Ende-zu-Ende-Digitalisierung in der Öffentlichen Verwaltung

Schluss mit Insellösungen!

Wer heute den Wohnsitz ummelden oder einen neuen Führerschein beantragen möchte, stößt oft auf halbfertige digitale und unverständliche Prozesse. Der Antrag wird online gestellt, Nachweise müssen per Post eingereicht werden und die Rückmeldung landet im Briefkasten – von Digitalisierung ist das meilenweit entfernt. Die Lösung ist eine ganzheitliche Digitalisierung, sprich: Ende-zu-Ende-Digitalisierung.

Auf diese Weise sollen Verwaltungsdienstleistungen komplett digital, transparent und nachvollziehbar werden, ohne Brüche und unnötige Komplexität. Doch wie gelingt das in der Praxis? Das erfährst Du in diesem Artikel.

Die komplette Digitalisierung der Verwaltung ist herausfordernd

Was bedeutet Ende-zu-Ende-Digitalisierung?

Per Definition bedeutet Ende-zu-Ende-Digitalisierung, dass es eine durchgehende Digitalisierung in der Öffentlichen Verwaltung, oder auch in Unternehmen, gibt. Also zum Beispiel von der Antragsstellung bis zur Auslieferung des Bescheids und der Pflege in der E-Akte – und das ohne Medienbrüche. Gerne wird Ende-zu-Ende-Digitalisierung auch mit End2End oder E2E abgekürzt.

Was sind Medienbrüche?

Als Medienbruch wird es bezeichnet, wenn analoge Dokumente in einen digitalen Prozess eingearbeitet werden müssen und somit ein sprichwörtlicher Bruch im Medium stattfindet.

Ende-zu-Ende-Digitalisierung und das OZG

Die Grundlage für die Ende-zu-Ende-Digitalisierung ist hauptsächlich das OZG 2.0, denn darin ist die Umsetzung der Digitalisierung ohne Medienbrüche in folgenden Punkten verankert:

• Once-Only-Prinzip: Zukünftig müssen wichtige Dokumente nur noch einmal eingereicht werden. Danach können Ämter die entsprechenden Informationen mit Zustimmung des Betroffenen in Registern abgerufen werden.
• DeutschlandID: Die BundID wird zum deutschlandweiten Angebot erweitert und wird zur DeutschlandID, mit der Anträge erstellt werden können. Zusätzlich gibt es ein digitales Postfach für alle Bürgerinnen und Bürger. So soll auch die Schriftformerfordernis zukünftig wegfallen.
• Einer-für-Alle-Prinzip (EfA): Um doppelte Arbeit zu vermeiden, sollen beispielsweise Anträge, die von einem Land entwickelt wurden, anderen zur Verfügung gestellt werden.

Vorteile: Was bringt End2End?

Eine Ende-zu-Ende-Digitalisierung in der Öffentlichen Verwaltung trägt vor allem zu einem bei: Effizienzsteigerung. Abläufe und Prozesse können so nämlich beschleunigt werden, da keine Medienbrüche mehr wertvolle Zeit rauben. Das ist sowohl für die Mitarbeitenden eine Entlastung als auch für die Bürgerinnen und Bürger. Dies trägt insgesamt zu einem besseren Service und mehr Zufriedenheit in der Bevölkerung bei.

Zudem ist die E2E ressourcenschonend, da keine Anträge extra ausgedruckt und versendet werden müssen. Ein weiterer Vorteil ist, dass diese digitale Verwaltung barrierefreier ist, da digitale Seiten beispielsweise auch in leichter Sprache zur Verfügung gestellt werden können oder auch Screenreader-Unterstützung haben.

Herausforderungen der E2E und Lösungsansatz

Doch warum geht es in dieser Entwicklung nur schleppend voran? Ein Grund dafür ist, dass bisherige Gesetze wie das OZG vor allem den Fokus auf die Digitalisierung von Verwaltungsdienstleistungen gelegt haben, aber nicht auf die Verknüpfung der Systeme untereinander. Doch es gibt noch weitere Herausforderungen:

• Die veralteten Systeme (Legacy-Systeme)sind oft nicht mit modernen Systemen kompatibel, müssen also abgeschafft und durch Low-Code-Plattformen abgelöst werden. Dies ist aber oft sehr zeitaufwendig und kostspielig.
• Es gibt gerade in der ÖV viele rechtliche Vorgaben hinsichtlich Datenschutz, hier müssen Wege gefunden werden, um diese Vorgabe zu erfüllen.
• Städte und Kommunen kämpfen schon lange mit Fachkräftemangel, auch die IT ist davon betroffen und kann den Arbeitsaufwand kaum stemmen. Das verzögert die Umsetzung zusätzlich.
• Ämter und Behörden müssen sich oft durch einen Berg von Anträgen arbeiten, um Gelder zu bekommen. Dies ist zudem oft mit langen Wartezeiten verbunden.
• Nicht zuletzt sind die unterschiedlichen Umsetzungsstände der Städte und Kommunen ein Problem, da so keine Einheitlichkeit entsteht und unterschiedliche Regelungen greifen.

Wie kann die Ende-zu-Ende-Digitalisierung umgesetzt werden?

Die Umsetzung der E2E in der Öffentlichen Verwaltung ist ein großes Projekt, was sorgfältige Planung und Koordination bedarf. Diese Schritte solltest Du dabei beachten:

1. Feedback einholen: Was sind Herausforderungen und Wünsche? Wo sind momentan die größten Probleme?
2. Bestandsaufnahme: Wie sieht der Ist-Zustand aus? Also Prozesse, Abläufe und Hürden.
3. Konzept entwickeln: Was kann digitalisiert werden? Wo müssen Schnittstellen geschaffen werden? Bei diesen Fragen hilft der Austausch mit anderen Städten, die von ihren Erfahrungen berichten können.
4. IT-Systeme integrieren: Auswahl und Weiterentwicklung von Plattformen und Anwendungen
5. Schulungen anbieten: Die Mitarbeitenden sollten im Umgang mit den neuen Tools geschult werden.

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Digitalprojekte planen

Doch wie lässt sich ein solches Vorhaben konkretisieren und effizient organisieren? Hier lohnt sich die Anschaffung eines Projektmanagement-Tools, wie factro mit dem Du immer den Überblick behältst.

Projekte zur vollständigen Digitalisierung von Verwaltungsprozessen lassen sich in factro optimal abbilden. So kannst Du dabei vorgehen:

• Projektstrukturplan erstellen: Im ersten Schritt kannst Du die Projektstruktur visuell erstellen. Zuerst der Projektkopf mit allen Projektdetails, dann die einzelnen Pakete und zum Schluss die Aufgaben.
• Verantwortung verteilen: Die factro Aufgaben haben immer eine ausführende und eine verantwortliche Person, so kann das 4-Augen-Prinzip gewahrt werden.
• Zeiträume einplanen: Im automatisch erstellten Gantt kannst Du die Zeitplanung finalisieren, Meilensteine einplanen und Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Aufgaben setzen. Verzögerungen lassen sich hier blitzschnell ablesen.
• Ressourcen einteilen: In der Auslastungsübersicht siehst Du, wie eingespannt Deine Teammitglieder sind. Lastspitzen werden Dir angezeigt, sodass Du frühzeitig eingreifen kannst.
• Dokumente teilen: Wichtige Dokumente kannst Du entweder in der Aufgabenbeschreibung hinterlegen oder z.B. als Kommentar anhängen. So sind alle Infos zentral an einem Ort.
• Berichte erstellen: Um Fortschritt zu verfolgen, kannst Du den automatisierten Projektbericht jederzeit abrufen und beispielsweise mit Externen teilen.
• Vorlagen anlegen: Wiederkehrende Aufgaben und Projekte können als Vorlagen angelegt werden. So sparst Du nicht nur Zeit, sondern kannst auch die Prozesse optimieren.

Mit factro kannst Du komplexe Projekte Schritt für Schritt planen und alles an einem Ort verwalten. Und zusätzlich gibt es dort bereits passende Vorlagen für die Öffentliche Verwaltung, entwickelt und bereitgestellt von Expertinnen und Experten

Egal ob DMS-Rollout, Formularerstellung oder Ausschreibungen: So kannst Du ganz einfach starten!

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Fazit: Digitalisierung aufs nächste Level bringen

Obwohl die digitale Transformation in der Öffentlichen Verwaltung voranschreitet, stehen viele Kommunen und Ämtern vor der nächsten Herausforderung: alle digitalen Lösungen miteinander zu verknüpfen. Deshalb ist es wichtig, die Digitalisierung zu Ende zu denken, um Medienbrüche zu verhindern.

Das OZG-Änderungsgesetz legt dafür die Grundlage, jedoch sind die Städte meist weiter auf sich gestellt. Hier hilft der Austausch mit anderen Städten, um gemeinsame Lösungen zu finden und zu teilen. Für die Umsetzung dieses riesigen Projekts sollte zudem auf eine Projektmanagement-Software wie factro zurückgegriffen werden, um den vollen Überblick zu behalten.