Was ist ein Working Agreement?
Ein Working Agreement ist eine gemeinsam erarbeitete Vereinbarung darüber, wie ein Team zusammenarbeiten möchte. Darin werden Erwartungen, Verhaltensweisen und organisatorische Regeln festgehalten, die den Arbeitsalltag erleichtern und Missverständnisse vermeiden sollen.
Besonders in Projektteams, agilen Arbeitsumgebungen oder bereichsübergreifenden Teams schafft eine solche Vereinbarung Orientierung. Sie macht sichtbar, was für eine gute Zusammenarbeit wichtig ist, und bietet einen gemeinsamen Rahmen für Kommunikation und Entscheidungen sowie den Umgang mit Herausforderungen.
Welche Ziele verfolgt ein Working Agreement?
Teams bestehen aus Menschen mit unterschiedlichen Erfahrungen, Erwartungen und Arbeitsweisen. Was für eine Person selbstverständlich ist, kann für eine andere unklar sein. Eine gemeinsame Arbeitsvereinbarung hilft dabei, unausgesprochene Erwartungen sichtbar zu machen.
Typische Ziele eines Working Agreements sind:
- mehr Klarheit im Arbeitsalltag
- eine verlässlichere Kommunikation
- weniger Missverständnisse und Reibungsverluste
- klare Regeln für Entscheidungen und Zusammenarbeit
- mehr Eigenverantwortung im Team
Damit entsteht ein gemeinsamer Rahmen, an dem sich alle Beteiligten orientieren können.
Welche Inhalte kann ein Working Agreement enthalten?
Der konkrete Inhalt hängt vom Team, vom Projekt und vom jeweiligen Arbeitsumfeld ab. Wichtig ist, dass die Vereinbarungen konkret formuliert sind und tatsächlich zum Arbeitsalltag passen.
Kommunikation
Das Team kann festlegen, welche Kommunikationskanäle für welche Themen genutzt werden. Dazu gehören zum Beispiel Regeln für E-Mails, Chats, Videokonferenzen oder persönliche Abstimmungen.
Meetings
Auch der Umgang mit Besprechungen kann geregelt werden. Denkbar sind Vereinbarungen zu Pünktlichkeit und Vorbereitung, Moderation, Dauer oder Dokumentation.
Entscheidungen
Ein Team kann definieren, wie Entscheidungen getroffen werden und wer bei bestimmten Themen einbezogen werden soll. Dadurch lassen sich Abstimmungsprozesse transparenter gestalten.
Feedback und Konflikte
Hilfreich sind außerdem Regeln dazu, wie Feedback und Konflikte behandelt werden und wie das Team mit Meinungsverschiedenheiten oder Spannungen umgeht.
Erreichbarkeit und Fokuszeiten
Gerade in hybriden oder verteilten Teams können klare Absprachen zu Erreichbarkeit und Fokuszeiten, Reaktionszeiten und störungsfreien Arbeitsphasen sinnvoll sein.
Welche Fragen sollte ein Team bei der Erstellung klären?
Für die Entwicklung einer gemeinsamen Arbeitsvereinbarung können sich Teams an einigen Leitfragen orientieren:
- Wie möchten wir miteinander kommunizieren?
- Welche Kanäle nutzen wir für welche Informationen?
- Wie schnell erwarten wir eine Rückmeldung?
- Wie gehen wir mit Meetings um?
- Wie treffen wir Entscheidungen?
- Wie geben wir uns Feedback?
- Wie sprechen wir Probleme und Risiken an?
- Wie gehen wir mit Konflikten um?
- Wann möchten wir ungestört arbeiten?
Die Antworten sollten möglichst konkret und verständlich für alle Teammitglieder festgehalten werden.
Wie wird ein Working Agreement erstellt?
Eine Arbeitsvereinbarung sollte möglichst gemeinsam im Team entstehen. Dafür eignet sich beispielsweise ein Team-Workshop zum Projektstart, beim Aufbau eines neuen Teams oder im Rahmen einer Retrospektive.
1. Erwartungen sammeln
Im ersten Schritt bringen die Teammitglieder ein, was ihnen für eine produktive und angenehme Zusammenarbeit wichtig ist. Dabei können Erwartungen und Erfahrungen ebenso berücksichtigt werden wie typische Schwierigkeiten aus früheren Projekten.
2. Regeln gemeinsam formulieren
Anschließend werden die wichtigsten Punkte besprochen und in konkrete Vereinbarungen übersetzt. Statt einer allgemeinen Aussage wie „Wir kommunizieren offen“ ist beispielsweise „Probleme werden frühzeitig im Team angesprochen“ deutlich hilfreicher.
3. Vereinbarungen dokumentieren
Die Ergebnisse sollten an einem zentralen Ort dokumentiert werden, auf den alle Beteiligten zugreifen können. Das kann ein Projekt-Wiki, ein Intranet, ein Aufgabenmanagement-Tool oder ein gemeinsames Dokument sein.
4. Regeln regelmäßig überprüfen
Ein Working Agreement sollte nicht als starres Regelwerk verstanden werden. Ändern sich das Team, das Projekt oder die Rahmenbedingungen, sollten die Vereinbarungen angepasst werden.
Welche Vorteile bietet ein Working Agreement?
Eine gemeinsam entwickelte Arbeitsvereinbarung kann die Zusammenarbeit im Team auf mehreren Ebenen verbessern.
Zu den wichtigsten Vorteilen eines Working Agreements gehören:
- Transparenz: Erwartungen und Regeln sind für alle sichtbar.
- Verbindlichkeit: Gemeinsame Entscheidungen werden bewusst festgehalten.
- Orientierung: Das Team weiß, wie es in typischen Situationen vorgehen möchte.
- Effizienz: Wiederkehrende Abstimmungen können reduziert werden.
- Zusammenarbeit: Unterschiede in Arbeitsweisen werden frühzeitig besprochen.
Besonders hilfreich ist ein Working Agreement für neue, hybride oder verteilte Teams.
Was ist der Unterschied zwischen Working Agreement und Team Charter?
Die Begriffe werden teilweise ähnlich verwendet, setzen jedoch häufig unterschiedliche Schwerpunkte.
Eine Team Charter beschreibt meist den übergeordneten Rahmen eines Teams. Dazu können Ziele, Rollen, Verantwortlichkeiten, Aufgabenbereiche oder der gemeinsame Auftrag gehören.
Eine Arbeitsvereinbarung konzentriert sich dagegen stärker auf das konkrete Wie der Zusammenarbeit. Sie beschreibt also, wie das Team im täglichen Arbeitsalltag miteinander umgehen und zusammenarbeiten möchte.
Beide Instrumente können sich sinnvoll ergänzen.
Wie sieht ein Beispiel für ein Working Agreement aus?
Eine einfache Vereinbarung für ein Projektteam könnte beispielsweise folgende Teamregeln enthalten:
- Meetings beginnen und enden pünktlich.
- Wichtige Entscheidungen werden zentral dokumentiert.
- Dringende Themen werden über den vereinbarten Chat-Kanal kommuniziert.
- Feedback wird respektvoll, konkret und zeitnah gegeben.
- Probleme und Risiken werden frühzeitig angesprochen.
- Fokuszeiten werden respektiert.
- Die gemeinsamen Regeln werden regelmäßig überprüft und bei Bedarf angepasst.
Wie umfangreich eine solche Vereinbarung sein sollte, hängt vom jeweiligen Team ab. Entscheidend ist weniger die Anzahl der Regeln als deren praktische Relevanz.
Wann sollte ein Working Agreement angepasst werden?
Eine Arbeitsvereinbarung sollte regelmäßig darauf geprüft werden, ob sie noch zum tatsächlichen Arbeitsalltag passt. Anpassungen sind insbesondere bei veränderten Rahmenbedingungen sinnvoll, etwa wenn neue Teammitglieder hinzukommen oder sich Verantwortlichkeiten ändern.
Auch wiederkehrende Missverständnisse oder Konflikte können darauf hinweisen, dass bestehende Regeln präzisiert oder ergänzt werden sollten.
Warum lohnt sich ein Working Agreement für Teams?
Ein Working Agreement schafft einen gemeinsamen Rahmen für die tägliche Zusammenarbeit. Es macht Erwartungen transparent, unterstützt klare Kommunikation und hilft dabei, mögliche Reibungspunkte frühzeitig zu klären.
Besonders wirksam ist die Vereinbarung, wenn sie gemeinsam entwickelt, konkret formuliert und regelmäßig an die tatsächliche Zusammenarbeit angepasst wird. So entsteht eine praktische Orientierung für den Arbeitsalltag statt eines starren Regelwerks.
