Der QM-Leiter ist eine echte FĂŒhrungskraft
Als Leiter QualitĂ€tsmanagement (ob im Automotive-Sektor, in der Lebensmittel-Branche oder im Gesundheitswesen wie Krankenhaus, Pflege-Einrichtung oder Altenheim) planen und organisierst Du umfangreiche Projekte. Doch neben der Fehlersuche und -beseitigung bist Du die Spinne im Netz: Interne und Externe wenden sich regelmĂ€Ăig mit Fragen, Reklamationen und Optimierungsbedarfen an Dich.
Ablaufbeschreibungen, Nachweise, Audits, Management-Reviews und und und
Du sorgst dafĂŒr, dass alle erforderlichen Ablaufbeschreibungen und Nachweise erstellt werden bzw. verfĂŒgbar sind und koordinieren sowie realisieren den Abschluss von QualitĂ€tssicherungsvereinbarungen mit Kunden und Lieferanten.
Du bereitest die Internen Audits vor und fĂŒhren diese durch. Du verantwortest das gute Ergebnis bei Kunden- und Zertifizierungsaudits und ĂŒbernehmen die Rolle des âQMBâ, des sog. QualitĂ€tsmanagementsystembeauftragten. Du auditierst Lieferanten fĂŒr den Einkauf und bereiten das Management-Review (zumindest aus Sicht des QW / QM) fĂŒr die oberste Leitung vor.
Wer hĂ€lt Dir den RĂŒcken frei?
Deine permanente Herausforderung: Du musst ĂŒber ALLES ausreichend informiert sein und jederzeit fundierte Statusinformationen geben können. Und wer unterstĂŒtzt Dich oder hilft Dir, den Ăberblick zu behalten â wer hĂ€lt Dir den RĂŒcken frei? Im Idealfall: Ein gutes System!
Schöne, neue QM-Welt
Was bedeutet also QualitÀtsmanagement im Jahr 2024? Nicht nur Aufgaben, normative Anforderungen und Inhalte Àndern sich fortlaufend. Auch die Digitalisierung schreitet voran und bietet dem QualitÀtsmanager immer bessere Möglichkeiten, sein Arbeitsfeld zu organisieren. Das bedeutet auch neue Skills und ein verÀndertes Mindset.
- Entwicklungen im QualitÀtsmanagement
- Neue Aufgabenfelder fĂŒr QM-Verantwortliche
- QM geht heute anders: Digitale LeitfÀden und cloud-basierte Tools
- Fazit: Die neuen Anforderungen an den Leiter QualitÀtsmanagement
1. Entwicklungen im QualitÀtsmanagement
Das Aufgabenspektrum im QualitĂ€tsmanagement hat sich in den letzten Jahren entscheidend verĂ€ndert: Neue Kundenanforderungen, die Digitalisierung â insbesondere im Mittelstand â und die zentrale Norm DIN EN ISO 9001 (âQualitĂ€tsmanagementsysteme / Anforderungenâ) haben sowohl die Kompetenzen als auch die Rolle des Leiters QM maĂgeblich beeinflusst.
Die Norm unterliegt dabei einem stĂ€ndigen ĂberprĂŒfungs- und Aktualisierungsprozess: So wurden im Laufe der letzten Jahre nicht nur zahlreiche Anforderungen an die Festlegung von AblĂ€ufen geĂ€ndert, sondern auch eine strukturelle Harmonisierung mit anderen Normen (âhigh level structureâ) umgesetzt.
QM-Handbuch nicht mehr gefordert
Eine weitere wesentliche Ănderung ist der risikobasierte und prozessorientierte Ansatz. Somit können Unternehmen, die bereits etablierten Risikomanagement-Methoden nutzen, diese mit QualitĂ€tsmanagement-Aspekten erweitern.
Nicht mehr in der ISO 9001 enthalten sind die Forderung nach einem QMH (QualitĂ€tsmanagementhandbuch) und einem QMB (Beauftragten der obersten Leitung fĂŒr das QualitĂ€tsmanagementsystem). Doch was bedeutet das fĂŒr Dein QM-System?
Die Beschreibungen, wie es âim Unternehmen bzw. in der Organisation lĂ€uftâ, orientieren sich immer weniger an der Normenstruktur, sondern immer mehr an den tatsĂ€chlichen AblĂ€ufen. Und die Personen, die dafĂŒr zustĂ€ndig sind, ĂŒbernehmen immer mehr die Verantwortung fĂŒr Vorgaben, Umsetzung und NachweisfĂŒhrung â und nicht mehr (wie frĂŒher hĂ€ufig) das QualitĂ€tsmanagement oder der QMB.
2. Neue Aufgabenfelder fĂŒr QM-Verantwortliche
Die neuen Rahmenbedingungen fĂŒhren nicht nur zu VerĂ€nderungen der QM-Systemdokumentation, sondern auch zu Ănderungen in den Arbeits- und Aufgabenfeldern aller FĂŒhrungskrĂ€fte und natĂŒrlich auch der QM-Mitarbeiter.
Interner Berater mit QM-Know-how
Der QM-Verantwortliche bzw. Leiter QualitĂ€tsmanagement schlĂŒpft dabei immer mehr in die Rolle des âinternen Beratersâ und steht den Prozessverantwortlichen (als denjenigen, die fĂŒr die QualitĂ€t innerhalb Deiner AblĂ€ufe selbst auch zustĂ€ndig sind) mit seinem âQM-Know-howâ unterstĂŒtzend zur Seite.
Spezialisten werden zurecht stĂ€rker in die Pflicht und Verantwortung fĂŒr Deine Fachbereiche genommen. Der QM-Verantwortliche begleitet Dich lediglich âberatendâ bei den Prozessfestlegungen, der konformen Umsetzung und dem Reporting. FrĂŒher war er hier noch viel stĂ€rker operativ involviert â das sollte sich spĂ€testens mit Umsetzung der Inhalte der ISO 9001:2015 Ă€ndern.
Schnittstellenmanager fĂŒr die kontinuierliche Verbesserung
So hat der QM-Verantwortliche zwar unverĂ€ndert die organisatorischen und administrativen AblĂ€ufe im QM-Themenfeld selbst als Kernaufgabe, aber fungiert in den ĂŒbrigen Abteilungen und Prozessen eher als Moderator und Schnittstellenmanager.
Sofern er nicht ergĂ€nzend fĂŒr das Zusammenstellen bzw. Erstellen des Reportings zustĂ€ndig ist, unterstĂŒtzt er die âoberste Leitungâ dabei, ISO-9001-normkonforme Berichte zu verfassen sowie QualitĂ€tsprobleme oder Probleme des Managementsystems zu identifizieren und deren Behebung zu koordinieren. Er ist dabei eine zentrale FĂŒhrungskraft, die den kontinuierlichen Verbesserungsprozess gewĂ€hrleistet.
Weitere Aufgabenfelder die in den ZustĂ€ndigkeitsbereich des Leiters-QM als âechter Managerâ fallen können sein:
- Schulung der Mitarbeiter in QM-Themenfeldern und âMethoden
- Analyse von Fehlern (Produkte, Leistungen, AblĂ€ufe etc.) und Organisation / Ăberwachung der Ursachenbeseitigung
- Erstellung von QualitÀtsauswertungen / -statistiken / -entwicklungen
- Leitung von QualitÀtszirkeln, FMEA-Sitzungen, u.À.
- Kontakt zu / Ansprechpartner fĂŒr Kunden und Lieferanten in qualitĂ€tsrelevanten Themen
- Beratung von FĂŒhrungskrĂ€ften und der obersten Leitung im Bereich QualitĂ€tsmanagement
- Organisation und Sicherstellung von anforderungskonformen Audits und Zertifizierungen sowie des kompletten QM-Systems
- zeitgemĂ€Ăer Einsatz digitaler und infrastruktureller Möglichkeiten und Ressourcen
3. QM geht heute anders: Digitale LeitfÀden und cloud-basierte Tools
Digitalisierung ist auch im Bereich des QualitĂ€tsmanagements inzwischen unverzichtbar. Das betrifft nicht nur die Kommunikation mit internen und externen Beteiligten, um die VerfĂŒgbarkeit von Status-Informationen zu Aufgaben und Projekten sowie den Austausch und die Bereitstellung von qualitĂ€tsrelevanten Daten orts- und zeitunabhĂ€ngig zu gewĂ€hrleisten.
Digitale Strukturvorlagen: Spart Zeit und schafft Ăberblick
Auch fĂŒr wiederkehrende Aufgaben â wie die Reklamationsbearbeitung oder die internen Audits â stellen digitale Arbeitsschemata und Strukturvorlagen eine Arbeitserleichterung dar. AufwĂ€nde fĂŒr die Vorbereitung können damit wesentlich verkĂŒrzt werden, standortĂŒbergreifend kann die Bereitstellung stets aktueller Vorgaben zur Aufgabenbearbeitung erfolgen und gleichlautend auch die RĂŒckmeldung bzw. VerfĂŒgbarkeit der Arbeitsergebnisse. Samt dem zeitlichen Engagement.
Die Vorteile eines digitalen Leitfadens
- Klare inhaltliche Arbeitsvorgabe
- Eindeutige Zuweisung von ZustÀndigkeiten
- Verbindliche Terminierung der Bearbeitung
- PrioritÀtensetzung
Und noch etwas: Die Organisation von Meetings und Besprechungen ist weniger zeitaufwĂ€ndig. Da alle zu besprechenden Punkte (= Aufgaben) online in einer Cloud verfĂŒgbar sind, besteht nicht die Notwendigkeit, sich zu persönlich zu treffen.
Operative TĂ€tigkeiten werden reduziert
Per Videokonferenz sehen alle Beteiligten die zu besprechenden Punkte, RĂŒckmeldungen sind oder werden begleitend dokumentiert und damit ist ein nachbereitendes Protokoll ĂŒberflĂŒssig. Warum? Der letzte Stand aller Informationen steht unmittelbar nach der Erfassung allen Beteiligten zur VerfĂŒgung. Das stĂ€rkt auch die Rolle des QM-Verantwortlichen als Manager und reduziert bei ihm die operativen (oder sogar Sekretariats-)TĂ€tigkeiten!
Der Projektstrukturbau in factro
4. Fazit: Die neuen Anforderungen an den Leiter QualitÀtsmanagement
Als Leiter im Bereich QualitĂ€tsmanagement oder auch als âQMBâ musst Du nicht nur in unterschiedlichen Themenfeldern âzu Hauseâ sein. Der gekonnte Umgang mit Menschen ist ein erster wesentlicher Faktor.
Empathie und KommunikationsstÀrke
Mit Empathie, aber auch KommunikationsstĂ€rke wirst Du fĂŒr interne wie externe Kunden und Kontaktpersonen ein gesuchter Ansprechpartner sein, der den externen Kunden versteht, von dem aber insbesondere erwartet wird, das er, zwar mit Hinblick auf Kundenzufriedenheit, aber letztendlich doch die Interessen des eigenen Unternehmens vertritt.
Die Kompetenz in der Anwendung von QM-Methoden und -Vorgehensweisen ist wichtig, um als Moderator in QM-Meetings oder QualitĂ€tszirkeln bestehen zu können und dabei im erforderlichen Umfang auch die zweckmĂ€Ăige und sachlich richtige Entscheidung zu treffen oder zumindest vorzubereiten.
Software und Tools
Gleichzeitig fĂŒhrt kein Weg an digitalen Kompetenzen und am Umgang mit entsprechender Software vorbei. Nur so können die Arbeiten im QM-Bereich prozessorientiert und effizient organisiert und koordiniert werden. Projektmanagement-Tools, wie factro, unterstĂŒtzt Du dabei, auf die Frage âWer macht was bis wann?â immer die passende Antwort zu haben. Drohen Deadlines zu reiĂen, kannst Du rechtzeitig eingreifen und unterstĂŒtzen.
Und: Da QualitĂ€tsmanagement letztendlich gute Teamarbeit ist, muss der Leiter QualitĂ€tsmanagement ein guter Teamleader sein â eine echte FĂŒhrungskraft.