KI: Zukunft für öffentliche Verwaltung
Die Digitalisierung hat mittlerweile auch die öffentliche Verwaltung erreicht – Faxgerät adé! Obwohl noch nicht alle Digitalisierungsmaßnahmen, etwa Bestandteile des E-Government-Gesetz, umgesetzt wurden, steht bereits eine neue Entwicklung an: der Einsatz von Künstlicher Intelligenz. Was in unserer Freizeit fast schon selbstverständlich ist, soll nun auch in öffentliche Verwaltungen einziehen.
KI-Systeme in der öffentlichen Verwaltung können dabei helfen, Verwaltungsabläufe effizienter zu gestalten und zu automatisieren. Davon profitieren vor allem Bürgerinnen und Bürger, die durch den Einsatz künstlicher Intelligenz einen besseren Zugang zu Verwaltungsangelegenheiten bekommen. Aber wie sieht der KI-Einsatz in der öffentlichen Verwaltung aus? Welche Chancen und Herausforderungen ergeben sich im Change Management in der Verwaltung? Das erfährst Du in diesem Blogartikel.
Der Einsatz von KI in der Verwaltung ist eine Umstellung
Wo wird KI bereits eingesetzt?
Zuerst einmal die Frage: Was genau steckt hinter einer künstlichen Intelligenz? Künstliche Intelligenz begegnet uns im Internet an jeder Ecke. Von der Rechtschreibprüfung über die Textgenerierung bis hin zur automatischen Erstellung von ganzen Projektstrukturen gibt es viele praktische Tools, die auf der fortschrittlichen Technologie basieren.
Eine künstliche Intelligenz, beispielsweise ChatGPT, kann die menschliche Sprache imitieren und ist in der Lage, dazuzulernen. Die Grundlage hierfür sind Large Language Models, also Sprachmodelle, die mit riesigen Mengen an Text gefüttert werden. Anschließend wird ein Algorithmus damit trainiert, um zu verstehen, wie Sätze gebildet werden und welche Wörter am wahrscheinlichsten aufeinanderfolgen.
In Behörden ist der Einsatz von künstlicher Intelligenz kein Zukunftsthema mehr, sondern bereits im operativen Einsatz. Beispielsweise für
- Antragsvorprüfung (Vollständigkeit, Plausibilität)
- Dokumentenklassifikationen (Posteingang, E-Akten)
- Bürgerkommunikation per Chatbot
- Betrugs- und Anomalieerkennung
- Wissensmanagement in Behörden (Suche in Verwaltungsvorschriften)
Welche Ziele verfolgt die KI-Strategie der Bundesregierung?
Mit dem KI-Aktionsplan (PDF) der Bundesregierung verfolgt Deutschland das Ziel, KI sicher und gemeinwohlorientiert einzusetzen, um gemeinsam souveräner werden. Zentrale Ziele für den öffentlichen Sektor sind:
- Beschleunigung von Verwaltungsverfahren
- Unterstützung von Fachkräften in stark belasteten Bereichen
- Verbesserung der Krisenbewältigung durch Mustererkennung
- Nutzung von Big Data für Umweltforschung und Umweltanwendungen
Welche Hintergründe und Praxisbeispiele gibt es für KI in Behörden?
KI entfaltet ihren größten Nutzen dort, wo hohe Fallzahlen auf knappe personelle Ressourcen treffen. Denn eine KI kann dabei helfen, regelmäßige Abläufe in Verwaltungsakten effizienter zu gestalten und zu automatisieren. Das wiederum trägt zur Entlastung der Mitarbeitenden bei, deren Arbeitskraft an anderer Stelle genutzt werden kann.
Außerdem wird durch Rund-um-die-Uhr-Services die Kommunikation mit Bürgerinnen und Bürgern gestärkt. Auch Menschen, die beispielsweise im Schichtdienst arbeiten, haben so einen besseren Zugang zu Antworten auf individuelle Fragen, beispielsweise durch Chatbots.
Ein weiterer Vorteil einer KI ist, dass sie dazulernen kann. Optimierte Algorithmen führen zu verbesserten Suchergebnissen oder einer besseren Fehlererkennung.
Welche konkreten Anwendungsbeipsiele zeigen den Nutzen von der KI in der Verwaltung?
Ein Beispiel für den Praxiseinsatz von KI in der Verwaltung ist die Bundesagentur für Arbeit: Zur Überprüfung der Echtheit von Studienbescheinigungen wird eine KI eingesetzt, die mit Bescheinigungen aller Hochschulen in Deutschland trainiert wurde. Weitere Einsatzzwecke, wie das Erstellen von Stellenanzeigen, skizziert die Arbeitsagentur auf ihrer Website.
Auf Websites wiederum können Chatbots dabei helfen, auch außerhalb der Öffnungszeiten Fragen zu beantworten, auf Wunsch auch per Spracheingabe. Durch Antworten in hörbarer Sprache wird eine natürliche Konversation simuliert.
Und auch beim Suchen und Finden von Formularen kann eine KI eine gute Unterstützung sein. Außerdem besteht die Möglichkeit, die KI bei Verständnisproblemen anzuweisen, Texte in vereinfachter Sprache wiederzugeben. So wird nicht nur die Barrierefreiheit gefördert, sondern auch die Richtigkeit von Formularen kann vor dem Absenden kontrolliert werden. Das spart den bearbeitenden Personen Zeit und schützt vor langwierigen Verwaltungsakten.
In einigen Ämtern, wie zum Beispiel im Bürgerbüro Ludwigsburg, haben sich mittlerweile auch Serviceroboter durchgesetzt, die Hinweise geben oder Anliegen abwickeln.
Weitere Einsatzgebiete können sein:
- beim Zoll für die Erkennung von gefälschten Produkten
- im Bereich Steuern für eine Auswertung der Steuern im EU-Raum
KI begegnet uns im Alltag immer mehr
Wie unterstützt KI die Landesverwaltungen?
Für die Mitarbeitenden der Landesverwaltung Baden-Württemberg gibt es seit Mai 2023 das Programm F13. Hierbei handelt es sich um einen Text-Assistenten, der auf generativer KI basiert. So können Mitarbeitende Texte einfügen, die dann als zusammengefasste Version kopiert oder heruntergeladen werden können. Auch bei der Recherche unterstützt das Programm, indem große Mengen an Informationen aufbereitet und Antworten auf konkret gestellte Fragen ausgegeben werden. Außerdem können verschiedene Dokumente zusammengeführt und als Fließtext erstellt sowie Kabinettsvorlagen als Word-Dokument hochgeladen werden.
Welche Herausforderungen entstehen bei der Einführung von KI?
Natürlich ergeben sich durch den Einsatz einer künstlichen Intelligenz auch Herausforderungen sowie ethische und rechtliche Bedenken. Zum Beispiel was das Thema Datenschutz betrifft: Was passiert mit den gesammelten Daten? Und welche Daten dürfen überhaupt von wem gesammelt und verwendet werden – z.B. wenn ich ChatGPT für Projektmanagement nutze?
Denn noch immer sind keine einheitlichen gesetzlichen Regelungen für KI-Anwendungen getroffen worden. Einen ersten Vorstoß seitens der EU gibt es allerdings schon, nämlich den sogenannten AI Act.
AI ACT
2023 beschloss das EU-Parlament mit dem AI Act das erste Gesetz zur Reglementierung von Künstlicher Intelligenz. Darin enthalten sind drei wesentliche Punkte:
- Je größer das Risiko, desto strenger die Auflagen. Die KI-Systeme werden in vier Risikogruppen unterteilt: minimales, begrenztes, hohes und inakzeptables Risiko. Je nach Einstufung sind unterschiedliche Anforderungen vorgegeben.
- Menschen in Gruppen einzuteilen ist verboten. Dazu zählen zum Beispiel Herkunft, Religion oder Hautfarbe. So soll Diskriminierung verhindert werden.
- Gesichtserkennung im öffentlichen Raum ist nur für Sicherheitsbehörden erlaubt. Ungezieltes Herausfiltern von Bildern aus Überwachungskameras für Datenbanken ist demnach nicht erlaubt.
Die Mitgliedstaaten der EU müssen nun die Anwendungen in dem jeweiligen Land prüfen und die entsprechenden Anforderungen erfüllen.
Für die einzelnen Behörden ist dabei essenziell, die Akzeptanz der Nutzer sicherzustellen. Hierbei besonders wichtig ist Transparenz. Um den Menschen KI greifbar und attraktiv zu machen, sollte nachvollziehbar erklärt werden, was die Einsatzzwecke und Gründe für eine künstliche Intelligenz sind. Auch aufzuzeigen, warum Bürgerinnen und Bürger der KI vertrauen können, ist von großer Bedeutung.
Zudem braucht es Expertinnen und Experten, die innerhalb der öffentlichen Verwaltung die richtigen Voraussetzungen schaffen. Denn sie können prüfen, wo der Einsatz einer KI möglich ist, wo Problemstellen lauern und wie die Umsetzung am besten angegangen werden kann.
Beratungsangebote für Verwaltungen
Damit die einzelnen Dienststellen der Städte und Kommunen nicht auf sich allein gestellt sind, entstehen immer mehr Beratungsangebote, wie zum Beispiel das Beratungszentrum für Künstliche Intelligenz (BeKI). Dies ist eine zentrale Anlaufstelle für Vorhaben in der Bundesverwaltung. Hier wird mit dem Datenlabor des BMI (Bundesministerium des Innern und für Heimat) und StBA (Statistisches Bundesamt), dem Bundeskanzleramt und vier Pilotressorts zusammengearbeitet.
Außerdem besteht die Möglichkeit, sich bei Fragen beraten oder an Fachpersonen weiterleiten zu lassen, z.B. im Kompetenzzentrum für KI im BMF (Bundesfinanzministerium) oder im ITZBund. Zudem werden Vernetzungs- und Schulungsangebote sowie verlässliche Informationen bereitgestellt.
Weiterbildung & Schulungen
Zur Förderung des Know-Hows und entsprechender KI-Kompetenzen wurde mittlerweile auch ein Schulungsangebot des IT-Planungsrats zum Thema KI und öffentliche Verwaltung ins Leben gerufen. In dieser Schulung werden wichtige Grundlagen vermittelt, Anwendungsszenarien besprochen und ethische sowie rechtliche Aspekte diskutiert. Da das Material für ein Selbststudium ausgelegt ist, kann jederzeit damit begonnen werden.👉 Zur Schulung: KI in öffentlichen Verwaltungen (egov-campus.org)
Weitere Informationen rund um das Thema KI und Digitalisierung werden von dem Kompetenzzentrum Öffentliche IT zur Verfügung gestellt.
Außerdem hat der Stifterverband für KI die Lernplattform „KI-Campus“ gegründet, auf der Kurse für den Einsatz von KI im öffentlichen Sektor angeboten werden:
👉 KIÖV – KI in öffentlichen Verwaltungen (ki-campus.org)👉 Zu den Publikationen:
KI im Behördeneinsatz – Erfahrungen und Empfehlungen (oeffentliche-it.de)
Beispiel: Marktplatz der KI-Möglichkeiten
Im Rahmen des BeKI soll ein digitaler Marktplatz für Ministerien und Behörden entstehen, die sich aufgrund ähnlicher Bedarfe und passender KI-Anwendungen miteinander vernetzen können. Zum einen führt das zu mehr Transparenz in der Anwendungslandschaft, zum anderen zu einem hohen Grad an interkommunalen Abstimmungen und Zusammenarbeit.
Auch das Bundesamt für Soziale Sicherung (BAS) bietet Austauschgelegenheiten an. Im Netzwerk KI in der Arbeits- und Sozialverwaltung kann sich eine Vertretung aus circa 20 Behörden austauschen.
Durch regelmäßigen Austausch können Tipps und Tricks ausgetauscht werden
KI-Strategie des ITZBund
Das ITZB (Informationstechnikzentrum Bund) bietet ein Strategiedokument an, in dem die Rahmenbedingungen, Herausforderungen, Einsatzgebiete und Handlungsfelder skizziert werden. Das ITZB beschreibt sich selbst als Partner für die Konzeptentwicklung und Umsetzung von IT-Lösungen sowie als Wegbereiter der KI-gestützten digitalen Transformation der Bundesverwaltung.
👉 Hier gelangst Du zum Strategiedokument:
IT-Strategie: Künstliche Intelligenz 2022-2026 (itzbund.de)
KI in der öffentlichen Verwaltung: So klappt die Umsetzung
Um eine KI in der öffentlichen Verwaltung einzusetzen, sollte die Umsetzung gut geplant sein. Damit die Einführung möglichst reibungslos verläuft, solltest Du verschiedene Aspekte beachten:
- Mitarbeiter miteinbeziehen: Die betroffenen Mitarbeiter sollten miteinbezogen werden, damit sie die Vorgänge verstehen und mit der Technologie sowie mit neuen Arbeitsbedingungen zurechtkommen.
- Hilfestellung für Nutzer anbieten: Die Bedürfnisse der Bürger und Bürgerinnen sollten im Mittelpunkt stehen. Denn gerade neue Technologien wie Serviceroboter sind nicht für jede Person sofort verständlich. Hier sollten Hilfsangebote zur Seite stehen, um den Einstieg in die neue Art der Verwaltung zu erleichtern und einen verantwortungsvollen Umgang mit der KI zu fördern.
- Risiken identifizieren: Mögliche negative Folgen und Risiken, wie z.B. ein Hackerangriff, sollten unbedingt abgeschätzt werden. Im Idealfall gibt es für diese Fälle eine Notfallstrategie sowie angemessene, präventive Lösungen.
- Daten prüfen: Die Daten, mit denen die KI trainiert wird, sollten vorher geprüft werden, um zu vermeiden, dass beispielsweise Diskriminierungsmuster von der KI übernommen werden.
- Austausch fördern: Der regelmäßige Kontakt mit anderen Ämtern und Verwaltungen führt dazu, dass Erfolgsstrategien von anderen adaptiert werden können. Dafür sollten die bereitgestellten Angebote genutzt werden.
- Tools einsetzen: Viele KI-Tools auf dem Markt helfen dabei, Digitalisierungsprojekte zu planen und zu organisieren.
Diskriminierung durch KI
Untersuchungen zeigen, dass eine KI Vorurteile aufnehmen kann: Denn die Daten, mit denen sie trainiert wird, stammen meist von Menschen, die selbst unbewusste Denkmuster und Voreingenommenheiten reproduzieren. Dieser sogenannte Bias spiegelt sich dann in der KI wider und kann Stereotype und Sexismus verstärken. Besonders in Ämtern und Behörden können diese Klischees oder die Diskriminierung von Minderheiten unmittelbar ins Gewicht fallen.📚 Leseempfehlungen:
- Antidiskriminierungsbeauftragte will Schutz vor digitaler Diskriminierung ausweiten (Antidiskriminierungsstelle des Bundes | antidiskriminierungsstelle.de)
- Vom Algorithmus diskriminiert (Hans Böckler Stiftung | boeckler.de)
- KI Diskriminierung: Das solltest Du wissen! (DataScientest | datascientest.de)
Fazit: Warum KI ein strategischer Erfolgsfaktor für Behörden ist
Der Einsatz von künstlicher Intelligenz in der öffentlichen Verwaltung trifft auf einen immer größer werdenden Bedarf. Denn durch eine KI können sich viele neue Chancen ergeben, um besser auf die Bedürfnisse der Bürger einzugehen, als Verwaltung effizienter zu arbeiten und neue Herausforderungen besser zu lösen. KI kann auch im Projektmanagement benutzt werden, um Digitalisierungsprojekte zu planen. Um diese Ziele zu erreichen, braucht es einen klaren Rahmen, um Sorgen oder Unklarheiten beim Thema Vorurteile im Algorithmus oder Datenschutz bei Nutzereingaben auszuräumen.
Ein erster Schritt ist schon getan: Mit dem AI Act wurde das erste EU-Gesetz zu KI-Systemen verabschiedet und ein Rahmen für die Anwendung geschaffen. Sobald daraus auch nationale Gesetze folgen, können sich die öffentliche Verwaltung, aber auch Unternehmen deutlich besser und sicherer durch das Thema manövrieren. Weitere wichtige Grundlagen sind auch die Strategien und Maßnahmen auf Landes- oder Bundesebene.
📚 Leseempfehlungen
