KI-Tools für Projektmanagement

Eine Frau tippt etwas auf dem Laptop

Projektplanung mit künstlicher Intelligenz

Mit dem Durchbruch von ChatGPT des Entwicklers OpenAI ist das Thema Künstliche Intelligenz mit voller Kraft im Mainstream angekommen. Dank solcher Tools wird KI zugänglich und leicht benutzbar. Besondere technische Vorkenntnisse oder eine komplizierte Konfiguration sind nicht nötig.

Neben generativen Chatbots und ähnlichen Lösungen, die vor allem Texte bereitstellen, gibt es mit Midjourney oder DALL-E auch leistungsfähige Bild-Generatoren. Doch auch im professionellen Umfeld wird KI immer präsenter. KI im Projektmanagement tritt zunehmend in den Vordergrund. Das machen sich auch Anbieter von Projektmanagement-Tools zu Nutze, um darauf basierend neue Funktionen anzubieten.

Der folgende Artikel zeigt, welche KI-Tools für Projektmanagement es gibt, welche Anbieter es auf der Roadmap haben, welche Funktionen und Mehrwerte sie bieten und wo die Entwicklung in der Zukunft noch hingehen kann.

  1. factro
  2. Asana
  3. Wrike
  4. Trello
  5. Notion

1. factro

Der deutsche Anbieter factro hat das Thema Künstliche Intelligenz bereits auf seiner Roadmap verankert, auch wenn derzeit noch keine entsprechenden Funktionen angeboten werden. Auf der Agenda des Unternehmens sind weitere Details zu geplanten innovativen Entwicklungen für die Zukunft in Aussicht gestellt.

Doch auch ohne KI-Funktionen bietet factro eine ganze Reihe von Automatismen, die den Projektalltag und die Zusammenarbeit im Team vereinfachen und für viele Nutzer schon als Automatik ausreichen können. Dazu gehört die sogenannte Deadline-Ampel, ein Frühwarnsystem für offene Aufgaben. Steht die Deadline einer Aufgabe kurz bevor, können das Nutzer sofort an den Aufgaben erkennen. Zudem gibt es Benachrichtigungen und optische Hinweise dazu. Das ist auch der Fall, wenn eine Deadline überschritten ist.

factro Auslastung
Die Ressourcenauslastung in factro

Des Weiteren lassen sich in factro Abhängigkeiten zwischen Aufgaben in einer Vorgänger-Nachfolger-Beziehung herstellen. Sobald der Vorgänger abgeschlossen ist, erhältst Du automatisch eine Benachrichtigung. Wird die Deadline der Vorgänger-Aufgabe verschoben, kannst Du zudem sofort auch den Nachfolger um den gleichen Zeitraum verschieben.

Darüber hinaus zeigt die Auslastungsübersicht an, wie voll die virtuellen Schreibtische der Teammitglieder sind und ermöglicht so eine präzise Planung und Verteilung von To-Dos. Das vereinfacht die Ressourcenplanung im Projektmanagement erheblich. Ist ein Kollege zu stark eingespannt, färbt factro die Fieberkurve automatisch entsprechend ein.

Zusammenfassung für factro und KI:

  • Noch keine KI-Funktionen, dafür viele Automatismen
  • Deadline-Ampel: Warnsystem für drohenden und überschrittene Deadlines
  • Abhängigkeiten: Aufgaben als Vorgänger und Nachfolger festlegen und immer up to date sein
  • Auslastungsübersicht: Automatische Erkennung von zu stark ausgelasteten Teammitgliedern

Link zum Tool: factro

2. Asana

Der US-Anbieter Asana fasst die KI-Funktionen seines Tools unter dem Begriff Asana Intelligence zusammen. Dazu gehören einerseits eigene Features, die die “Asana AI” nutzen, sowie die Integration von generativer KI von Drittanbietern, z.B. von OpenAI. Die “Asana AI” ist selbst entwickelt und basiert auf “proprietären Machine-Learning-Modellen”.

Während die eigene KI keine nutzergenerierten Daten nutzt (z.B. Kommentare oder Aufgabenbeschreibungen), greifen die Funktionen der sogenannten “KI-Partner” jedoch darauf zurück. Der Anbieter beteuert allerdings, dass die Daten nicht für das Training der KI-Modelle verwendet werden. Alle Daten einer Abfrage sollen nach Beantwortung gelöscht werden.

Eine Beispielgrafik des Asana Editors mit KI-Funktion
Ein Beispiel für den Asana Editor mit Textgenerierung

Zu den Funktionen von Asana mit KI zählen:

  • Empfehlungen für Projekte, Aufgaben und Teams: Basierend auf der Nutzung und Interaktion mit Inhalten in Asana, schlägt das Tool Projekte, Aufgaben und Teams vor
  • Editor: Unterstützung beim Verfassen von Antworten durch generative KI von Partnern
  • Zusammenfassungen: Automatische Dokumentation von Aufgaben und Highlights aus Gesprächen, Aufgaben und Kommentaren

Link zum Tool: Asana

3. Wrike

Wrike ist ein weiteres Tool aus den USA, das mit verschiedenen KI-Funktionalitäten wirbt und diese unter Work Intelligence zusammenfasst. Wie Asana finden sich auch in diesem Tool u.a. eine generative KI für die Texterstellung sowie Vorschläge basierend auf der eigenen Nutzung des Tools. Dazu gehören bspw. Aufgabenbeschreibungen, eine Meeting Agenda oder ein Briefing. Bestehenden Texte können von der KI wahlweise auch in Stichpunkten zusammengefasst, übersetzt oder verkürzt werden.

In puncto Risikoerkennung verspricht Wrike eine auf Machine Learning basierende Erkennung früherer Muster aus alten Projekten, um Risiken vorherzusagen. Dies soll verhindern, dass Projekte sich verzögern oder Ressourcen ineffizient genutzt werden. Außerdem soll die Künstliche Intelligenz wiederkehrendende Aktivitäten erkennen und dann auf Wunsch Vorschläge für einen verbesserten Workflow machen.

Eine Beispielgrafik des Wrike Editors mit KI-Funktion
Ein Beispiel für den Wrike Editor mit Textgenerierung

Einige der Features mit KI-Unterstützung laut Wrike:

  • Textverarbeitung: Aufgabenbeschreibung in einem bestimmten Stil erstellen, z.B. Briefing oder Meeting Agenda. Dazu Übersetzung, Zusammenfassung und Umformulierung bestehender Textbausteine
  • Risikomanagement: Vorhersage von potentiellen Projektrisiken basierend auf historischen Projektdaten
  • Workflow-Vorschläge: Automatische Erkennung repetitiver Vorgänge mit vorgeschlagenen Workflows

Link zum Tool: Wrike

4. Trello

Das Tool Trello, das zum US-Unternehmen Atlassian gehört, bietet seit Ende 2023 erste KI-Features für das Projektmanagement. Der Hersteller fasst die Funktionen unter Atlassian Intelligence zusammen. Admins einer Organisation können die Funktionen optional aktivieren, da sie nicht ab Werk eingeschaltet sind. Für Trello sind die Funktionen bis zuletzt noch in einer Beta und beschränken sich nur auf generative KI, andere Atlassian-Tools bieten zum Start einen z.T. größeren Funktionsumfang.

Der in Trello testbare Teil der KI-Funktionen ist dabei ähnlich wie die Textverarbeitung in z.B. Wrike. Die Künstliche Intelligenz kann dabei Texte zusammenfassen, Rechtschreibung oder Grammatik korrigieren oder Vorschläge für neue Texte erstellen.

Zu den KI-Funktionen bei Trello gehören:

  • Texte zusammenfassen
  • Rechtschreibung oder Grammatik prüfen
  • Vorschläge für Beschreibungen erhalten

Link zum Tool: Trello

5. Notion

Notion ist eine Projektmanagement-Software, die u.a. im agilen Umfeld, als Wiki oder der Kampagnenplanung zum Einsatz kommt. Die Software mit Sitz in den USA bietet die Notion-KI als kostenpflichtiges Add-On zu seinen Tarifen an. Die Kosten belaufen sich auf 8 bzw. 10 US-Dollar pro Monat und Nutzer bei monatlicher bzw. jährlicher Abrechnung.

Zum Funktionsumfang gehört die Möglichkeit, konkrete Fragen zu Projekten, Wikis oder Dokumenten zu stellen, z.B. woran ein bestimmtes Team gerade arbeitet. Wie bei den anderen Anbietern spielt generative KI in der Textbearbeitung eine große Rolle. Bei Notion kann die AI u.a. beim Schreiben unterstützen oder Inspiration zu bestimmten Fragestellungen liefern. Außerdem sind Übersetzungen, vereinfachte Erklärungen oder Anpassungen der Tonalität möglich.

Abschließend kann die KI laut Notion Inhalte durchsuchen, um daraus Anschlussaktionen zu generieren. Dazu gehört bspw. die Erarbeitung von Aufgaben aus Meeting-Notizen oder die Zusammenfassung von Inhalten aus verschiedenen Dokumenten.

Eine Beispielgrafik für die Notion-KI mit Fragen
Ein Beispiel für die Notion-KI mit Frage und Antwort

Beispiele für KI-Features von Notion:

  • Fragen zu Inhalten der eigenen Cloud
  • Textvearbeitung: Zusammenfassung, Texterstellung, Übersetzungen
  • Analyse bestehender Inhalte auf Anschlussaktionen

Link zum Tool: Notion

Auf KI-Washing aufpassen

Neben den vielen Vorteilen, die Künstliche Intelligenz generell mitbringt, gibt es auf dem Markt auch Schattenseiten des Hypes um KI: Einige Anbieter bezeichnen bestehende Features, Formeln oder Systeme als “KI”, obwohl sie wenig mit dem eigentlichen Thema zu tun haben. Das ähnelt dem bekannten “Greenwashing”. Daher könnte man im Kontext der Künstlichen Intelligenz von KI-Washing sprechen. Als Benutzer oder Interessierter eines Tools sollte man daher genauer hinsehen, denn der Begriff “KI” wird nicht ausschließlich für echte KI-Technologien genutzt.

Aber zum Kontext gehört auch: Viele als “KI” vermarktete Funktionen befinden sich noch in der Entwicklungsphase und könnten sich schneller als erwartet weiterentwickeln und noch mehr Nutzen bringen. Ein Beispiel hierfür sind bereits existierende Frühwarnsysteme für Deadlines, Benachrichtigungen bei Verzögerungen abhängiger Aufgaben oder Kalkulationen für beispielsweise Kostenpläne. Mithilfe einer KI könnten diese oft einzeln vorhandenen Informationen in einem umfassenderen Kontext betrachtet werden. So könnte bei veränderten Bedingungen mit einem Klick ein aktualisierter Statusbericht erstellt werden, um diesen etwa mit Kunden, Dienstleistern oder der Unternehmensleitung zu teilen.

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