Desk Sharing Konzept: Definition, Vorteile & Regeln

Wie werden Büros effizienter?

Die Arbeitswelt wird immer agiler und Mitarbeitende fordern immer mehr eine Anpassung der Unternehmenswelt. Vereinbarkeit ist heute ein zentrales Stichwort in der modernen Arbeitsgesellschaft. Bereits durch Homeoffice und Remote Work wurden Konzepte geschaffen, die Mitarbeitenden mehr Flexibilität erlauben. Ein weiterer Ansatz ist das Desk Sharing Konzept.

Bei diesem Konzept gehört ein Arbeitsplatz nicht dauerhaft einer bestimmten Person, sondern wird entsprechend dem tatsächlichen Bedarf genutzt.Das kann drei Probleme gleichzeitig lösen:

• ungenutzte Büroflächen reduzieren,
• Präsenz- und Homeoffice-Tage besser miteinander verbinden,
• Büroflächen stärker nach Tätigkeiten statt nach Personen organisieren.

Was es damit genau auf sich hat, welche Unternehmen es umsetzen können, wie auch die Öffentliche Verwaltung das Konzept für sich nutzen kann und was Du dabei beachten solltest, erfährst Du hier.

Das Wichtigste in Kürze

• Desk Sharing spart Bürofläche und somit auch Kosten bei hybriden Teams.
• Beim Desk Sharing teilen sich mehrere Mitarbeitende flexibel verfügbare Arbeitsplätze, statt einen dauerhaft zugewiesenen Schreibtisch zu nutzen.
• Ein Desk-Sharing-Konzept erfolgreich einzuführen bedeutet mehr als Schreibtische zu reduzieren: Buchung, Ergonomie, Datenschutz, Clean Desk, Teamregeln und digitale Zusammenarbeit müssen gemeinsam geplant werden.
• Tools wie Buchungssysteme und PM-Software sind entscheidend für reibungslose Umsetzung, denn ohne klare Regeln entsteht Chaos.

Was bedeutet Desk Sharing (auf Deutsch)?

Der Begriff “Desk Sharing” setzt sich aus “Desk” = Schreibtisch und “Sharing” = Teilen zusammen. Übersetzt werden könnte es also mit Arbeitsplatzteilung. Bekannt ist das Modell aber auch unter Flexible Office oder Shared Office und hat sich in den letzten Jahren als neuer Arbeitstrend der New Work etabliert.

Dabei haben die Mitarbeitenden in einem Unternehmen oder in der Öffentlichen Verwaltung keinen festen Arbeitsplatz, sondern freie Platzwahl. Besonders gut lässt sich das Modell daher mit Remote Work, Homeoffice und Co. kombinieren, da nicht immer alle vor Ort sind und Arbeitsplätze frei bleiben.

Es wird grob zwischen zwei Varianten unterschieden: Zum einen, dass die Plätze zur freien Verfügung stehen und jede Person sich zu Arbeitsbeginn spontan entscheiden kann. Zum anderen findest Du Apps, mit denen Arbeitsplätze bereits im Voraus gebucht werden können.

Beim Desk Sharing Konzept teilen sich mehrere Personen einen Arbeitsplatz

Welche Desk Sharing-Konzepte gibt es?

Desk Sharing kann je nach Unternehmensvorstellungen und Wünschen gestaltet werden, denn Du kannst das Konzept auf verschiedene Arten umsetzen:

Für wen ist Desk Sharing geeignet?

Desk Sharing ist besonders gut für Unternehmen geeignet, die schon mit flexiblen Arbeitsmodellen vertraut sind. Typische Einsatzbereiche sind:

• IT,
• Marketing,
• Beratung,
• Unternehmen mit Schichtbetrieb,
• und Vertrieb und Außendienst.

Diese Branchen und Teams bringen schon viele Voraussetzungen mit, haben jedoch verschiedene Ansätze und Hebel. Bei Kundenkontakt ist es z.B. besonders wichtig, dass Räume zum Telefonieren geschaffen werden. Doch auch Unternehmen, die gerade erst anfangen flexibler zu werden können sich ans Desk Sharing herantasten.

Auch die Öffentliche Verwaltung kann von der Flexibilität profitieren. So können Büroflächen effizient genutzt und ein modernes Arbeitsumfeld geschaffen werden. Besonders bei den oft hierarchischen Systemen kann das für frischen Wind und mehr Austausch sorgen. Zudem stehen dem Öffentlichen Sektor in nächster Zeit viele Änderungen durch Fachkräftemangel und rechtliche Vorgaben bevor, die Anpassungsfähigkeit und Flexibilität kann helfen, diese Hürden besser zu meistern.

Wann ist Desk Sharing nicht sinnvoll?

Desk Sharing ist keine Universallösung, sondern ein gut geplantes Konzept. Ein fester Arbeitsplatz kann weiterhin die bessere Wahl sein, wenn:

• Beschäftigte nahezu täglich gleichzeitig vor Ort arbeiten,
• spezielle Geräte dauerhaft an einem Arbeitsplatz benötigt werden,
• besonders sensible Unterlagen bearbeitet werden,
• der Arbeitsplatz individuell und aufwendig angepasst werden muss,
• Beschäftigte aus gesundheitlichen oder barrierebezogenen Gründen einen festen Platz benötigen.

Welche Vor- und Nachteile hat Desk Sharing?

Einige Menschen stehen dem Konzept vielleicht skeptisch gegenüber und haben Angst vor dem Verlust ihres eigenen Platzes. Solltest Du also vorhaben, dieses Konzept in Deinem Unternehmen umzusetzen, ist es wichtig, die Vorurteile abzubauen und die Vorteile zu betonen:

• Gestaltungsfreiheit: Das Wohlbefinden des Teams kann gesteigert werden, wenn sie dort arbeiten können, wo sie sich wohlfühlen.
• Innovation: Oft entstehen ganz neue Ideen, wenn Mitarbeitenden aus verschiedenen Bereichen zusammensitzen.
• Verständnis: Mehr Einblicke in andere Bereiche und Teams können Verständnis untereinander verstärken.
• Wir-Gefühl: Es fällt leichter mit anderen Leuten in Kontakt zu kommen, das führt zu einem besseren Teamzusammenhalt.
• Kostenersparnis: Es wird weniger Raum benötigt, wenn nicht jede Person einen eigenen Arbeitsplatz braucht. Zudem werden Energiekosten gesenkt.
• Selbstbestimmung: Die Mitarbeitenden können ihre Arbeitszeit flexibler gestalten und selbstbestimmter arbeiten.
• Gleichberechtigung: Das Konzept gilt für alle, also auch Führungskräfte. Das fördert die Gleichberechtigung und stärkt flache Hierarchien.

Welche Nachteile und Risiken hat Desk Sharing?

• Zeitaufwand: Planung und Platzsuche kosten Zeit und vielleicht sogar Nerven. Die Lösung ist hier die Organisation durch ein Tool.
• Nicht für alle Personen geeignet: Wechselnde Plätze und Sitznachbarn sind nicht für jeden und jede geeignet. Für einige Leute kann das mehr Stress bedeutet, daher sollte es im Vorhinein genau besprochen werden.
• Barrierefreiheit: Sitzplätze müssen barrierefrei sein. Dazu zählen nicht nur körperliche Behinderungen, sondern auch Neurodiversität.
• Nicht genügend Platz: Bei einem Fehler im System oder einem Ausfall kann eventuell nicht genügend Platz für alle Mitarbeitende geboten werden. Auch beim zonenbasierten Desk Sharing kann es schwer werden allen gerecht zu werden.
• Fehlende Individualität: Beim Desk Sharing hast Du keinen Platz für persönliche Gegenstände auf den Tischen. Abhilfe schaffen hier Fächer für alle Mitarbeitenden.

Beim Desk Sharing sollten die individuellen Bedürfnisse beachtet werden

8 Tipps & Regeln: Wie setzt Du Desk Sharing erfolgreich um?

Digitale Lösungen: Alles muss unabhängig vom Arbeitsplatz zugreifbar sein und der Einsatz von digitalen Tools, wie PM-Software, DMS und Co. sind dabei unverzichtbar.

1. Organisation: Wie wird Desk Sharing umgesetzt? Dafür braucht es klare Kommunikation und transparente Regeln für alle, damit ein reibungsloser Ablauf gewährleistet werden kann.
2. Equipment: Die Arbeitsplätze müssen über eine gleiche oder zumindest ähnliche Ausstattung verfügen, das betrifft z.B Bildschirme und Zubehör.
3. Ergonomie: Arbeitsplätze müssen ergonomisch anpassbar sein, damit auch unterschiedlich große Personen an allen Plätzen arbeiten können. Eine Voraussetzung dafür sind verstellbare Armlehnen, Tische und Monitore.
4. Clean Desk Policy: Der Arbeitsplatz muss nach dem Feierabend aufgeräumt und sauber verlassen werden, ggf. sogar schon bei längeren Meetings, Hier kommt es auf die internen Regelungen an.
5. Nutzungsdauer: Wie lange darf ein Platz belegt werden? Ein ganzer Tag oder kürzer? Das sollte im Vorhinein festgelegt werden. Je nach Unternehmen ist eine maximale Nutzungsdauer sinnvoll.
6. Datenschutz: Es braucht ein Bewusstsein dafür, dass Datenschutz und -sicherheit trotzdem gelten und daher keine sensiblen Informationen herumliegen sollten. Führungskräfte müssen hier Bewusstsein schaffen.
7. Feedback: Regelmäßige Rückmeldungen zeigen Dir, wie das System funktioniert und wo Verbesserungen vorgenommen werden müssen.
8. Change Management: Die Mitarbeitenden sollten nicht mit dem neuen Konzept überfallen werden. Effektives Change Management erhöht die Akzeptanz im Team und wirkt nachhaltig.

💡 Noch mehr zum Thema Arbeitssicherheit findest Du hier:
Desk Sharing: Gestaltungsempfehlungen für die Einführung und Umsetzung von Desk Sharing in einer Organisation

Quelle: Institut für Arbeit und Gesundheit der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung

Welche Desk-Sharing-Software und Apps sind sinnvoll?

Online findest Du mittlerweile einige Tools, die Dich beim Desk Sharing Konzept unterstützen. Die zentralen Funktionen dabei sind meistens:

• Sitzplatzreservierung,
• Verwaltung von Arbeitsplätzen
• Übersicht und Reporting über die Nutzung
• Schnittstellen zu anderen Systemen wie Kalender

Dabei müssen diese Tools leicht und intuitiv zu bedienen sein, damit es alle Teammitglieder problemlos benutzen können. Außerdem sollte auf den Datenschutz der Nutzerdaten geachtet werden.

Die beliebtesten Desk Sharing Tools sind:

• Desk.ly
• Deskbird
• PULT

Digitale Kollaboration

Für eine digitale Zusammenarbeit gibt es noch weitere Tools, die eine reibungslosen Ablauf unterstützen, wenn nicht alle am gleichen Ort sind. Darunter fallen z.B. DMS, CMS, Chat-Tools oder eine Projektmanagement-Software.

Dokumente gemeinsam bearbeiten

Damit jedes Teammitglied jederzeit auf Dokumente zugreifen kann, ist eine Ablage wie Google Drive geeignet. Dort kannst Du neue Dokumente erstellen, teilen und Zugriffe vergeben. So werden vertrauliche Daten geschützt. Gleichzeitig kann ein Team zusammen an einem Dokument arbeiten.

Ortsunabhängige Kommunikation

Mal eben was fragen fällt bei räumlich getrennten Teams flach, deshalb braucht es andere Wege, um kurze Abstimmungen vorzunehmen. Das Chat-Tool Slack bietet dabei gleich mehrere Optionen: Zum einen kannst Du private Nachrichten an eine Person schicken. Du hast aber auch die Möglichkeit, Channel für ganze Teams zu erstellen. Und sollte es nochmal ein etwas größerer Umfang sein, kann ein kurzer Videocall (ein sogenannter Huddel) gestartet werden.

Projekt und Aufgaben managen

Mit einem PM-Tool wie factro, können Aufgabe und Projekte unabhängig vom Arbeitsplatz bearbeitet werden. factro bietet Dir ausreichend Übersicht und nützliche Funktionen:

• Aufgaben im Kanban Board: Deine ToDos werden Dir übersichtlich in Deinem Dashboard angezeigt und automatisch nach Zeitraum und Priorität sortiert.
• Aufgabenbezogene Kommentare: In den Aufgaben kannst Du @ mentions an einzelne Teammitglieder oder auch ganze Teams verfassen.
• Datei-Anhänge: Dateien, an denen gemeinsam gearbeitet wurde, können in der Aufgabenbeschreibung oder in den Kommentaren hochgeladen werden.
• Integrationen: factro verfügt über eine offene API und kann in andere Systemlandschaften eingebunden werden, Stichwort: Interoperabilität.
• Listen & Meetings: Im Fokusbereich können ToDo-Listen oder Meeting-Agenden erstellt werden. Besonders praktisch: Alle Aktivitäten in der Agenda werden während des Meetings festgehalten und protokolliert, sodass nichts verloren geht.

Kanban Board bei factro

Fazit: Desk-Sharing – mehr als ein Büro-Trend

Desk Sharing ist ein Organisationskonzept, das agilen Teams dabei hilft, Kosten zu sparen, die Zusammenarbeit zu fördern und dabei hilft, auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden einzugehen. Für die Umsetzung braucht es jedoch klare Regeln und aktives Change-Management, am besten begleitet durch ein Planungstool wie factro.

Wenn das gelingt, kann Desk Sharing die Effizienz steigern und die Arbeitswelt flexibler und agiler gestalten.