Experten teilen Ihr Know-How
Unsere Interview-Reihe “Fünf Fragen an” geht heute in die nächste Runde. Hier stehen Experten zu den Themen “Collaboration”, “digitale Zusammenarbeit” und “New Work” Rede und Antwort mit Tipps, Erfahrungen und einem Blick in die Zukunft.
Heute im Gespräch: Patric Eid. Er ist Trainer und Berater für Agilität, Projektmanagement und Teamentwicklung. Zudem unterstützt er als Business Coach Führungskräfte auf ihrem Karrierepfad, ist Podcaster und Autor.
factro: Was sind für Dich die entscheidenden und unmittelbaren Mehrwerte digitaler Zusammenarbeit? Warum sollten Unternehmen und Organisationen dieses Thema besser sofort als später angehen?
Patric Eid: In den Branchen, in denen ich hauptsächlich unterwegs bin, ist eine digitale Zusammenarbeit immens wichtig. Es fängt damit an, dass es mittlerweile vermehrt die Möglichkeit auf Homeoffice gibt. Wenn ein Teil des Teams remote arbeitet und ein Teil vor Ort, dann benötige ich digitale Tools für die Kollaboration und die Zusammenarbeit. Auch müssen die Kommunikationswege bedacht und die Tools entsprechend darin eingebunden werden. Ansonsten kann es schnell geschehen, dass in diesen hybriden Umgebungen Informationen verloren gehen oder nur in Teilen des Teams bekannt sind.
Doch auch in Teams, die ausschließlich vor Ort arbeiten, bringt eine digitale Zusammenarbeit i. d. R. viele Vorteile mit sich. Informationen sind immer an gleicher Stelle zu finden, können besser geteilt werden bzw. mehrere Personen können zur gleichen Zeit darauf zugreifen und die Bearbeitung ist schneller.
Auch in der Zusammenarbeit mit externen Mitarbeitenden oder anderen Abteilungen können digitale Tools gewinnbringend eingesetzt werden. Nehmen wir z. B. kurze Absprachemeetings: die lassen sich per Videokonferenz schnell ansetzen, durchführen und benötigt keine Reisezeit. Neben der Möglichkeit, die Informationen gezielter und transparenter zu verteilen, kommen so auch Aspekte der Aufwands- und Kostenminimierung zum Tragen.
Ich erlebe viele Unternehmen, die bereits auf eine digitale Zusammenarbeit setzen. Was häufig allerdings fehlt, ist eine einheitliche Verwendung der Tools über Abteilungsgrenzen hinweg. Viele Unternehmen könnten noch mehr davon profitieren, wenn Abteilungen gemeinsame Kommunikationsrichtlinien entwickelten.
factro: Wenn ich Teamarbeit digitalisieren möchte, komme ich an Tools und Apps nicht vorbei. Worauf muss ich bei der Auswahl der richtigen Lösungen besonders achten? Was ist nur Kosmetik?
Patric Eid: Das Tool muss zum Team und den Anforderungen passen. Dabei ist weniger meistens mehr. Wenn die Personen im Team bereits in vielen Tools unterwegs sind, dann kann es sich lohnen Tools zu nehmen, die sich darin integrieren lassen. Zum Beispiel könnte ein Chat-Programm gewählt werden, dass sich in der Entwicklungsumgebung integrieren lässt.
Die Frage ist jedoch: Was benötigt das Team, um die Zusammenarbeit besser zu gestalten? Ist es ein Online-Kollaborationstool, E-Mail, eine Videokonferenz-Lösung, Chat-Programm, Wiki, Ticketsystem, Projektmanagement-Software oder ein Blog? Oder würden auch nur 1 oder 2 Programme daraus genügen, damit sich das Team synchronisieren kann?
Viele Programme bieten kostenlose Testversionen an, mit denen das Team erstmal testen kann, ob das Tool für den eigenen Gebrauch nützlich ist. Die Herausforderung dabei ist jedoch, dass diese Tools in der Regel sehr viele Funktionen haben und eine gewisse Einarbeitungszeit bedingen, um ihre Vorteile tatsächlich ausspielen und richtig testen zu können.
factro: Was ist Deiner Ansicht nach die größte Herausforderung bei der Einführung eines Collaboration-Tools?
Patric Eid: Die Akzeptanz der Mitarbeitenden sehe ich als größte Herausforderung. Wenn die fehlt, dann wird das Tool nicht – oder zumindest nicht richtig – verwendet und kann den eigentlichen Mehrwert damit nicht entfalten. Häufig mangelt es an der Akzeptanz, wenn das Team in der Entscheidung nicht eingebunden worden ist oder ein Tool gewählt wurde, was den Zusammenarbeitsprozess verschlechtern, statt optimieren wird.
factro: Kein Tool ersetzt ein starkes Team. Wo stößt Software an Grenzen?
Patric Eid: Eine Software wird Kommunikationsprobleme im Team nicht lösen. Doch vielleicht hilft sie dabei, sie transparent zu machen. Im Team muss zudem definiert werden, welche Informationen auf welchem Kanal geteilt und wie die einzelnen Tools verwendet werden. Es sollte dabei auch definiert werden, wer darauf achtet, dass die Kommunikationswege wie besprochen eingehalten werden. Das kann entweder durch die Teamführung geschehen, oder das Team handhabt das selbstverantwortlich.
factro: Was macht einen Digital Leader aus und welche Kompetenzen muss er/sie mitbringen oder entwickeln?
Patric Eid: Als Digital Leader ist das Vertrauen in die Mitarbeitenden nochmal wichtiger, als es das ohnehin schon ist. Viele Führungskräfte befürchten einen Rückgang der Produktivität im Homeoffice. Das Team benötigt an der Stelle einen Vertrauensvorschuss, denn Mikromanagement wird nicht zur Produktivitätssteigerung beitragen.
Da der Smalltalk in der Kaffeeküche oder zwischen Tür und Angel nicht stattfindet, sind ungezwungene 1:1 Austauschrunden sehr hilfreich, um eine persönliche Verbindung aufzubauen. Dazu benötigen Digital Leader ausgebaute Kommunikationsskills.
Dazu kommt ein hohes Maß an Empathie. Das ermöglicht das Hineinversetzen in die Situation der Mitarbeitenden. Dadurch kann das Verhalten besser eingeschätzt und entsprechend darauf reagiert werden.
Über Patric Eid:
Patric Eid ist Gründer von advitago Training und Beratung, welche sich auf Dienstleistungen zum Projektmanagement spezialisiert hat. Dazu gehören individuelle Trainings, Übernahme von Beratungsmandate und 1:1 Coaching mit neuen Führungskräften.
Patric nutzt LinkedIn, um über seine Themen Projektmanagement und Führung zu diskutieren sowie für den Austausch mit spannenden beruflichen Kontakten.
