KI im Arbeitsalltag nutzen: So geht’s

Warum wird KI im Arbeitsalltag immer wichtiger?

Die Arbeitswelt verändert sich rasant. KI übernimmt zunehmend Routineaufgaben und schafft damit Raum für komplexere, kreative und strategische Tätigkeiten. Aktuelle KI Trends zeigen, dass Unternehmen verstärkt auf Automatisierung und datenbasierte Entscheidungen setzen. Wer also lernt, KI im Arbeitsalltag gezielt einzusetzen, kann nicht nur produktiver arbeiten, sondern sich auch langfristig im Berufsleben behaupten. Viele Menschen haben jedoch auch Sorge, ersetzt zu werden.

Deshalb ist es wichtig zu verstehen, wie KI im Alltag sinnvoll eingesetzt werden kann. Wir zeigen Dir, wie das geht und welche Tools sich besonders gut eignen.

Vorteile von KI im Arbeitsalltag

Die Nutzung von KI im Arbeitsalltag bietet viele Möglichkeiten die Mitarbeitenden zu unterstützen und Prozesse zu vereinfachen:

• Effizienzsteigerung: KI übernimmt im Arbeitsalltag vor allem Routineaufgaben und entlastet so Mitarbeitende, die mehr Zeit für komplexe oder kreative Aufgaben haben.
• Fehlerreduzierung: Im stressigen Arbeitsalltag können Menschen Fehler machen, KI kann in vielen Aufgabenbereichen dabei helfen, Fehler zu reduzieren. Zum Beispiel Rechtschreibung in E-Mails oder Zeitplanung eines Projekts.
• Bessere Entscheidungsfindung: KI kann große Datenmengen analysieren und so eine Grundlage für fundierte Entscheidungen legen.
• Verbesserter Kundenservice: KI-gestützte Chatbots können rund um die Uhr Service-Anfragen bearbeiten und so die Kundenzufriedenheit erhöhen.
• Einfachere Kommunikation: Sprachtools können auch bei Übersetzungen eingesetzt werden und bieten so die Möglichkeit, eine größere Zielgruppe zu erreichen und die Kommunikation generell zu verbessern.

KI-Tools unterstützen im Büroalltag

KI im Büroalltag: Beispiele

KI kann in vielen Bereichen direkt eingesetzt werden:

• E-Mails diplomatischer formulieren
• Meetings automatisch zusammenfassen
• umfangreiche Dokumente verdichten
• komplexe Fachthemen verständlich aufbereiten
• neue Perspektiven einbringen und Lücken erkennen
• kreative Ideen entwickeln
• Excel-Daten analysieren
• Szenarien durchspielen
• Gedanken strukturieren und Argumente entwickeln

Auch im Projektmanagement werden KI-Tools immer beliebter und dafür genutzt Aufgaben zu priorisieren, Risiken zu erkennen und Ressourcen effizient zu planen.

Beispiel: Neue Perspektiven einbringen und Lücken erkennen

Im Arbeitsalltag passiert es häufig, dass Teams sich stark auf ihre gewohnten Denkweisen und Erfahrungen verlassen. Dadurch können wichtige Aspekte übersehen oder Chancen nicht erkannt werden. Genau hier kann KI im Arbeitsalltag einen echten Mehrwert bieten.

Ein konkretes Beispiel: Ein Team arbeitet an einer Marketingstrategie für ein neues Produkt. Die bisherigen Ideen basieren hauptsächlich auf internen Erfahrungen und bekannten Zielgruppen. Mithilfe von KI können jedoch zusätzliche Perspektiven eingebracht werden. Die KI analysiert bestehende Konzepte, identifiziert mögliche Schwachstellen und zeigt alternative Ansätze auf, wie etwa neue Zielgruppen, ungenutzte Kanäle oder unterschiedliche Kommunikationsstrategien.

Darüber hinaus kann die KI gezielt Fragen stellen oder Szenarien simulieren, die im Team bisher nicht bedacht wurden:

• Welche Risiken wurden noch nicht berücksichtigt?
• Gibt es widersprüchliche Annahmen im Konzept?
• Welche Trends könnten Einfluss auf den Erfolg haben?

Teams profitieren hierbei von einer breiteren Sichtweise, ohne zusätzliche externe Ressourcen einbinden zu müssen.

Herausforderungen und Nachteile

Obwohl KI viele Vorteile hat, müssen auch die negativen Punkte genauer unter die Lupe genommen werden.

Der Einsatz von KI im Arbeitsalltag sorgt dafür, dass Mitarbeitende oft neue Aufgabenbereiche übernehmen. Das ist zunächst nichts schlimmes, führt aber dazu, dass auf einmal viele kleine Aufgaben zu Überlastung führen.

Da KI zudem eher Routineaufgaben übernimmt, verschiebt sich der Fokus auf anspruchsvollere Tätigkeiten. Dadurch stehen die Mitarbeitenden unter erhöhten Druck, der zu Erschöpfung oder sogar Burnout führen kann.

Nicht zuletzt haben viele Menschen Angst, durch KI ersetzt zu werden und neigen dazu, ihre Kapazitäten und Kompetenzen zu überschätzen. Anstatt eine Aufgabe an einen Fachbereich zu übergeben, versuchen Mitarbeitenden dann, sie mittels KI selbst zu lösen. Das führt zu Fehlern und stresst die Mitarbeitenden.

Doch was ist die Lösung?
Um die Vorteile von KI zu nutzen, braucht es klare Strukturen:

• eindeutige Rollenverteilung
• klare Zuständigkeiten
• bewusster Einsatz von KI

Auf diese Weise bleibt die Arbeitsbelastung kontrollierbar und schützt die Mitarbeitenden.

Zusätzlich spielt KI Governance eine wichtige Rolle: Klare Regeln und Richtlinien sorgen dafür, dass KI verantwortungsvoll eingesetzt wird und Mitarbeitende entlastet statt überfordert.

KI-Tools im Überblick

KI wird nicht nur in Unternehmen eingesetzt. Auch KI in der öffentlichen Verwaltung gewinnt zunehmend an Bedeutung. KI-Tool werden also überall eingesetzt.

Mittlerweile gibt es eine Vielzahl an Tools, die Du online finden kannst. Wir stellen dir ein paar genauer vor:

Claude 3

Claude ist ein Tool des Unternehmens Anthropic, gibt es mittlerweile in 3 Versionen und ist einer der größten Konkurrenten von ChatGPT. Opus ist die leistungsstärkste Version. Das Unternehmen selbst betont das Engagement für verantwortungsvolle KI und auf Missbrauchsrisiken wie Wahlbeeinflussung und Fehlinformationen. Gegründet wurde das Unternehmen von 7 Personen die OpenAI verlassen haben, um mehr Fokus auf KI Sicherheit zu legen.

Version 3 bietet zudem die Möglichkeit, viel mehr Kontext als bisher zu verarbeiten, ungefähr die Größe eines Buches. Gleichzeitig ist dies die teuerste Variante.

Hier findest Du weiter Infos zum Tool: https://claude.com/pricing

Mistral Large

Mistral Large ist ein französisches Unternehmen und wurde 2023 gegründet. Es ist eine europäische Alternative und ist durch den Standort in Paris sogar DSGVO-konform. Dies kann besonders für Firmen, die mit sensiblen Daten arbeiten kann das einen entscheidenden Unterschied machen. Zudem kann mit Mistral Large auch eine eigene Anwendung im Unternehmen entwickelt werden.

Das Tool bietet ebenfalls ein großes Kontextfenster und kann somit gut für lange und komplexe Texte genutzt werden. Auch in mehrere Sprachen können gut verarbeitet werden und hat starke Fähigkeiten beim logischen Denken und Wissen in Mathematik und für Programmierung.

Alles zu den Tarifen und Funktionen erfährst Du hier: https://mistral.ai/pricing

Nachhaltige KIs werden immer populärer

AlphaCode

Während andere Modelle als Hilfe zum Programmieren genutzt werden, soll AlphaCode sogar selbstständig Programme schreiben. Das Tool wurde von dem Unternehmen DeepMind entwickelt, kommt aus Großbritannien und wurde von der Google Mutterunternehmen Alpha aufgekauft.

Hierbei können durch Prompts entsprechende Programme geschrieben werden. Dabei soll die KI darauf achten, nicht nur richtige, sondern auch individuelle Lösungen zu produzieren. Allerdings ist AlphaCode noch nicht so gut wie ein Mensch. Die Programmierfähigkeiten sind vergleichbar mit einer Person, die ein paar Monate bis ein Jahr Training hinter sich hat. Derzeit ist es daher vor allem ein Projekt, das weiterentwickelt wird und daher völlig kostenlos.

Hier geht’s zum Tool: https://alphacode.deepmind.com/

Ecosia AI

Ein großer Nachteil bei KI ist der hohe Energieverbrauch. Das Berliner Unternehmen Ecosia hat nach seinem nachhaltigen Browser nun auch eine nachhaltige KI auf den Markt gebracht. Daher werden für den Betrieb nur erneuerbare Energien, wie Solar und Wind, eingesetzt. Gleichzeitig investiert das Unternehmen seine Gewinne in diese Technologien und legt die Finanzberichte auch transparent offen. Ein weiterer Vorteil: Das Tool ist DSGVO-konform. Das Tool ist zudem kostenlos und ohne Anmeldung nutzbar.

Erfahre mehr über Ecosia AI: https://www.ecosia.org/ai-search

🌿 Ähnlich grüne KIs wie Ecosia
Folgende Tools sind ähnlich nachhaltig wie Ecosia AI und funktionieren ähnlich wie ChatGPT:

• ViroAI
• GreenPT

Wie kann ich KI kostenlos nutzen?

Die meisten KI-Tools haben eine kostenlose Version, die Du nutzen kannst. Meist sind dann allerdings die Interaktionen beschränkt, wie beispielsweise der Upload oder die Erstellung von Bildern. Ist dieses Limit erreicht, kannst Du natürlich andere Tools nutzen, dabei ist ein Nachteil natürlich, dass der vorherige Kontext fehlt. Viele Tools haben aber auch günstige Abo-Modelle.

Sollte KI im Arbeitsalltag genutzt werden, zahlen viele Unternehmen ein Tool und stellen es dann der ganzen Firma zur Verfügung.

KI im Arbeitsalltag: Schulungen

Damit KI im Arbeitsalltag ihr volles Potenzial entfalten kann, reicht es nicht aus, Tools einfach bereitzustellen. Entscheidend ist, dass Mitarbeitende verstehen, wie sie KI sinnvoll, effizient und verantwortungsvoll einsetzen. KI Schulungen vermitteln technisches Wissen und helfen dabei, Berührungsängste abzubauen. So können Unsicherheiten verringert werden.

Hier findest Du ein paar Schulungen zur Auswahl:

• KI im Arbeitsalltag: Realität und Zukunftsperspektive
• KI Tools: Produktivität, Automatisierung & Prompting im Arbeitsalltag
• Künstliche Intelligenz im Arbeitsalltag nutzen | E-Learning
• Wie Generative KI die Arbeit verändert
• KI-Campus: Die kostenlose Lernplattform für Künstliche Intelligenz

📚 Leseempfehlungen

• KI-Kompetenz entsteht im Arbeitsalltag (springerprofessional.de)
• KI am Arbeitsplatz: Deutschland holt deutlich auf (absatzwirtschaft.de)
• KI im Arbeitsalltag: Wer trägt die Verantwortung bei Fehlern? (chip.de)
• ifo Studie: KI im Arbeitsalltag oft privat genutzt (ifun.de)
• Wenn KI nicht weniger, sondern mehr Arbeit macht (tagesschau.de)
• Szenario-Report: KI-basierte Arbeitswelten 2030 (digital.iao.fraunhofer.de | Direktdownload)