Die Offboarding-Checkliste: Alle Schritte im Überblick

Abschied im Team

“Hast Du schon gehört, wer gekündigt hat?“ Solche Infos verbreiten sich in Unternehmen häufig wie ein Lauffeuer. Um dem entgegenzuwirken und Gerüchte einzudämmen, eine gute Zusammenarbeit zu wahren und alles Organisatorische zu meistern, ist ein gut strukturierter Offboarding-Prozess nötig. So kannst Du einen professionellen Abschied gestalten und die Unternehmenskultur stärken.

Doch wie funktioniert ein gutes Offboarding? Und welche Dinge solltest Du beachten? Das erfährst Du in diesem Artikel.

Was bedeutet Offboarding?

Obwohl ein Onboarding heute zum guten Ton gehört, gibt es immer noch Unternehmen, die beim Offboarding schwächeln. Offboarding ist also genau das Gegenteil von Onboarding und ist der Prozess des Ausstiegs einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters aus einem Unternehmen. Übersetzt werden kann das mit Trennungsmanagement oder Austrittsmanagement.

Der Übergang von der Kündigung bis zum finalen Austritt aus dem Unternehmen ist mit viel Bürokratie verbunden. Ein strukturiertes Offboarding hilft dabei, diese organisatorische Herausforderung zu meistern, Sicherheit im Team zu schaffen und Fettnäpfchen zu vermeiden.

Offboarding-Arten

Bei diesem Prozess wird zwischen zwei Arten des Offboardings unterschieden:

1. dem technischen Offboarding, also alles, was mit Passwörtern, Geräten etc zu tun hat
2. und dem sozialen Offboarding, also dem Abschied vom Team als Kollege/Kollegin.

Beide Arten sollten einem strukturierten Prozess folgen, damit keine relevanten Aspekte vergessen werden und ein Abschied in gegenseitigem Respekt stattfindet. Dabei sind die wichtigsten Regeln: Transparenz, Fairness und Professionalität.

Ein gutes Offboarding schafft Vertrauen

Warum ist ein gutes Offboarding wichtig?

Ein gutes Offboarding schafft Vertrauen, Ordnung und ist wichtig für das Employer Branding. Zudem entstehen dadurch weniger Datenschutzpannen. Aber es gibt noch weitere Vorteile:

• Klarheit: das ganze Team/Unternehmen weiß, was die nächsten Schritte sind
• Ordnung & Struktur: Kein Detail wird vergessen, da es einen Fahrplan gibt
>Stressvermeidung: Durch die den definierten Prozess entsteht weniger Zeitstress
• Feedback: Das Unternehmen kann sich durch Feedback der Person weiter entwickeln
• Einfaches Onboarding: Der oder die Nachfolger/in profitiert von sauber dokumentierten Prozessen und Wissen
• Präventivarbeit: Gründe, die zur Kündigung geführt haben können in Zukunft vermieden werden, was zu weniger Fluktuation führt
• Konfliktvermeidung: Rechtsstreits können durch klare und faire Abläufe vermieden werden, was Zeit und Nerven beider Parteien schont

Einer der Hauptgründe für ein gutes Offboarding sollte allerdings Respekt und Wertschätzung gegenüber den Mitarbeitenden sein.

Die größten Fehler im Trennungsmanagement

Viele haben es vielleicht schon selbst erlebt oder im Bekanntenkreis mitbekommen: Kündigungen laufen nicht immer schön ab. Um das zu vermeiden, sollten Dir diese Fehler nicht passieren:

• Kündigung persönlich nehmen: Eine Kündigung kann verschiedene Gründe haben und sollte daher nicht als persönlicher Angriff oder Enttäuschung gewertet werden. Hier sollte ganz klar zwischen den eigenen Emotionen und dem beruflichen Kontext unterschieden werden.
• Keine Organisation: Laissez-fair kann in einigen Kontexten funktionieren – hier wird es allerdings schwer. Ein gut organisierter Plan hilft dabei, die Übersicht zu behalten.
• Kein Wissenstransfer: Monopol-Wissen ist oft eine große Hürde in Unternehmen. Fällt diese Person einmal aus, stoppen viele Prozesse und Abläufe. Daher sollte Wissen immer gut dokumentiert werden, um im Falle einer Kündigung der Nachfolge den Einstieg zu erleichtern.
• Feedback nicht nutzen: In einem abschließenden Offboarding-Gespräch sollte besprochen werden, was zur Kündigung geführt hat, was gut lief und was verbesserungsfähig ist. Diese Erkenntnisse sollten aber anschließend nicht nur in der Ecke verstauben, sondern auch genutzt werden.
• Keine Wertschätzung: Die Personen, die für Dein Team oder Dein Unternehmen arbeiten, sollten für die Zeit Wertschätzung entgegengebracht werden. So behält man sich gegenseitig in guter Erinnerung, was auch dem Employer Branding zu Gute kommt.

Checkliste für Dein perfektes Offboarding

Ein professioneller Offboarding-Prozess sorgt dafür, dass nichts vergessen wird und das Arbeitsverhältnis positiv endet. Damit alles reibungslos klappt, haben wir Dir eine Checkliste mit den wichtigsten Schritten erstellt:

• Kündigung bestätigen
• Wissen dokumentieren
• Übergabe planen
• Zugänge und Accounts deaktivieren
• Daten sichern
• Geräte zurückgeben
• Neue Stelle ausschreiben
• Aufgaben umverteilen
• Abschiedsgeschenk organisieren
• Offboarding-Gespräch planen und durchführen

Ein gelungenes Offboarding ist geprägt durch ehrliche und offene Kommunikation. Im besten Fall bleibt man danach weiter in Kontakt, z.B. durch die Aufnahme in einen Talent-Pool oder durch eine Beschäftigung als Freelancer. Auch Plattformen wie LinkedIn helfen dabei, den Weg für eine Rückkehr offen zu halten.

Offboarding im Tool managen

Offboarding ist allerdings viel mehr als nur eine Checkliste – es ist ein ganzes Projekt. Damit Du immer den Überblick hast, lohnt es sich auch ein solches Projekt mit einem professionellen Projektmanagement-Tool, wie factro zu leiten. Dort kannst Du dieses als eigenes Projekt anlegen mit dazugehörigen Paketen und Aufgaben und als Vorlage speichern. Der Vorteil: Alle Beteiligten wissen, wer für was zuständig ist. Zudem ist der Prozess so absolut transparent, da die übersichtlichen Pakete die Struktur vorgeben.

Durch die Möglichkeit Verantwortungen festzulegen, können Aufgaben ganz klar an die einzelnen Fachbereiche übergeben werden. Zudem können klare Deadlines festgelegt werden, damit der Zeitplan eingehalten wird.

Und statt bei jeder Kündigung von vorne anzufangen, steht Deine Projektvorlage jederzeit bereit. Das bedeutet für Dich und Dein Team: Zeitersparnis.

So wird aus einer einfachen Checkliste ein standardisierter Prozess, den Du trotzdem jederzeit verbessern und anpassen kannst. Das Ergebnis: Ein nachhaltiges, professionelles und effizientes Offboarding. Probiere es gleich aus: Erstelle Dein Offboarding-Projekt in factro und sorge dafür, dass der Austritt genauso reibungslos verläuft wie der Einstieg.

Beispielszenarien für Kündigungen

Ein Austritt aus einem Unternehmen kann aus ganz unterschiedlichen Gründen erfolgen. Je nach Art der Kündigung verschiebt sich auch der Fokus des Offboardings. Hier findest Du eine Liste mit Beispielszenarien:

1. Eigenkündigung durch den Mitarbeitenden
Ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin entscheidet sich, das Unternehmen freiwillig zu verlassen. Zum Beispiel wegen eines neuen Jobs, eines Branchenwechsels oder persönlicher Gründe.

Fokus im Offboarding: Wissenstransfer, wertschätzende Verabschiedung und positives Employer Branding.

2. Kündigung durch das Unternehmen
Bei einer Kündigung durch das Unternehmen wird zwischen zwei verschiedenen Arten unterschieden:

👉 Das Unternehmen muss Stellen abbauen, z. B. aufgrund von Umstrukturierungen oder wirtschaftlichen Schwierigkeiten.
Fokus im Offboarding: transparente Kommunikation, faire Abwicklung und Unterstützung beim Übergang (z. B. Outplacement-Angebote).

👉 Die Leistung oder Eignung der Person passt nicht zu den Anforderungen.
Fokus im Offboarding: professionelle Abwicklung, rechtssichere Dokumentation und respektvolle Kommunikation.

Eine Kündigung kann ganz unterschiedliche Gründe haben

3. Kündigung in der Probezeit
Das Arbeitsverhältnis wird noch während der Probezeit beendet – entweder durch Mitarbeitende oder durch das Unternehmen, weil es von den Aufgaben oder der Zusammenarbeit doch leider nicht funktioniert.

Fokus im Offboarding: Schlanker Prozess, Rückgabe von Arbeitsmitteln, kurze Feedbackrunde für Lerneffekte.

5. Befristeter Vertrag läuft aus
Ein Arbeitsverhältnis endet automatisch nach Ablauf eines vereinbarten Zeitraums und eine Übernahme ist nicht möglich oder nicht gewünscht.

Fokus im Offboarding: Rechtzeitige Information, ggf. Prüfung einer Verlängerung, frühzeitige Nachfolgeplanung.

6. Aufhebungsvertrag (einvernehmliche Trennung)
Arbeitgeber und Arbeitnehmer einigen sich gemeinsam auf die Beendigung des Arbeitsverhältnisses.

Fokus im Offboarding: Gemeinsame Gestaltung des Austritts, klare Regelungen zu Fristen, Zahlungen und Übergaben.

7. Ruhestand / Rente
Ein langjähriges Teammitglied verabschiedet sich in den Ruhestand.

Fokus im Offboarding: Wertschätzende Verabschiedung, umfangreicher Wissenstransfer, Übergabe von Kontakten und Aufgaben.

8. Interner Wechsel
Die Person verlässt zwar das aktuelle Team, bleibt aber im Unternehmen, z. B.durch den Wechsel in eine andere Abteilung oder Tochtergesellschaft).

Fokus im Offboarding: Teil-Offboarding im bisherigen Bereich, geregelte Übergabe und strukturierter Onboarding-Prozess in der neuen Abteilung.

Fazit: Mit Struktur zu einem professionellen Abschied

Beim Offboarding gehört mehr dazu, als nur die Schlüssel und Geräte zurückzugeben und Zugänge zu deaktivieren. Es bietet die Möglichkeit, Erfahrungen auszutauschen und eine positive Beziehung zu ehemaligen Mitarbeitenden aufzubauen. Gleichzeitig geht bei einem solchen Prozess wertvolles Wissen nicht verloren und Datenpannen werden eliminiert. Ein professionelles Offboarding schafft Transparenz, Sicherheit und Vertrauen und bietet einem Unternehmen die Chance, am Feedback zu wachsen.