alle zu besprechenden Punkte (= Aufgaben) online in einer Cloud verfügbar sind, besteht nicht die Notwendigkeit, sich zu persönlich zu treffen.
Operative Tätigkeiten werden reduziert
Per Videokonferenz sehen alle Beteiligten die zu besprechenden Punkte, Rückmeldungen sind oder werden begleitend dokumentiert und damit ist ein nachbereitendes Protokoll überflüssig. Warum? Der letzte Stand aller Informationen steht unmittelbar nach der Erfassung allen Beteiligten zur Verfügung. Das stärkt auch die Rolle des QM-Verantwortlichen als Manager und reduziert bei ihm die operativen (oder sogar Sekretariats-)Tätigkeiten!
Der Projektstrukturbau in factro
4. Fazit: Die neuen Anforderungen an den Leiter Qualitätsmanagement
Als Leiter im Bereich Qualitätsmanagement oder auch als „QMB“ musst Du nicht nur in unterschiedlichen Themenfeldern “zu Hause” sein. Der gekonnte Umgang mit Menschen ist ein erster wesentlicher Faktor.
Empathie und Kommunikationsstärke
Mit Empathie, aber auch Kommunikationsstärke wirst Du für interne wie externe Kunden und Kontaktpersonen ein gesuchter Ansprechpartner sein, der den externen Kunden versteht, von dem aber insbesondere erwartet wird, das er, zwar mit Hinblick auf Kundenzufriedenheit, aber letztendlich doch die Interessen des eigenen Unternehmens vertritt.
Die Kompetenz in der Anwendung von QM-Methoden und -Vorgehensweisen ist wichtig, um als Moderator in QM-Meetings oder Qualitätszirkeln bestehen zu können und dabei im erforderlichen Umfang auch die zweckmäßige und sachlich richtige Entscheidung zu treffen oder zumindest vorzubereiten.
Software und Tools
Gleichzeitig führt kein Weg an digitalen Kompetenzen und am Umgang mit entsprechender Software vorbei. Nur so können die Arbeiten im QM-Bereich prozessorientiert und effizient organisiert und koordiniert werden. Projektmanagement-Tools, wie factro, unterstützt Du dabei, auf die Frage “Wer macht was bis wann?” immer die passende Antwort zu haben. Drohen Deadlines zu reißen, kannst Du rechtzeitig eingreifen und unterstützen.
Und: Da Qualitätsmanagement letztendlich gute Teamarbeit ist, muss der Leiter Qualitätsmanagement ein guter Teamleader sein – eine echte Führungskraft.
